Apa itu Rekonsiliasi Pembayaran? Memproses dan perlu merekonsiliasi pembayaran

Dalam hal mengirim dan menerima uang di era pembayaran digital saat ini, fondasi yang kuat telah diletakkan. Meningkatnya prevalensi penggunaan metode pembayaran digital juga tercermin dari pertumbuhan transaksi tersebut. Jumlah total transaksi pembayaran digital yang dilakukan di India selama tahun keuangan 2021 adalah 43,71 miliar, naik tiga kali lipat dari tahun fiskal sebelumnya. Meskipun data menyoroti aspek positif dari ekosistem pembayaran India, ada satu sisi dari sistem yang sering diabaikan dan itu adalah rekonsiliasi pembayaran.

Transaksi yang melibatkan uang adalah inti dari bisnis apa pun. Namun, arus kas dan fakta keuangan lainnya berfungsi sebagai otak yang menjaga segala sesuatunya tetap pada tempatnya. Hal ini diperlukan untuk pertumbuhan bisnis serta pemeliharaan kesehatan keuangan yang baik untuk melacak pendapatan dan pengeluaran yang terkait dengan perusahaan.

Dalam artikel ini, kami akan membahas dasar-dasar rekonsiliasi pembayaran untuk membantu Anda mengelola situasi dengan lebih baik.

Apa itu Rekonsiliasi Pembayaran?

Sebuah proses yang dikenal sebagai "rekonsiliasi pembayaran" memeriksa berbagai catatan keuangan dengan laporan bank untuk memastikan akuntansi yang akurat. Ini berkontribusi untuk memverifikasi saldo akun, yang membantu menjamin bahwa semua kumpulan data akurat dan terbaru.

Dengan kata lain, rekonsiliasi pembayaran berarti melacak pengeluaran yang terjadi dan pendapatan yang diperoleh perusahaan untuk menjamin bahwa catatan keuangan internal cocok dengan semua laporan eksternal yang diterima dari bank dan vendor.

Jika ada inkonsistensi, penipuan, atau kesalahan pada neraca, terserah Anda sebagai pemilik perusahaan untuk menentukan apakah Anda ingin merekonsiliasi akun Anda secara harian, mingguan, atau bulanan untuk menemukannya.

Tujuan Rekonsiliasi Pembayaran

Rekonsiliasi pembayaran dilakukan karena alasan berikut:

• Jika perusahaan Anda tidak mengotomatiskan proses rekonsiliasi pembayaran menggunakan solusi perangkat lunak waktu nyata, jumlah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pembukuan dan rekonsiliasi pembayaran akan meningkat seiring dengan pertumbuhan bisnis Anda.
• Proses rekonsiliasi pembayaran untuk pembayaran massal global melibatkan sejumlah besar rekening bank dan alat pembayaran di berbagai negara dan mata uang. Karena itu, tugas ini melelahkan dan rumit kecuali jika proses rekonsiliasi pembayaran dilakukan secara otomatis.
• Perangkat lunak akuntansi standar mungkin membuat proses rekonsiliasi pembayaran menjadi lebih sederhana untuk organisasi yang lebih kecil yang memiliki jumlah rekening bank terbatas dan volume aktivitas perusahaan yang rendah. Perusahaan yang berkembang dengan cepat harus memprioritaskan untuk menemukan pembayaran otomatis dan solusi rekonsiliasi pembayaran yang dibuat khusus untuk organisasi mereka.
• Menyesuaikan pembayaran Anda juga berguna untuk memeriksa cek pelanggan yang terpental atau cek yang diubah atau bahkan dicuri dan diuangkan tanpa sepengetahuan Anda.

Jenis Rekonsiliasi Pembayaran

Konsep atau definisi rekonsiliasi pembayaran, serta langkah-langkah yang terlibat dalam proses rekonsiliasi akun, mungkin berbeda untuk organisasi Anda dan situasi spesifik Anda, berdasarkan kerumitan bisnis Anda dan jenis transaksi pembayaran yang diprosesnya.

Itu datang dalam lima jenis utama ini adalah:

• Rekonsiliasi rekening bank
• Rekonsiliasi kartu kredit/debit
• Rekonsiliasi dompet digital
• Rekonsiliasi pembayaran otomatis waktu nyata
• Rekonsiliasi mata uang global

Bagaimana Proses Rekonsiliasi Pembayaran Bekerja?

Proses ini dibagi menjadi dua tahap: tahap eksternal dan tahap internal. Mari pelajari lebih lanjut tentang masing-masing tahapan ini secara mendetail.

Rekonsiliasi Internal:

Ini adalah proses pencatatan transaksi (pembayaran atau faktur) dalam berbagai metode, seperti dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi, menyimpan tanda terima, atau menyimpan spreadsheet catatan pembayaran. Karena ada tingkat risiko tinggi yang terkait dengan pemrosesan dokumen secara manual, penting untuk memilih pendekatan yang tepat untuk merekonsiliasi pembayaran internal.

Rekonsiliasi Eksternal:

Ketika transaksi pembayaran dilakukan, bank juga mencatat aktivitas yang terjadi dan mengirimkan informasi ini ke perusahaan dalam bentuk laporan bulanan.
Ketika Anda adalah pemilik perusahaan, Anda dapat memeriksa silang pernyataan dengan catatan internal dan mengambil tindakan yang tepat ketika kesalahan, baik eksternal maupun internal, ditemukan. Di dunia yang sempurna, jumlah total yang masuk dan keluar menurut catatan internal akan sama persis dengan entri di catatan luar.

Praktik Terbaik Rekonsiliasi Pembayaran

Tujuan utama dari rekonsiliasi pembayaran adalah untuk meningkatkan profitabilitas dan pertumbuhan perusahaan Anda. Ingat praktik terbaik berikut saat merekonsiliasi catatan untuk menjaga arus kas:

Pertahankan Frekuensi Optimal untuk Rekonsiliasi Catatan:

Jika Anda tidak ingin melewati truk penuh laporan keuangan pada akhir tahun fiskal, pilih frekuensi rekonsiliasi yang lebih besar. Setidaknya sekali setiap minggu atau bulan sudah cukup untuk menjaga ketertiban.

Mengotomatiskan Proses Rekonsiliasi:

Karena proses manual lebih rentan terhadap kesalahan dan inkonsistensi manusia, lebih baik untuk mengotomatiskannya menggunakan perangkat lunak pihak ketiga. Berinvestasi dalam perangkat lunak yang dapat berinteraksi dengan sistem pelaporan transaksi Anda yang ada akan meningkatkan produktivitas.

Pilih Gerbang Pembayaran yang Sesuai untuk Pengambilan Pembayaran Online:

Sebuah gateway pembayaran yang dapat diandalkan memungkinkan Anda untuk secara otomatis menerima dan menyelesaikan pembayaran, sehingga menurunkan upaya yang diperlukan untuk hal yang sama.

Perlu Rekonsiliasi Transaksi Secara Teratur

Banyak pemilik bisnis melihat rekonsiliasi pembayaran hanya sebagai item lain dalam daftar tanggung jawab rutin mereka. Ini idealnya harus dilihat sebagai langkah penting untuk menjaga kepatuhan dan aliran keuangan.

Berikut adalah empat alasan utama mengapa organisasi Anda harus merekonsiliasi pembayaran secara berkala:

1. Untuk Mengungkap Kesalahan dan Transaksi Melawan Hukum:

Dengan melakukan rekonsiliasi pembayaran berkala, Anda dapat tetap berada di atas keuangan bisnis, membuatnya lebih mudah untuk menemukan kesalahan lebih cepat dan memastikan penyelesaian yang lebih cepat. Ini juga akan membantu Anda dalam mendeteksi pelanggaran keamanan dan transaksi penipuan yang, jika dibiarkan tidak terdeteksi, dapat merugikan Anda jutaan rupee.

2. Dibayar Tepat Waktu:

Prinsip mendasar dari bisnis apa pun adalah harus dibayar tepat waktu untuk menghindari hutang yang belum dibayar dan pembayaran yang terlambat. Dengan rekonsiliasi pembayaran yang sering, Anda dapat melacak faktur yang terlewat atau jatuh tempo dan mengejar penyelesaian segera.

3. Untuk Menjaga Kebenaran Catatan Keuangan Perusahaan:

Catatan transaksi yang akurat sangat penting untuk memantau kesehatan keuangan perusahaan. Dengan rekonsiliasi tepat waktu, Anda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk membuat keputusan bisnis yang terinformasi dengan baik dan, bila perlu, untuk menunjukkan posisi keuangan Anda kepada investor atau pemberi pinjaman.

4. Pelaporan Pajak yang Akurat:

Anda harus merekonsiliasi laporan bank Anda untuk menghasilkan pengembalian pajak yang akurat.

Kesimpulan

Jadi, rekonsiliasi pembayaran otomatis, kadang-kadang disebut sebagai rekonsiliasi akuntansi untuk pembayaran, dapat menghemat waktu, menghilangkan kesalahan, mempercepat penutupan akuntansi akhir bulan, dan meningkatkan manajemen arus kas. Juga, Laporan tentang rekonsiliasi pembayaran otomatis memberikan wawasan bisnis yang penting.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan rekonsiliasi pembayaran?

Ini adalah proses akuntansi yang memverifikasi semua catatan akurat, konsisten, dan terkini dengan membandingkan saldo akun.

2. Bagaimana cara kerja proses rekonsiliasi pembayaran?

Proses rekonsiliasi pembayaran bekerja dalam dua tahap: tahap eksternal dan tahap internal.

3. Apakah kita perlu melakukan rekonsiliasi transaksi secara berkala?

Banyak pemilik bisnis melihat rekonsiliasi pembayaran hanya sebagai satu hal lagi yang perlu mereka lakukan setiap hari. Idealnya, ini harus dilihat sebagai langkah penting untuk menjaga kepatuhan dan arus kas.

4. Apa saja jenis rekonsiliasi pembayaran?

Ada 5 jenis utama:

Rekonsiliasi rekening bank
Rekonsiliasi kartu kredit/debit
Rekonsiliasi dompet digital
Rekonsiliasi pembayaran otomatis waktu nyata
Rekonsiliasi mata uang global