Что такое согласование платежей? Процесс и необходимость согласования платежей

Когда дело доходит до отправки и получения денег в сегодняшнюю эпоху цифровых платежей, заложен прочный фундамент. Растущая распространенность использования цифровых способов оплаты также отражается на росте таких транзакций. Общее количество транзакций цифровых платежей, проведенных в Индии в 2021 финансовом году, составило 43,71 миллиарда, что в три раза больше, чем в предыдущем финансовом году. Несмотря на то, что данные подчеркивают положительные аспекты платежной экосистемы Индии, есть одна сторона системы, которой часто пренебрегают, а именно сверка платежей.

Операции с деньгами лежат в основе любого бизнеса. Однако денежный поток и другие финансовые факты служат мозгом, который держит все на своих местах. Для роста бизнеса, а также для поддержания хорошего финансового состояния необходимо отслеживать доходы и расходы, связанные с фирмой.

В этой статье мы обсудим основы сверки платежей, чтобы помочь вам лучше справиться с ситуацией.

Что такое согласование платежей?

Процесс, известный как «выверка платежей», сверяет различные финансовые записи с банковскими выписками, чтобы обеспечить точный учет. Это способствует проверке остатков на счетах, что помогает гарантировать точность и актуальность всех наборов данных.

Другими словами, сверка платежей означает отслеживание понесенных расходов и доходов, полученных фирмой, чтобы гарантировать, что внутренние финансовые отчеты соответствуют всем внешним отчетам, полученным от банков и поставщиков.

Если в балансовом отчете есть какие-либо несоответствия, мошенничество или ошибки, вы, как владелец компании, должны определить, хотите ли вы сверять свой счет ежедневно, еженедельно или ежемесячно, чтобы найти их.

Цель сверки платежей

Сверка платежей осуществляется по следующим причинам:

• Если ваша компания не автоматизирует процесс сверки платежей с помощью программного решения, работающего в режиме реального времени, время, необходимое для ведения бухгалтерского учета и сверки платежей, будет увеличиваться по мере роста вашего бизнеса.
• Процесс согласования платежей для глобальных массовых платежей включает в себя большое количество банковских счетов и платежных средств в различных странах и валютах. Из-за этого задача является трудоемкой и сложной, если только процесс сверки платежей не автоматизирован.
• Стандартное бухгалтерское программное обеспечение может упростить процесс согласования платежей для небольших организаций с ограниченным количеством банковских счетов и небольшим объемом деятельности компании. Компании, которые быстро расширяются, должны сделать приоритетом поиск решения для автоматизированных платежей и сверки платежей, специально разработанного для их организации.
• Согласование вашего платежа также полезно для проверки возвращенных чеков клиентов или чеков, которые были изменены или даже украдены и обналичены без вашего ведома.

Типы сверки платежей

Концепция или определение сверки платежей, а также шаги, связанные с процессом сверки счетов, могут отличаться для вашей организации и вашей конкретной ситуации в зависимости от сложности вашего бизнеса и видов платежных транзакций, которые он обрабатывает.

Он бывает пяти основных типов:

• Сверка банковского счета
• Сверка кредитной/дебетовой карты
• Сверка цифрового кошелька
• Автоматическая сверка платежей в режиме реального времени
• Глобальная сверка валюты

Как работает процесс сверки платежей?

Процесс делится на два этапа: внешний этап и внутренний этап. Давайте узнаем больше о каждом из этих этапов в деталях.

Внутреннее согласование:

Это процесс записи транзакции (платежа или счета-фактуры) различными способами, например, с использованием программного обеспечения для бухгалтерского учета, хранения квитанций или ведения электронной таблицы записей о платежах. Поскольку обработка документов вручную сопряжена с высокой степенью риска, важно выбрать соответствующий подход к сверке внутренних платежей.

Внешнее согласование:

При выполнении платежных операций банки также регистрируют имевшие место действия и отправляют эту информацию компании в виде ежемесячных отчетов.
Когда вы являетесь владельцем компании, вы можете сверить утверждения с внутренними записями и принять соответствующие меры при обнаружении ошибок, как внешних, так и внутренних. В идеальном мире общая сумма прихода и расхода согласно внутренним записям точно соответствовала бы записям во внешних записях.

Рекомендации по сверке платежей

Основной целью сверки платежей является увеличение прибыльности и роста вашей компании. Помните о следующих рекомендациях при сверке записей для сохранения денежного потока:

Поддерживайте оптимальную частоту сверки записей:

Если вы не хотите просматривать кучу финансовых отчетов в конце финансового года, выберите более высокую частоту сверки. По крайней мере, один раз в неделю или месяц достаточно для поддержания порядка.

Автоматизируйте процесс примирения:

Поскольку ручные процессы более подвержены человеческим ошибкам и непоследовательности, предпочтительнее автоматизировать их с помощью стороннего программного обеспечения. Инвестирование в программное обеспечение, которое может взаимодействовать с вашими существующими системами отчетности о транзакциях, повысит производительность.

Выберите подходящий платежный шлюз для сбора онлайн-платежей:

Надежный платежный шлюз позволяет автоматически получать и оплачивать платежи, тем самым уменьшая усилия, необходимые для этого.

Необходимо регулярно сверять транзакции

Многие владельцы бизнеса рассматривают сверку платежей как еще один пункт в списке своих рутинных обязанностей. В идеале это следует рассматривать как жизненно важный шаг для поддержания соответствия и финансового потока.

Ниже приведены четыре основные причины, по которым вашей организации следует периодически сверять платежи:

1. Для выявления ошибок и незаконных операций:

Выполняя периодические сверки платежей, вы можете оставаться в курсе финансов бизнеса, что упрощает обнаружение ошибок и обеспечивает более быстрое их устранение. Это также поможет вам обнаружить нарушения безопасности и мошеннические транзакции, которые, если их не обнаружить, могут стоить вам миллионы рупий.

2. Своевременная оплата:

Фундаментальный принцип любого бизнеса заключается в том, что он должен быть оплачен вовремя, чтобы избежать неоплаченных долгов и просроченных платежей. Благодаря частой сверке платежей вы можете отслеживать пропущенные или просроченные счета и добиваться быстрых расчетов.

3. Чтобы сохранить правильность финансовой отчетности компании:

Точные записи транзакций необходимы для мониторинга финансового состояния компании. Благодаря своевременной сверке вы сможете лучше принимать взвешенные деловые решения и, при необходимости, демонстрировать свое финансовое положение инвесторам или кредиторам.

4. Точная налоговая отчетность:

Вы должны сверить свои банковские выписки, чтобы получить точную налоговую декларацию.

Вывод

Таким образом, автоматическая сверка платежей, иногда называемая бухгалтерской сверкой платежей, может сэкономить время, устранить ошибки, ускорить закрытие бухгалтерского учета в конце месяца и улучшить управление денежными потоками. Кроме того, отчет о сверке автоматических платежей дает важную информацию для бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

1. Что означает сверка платежей?

Это процесс бухгалтерского учета, который проверяет точность, согласованность и актуальность всех записей путем сравнения остатков на счетах.

2. Как работает процесс сверки платежей?

Процесс сверки платежей работает в два этапа: внешний этап и внутренний этап.

3. Нужно ли нам регулярно сверять транзакции?

Многие владельцы бизнеса рассматривают сверку платежей как еще одну вещь, которую им нужно делать ежедневно. В идеале это следует рассматривать как решающий шаг для сохранения соответствия требованиям и денежного потока.

4. Какие существуют виды сверки платежей?

Существует 5 основных типов:

Сверка банковского счета
Сверка кредитной/дебетовой карты
Сверка цифрового кошелька
Автоматическая сверка платежей в режиме реального времени
Глобальная сверка валюты