Bu 12 Zaman Yönetimi İpucuyla Zamanınızı Geri Kazanın

Zaman, bir kez gittiğinde asla geri alamayacağınız birkaç şeyden biridir; onu en değerli kaynaklarınızdan biri yapan da budur.

Eğer dikkat etmezseniz, boşa geçen dakikalar boşa harcanan saatlere dönüşebilir. Arada bir tüm bir öğleden sonrayı Netflix izleyerek kaybetmek güzel olsa da, bunu alışkanlık haline getirmemelisiniz.

Zaman yönetimi, bazı insanların becerikli göründüğü şeylerden biridir. İyi haber şu ki, doğru beceriler ve özveriyle zaman yönetimi konusunda usta olabilirsiniz.

İnsanlar genellikle zaman yönetimini titiz bir şekilde dakika dakika planlama ile karıştırırlar. Bu makalenin konusu bu değil. Hedef, hayatınızın her anını optimize etmeye aşırı odaklanmak yerine, sizin için en uygun programı bulmaktır.

Zaman yönetimi neden önemlidir?

Zaman yönetimi birçok nedenden dolayı önemlidir. Çoğu zaman, zaman yönetimi sorunları daha karmaşık sorunlardan kaynaklanır. Erteleme, görev önceliklendirme ile ilgili sorunlar ve odaklanma ile ilgili sorunlar, görevde kalma ile birlikte engeller oluşturmak için birleşir.

Zaman yönetimi, kişisel ve profesyonel yaşamınız arasında ayrım yapmaz; gününüzde yaptığınız her şeyi kapsar. Bu, gününüze daha fazla zaman ayırmakla ilgili değil - zaten sahip olduğunuz zamandan en iyi şekilde yararlanmakla ilgili.

Şimdi sabah insanı değilseniz, kesinlikle spor salonuna gitmek için sabah 5'te uyanmayacaksınız. Zaman yönetimi, gününüzün en iyi versiyonunu oluşturmak için programınıza ve hedeflerinizle birlikte çalışır.

Zaman yönetimini kimler kullanır?

Evde kalan bir ebeveynden proje yöneticisine kadar herkes zaman yönetimini kullanır. Zaman ayrımcılık yapmaz ve herkes zamanını daha iyi kullanmayı göze alabilir.

Günlük hayatınız ister okula gitmek ister iş için dünyanın dört bir yanında jet sosyeteyi kapsıyor olsun, hepimizin günde sadece 24 saati var. Beyonce gibi insanların bile hedeflerine ulaşmak için her gün sınırlı bir zamanı var (ve 118 milyonun üzerinde plak satarak söylüyorum!)

Zamanınızı yönetmek için daha iyi stratejiler oluşturmak için ne kadar beklerseniz, daha sonra bu alışkanlıkları kırmak o kadar zor olacaktır.

Zaman yönetimi sorununuz olduğuna dair işaretler

Kendinize soruyor olabilirsiniz, zaman yönetimi sorunum olup olmadığını nasıl anlarım?

Bu adil bir soru! Çoğu insan ilk başta bir zaman yönetimi sorunu olduğunu fark etmez. Unutulmaması gereken şey, zaman yönetimi sorunlarının genellikle kendilerini başka sorunlar olarak gizlediğidir. İşe odaklanma konusunda sorun yaşıyorsanız veya sürekli olarak teslim tarihlerini kaçırıyorsanız, zamanınızı yönetmekte sorun yaşayabilirsiniz.

Yukarıdaki sorunlardan herhangi biriyle özdeşleşmeseniz bile, muhtemelen zamanınızı daha iyi yönetiyor olabilirsiniz. Daha iyi zaman yönetimi stratejileri benimsemek için bocalamak zorunda değilsiniz. Zaman yönetimi işi asla gerçekten yapılmaz. Her zaman daha iyi planlayabileceğiniz veya geliştirmeye çalışabileceğiniz bir şey vardır.

Zaman yönetimi yöntemleri

Zaman yönetimi o kadar popüler bir kavramdır ki, yıllar içinde birçok spesifik metodoloji üretmiştir. Bazıları gelip geçmiş olsa da, birçoğunun zaman yönetiminin “Kutsal Üçlüsü” olarak gördüğü üç popüler kişi var.

Eisenhower Karar Matrisi

Daha yaygın olarak zaman yönetiminin 4 D'si olarak bilinen Eisenhower Karar Matrisi , dört basit bileşene ayrılabilir: yap, ertele, devret ve sil. Bu yöntem, zamanınızı harcadığınız her şeyin iki ana kategoriye ayrıldığı fikri etrafında döner: acil/acil olmayan ve önemli/önemsiz.

Eisenhower yöntemine göre, önemli ve acil olarak kabul edilen görevler yapılacaklar listenizin başında olmalıdır, ne acil ne de önemli olmayan görevler muhtemelen tamamen ortadan kaldırılabilir.

Bu tablo biraz kafa karıştırıcı görünebilir ama aslında basit.

Eisenhower Matrisini kullanarak görevlerinizi nasıl kategorize edeceğinizi anladıktan sonra, gününüzü nasıl planlayacağınıza karar verebilirsiniz. Zamanınız varsa, en önemli ve acil işler önce tamamlanabilirken, en az acil ve önemli olanlar daha sonraya bırakılabilir.

Pareto ilkesi

80/20 kuralı olarak da bilinen Pareto ilkesi, sonuçlarınızın %80'inin çabalarınızın %20'sinden geldiği fikriyle oluşturulmuştur. Bu yöntem, sonuçlarınızın en büyük bölümünü etkileyen çabaların %20'sine odaklanır. Bu, iş akışlarınızın tam bir değerlendirmesini yapmak ve en iyi varlıklarınızı kullanarak maksimum verimlilik yaratmakla ilgilidir.

Diyelim ki bir web siteniz var ve organik web sitesi ziyaretlerinizi artırmak için içeriğinizi optimize etmek istiyorsunuz. Pareto ilkesi, web sitenize en çok ziyareti sağlayan makaleleri bulmanızı ve her şeyi optimize etmek yerine bunlara odaklanmanızı önerir.

En çok trafik çeken (%80) en iyi performans gösteren makalelerinize (%20) odaklanarak, daha az çabayla daha fazla eyleme dönüştürülebilir sonuçlar elde edebilirsiniz. Bu, web sitenizdeki diğer makalelerin değersiz olduğu anlamına mı geliyor? Hayır. Sadece bu belirli proje için bir öncelik olmadıkları anlamına gelir.

POSEC yöntemi

POSEC yöntemi , zamanınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olmak için tasarlanmış beş adımlı bir süreçtir. Bu yöntem Maslow'un İhtiyaçlar Hiyerarşisinden sonra modellenmiştir. Temel olarak, bitirmesi daha önemli olan görevleri tamamlarsınız ve en az önemli görevleri en sona koyarsınız.

POSEC , Örgütlenerek Önceliklendirme , Geliştirilmesi, E'nin tasarruf edilmesi ve Katkıda bulunulması anlamına gelir.

Önceliklendirme basitçe en önemli şeyleri ilk sıraya koymanız anlamına gelir. Bu, bir liste oluşturmak ve görevlerinizi en önemliden en önemsize doğru sıralamak ve ardından bu sırayla tamamlamak kadar basit olabilir.

Organize etmek, bu görevleri nasıl tamamlayacağınıza dair bir strateji belirlemeniz anlamına gelir. Bu, hedeflerinizin daha ulaşılabilir hissetmesine yardımcı olur ve görevlerin tamamlanmasını kolaylaştırır. İşlerin nasıl yapılacağına dair bir stratejiniz olduğunda, işler daha hızlı yapılır.

Kolaylaştırma , yapmak istemediğiniz, ancak yapılması gereken görevlere odaklanır. Bulaşıklarınızı temizlemek, çamaşırlarınızı katlamak vb. Bunlar göz ardı edilemeyecek sıradan görevlerdir. Kolaylaştırma, elinizdeki önemli görevlere odaklanabilmeniz için bunları daha hızlı ve daha etkili bir şekilde yapmak üzere tasarlanmıştır.

Tasarruf , yapmaktan zevk aldığınız görevleri ifade eder. Bunlar hobileriniz ve boş zaman aktiviteleriniz. Bunları yapmak en eğlenceli olsa da, gerekli değildir. Bu görevleri yapılacaklar listenizin en altına yerleştirmelisiniz.

Katkıda bulunmak, sosyal yükümlülüklerinizi içerir. Bu, bir arkadaşınızın partisine katılmayı veya bir hayvan barınağında gönüllü olmayı içerebilir. Bu görevler, size güvenen diğer insanları içerir, bu nedenle listede solo projelerden daha üst sıralarda yer alma eğilimindedirler.

Zaman yönetimi becerileri

Zaman yönetimi konusunda başarılı olan insanların hepsinin ortak bir noktası vardır. Daha zeki ya da doğuştan yetenekli olduklarından değil, onlar için çalışan bir sistem yaratmışlardır.

Herkes için geçerli olan tek tip bir zaman yönetimi stratejisi yoktur. Ancak doğru becerilerle, sizin için en uygun zamanı yönetmenin bir yolunu bulabilirsiniz.

organizasyon

Düzenli kalmak, zaman yönetimini kullanırken sahip olunması gereken en önemli beceridir. Bu, programınızı, önceliklerinizi, yükümlülüklerinizi ve daha fazlasını organize etmek anlamına gelir. En önemli bilgilerinizin tümünü tek bir yerde düzenlemenin bir yolunu bulun.

önceliklendirme

Her şeyi organize ettikten sonra, görevlerinizi öncelik sırasına koymanın zamanı geldi. En önemli şeyler yapılacaklar listenizin başında olmalıdır. Evinizden çıkmadan önce her sabah üç “yapılması gereken” kısa bir liste oluşturmayı deneyin. İşler ne kadar telaşlı olursa olsun, yapılması gerekenlerin kaynağı olarak bu en hayati görevlere başvurabilirsiniz.

heyet

Büyük olasılıkla yapılması gereken ancak bir öncelik olmayan görevlerle karşılaşacaksınız — yetkilendirmenin devreye girdiği yer burasıdır. İster işte ister evde olsun, bu daha az önemli görevleri diğer kişilere devredebilirsiniz. Bunları yapacak başka kimse yoksa, bu görevleri her zaman daha sonraya erteleyebilirsiniz.

Vurgulamak

Arıza süresini kendiniz için programlamayı unutmak büyük bir hatadır. Zaman yönetimi, Pazartesi gecesi Lisans izleme seansınız da dahil olmak üzere hayatınızın her bölümünü kapsar! Arada bir rahatlamak ve rahatlamak için kendinize zaman tanıdığınız için kendinizi suçlu hissetmeyin.

İletişim

Zaman yönetiminizin farkında olması gereken tek kişi siz değilsiniz. Partneriniz, çocuklarınız, iş arkadaşlarınız ve arkadaşlarınız stratejinizin farkında olmalıdır. Sınırlarınızı insanlarla iletişim kurun ve onlara sıkı sıkıya bağlı kalın. Başkalarının iyi bir alışkanlığı bırakmanız için size baskı yapmasına izin vermeyin.

Hedef belirleme

Kendiniz için hedefler belirlemek, sorumlu kalmanıza yardımcı olur. Her hafta yapılacak birkaç önemli şey planlayarak küçükten başlamayı deneyin. Buna alıştıktan sonra, kendiniz için daha uzun vadeli hedeflere odaklanabilirsiniz. Belki okumak için daha fazla zaman harcamak istersiniz? Ya da iş yerinde daha fazlasını yapmak mı? Bunların hepsi, zaman yönetiminin başarmanıza yardımcı olabileceği hedeflerdir.

Zaman yönetiminin faydaları

Zaman yönetiminin bariz faydası, gün içinde işleri halletmek için daha fazla zamanınızın olmasıdır. Ancak zamanınızı daha iyi yönetmenin daha incelikli başka avantajları da var. Bu avantajlar hem kişisel hem de profesyonel yaşamınızda size son derece yardımcı olabilir.

Daha az stres

Bu çok kolay. Her şeyi nasıl yapacağınıza odaklanmak için daha az zaman harcadığınızda, stres seviyeniz önemli ölçüde azalır. Zamanlamanızı ertelemeden planlamak ve yürütmek, yapmanız gereken her şeyi nasıl yapacağınız konusunda endişelenmek yerine, yapmayı sevdiğiniz şeyleri yapmak için size daha fazla zaman verir.

Daha etkili çalışma

Bir zaman çizelgesi oluşturmak ve görevleri bir zaman çizelgesinde yürütmek, işinizin kalitesini artıracaktır. Ne yaptığınızı bilmek, anda tam olarak mevcut olmanızı sağlar. Ön planlama konusunda endişelenmenize gerek yok ve bunun yerine işinizi tamamlamaya odaklanabilirsiniz.

Daha fazla fırsat

Zamanınızı daha verimli kullandığınızda aslında daha çok zamanı geri alırsınız. Telefonunuzu kontrol etmek veya işten kaçmak için harcadığınız boşa harcanan dakikalar toplanır. Bu, daha fazla proje, yeni hobiler ve hatta sadece rahatlamak için zaman alabileceğiniz anlamına gelir. Zamanınızın kontrolünü elinize aldığınızda dünya açılır.

Daha iyi iş-yaşam dengesi

Kötü zaman yönetiminin en büyük yan etkilerinden biri dengesiz bir iş ve ev hayatıdır. Kendinizi her gece eve iş götürürken bulursanız, işte zaman kaybetmekle ilgili bir sorununuz olabilir.

İş yerinde daha iyi zaman yönetimi, kişisel yaşamınızı serbest bırakacaktır. Eve iş götürmeyi bıraktığınızda, hobileriniz, eşiniz, çocuklarınız veya evcil hayvanlarınız için size daha fazla zaman verebilir. Hayatınızın her yönü için bir kazan-kazan!

12 zaman yönetimi ipucu

Zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek zordur. Hayatınızda mutlaka yapmanız gereken şeyler olacaktır. Çocuklarınızı okuldan almak, akşam yemeği hazırlamak ve duş almak, yapmaktan vazgeçemeyeceğiniz, zaman alan şeylerdir. Zamanınızı en iyi şekilde değerlendirmek, hayatınızın her alanında fayda sağlayabilecek paha biçilmez bir beceridir.

1. Zaman engellemeyi kullanın

Zaman engelleme, belirli bir etkinlik için her gün takviminizin büyük bölümlerini engellediğiniz popüler bir proje yönetimi stratejisidir. Zaman engelleme, yapılması gerekenlere odaklanmanızı teşvik eder ve bu görevlerin ne zaman tamamlanacağına dair bir beklenti belirler. Çevrimiçi takviminizde veya hatta kişisel bir planlayıcınızda yapılabilir.

Açık bir takvime kıyasla zaman engellenen bir programın nasıl göründüğüne dair bir örnek:

Bu büyük zaman blokları arasında nasıl planlanmış molalar olduğuna dikkat edin? Bu, gün boyunca ortaya çıktıkça başka şeyler yapmak için alan sağlar. Zamanı engellemeyi harika yapan şey, meşgul olduğunuzda diğer insanlarla da iletişim kurmasıdır, bu da gün içinde dikkatinizin dağılma şansını azaltır.

2. Çoklu görevden kaçının

Bunu öğrenince şok olabilirsiniz, ancak çoklu görev aslında zaman yönetiminizi daha da kötüleştiriyor. Bazı araştırmalar, çoklu görevlerin projelerin tamamlanmasının, yalnızca tek bir göreve odaklanmış olmanıza göre %40 daha fazla zaman almasına neden olabileceğini bildiriyor.

Aynı araştırmalar, tüm nüfusun sadece %2,5'inin etkin bir şekilde çoklu görev yapabilen "süper görevliler" kategorisine girdiğini gösteriyor.

O süper görevlilerden biri olabileceğinizi düşünüyorsanız, muhtemelen değilsiniz. Bir kez daha, araştırmalar, çoklu görevlerde harika olduklarını düşünen insanların çoğu zaman en kötülerimiz olduğunu gösteriyor. Her seferinde bir göreve bağlı kalmak ve onu tamamlamaktan daha iyisin.

3. Ertelemenizi yenin

Erteleme, zaman yönetiminin en zor kısımlarından biridir. “Bir şeyleri daha sonra yapmak” zihniyetine düşmek çok kolaydır. Her şeyi daha sonra yapmaya ittiğinizde neler olabileceğini hepimiz biliyoruz. Zamanınızı yönetmede daha iyi olmak istiyorsanız, erteleme davranışınızla yüz yüze gelmeniz gerekecek.

İşte erteleme alışkanlığınızdan kurtulmanıza yardımcı olacak dört adım:

1. Ertelediğinizi kabul edin ve bunu neden yaptığınızı anlayın.
2. Ertelemek için kendinizi hırpalamayın; düzeltmeye odaklan
3. Teknolojiden ve dikkatinizi dağıtan her türlü şeyden uzaklaşın
4. En üretken olduğunuz zamanı belirleyin ve görevleri o zaman tamamlayın

Erteleme konusunda kendinizi utanç sarmalına sokmayın. Hepimiz zaman zaman yaparız. Bir şeyleri erteleme dürtüsünün üstesinden gelmek için ne yaptığınıza odaklanın. Bir plan oluşturun ve ona bağlı kalın. Biraz dikkat ile ertelemeyi yenmenin ne kadar kolay olduğuna şaşırabilirsiniz!

4. Teknolojiyi kendi yararınıza kullanın

Çoğumuz için teknoloji dikkat dağıtıcılar kategorisine girer. Ancak bazı durumlarda, zamanınızı daha iyi yönetmenize gerçekten yardımcı olabilir.

Kişisel hayatınızı daha iyi yönetmek istiyorsanız, doğrudan telefonunuza indirebileceğiniz tonlarca zaman yönetimi uygulaması vardır. Bu uygulamalar, takvim uygulamalarından zamanlama araçlarına ve daha fazlasına kadar çeşitlilik gösterir!

Zamanlarını daha iyi yönetmek isteyen profesyoneller için piyasada 750'den fazla proje yönetimi yazılımı seçeneği bulunmaktadır. Bu araçlar, iş akışları oluşturmanıza, yeni projelerde ekip arkadaşlarınızı etiketlemenize ve zamanınızı daha etkin bir şekilde takip etmenize olanak tanır.

Sizin gibi kişilerden gelen gerçek kullanıcı incelemelerine göre piyasadaki en iyi proje yönetimi yazılımını bulun.

5. Zamanınızı takip edin

Zamanınızı ne için kullandığınızı bilmiyorsanız, zamanınızı daha iyi yönetmeniz mümkün değildir. Bir planlayıcı veya takvimde gününüzü takip ederek tam bir hafta geçirin. Yemek yerken, uyurken veya çalışırken gün boyunca ne yaptığınızı yazın. Zamanınızı nasıl harcadığınızın tam resmine sahip olduğunuzda, neyin kalabileceğine ve neyin gidebileceğine karar vermek daha kolay.

6. Zaman konusunda tutumlu olun

Hayır demeyi öğrenmek sizi büyük bir dertten kurtaracaktır. Eisenhower Karar Matrisinde daha önce bahsettiğimiz gibi, her şey zaman ayırmaya değmez! Hangi projelere zaman ayırdığınız ve hangilerini yarı yolda bıraktığınız konusunda daha seçici olun. Zamanınıza değer vermeyi öğrenmek, programınızı yönetmeyi çok daha kolay hale getirecektir.

7. Görevler için bir zaman sınırı belirleyin

Mükemmeliyetçilik iki ucu keskin bir kılıç olabilir. Bir projenin ayrıntılarını tam olarak doğru bir şekilde elde etmeye çalışırken zaman genellikle boşa harcanır ve başka bir şey yaparken kullanabileceğiniz değerli zaman kaybedilir. Bir görevi tamamlamak için önceden belirlenmiş bir süre ayarlayarak buna karşı koyabilirsiniz. Bir şeyi halletmek için yalnızca bir saatiniz olduğunu biliyorsanız, başka şeyler için zaman kaybetme olasılığınız daha düşüktür.

8. Programınızı önceden planlayın

Bazı insanların yemeklerinin tüm haftasını Pazar günü nasıl hazırladığını biliyor musunuz? Aynı şeyi zamanınız için de yapabilirsiniz.

Oturun ve haftanın her günü her Pazar akşamı zaman ayırın. Bu, bağlı kalabileceğiniz bir program belirler ve programınızda zaman kazandırır. Ardından, her günün ilk 15 dakikasını zaman bloklarınızı gözden geçirerek ve bir şeyleri planladığınızdan beri ortaya çıkan her şeyi ayarlayarak geçirebilirsiniz. Önceden planlamak ve günlük olarak ayarlamak, zaman içinde tasarruf edilen saatlere kadar ekleyecektir.

9. Bir planlayıcının gücünü hafife almayın

Hiçbir şey eski moda bir planlayıcıyı yenemez. Ne zaman ne olduğu için yaşam çizginiz. Bazı insanlar fiziksel bir planlayıcı kullanmayı tercih ederken, diğerleri dijital rotayı tercih ediyor. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, bir planlayıcı, kendiniz için oluşturduğunuz programa bağlı kalmanız konusunda sizi sorumlu tutacaktır.

10. Önce zorlu görevleri tamamlayın

İnsanların ertelemelerinin en büyük nedenlerinden biri, zor veya zaman alıcı bir iş yapmaktan korkmalarıdır. Önce bu zorlu görevleri ortadan kaldırarak bu alışkanlığı kırabilirsiniz.

En zor projelerinizin tepesini bir kez aştığınızda, diğer her şey bir esinti gibi görünecek! Ayrıca, günün geri kalanında enerjinizi artırabilecek bir başarı duygusu verir.

11. Kendinize bir mola verin

Her günün her saniyesini bir programa göre harcamak zorunda değilsiniz. Ailenizle rahatlamak veya en sevdiğiniz Netflix şovunu izlemek için zamanında kalem kullanmanız önemlidir. Kendinize hiçbir şey planlamadığınız haftada bir gün ayırmayı deneyin. Bırakın gün sizi gideceği yere götürsün ve akışına bırakın. Bu, pillerinizi yeniden şarj etmenize ve yanmayı önlemenize yardımcı olur.

12. Başkalarını sorumlu tutun

Zaman yönetimi alışkanlıklarınızı rayından çıkarmaya çalışan biriyle karşılaşmanız için iyi bir şans var. Bu bir iş arkadaşı veya aile üyesi olsun, onlarla sıkı sınırlar oluşturmanız gerekir. Bu, etkisiz veya kötü toplantılara hayır demek veya eşinize belirli görevleri tamamlamak için zamana ihtiyacınız olduğunu hatırlatmak anlamına gelebilir. Planınızda sağlam kalmak, başarınız için çok önemlidir.

Zaman makinesine gerek yok!

Zaman yönetimi sanatında ustalaştıktan sonra, bir zaman makinesi için özlem duyduğunuz günler geçmişte kalacak. Zamanınızdan siz sorumlusunuz. İlk başta biraz ciddi ayarlamalar gerektirebilir, ancak bu araçları kullanın ve daha farkına varmadan zamanınızı geri kazanacaksınız!

Doğru zaman yönetiminin ne kadar etkili olabileceğiyle ilgileniyor musunuz? Verimlilik istatistikleri özetimizi okuyun ve küçük bir organizasyonla hayatınızın ne kadar kolay olabileceğini keşfedin.