Восстановите свое время с помощью этих 12 советов по тайм-менеджменту

Время — одна из немногих вещей, которые нельзя вернуть, когда оно ушло; это то, что делает его одним из ваших самых ценных ресурсов.

Потерянные минуты могут превратиться в потраченные впустую часы, если вы не обращаете внимания. И хотя приятно время от времени терять целый день на просмотр Netflix, вы не должны превращать это в привычку.

Тайм-менеджмент — одна из тех вещей, в которых некоторые люди, кажется, умеют. Хорошая новость заключается в том, что при наличии правильных навыков и самоотверженности вы можете стать мастером тайм-менеджмента.

Люди часто путают тайм-менеджмент с тщательным поминутным планированием. Эта статья не об этом. Вместо того, чтобы зацикливаться на оптимизации каждого момента своей жизни, цель состоит в том, чтобы найти расписание, которое лучше всего подходит для вас.

Почему важен тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент важен по ряду причин. Часто проблемы с тайм-менеджментом возникают из-за более сложных проблем. Прокрастинация, проблемы с приоритизацией задач и проблемы с фокусировкой — все это в совокупности создает препятствия на пути к выполнению задачи.

Тайм-менеджмент не делает различий между вашей личной и профессиональной жизнью; он охватывает все, что вы делаете в течение дня. Речь идет не о том, чтобы выделить больше времени в свой день, а о том, чтобы максимально эффективно использовать то время, которое у вас уже есть.

Если вы сейчас не утренний человек, вы, конечно, не начнете просыпаться в 5 утра, чтобы пойти в спортзал. Тайм-менеджмент работает в соответствии с вашим графиком и вашими целями, чтобы создать лучшую версию вашей повседневной жизни.

Кто использует тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент используют все, от сидящего дома родителя до руководителя проекта. Время не делает различий, и каждый может позволить себе лучше использовать свое время.

Независимо от того, включает ли ваша повседневная жизнь посещение школы или полеты на самолете по всему миру по делам, у всех нас есть только 24 часа в сутках. Даже у таких людей, как Бейонсе, есть ограниченное количество времени каждый день для достижения своих целей (и продать более 118 миллионов пластинок, просто говорю!)

Чем дольше вы ждете, чтобы создать лучшие стратегии управления своим временем, тем труднее будет избавиться от этих привычек позже.

Признаки того, что у вас проблемы с тайм-менеджментом

Вы можете спросить себя, как я могу определить, есть ли у меня проблемы с тайм-менеджментом?

Это справедливый вопрос! Большинство людей поначалу не осознают, что у них есть проблемы с тайм-менеджментом. Следует помнить, что проблемы с тайм-менеджментом часто маскируются под другие проблемы. Если у вас есть проблемы с концентрацией внимания на работе или вы постоянно срываете сроки, у вас могут возникнуть проблемы с управлением своим временем.

Даже если вы не идентифицируете себя ни с одной из вышеперечисленных проблем, вы, вероятно, могли бы лучше управлять своим временем. Вам не нужно барахтаться, чтобы принять лучшие стратегии тайм-менеджмента. Работа по тайм-менеджменту никогда не заканчивается по-настоящему. Всегда есть что-то, что вы можете спланировать лучше или поработать над улучшением.

Методы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент настолько популярен, что за прошедшие годы было создано множество конкретных методологий. В то время как некоторые пришли и ушли, есть три популярных, которые многие считают «Святой Троицей» тайм-менеджмента.

Матрица решений Эйзенхауэра

Матрица решений Эйзенхауэра , более известная как 4 D управления временем, может быть разбита на четыре простых компонента: делать, откладывать, делегировать и удалять. Этот метод основан на идее, что все, на что вы тратите свое время, делится на две основные категории: срочное/несрочное и важное/неважное.

Согласно методу Эйзенхауэра, задачи, которые считаются важными и срочными, должны быть в начале вашего списка дел, в то время как задачи, которые не являются ни срочными, ни важными, скорее всего, можно вообще исключить.

Эта таблица может показаться немного запутанной, но на самом деле она проста.

Как только вы поймете, как классифицировать свои задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра, вы сможете решить, как распланировать свой день. Самые важные и срочные задачи можно выполнить в первую очередь, а наименее срочные и важные можно оставить на потом, если у вас есть время.

Принцип Парето

Принцип Парето, также известный как правило 80/20 , был разработан с идеей о том, что 80 % ваших результатов зависят от 20 % ваших усилий. Этот метод фокусируется на 20% усилий, которые влияют на наибольшую часть ваших результатов. Речь идет о полной оценке ваших рабочих процессов и обеспечении максимальной эффективности за счет использования ваших лучших активов.

Допустим, у вас есть веб-сайт, и вы хотите оптимизировать свой контент, чтобы увеличить органические посещения веб-сайта. Принцип Парето предполагает, что вы найдете статьи, которые приносят наибольшее количество посещений вашего сайта, и сосредоточитесь на них, а не на оптимизации всего.

Сосредоточив внимание на самых эффективных статьях (20%), которые привлекают больше всего трафика (80%), вы можете добиться более действенных результатов с меньшими усилиями. Означает ли это, что другие статьи на вашем сайте бесполезны? Нет. Это просто означает, что они не являются приоритетом для данного конкретного проекта.

метод POSEC

Метод POSEC представляет собой пятиэтапный процесс, призванный помочь вам лучше управлять своим временем. Этот метод был создан по образцу иерархии потребностей Маслоу. По сути, вы выполняете задачи в том порядке, в котором они важнее, и ставите наименее важные задачи в конец.

POSEC расшифровывается как расстановка приоритетов путем организации, оптимизации, экономии и участия .

Расстановка приоритетов просто означает, что вы ставите самые важные вещи на первое место. Это может быть так же просто, как создать список и ранжировать задачи от наиболее важных до наименее важных, а затем выполнить их в указанном порядке.

Организация означает, что вы излагаете стратегию того, как вы собираетесь выполнять эти задачи. Это помогает вашим целям казаться более достижимыми и облегчает выполнение задач. Когда у вас есть стратегия выполнения задач, они выполняются быстрее.

Оптимизация фокусируется на задачах, которые вы не хотите делать, но должны быть выполнены. Мыть посуду, складывать белье и так далее. Это мирские задачи, которые нельзя игнорировать. Оптимизация предназначена для того, чтобы выполнять их быстрее и эффективнее, чтобы вы могли сосредоточиться на важных задачах.

Экономия относится к задачам, которые вам нравятся. Это ваши увлечения и ваш досуг. Хотя это может быть самым забавным занятием, они не нужны. Вы должны поместить эти задачи в конец списка дел.

Пожертвование включает в себя ваши социальные обязательства. Это может включать в себя посещение вечеринки друга или работу волонтером в приюте для животных. Эти задачи включают других людей, которые полагаются на вас, поэтому они, как правило, располагаются выше в списке, чем индивидуальные проекты.

Навыки управления временем

У всех людей, преуспевающих в тайм-менеджменте, есть одна общая черта. Дело не в том, что они умнее или одареннее от природы, а в том, что они создали систему, которая работает на них.

Не существует единой стратегии тайм-менеджмента, подходящей для всех. Но, обладая нужными навыками, вы сможете найти способ управления временем, который лучше всего подходит для вас.

Организация

Быть организованным — самый важный навык при использовании тайм-менеджмента. Это означает организацию вашего графика, ваших приоритетов, ваших обязательств и многого другого. Найдите способ упорядочить всю самую важную информацию в одном месте.

Приоритизация

После того, как вы все организовали, пришло время расставить приоритеты для ваших задач. Самые важные дела должны быть в начале вашего списка дел. Попробуйте составить короткий список из трех обязательных дел каждое утро перед выходом из дома. Независимо от того, насколько лихорадочными становятся дела, вы можете обращаться к самым важным задачам как к источнику того, что нужно сделать.

Делегация

Скорее всего, вы столкнетесь с задачами, которые необходимо выполнить, но которые не являются приоритетными — здесь вступает в действие делегирование. Будь то на работе или дома, вы можете делегировать эти менее важные задачи другим людям. Если никто другой не может их выполнить, вы всегда можете отложить эти задачи на потом.

снятие стресса

Забыть запланировать время простоя для себя — огромная ошибка. Тайм-менеджмент охватывает каждую часть вашей жизни, в том числе сеанс просмотра холостяцкой ночи в понедельник вечером! Не чувствуйте себя виноватым из-за того, что время от времени даете себе время расслабиться и просто расслабиться.

Коммуникация

Вы не единственный человек, который должен знать о своем тайм-менеджменте. Ваш партнер, ваши дети, ваши коллеги и ваши друзья должны знать о вашей стратегии. Сообщайте людям о своих границах и твердо придерживайтесь их. Не позволяйте другим заставлять вас отказаться от хорошей привычки.

Постановка целей

Постановка целей для себя помогает вам оставаться подотчетными. Попробуйте начать с малого, запланировав несколько ключевых дел на неделю. Как только вы освоитесь с этим, вы можете сосредоточиться на более долгосрочных целях для себя. Может быть, вы хотите проводить больше времени за чтением? Или больше успевать на работе? Это все цели, которых тайм-менеджмент может помочь вам достичь.

Преимущества тайм-менеджмента

Очевидным преимуществом тайм-менеджмента является то, что у вас будет больше времени в течение дня для выполнения дел. Но есть и другие, более тонкие преимущества более эффективного управления временем. Эти льготы могут очень помочь вам как в личной, так и в профессиональной жизни.

Меньше стресса

Это не проблема. Когда вы тратите меньше времени на то, чтобы сосредоточиться на том, как вы собираетесь все сделать, уровень стресса значительно снижается. Планирование и выполнение своего графика без прокрастинации дает вам больше времени на то, что вы любите делать, вместо того, чтобы беспокоиться о том, как вы собираетесь делать все, что вам нужно сделать.

Более эффективная работа

Создание расписания и выполнение задач на временной шкале улучшит качество вашей работы. Знание того, что вы делаете, позволяет вам полностью присутствовать в данный момент. Вам не нужно беспокоиться о предварительном планировании, и вместо этого вы можете сосредоточиться на завершении своей работы.

Больше возможностей

Когда вы используете свое время более эффективно, вы на самом деле получаете больше времени взамен. Те потраченные впустую минуты, которые вы тратили на проверку телефона или уклонение от работы, складываются. Это означает, что вы можете взять на себя больше проектов, новых увлечений или даже время, чтобы просто расслабиться. Мир открывается, когда вы берете под контроль свое время.

Лучший баланс между работой и личной жизнью

Одним из самых больших побочных эффектов плохого управления временем является несбалансированность работы и личной жизни. Если вы обнаружите, что каждый вечер берете работу с собой домой, есть вероятность, что у вас есть проблемы с пустой тратой времени на работе.

Лучшее управление временем на работе освободит вашу личную жизнь. Когда вы перестанете брать работу с собой домой, у вас появится больше времени для хобби, супруга, детей или домашних животных. Это беспроигрышный вариант для каждого аспекта вашей жизни!

12 советов по тайм-менеджменту

Максимально использовать свое время сложно. В вашей жизни всегда будут вещи, которые вам абсолютно необходимо сделать. Забрать детей из школы, приготовить ужин и принять душ — это то, что отнимает время, и вы не можете просто перестать это делать. Максимально эффективное использование своего времени — это бесценный навык, который может принести пользу во всех аспектах вашей жизни.

1. Используйте блокировку времени

Блокировка времени — это популярная стратегия управления проектами, при которой вы каждый день блокируете большие разделы своего календаря для определенной деятельности. Блокировка времени побуждает вас сосредоточиться на том, что нужно сделать, и устанавливает ожидания, когда эти задачи будут выполнены. Это можно сделать в онлайн-календаре или даже в личном планировщике.

Вот пример того, как выглядит расписание с блокировкой по времени по сравнению с открытым календарем:

Заметили запланированные перерывы между этими большими отрезками времени? Это дает вам возможность заниматься другими делами по мере их появления в течение дня. Что делает блокировку времени замечательной, так это то, что она также общается с другими людьми, когда вы заняты, что уменьшает вероятность отвлечения внимания в течение дня.

2. Избегайте многозадачности

Вы можете быть шокированы, узнав об этом, но многозадачность на самом деле ухудшает ваше управление временем. Некоторые исследования показывают, что многозадачность может привести к тому, что выполнение проектов займет на 40% больше времени, чем если бы вы просто сосредоточились на одной задаче.

Те же исследования показывают, что только 2,5% всего населения подпадает под категорию «сверхзадачников», способных эффективно выполнять многозадачность.

Если вы думаете, что можете быть одним из таких суперзадачников, скорее всего, это не так. Еще раз, исследования показывают, что люди, которые думают , что они отлично справляются с многозадачностью, часто хуже всех нас. Лучше браться за одну задачу за раз и доводить ее до конца.

3. Победите свою прокрастинацию

Прокрастинация — одна из самых сложных частей тайм-менеджмента. Очень легко впасть в менталитет «сделать что-то позже». Мы все знаем, что может случиться, когда вы откладываете все дела на потом. Вам придется столкнуться лицом к лицу со своей прокрастинацией, если вы хотите научиться лучше управлять своим временем.

Вот четыре шага, которые помогут избавиться от привычки прокрастинировать:

1. Признайте, что вы прокрастинируете, и выясните, почему вы это делаете
2. Не корите себя за прокрастинацию; сосредоточиться на исправлении
3. Отключитесь от технологий и любых отвлекающих факторов, отвлекающих ваше внимание
4. Определите, когда вы наиболее продуктивны и выполняете задачи тогда

Не позволяйте себе попасть в спираль стыда из-за прокрастинации. Мы все делаем это время от времени. Сосредоточьтесь на том, что вы делаете, чтобы преодолеть желание отложить дела. Составьте план и придерживайтесь его. Вы удивитесь, как легко победить прокрастинацию, проявив немного внимательности!

4. Используйте технологии в своих интересах

Для многих из нас технологии попадают в категорию отвлекающих факторов. Но в некоторых случаях это действительно может помочь вам лучше управлять своим временем.

Если вы хотите лучше управлять своей личной жизнью, есть множество приложений для управления временем, которые вы можете загрузить прямо на свой телефон. Эти приложения варьируются от приложений календаря до инструментов планирования и многого другого!

Для профессионалов, которые хотят лучше управлять своим временем, на рынке доступно более 750 вариантов программного обеспечения для управления проектами. Эти инструменты позволяют создавать рабочие процессы, отмечать товарищей по команде в новых проектах и ​​более эффективно отслеживать свое время.

Найдите лучшее программное обеспечение для управления проектами на рынке, основываясь на реальных отзывах пользователей от таких же людей, как вы.

5. Следите за своим временем

Невозможно лучше управлять своим временем, если вы не знаете, на что вы его тратите. Проведите целую неделю, отслеживая свои повседневные дела в планировщике или календаре. Запишите, что вы делаете в течение дня, будь то еда, сон или работа. Когда у вас есть полная картина того, как вы проводите свое время, вам будет легче решить, что можно оставить, а что убрать.

6. Будьте бережливы со своим временем

Умение говорить «нет» избавит вас от многих проблем. Как мы упоминали ранее в матрице решений Эйзенхауэра, не все стоит вашего времени! Будьте разборчивее в том, каким проектам вы посвящаете свое время, а какие пропускаете. Если вы научитесь ценить свое время, вам будет намного легче управлять своим расписанием.

7. Установите лимит времени для задач

Перфекционизм может быть палкой о двух концах. Время часто тратится на то, чтобы точно определить детали проекта, теряя драгоценное время, которое можно было бы использовать для чего-то другого. Вы можете противодействовать этому, установив заранее определенное количество времени для выполнения задачи. Если вы знаете, что у вас есть только час, чтобы сделать что-то, вы с меньшей вероятностью потратите время на другие дела.

8. Планируйте свое расписание заранее

Вы знаете, как некоторые люди готовят еду всю неделю в воскресенье? Вы можете сделать то же самое со своим временем.

Сядьте и засекайте время каждый день недели каждое воскресенье вечером. Это устанавливает расписание, которого вы можете придерживаться, и освобождает время в вашем расписании. Затем вы можете проводить первые 15 минут каждого дня, просматривая свои временные блоки и корректируя все, что появилось после того, как вы запланировали дела. Заблаговременное планирование и ежедневная корректировка сэкономят часы.

9. Не стоит недооценивать силу планировщика

Ничто не сравнится со старым добрым планировщиком. Это ваша линия жизни для того, что происходит, когда. Некоторые люди предпочитают использовать физический планировщик, в то время как другие выбирают цифровой маршрут. Независимо от того, какой вариант вы выберете, планировщик будет нести ответственность за соблюдение расписания, которое вы составите для себя.

10. Сначала выполняйте сложные задачи

Одна из основных причин, по которой люди откладывают дела на потом, заключается в том, что они боятся выполнять сложную или трудоемкую задачу. Вы можете избавиться от этой привычки, сначала избавившись от сложных задач.

Как только вы преодолеете гору своих самых сложных проектов, все остальное покажется вам пустяком! Кроме того, это дает вам чувство выполненного долга, которое может зарядить вас энергией до конца дня.

11. Дайте себе передышку

Вам не нужно тратить каждую секунду каждого дня на расписание. Важно выделить время, чтобы отдохнуть с семьей или посмотреть любимое шоу Netflix. Попробуйте выделить себе один день в неделю, когда вы ничего не планируете. Пусть день приведет вас туда, куда он будет, и просто плывите по течению. Это поможет вам перезарядить батареи и предотвратить выгорание.

12. Привлекайте других к ответственности

Есть большая вероятность, что вы столкнетесь с кем-то, кто попытается разрушить ваши привычки тайм-менеджмента. Будь то коллега или член семьи, вам необходимо установить с ним четкие границы. Это может означать отказ от неэффективных или плохих встреч или напоминание вашему супругу, что вам нужно время для выполнения определенных задач. Оставаться твердым в своем плане имеет решающее значение для вашего успеха.

Не нужна машина времени!

Как только вы овладеете искусством тайм-менеджмента, ваши дни тоски по машине времени уйдут в прошлое. Вы отвечаете за свое время. Сначала может потребоваться серьезная настройка, но используйте эти инструменты, и вы вернете свое время, прежде чем осознаете это!

Интересуетесь, насколько эффективным может быть правильный тайм-менеджмент? Прочтите наш обзор статистики производительности и узнайте, насколько проще может быть ваша жизнь с небольшой организацией.