Dapatkan Kembali Waktu Anda Dengan 12 Tips Manajemen Waktu Ini

Waktu adalah salah satu dari sedikit hal yang tidak akan pernah bisa Anda dapatkan kembali setelah hilang; itulah yang menjadikannya salah satu sumber daya Anda yang paling berharga.

Menit yang terbuang dapat berubah menjadi jam yang terbuang jika Anda tidak memperhatikan. Dan meskipun menyenangkan untuk kehilangan sepanjang sore menonton Netflix sesekali, Anda tidak harus membiasakannya.

Manajemen waktu adalah salah satu hal yang tampaknya dikuasai oleh sebagian orang. Kabar baiknya adalah bahwa dengan keterampilan dan dedikasi yang tepat, Anda dapat menjadi ahli manajemen waktu.

Orang sering salah mengira manajemen waktu dengan perencanaan menit demi menit yang cermat. Itu bukan tentang artikel ini. Alih-alih menjadi terlalu fokus untuk mengoptimalkan setiap momen dalam hidup Anda, tujuannya adalah menemukan jadwal yang paling sesuai untuk Anda.

Mengapa manajemen waktu itu penting?

Manajemen waktu penting karena beberapa alasan. Seringkali, masalah manajemen waktu berasal dari masalah yang lebih rumit. Penundaan, masalah dengan prioritas tugas , dan masalah dengan fokus semua bertemu untuk membuat hambatan dengan tetap pada tugas.

Manajemen waktu tidak membedakan antara kehidupan pribadi dan profesional Anda; itu mencakup semua yang Anda lakukan dengan hari Anda. Ini bukan tentang memaksakan lebih banyak waktu ke dalam hari Anda – ini tentang memanfaatkan waktu yang Anda miliki secara holistik.

Jika Anda bukan orang yang suka bangun pagi, Anda pasti tidak akan mulai bangun jam 5 pagi untuk pergi ke gym. Manajemen waktu bekerja dalam jadwal Anda dan dengan tujuan Anda untuk menciptakan versi terbaik dari hari-hari Anda.

Siapa yang menggunakan manajemen waktu?

Semua orang mulai dari orang tua yang tinggal di rumah hingga manajer proyek menggunakan manajemen waktu. Waktu tidak membeda-bedakan, dan setiap orang dapat menggunakan waktu mereka dengan lebih baik.

Apakah Anda sehari-hari termasuk pergi ke sekolah atau jet-setting di seluruh dunia untuk bisnis, kita semua hanya memiliki 24 jam dalam sehari. Bahkan orang-orang seperti Beyonce memiliki waktu terbatas setiap hari untuk mencapai tujuan mereka (dan menjual lebih dari 118 juta rekaman, katakan saja!)

Semakin lama Anda menunggu untuk membuat strategi yang lebih baik untuk mengelola waktu Anda, semakin sulit untuk menghentikan kebiasaan itu di kemudian hari.

Tanda-tanda Anda memiliki masalah manajemen waktu

Anda mungkin bertanya pada diri sendiri, bagaimana saya bisa tahu jika saya memiliki masalah manajemen waktu?

Itu pertanyaan yang adil! Kebanyakan orang tidak menyadari bahwa mereka memiliki masalah manajemen waktu pada awalnya. Hal yang perlu diingat adalah bahwa masalah manajemen waktu seringkali menyamar sebagai masalah lain. Jika Anda memiliki masalah dalam fokus di tempat kerja atau Anda terus-menerus melewatkan tenggat waktu, Anda mungkin memiliki masalah dalam mengatur waktu Anda.

Bahkan jika Anda tidak mengidentifikasi dengan salah satu masalah di atas, Anda mungkin dapat mengatur waktu Anda dengan lebih baik. Anda tidak perlu bingung untuk menerapkan strategi manajemen waktu yang lebih baik. Pekerjaan manajemen waktu tidak pernah benar-benar selesai. Selalu ada sesuatu yang dapat Anda rencanakan dengan lebih baik atau berusaha untuk ditingkatkan.

Metode manajemen waktu

Manajemen waktu adalah konsep yang sangat populer sehingga telah menghasilkan banyak metodologi khusus selama bertahun-tahun. Sementara beberapa telah datang dan pergi, ada tiga yang populer yang dianggap banyak orang sebagai "Tritunggal Mahakudus" dari manajemen waktu.

Matriks Keputusan Eisenhower

Matriks Keputusan Eisenhower , lebih dikenal sebagai 4 D manajemen waktu, dapat dipecah menjadi empat komponen sederhana: lakukan, tunda, delegasikan, dan hapus. Metode ini berkisar pada gagasan bahwa segala sesuatu yang Anda habiskan waktu Anda lakukan jatuh ke dalam dua kategori utama: mendesak/tidak mendesak dan penting/tidak penting.

Di bawah metode Eisenhower, tugas-tugas yang dianggap penting dan mendesak harus berada di urutan teratas daftar tugas Anda sementara tugas-tugas yang tidak mendesak atau tidak penting mungkin dapat diselesaikan sama sekali.

Tabel itu mungkin tampak agak membingungkan tetapi pada kenyataannya, itu sederhana.

Setelah Anda memahami cara mengkategorikan tugas Anda menggunakan Matriks Eisenhower, Anda dapat memutuskan bagaimana menjadwalkan hari Anda. Tugas yang paling penting dan mendesak dapat diselesaikan terlebih dahulu, sedangkan yang paling tidak mendesak dan penting dapat dibiarkan nanti jika Anda punya waktu.

prinsip pareto

Prinsip Pareto, juga dikenal sebagai aturan 80/20 , dibuat dengan gagasan bahwa 80% hasil Anda berasal dari 20% usaha Anda. Metode ini berfokus pada 20% upaya yang memengaruhi sebagian besar hasil Anda. Ini tentang mengambil penilaian penuh dari alur kerja Anda dan menciptakan efisiensi maksimum dengan menggunakan semua aset terbaik Anda.

Katakanlah Anda memiliki situs web dan Anda ingin mengoptimalkan konten Anda untuk meningkatkan kunjungan situs web organik Anda. Prinsip Pareto akan menyarankan Anda menemukan artikel yang mendorong kunjungan terbanyak ke situs web Anda dan fokus pada artikel yang bertentangan dengan mengoptimalkan semuanya.

Dengan berfokus pada artikel berkinerja terbaik Anda (20%) yang mendorong lalu lintas terbanyak (80%), Anda dapat mendorong hasil yang lebih dapat ditindaklanjuti dengan sedikit usaha. Apakah itu berarti artikel lain di situs web Anda tidak berharga? Tidak. Itu hanya berarti mereka bukan prioritas untuk proyek khusus ini.

Metode POSEC

Metode POSEC adalah proses lima langkah yang dirancang untuk membantu Anda mengatur waktu dengan lebih baik. Metode ini dimodelkan setelah Hirarki Kebutuhan Maslow. Pada dasarnya, Anda menyelesaikan tugas dalam urutan yang lebih penting untuk diselesaikan dan menempatkan tugas yang paling tidak penting di akhir.

POSEC adalah singkatan dari Prioritizing by O rganizing, S treamlining, E conomizing, dan C ontributing.

Memprioritaskan berarti Anda mendahulukan hal-hal yang paling penting. Itu bisa sesederhana membuat daftar dan memberi peringkat tugas Anda dari yang paling penting hingga yang paling tidak penting, lalu menyelesaikannya dalam urutan itu.

Pengorganisasian berarti Anda menyusun strategi tentang bagaimana Anda akan menyelesaikan tugas-tugas ini. Ini membantu tujuan Anda terasa lebih dapat dicapai dan membuat tugas lebih mudah untuk diselesaikan. Ketika Anda memiliki strategi untuk menyelesaikan sesuatu, semuanya akan selesai lebih cepat.

Perampingan berfokus pada tugas-tugas yang tidak ingin Anda lakukan, tetapi perlu diselesaikan. Membersihkan piring, melipat cucian, dan sebagainya. Ini adalah tugas duniawi yang tidak bisa diabaikan. Perampingan dirancang untuk menyelesaikannya lebih cepat dan lebih efektif sehingga Anda dapat fokus pada tugas-tugas penting yang ada.

Penghematan mengacu pada tugas-tugas yang Anda sukai. Ini adalah hobi dan kegiatan santai Anda. Meskipun ini mungkin yang paling menyenangkan untuk dilakukan, itu tidak diperlukan. Anda harus menempatkan tugas-tugas ini di bagian bawah daftar tugas Anda.

Berkontribusi mencakup kewajiban sosial Anda. Ini dapat mencakup menghadiri pesta teman atau menjadi sukarelawan di penampungan hewan. Tugas-tugas ini termasuk orang lain yang mengandalkan Anda, sehingga mereka cenderung ditempatkan lebih tinggi dalam daftar daripada proyek solo.

Keterampilan manajemen waktu

Orang-orang yang unggul dalam manajemen waktu semuanya memiliki satu kesamaan. Bukan karena mereka lebih pintar atau berbakat secara alami, mereka telah menciptakan sistem yang bekerja untuk mereka.

Tidak ada strategi manajemen waktu yang seragam yang cocok untuk semua orang. Tetapi dengan keterampilan yang tepat, Anda dapat menemukan cara untuk mengatur waktu yang paling sesuai untuk Anda.

Organisasi

Tetap teratur adalah keterampilan paling penting yang harus dimiliki saat memanfaatkan manajemen waktu. Ini berarti mengatur jadwal Anda, prioritas Anda, kewajiban Anda, dan banyak lagi. Temukan cara untuk mengatur semua informasi terpenting Anda di satu tempat.

Prioritas

Setelah Anda mengatur semuanya, inilah saatnya untuk memprioritaskan tugas Anda. Hal-hal yang paling penting harus berada di bagian atas daftar tugas Anda. Cobalah membuat daftar pendek dari tiga "hal yang harus dilakukan" setiap pagi sebelum Anda meninggalkan rumah. Tidak peduli seberapa sibuknya Anda, Anda dapat merujuk pada tugas-tugas paling vital itu sebagai sumber apa yang perlu Anda selesaikan.

Delegasi

Anda mungkin akan mengalami tugas yang perlu diselesaikan tetapi bukan prioritas — di sinilah pendelegasian masuk. Baik di tempat kerja atau di rumah, Anda dapat mendelegasikan tugas yang kurang penting ini kepada orang lain. Jika tidak ada orang lain yang tersedia untuk melakukannya, Anda selalu dapat menunda tugas ini untuk nanti.

Menghancurkan

Lupa menjadwalkan waktu henti untuk diri sendiri adalah kesalahan besar. Manajemen waktu mencakup setiap bagian dari hidup Anda, termasuk sesi menonton Sarjana Senin malam Anda! Jangan merasa bersalah karena memberi diri Anda waktu untuk dekompresi dan sesekali bersantailah.

Komunikasi

Anda bukan satu-satunya orang yang perlu menyadari manajemen waktu Anda. Pasangan Anda, anak-anak Anda, rekan kerja Anda, dan teman-teman Anda perlu menyadari strategi Anda. Komunikasikan batasan Anda dengan orang-orang dan tetap teguh pada mereka. Jangan biarkan orang lain menekan Anda untuk menghentikan kebiasaan baik.

Penetapan tujuan

Menetapkan tujuan untuk diri sendiri membantu Anda tetap bertanggung jawab. Cobalah memulai dari yang kecil dengan menjadwalkan beberapa hal penting untuk diselesaikan setiap minggu. Setelah Anda memahaminya, Anda dapat fokus pada tujuan jangka panjang untuk diri sendiri. Mungkin Anda ingin menghabiskan lebih banyak waktu untuk membaca? Atau menyelesaikan lebih banyak pekerjaan? Ini semua adalah tujuan yang manajemen waktu dapat membantu Anda capai.

Manfaat manajemen waktu

Manfaat nyata dari manajemen waktu adalah Anda akan memiliki lebih banyak waktu dalam sehari untuk menyelesaikan sesuatu. Tetapi ada keuntungan lain yang lebih halus untuk mengelola waktu Anda dengan lebih baik. Fasilitas ini dapat sangat membantu Anda dalam kehidupan pribadi dan profesional Anda.

Kurang stres

Yang satu ini adalah no-brainer. Ketika Anda menghabiskan lebih sedikit waktu untuk fokus pada bagaimana Anda akan menyelesaikan semuanya, tingkat stres Anda berkurang secara signifikan. Merencanakan dan melaksanakan jadwal Anda tanpa penundaan memberi Anda lebih banyak waktu untuk melakukan hal-hal yang Anda sukai, alih-alih mengkhawatirkan bagaimana Anda akan melakukan semua hal yang perlu Anda lakukan.

Kerja lebih efektif

Membuat jadwal dan melaksanakan tugas pada timeline akan meningkatkan kualitas pekerjaan Anda. Mengetahui apa yang Anda lakukan memungkinkan Anda untuk sepenuhnya hadir pada saat itu. Anda tidak perlu khawatir tentang pra-perencanaan dan dapat fokus menyelesaikan pekerjaan Anda sebagai gantinya.

Lebih banyak peluang

Ketika Anda menggunakan waktu Anda lebih efektif, Anda sebenarnya mendapatkan lebih banyak waktu kembali. Menit-menit terbuang yang Anda gunakan untuk memeriksa ponsel atau menghindari pekerjaan bertambah. Ini berarti Anda dapat mengambil lebih banyak proyek, hobi baru, atau bahkan waktu untuk bersantai. Dunia terbuka setelah Anda mengendalikan waktu Anda.

Keseimbangan kehidupan kerja yang lebih baik

Salah satu efek samping terbesar dari manajemen waktu yang buruk adalah pekerjaan dan kehidupan rumah yang tidak seimbang. Jika Anda mendapati diri Anda membawa pulang pekerjaan setiap malam, ada kemungkinan Anda memiliki masalah dengan membuang-buang waktu di tempat kerja.

Manajemen waktu yang lebih baik di tempat kerja akan membebaskan kehidupan pribadi Anda. Ketika Anda berhenti membawa pulang pekerjaan, itu dapat memberi Anda lebih banyak waktu untuk hobi, pasangan, anak-anak, atau hewan peliharaan Anda. Ini adalah win-win untuk setiap aspek kehidupan Anda!

12 tips manajemen waktu

Memaksimalkan waktu Anda memang sulit. Akan selalu ada hal-hal dalam hidup Anda yang benar-benar harus Anda lakukan. Menjemput anak-anak Anda dari sekolah, membuat makan malam, dan mandi adalah hal-hal yang memakan waktu yang tidak bisa Anda hentikan begitu saja. Memanfaatkan waktu sebaik-baiknya adalah keterampilan tak ternilai yang dapat bermanfaat bagi setiap aspek kehidupan Anda.

1. Manfaatkan pemblokiran waktu

Pemblokiran waktu adalah strategi manajemen proyek yang populer di mana Anda memblokir sebagian besar kalender Anda setiap hari untuk aktivitas tertentu. Pemblokiran waktu mendorong Anda untuk fokus pada apa yang perlu diselesaikan dan menetapkan harapan kapan tugas-tugas ini akan selesai. Ini dapat dilakukan di kalender online Anda atau bahkan perencana pribadi.

Berikut adalah contoh tampilan jadwal yang diblokir waktu dibandingkan dengan kalender terbuka:

Perhatikan bagaimana ada jeda terjadwal di antara blok waktu yang besar ini? Ini memberi Anda ruang untuk melakukan hal-hal lain saat mereka muncul sepanjang hari. Apa yang membuat pemblokiran waktu hebat adalah ia juga berkomunikasi dengan orang lain saat Anda sibuk, yang mengurangi kemungkinan gangguan di siang hari.

2. Hindari multitasking

Anda mungkin terkejut mengetahui hal ini, tetapi multitasking sebenarnya membuat manajemen waktu Anda menjadi lebih buruk. Beberapa penelitian melaporkan bahwa multitasking dapat menyebabkan proyek membutuhkan waktu 40% lebih banyak untuk diselesaikan daripada jika Anda hanya fokus pada tugas tunggal.

Studi yang sama menunjukkan bahwa hanya 2,5% dari seluruh populasi yang termasuk dalam kategori “supertasker” yang mampu melakukan banyak tugas secara efektif.

Jika Anda berpikir Anda mungkin salah satu dari supertasker itu, Anda mungkin tidak. Sekali lagi, penelitian menunjukkan bahwa orang yang berpikir bahwa mereka hebat dalam multitasking seringkali adalah yang terburuk dari kita semua. Anda lebih baik tetap pada satu tugas pada satu waktu dan menyelesaikannya sampai selesai.

3. Taklukkan penundaan Anda

Penundaan adalah salah satu bagian terberat dari manajemen waktu. Sangat mudah untuk jatuh ke dalam pola pikir "melakukan sesuatu nanti". Kita semua tahu apa yang bisa terjadi ketika Anda mendorong segala sesuatu untuk dilakukan nanti. Anda harus menghadapi penundaan Anda secara langsung jika Anda ingin menjadi lebih baik dalam mengatur waktu Anda.

Berikut adalah empat langkah untuk membantu Anda menghentikan kebiasaan menunda-nunda:

1. Akui bahwa Anda menunda-nunda dan cari tahu mengapa Anda melakukannya
2. Jangan menyalahkan diri sendiri karena menunda-nunda; fokus memperbaikinya
3. Cabut dari teknologi dan gangguan apa pun yang mengalihkan fokus Anda
4. Tentukan dengan tepat kapan Anda paling produktif dan selesaikan tugas

Jangan biarkan diri Anda terjebak dalam spiral rasa malu karena penundaan. Kita semua melakukannya dari waktu ke waktu. Fokus pada apa yang Anda lakukan untuk mengatasi dorongan untuk mendorong sesuatu. Buat rencana dan patuhi itu. Anda mungkin terkejut betapa mudahnya mengalahkan penundaan dengan sedikit perhatian!

4. Gunakan teknologi untuk keuntungan Anda

Bagi banyak dari kita, teknologi termasuk dalam kategori gangguan. Tetapi dalam beberapa kasus, itu benar-benar dapat membantu Anda mengatur waktu Anda dengan lebih baik.

Jika Anda ingin mengelola kehidupan pribadi Anda dengan lebih baik, ada banyak sekali aplikasi manajemen waktu yang dapat Anda unduh langsung ke ponsel Anda. Aplikasi ini berkisar dari aplikasi kalender hingga alat penjadwalan dan banyak lagi!

Untuk para profesional yang ingin mengatur waktu mereka dengan lebih baik, ada lebih dari 750 opsi perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia di pasaran. Alat ini memungkinkan Anda membuat alur kerja, menandai rekan tim dalam proyek baru, dan melacak waktu Anda dengan lebih efektif.

Temukan perangkat lunak manajemen proyek terbaik di pasar berdasarkan ulasan pengguna nyata dari orang-orang seperti Anda.

5. Lacak waktu Anda

Tidak mungkin mengatur waktu Anda dengan lebih baik jika Anda tidak tahu untuk apa Anda menggunakan waktu Anda. Habiskan seminggu penuh untuk melacak hari-hari Anda di perencana atau kalender. Tuliskan apa yang Anda lakukan sepanjang hari apakah itu makan, tidur siang, atau bekerja. Setelah Anda memiliki gambaran lengkap tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda, lebih mudah untuk memutuskan apa yang bisa bertahan dan apa yang bisa pergi.

6. Berhematlah dengan waktumu

Mempelajari cara mengatakan tidak akan menghemat banyak masalah. Seperti yang kami sebutkan sebelumnya di Matriks Keputusan Eisenhower, tidak semuanya sepadan dengan waktu Anda! Jadilah pemilih tentang proyek apa yang Anda komitmenkan waktu Anda dan mana yang Anda biarkan jatuh. Belajar menghargai waktu Anda akan membuat pengelolaan jadwal Anda jauh lebih mudah.

7. Tetapkan batas waktu untuk tugas

Perfeksionisme bisa menjadi pedang bermata dua. Waktu sering terbuang sia-sia untuk mencoba mendapatkan detail proyek dengan tepat, kehilangan waktu berharga yang dapat Anda gunakan untuk melakukan hal lain. Anda dapat mengatasi ini dengan menetapkan jumlah waktu yang telah ditentukan untuk menyelesaikan tugas. Jika Anda tahu Anda hanya punya waktu satu jam untuk menyelesaikan sesuatu, Anda cenderung tidak membuang waktu untuk hal lain.

8. Rencanakan jadwal Anda sebelumnya

Anda tahu bagaimana beberapa orang menyiapkan makanan sepanjang minggu mereka pada hari Minggu? Anda dapat melakukan hal yang sama dengan waktu Anda.

Duduk dan blok waktu setiap hari dalam seminggu Anda setiap Minggu malam. Ini menetapkan jadwal yang dapat Anda patuhi dan membebaskan waktu dalam jadwal Anda. Kemudian, Anda dapat menghabiskan 15 menit pertama setiap hari untuk meninjau blok waktu Anda dan menyesuaikan apa pun yang muncul sejak Anda menjadwalkan sesuatu. Merencanakan ke depan dan menyesuaikan setiap hari akan menambah jam yang dihemat dari waktu ke waktu.

9. Jangan meremehkan kekuatan seorang perencana

Tidak ada yang mengalahkan perencana kuno yang baik. Ini adalah garis hidup Anda untuk apa yang terjadi ketika. Beberapa orang lebih suka menggunakan perencana fisik sementara yang lain menggunakan rute digital. Apa pun opsi yang Anda pilih, seorang perencana akan membuat Anda bertanggung jawab untuk tetap berpegang pada jadwal yang Anda buat sendiri.

10. Selesaikan tugas yang menuntut terlebih dahulu

Salah satu alasan terbesar orang menunda-nunda adalah mereka takut melakukan tugas yang sulit atau memakan waktu. Anda dapat menghentikan kebiasaan ini dengan menyingkirkan tugas-tugas yang menuntut itu terlebih dahulu.

Setelah Anda melewati bukit proyek Anda yang paling sulit, segala sesuatu yang lain akan tampak seperti angin sepoi-sepoi! Plus, itu memberi Anda rasa pencapaian yang dapat meningkatkan energi Anda untuk sisa hari itu.

11. Beri diri Anda istirahat

Anda tidak harus menghabiskan setiap detik setiap hari pada jadwal. Penting untuk menentukan waktu untuk bersantai bersama keluarga atau menonton acara Netflix favorit Anda. Cobalah memberi diri Anda satu hari dalam seminggu di mana Anda tidak menjadwalkan apa pun untuk dilakukan. Biarkan hari membawa Anda ke mana pun ia mau dan ikuti saja arusnya. Ini membantu Anda mengisi ulang baterai dan mencegah kelelahan.

12. Minta pertanggungjawaban orang lain

Ada kemungkinan besar Anda akan bertemu seseorang yang mencoba menggagalkan kebiasaan manajemen waktu Anda. Baik itu rekan kerja atau anggota keluarga, Anda perlu menetapkan batasan tegas dengan mereka. Ini bisa berarti mengatakan tidak pada pertemuan yang tidak efektif atau buruk, atau mengingatkan pasangan Anda bahwa Anda perlu waktu untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu. Tetap teguh dalam rencana Anda sangat penting untuk kesuksesan Anda.

Tidak perlu mesin waktu!

Setelah Anda menguasai seni manajemen waktu, hari-hari Anda yang merindukan mesin waktu akan menjadi sesuatu dari masa lalu. Anda bertanggung jawab atas waktu Anda. Mungkin perlu penyesuaian yang serius pada awalnya, tetapi gunakan alat ini dan Anda akan mendapatkan kembali waktu Anda sebelum Anda menyadarinya!

Tertarik dengan seberapa berdampaknya manajemen waktu yang tepat? Baca ringkasan statistik produktivitas kami dan temukan betapa mudahnya hidup Anda dengan sedikit organisasi.