Recupere su tiempo con estos 12 consejos de administración del tiempo

El tiempo es una de las pocas cosas que nunca puedes recuperar una vez que se ha ido; eso es lo que lo convierte en uno de sus recursos más preciados.

Los minutos desperdiciados pueden convertirse en horas desperdiciadas si no prestas atención. Y aunque es bueno perder una tarde entera viendo Netflix de vez en cuando, no deberías convertirlo en un hábito.

La gestión del tiempo es una de esas cosas para las que algunas personas parecen tener un don. La buena noticia es que, con las habilidades y la dedicación adecuadas, puede convertirse en un maestro de la gestión del tiempo.

La gente a menudo confunde la gestión del tiempo con una planificación meticulosa minuto a minuto. De eso no se trata este artículo. En lugar de enfocarse demasiado en optimizar cada momento de su vida, el objetivo es encontrar un horario que funcione mejor para usted.

¿Por qué es importante la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo es importante por varias razones. A menudo, los problemas de gestión del tiempo se derivan de problemas más complicados. La procrastinación, los problemas con la priorización de tareas y los problemas con el enfoque convergen para crear obstáculos para permanecer en la tarea.

La gestión del tiempo no discrimina entre tu vida personal y profesional; abarca todo lo que haces con tu día. No se trata de forzar más tiempo en su día, se trata de aprovechar al máximo el tiempo que ya tiene de manera integral.

Si ahora no eres una persona madrugadora, ciertamente no vas a comenzar a despertarte a las 5 am para ir al gimnasio. La gestión del tiempo funciona dentro de tu horario y con tus objetivos para crear la mejor versión de tu día a día.

¿Quién utiliza la gestión del tiempo?

Todo el mundo, desde un padre que se queda en casa hasta un director de proyecto, utiliza la gestión del tiempo. El tiempo no discrimina, y todos pueden darse el lujo de usar mejor su tiempo.

Ya sea que su día a día incluya ir a la escuela o viajar por el mundo por negocios, todos solo tenemos 24 horas al día. Incluso personas como Beyonce tienen una cantidad limitada de tiempo cada día para lograr sus objetivos (¡y vender más de 118 millones de discos, solo digo!)

Cuanto más espere para crear mejores estrategias para administrar su tiempo, más difícil será romper esos hábitos más adelante.

Señales de que tienes un problema de gestión del tiempo

Quizás se esté preguntando, ¿cómo puedo saber si tengo un problema de gestión del tiempo?

¡Esa es una pregunta justa! La mayoría de las personas no se dan cuenta al principio de que tienen un problema de gestión del tiempo. Lo que hay que recordar es que los problemas de gestión del tiempo a menudo se disfrazan como otros problemas. Si tiene problemas para concentrarse en el trabajo o no cumple con los plazos, es posible que tenga problemas para administrar su tiempo.

Incluso si no se identifica con ninguno de los problemas anteriores, es probable que esté administrando mejor su tiempo. No es necesario que se tambalee para adoptar mejores estrategias de gestión del tiempo. El trabajo de gestión del tiempo nunca termina realmente. Siempre hay algo que puede planificar mejor o trabajar para mejorar.

Métodos de gestión del tiempo

La gestión del tiempo es un concepto tan popular que ha producido muchas metodologías específicas a lo largo de los años. Si bien algunos han ido y venido, hay tres populares que muchos consideran la "Santísima Trinidad" de la gestión del tiempo.

La matriz de decisión de Eisenhower

La matriz de decisiones de Eisenhower , más comúnmente conocida como las 4 D de la gestión del tiempo, se puede dividir en cuatro componentes simples: hacer, diferir, delegar y eliminar. Este método gira en torno a la idea de que todo lo que haces durante tu tiempo se divide en dos categorías principales: urgente/no urgente e importante/sin importancia.

Según el método de Eisenhower, las tareas que se consideran importantes y urgentes deben estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes, mientras que las tareas que no son ni urgentes ni importantes probablemente se pueden eliminar por completo.

Esa tabla puede parecer un poco confusa, pero en realidad es simple.

Una vez que comprenda cómo categorizar sus tareas utilizando la Matriz de Eisenhower, puede decidir cómo programar su día. Las tareas más importantes y urgentes se pueden completar primero, mientras que las menos urgentes e importantes se pueden dejar para más adelante si tiene tiempo.

Principio de Pareto

El principio de Pareto, también conocido como la regla 80/20 , se elaboró ​​con la idea de que el 80 % de sus resultados provienen del 20 % de sus esfuerzos. Este método se enfoca en el 20% de los esfuerzos que impactan la mayor parte de sus resultados. Se trata de realizar una evaluación completa de sus flujos de trabajo y crear la máxima eficiencia poniendo todo su empeño en sus mejores activos.

Supongamos que tiene un sitio web y está buscando optimizar su contenido para aumentar las visitas orgánicas a su sitio web. El principio de Pareto sugeriría que encuentre los artículos que generan la mayor cantidad de visitas a su sitio web y se concentre en ellos en lugar de optimizar todo.

Si se concentra en los artículos de mejor rendimiento (20 %) que generan la mayor cantidad de tráfico (80 %), puede generar resultados más procesables con menos esfuerzo. ¿Significa eso que esos otros artículos en su sitio web no valen nada? No. Simplemente significa que no son una prioridad para este proyecto específico.

método POSEC

El método POSEC es un proceso de cinco pasos diseñado para ayudarlo a administrar mejor su tiempo. Este método fue modelado según la Jerarquía de Necesidades de Maslow. Básicamente, completa las tareas en el orden en que son más importantes para terminar y coloca las tareas menos importantes al final.

POSEC son las siglas de P rioritizing by O rganizing, S treamlining, E conomizing and C ontributing.

Priorizar simplemente significa que pones las cosas más importantes primero. Eso podría ser tan simple como crear una lista y clasificar sus tareas de la más importante a la menos importante, y luego completarlas en ese orden.

Organizar significa diseñar una estrategia sobre cómo va a completar estas tareas. Esto ayuda a que sus objetivos se sientan más alcanzables y hace que las tareas sean más fáciles de completar. Cuando tienes una estrategia sobre cómo se hacen las cosas, se hacen más rápido.

La racionalización se centra en las tareas que no desea realizar, pero que debe realizar. Lavar los platos, doblar la ropa, etc. Estas son las tareas mundanas que no pueden ser ignoradas. La simplificación está diseñada para que se realicen de manera más rápida y eficaz, de modo que pueda concentrarse en las tareas importantes que tiene entre manos.

Economizar se refiere a las tareas que le gusta hacer. Estas son sus aficiones y sus actividades de ocio. Si bien estos pueden ser los más divertidos de hacer, no son necesarios. Debe colocar estas tareas al final de su lista de tareas pendientes.

Contribuir incluye tus obligaciones sociales. Esto puede incluir asistir a la fiesta de un amigo o ser voluntario en un refugio de animales. Estas tareas incluyen a otras personas que dependen de usted, por lo que tienden a colocarse más arriba en la lista que los proyectos en solitario.

Habilidades de manejo del tiempo

Las personas que sobresalen en la gestión del tiempo tienen una cosa en común. No es que sean más inteligentes o dotados naturalmente, es que han creado un sistema que funciona para ellos.

No existe una estrategia uniforme de gestión del tiempo que funcione para todos. Pero con las habilidades adecuadas, puede encontrar una manera de administrar el tiempo que funcione mejor para usted.

Organización

Mantenerse organizado es la habilidad más importante que se debe tener cuando se utiliza la gestión del tiempo. Esto significa organizar su horario, sus prioridades, sus obligaciones y más. Encuentre una manera de organizar toda su información más importante en un solo lugar.

Priorización

Una vez que hayas organizado todo, es hora de priorizar tus tareas. Las cosas más importantes deben estar en la parte superior de su lista de tareas pendientes. Trate de crear una lista corta de tres "cosas que debe hacer" cada mañana antes de salir de su casa. No importa cuán agitadas se pongan las cosas, puede referirse a esas tareas más vitales como su fuente de lo que debe hacerse.

Delegación

Es probable que te encuentres con tareas que deben realizarse pero que no son una prioridad; aquí es donde entra en juego la delegación. Ya sea en el trabajo o en casa, puedes delegar estas tareas menos importantes a otras personas. Si nadie más está disponible para hacerlo, siempre puede diferir estas tareas para más adelante.

desestresante

Olvidarse de programar el tiempo de inactividad para usted mismo es un gran error. La administración del tiempo abarca cada parte de su vida, ¡incluida su sesión de observación de solteros del lunes por la noche! No se sienta culpable por darse tiempo para relajarse y relajarse de vez en cuando.

Comunicación

No eres la única persona que debe ser consciente de la gestión de su tiempo. Tu pareja, tus hijos, tus compañeros de trabajo y tus amigos necesitan estar al tanto de tu estrategia. Comunique sus límites a las personas y manténgase firme en ellos. No permita que otros lo presionen para que rompa un buen hábito.

El establecimiento de metas

Establecer metas para usted mismo lo ayuda a mantenerse responsable. Intente comenzar de a poco programando algunas cosas clave para hacer cada semana. Una vez que domines eso, puedes concentrarte en objetivos a más largo plazo para ti. ¿Quizás quieras pasar más tiempo leyendo? ¿O hacer más cosas en el trabajo? Todos estos son objetivos que la gestión del tiempo puede ayudarlo a lograr.

Beneficios de la gestión del tiempo.

El beneficio obvio de la administración del tiempo es que tendrá más tiempo en su día para hacer las cosas. Pero hay otras ventajas más sutiles para administrar mejor su tiempo. Estos beneficios pueden ayudarlo inmensamente tanto en su vida personal como profesional.

Menos estrés

Este es una obviedad. Cuando pasa menos tiempo enfocándose en cómo va a hacer todo, sus niveles de estrés disminuyen significativamente. Planificar y ejecutar su agenda sin postergación le da más tiempo para hacer las cosas que ama hacer, en lugar de preocuparse por cómo va a hacer todas las cosas que necesita hacer.

Trabajo más efectivo

Crear un cronograma y ejecutar tareas en una línea de tiempo mejorará la calidad de su trabajo. Saber lo que estás haciendo te permite estar completamente presente en el momento. No tiene que preocuparse por la planificación previa y puede concentrarse en completar su trabajo.

Más oportunidades

Cuando usa su tiempo de manera más efectiva, en realidad recupera más tiempo. Esos minutos desperdiciados que solía pasar revisando su teléfono o evitando el trabajo se acumulan. Esto significa que puede asumir más proyectos, nuevos pasatiempos o incluso tiempo para relajarse. El mundo se abre una vez que tomas el control de tu tiempo.

Mejor equilibrio trabajo-vida

Uno de los mayores efectos secundarios de la mala gestión del tiempo es una vida laboral y familiar desequilibrada. Si te encuentras llevándote trabajo a casa todas las noches, existe la posibilidad de que tengas un problema con perder el tiempo en el trabajo.

Una mejor gestión del tiempo en el trabajo liberará tu vida personal. Cuando deja de llevar trabajo a casa, puede tener más tiempo para sus pasatiempos, su cónyuge, sus hijos o sus mascotas. ¡Es un ganar-ganar para cada aspecto de su vida!

12 consejos de gestión del tiempo

Aprovechar el tiempo al máximo es complicado. Siempre habrá cosas en tu vida que absolutamente tienes que hacer. Recoger a tus hijos de la escuela, preparar la cena y ducharte son cosas que te quitan tiempo y que no puedes dejar de hacer. Aprovechar al máximo su tiempo es una habilidad invaluable que puede beneficiar todos los aspectos de su vida.

1. Utiliza el bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempo es una estrategia popular de gestión de proyectos en la que bloquea grandes secciones de su calendario todos los días para una actividad específica. El bloqueo de tiempo lo alienta a concentrarse en lo que debe hacerse y establece una expectativa de cuándo se completarán estas tareas. Se puede hacer en su calendario en línea o incluso en un planificador personal.

Este es un ejemplo de cómo se ve un horario con bloqueo de tiempo en comparación con un calendario abierto:

¿Te das cuenta de que hay descansos programados entre estos grandes bloques de tiempo? Esto le permite espacio para hacer otras cosas a medida que surgen a lo largo del día. Lo que hace que el bloqueo de tiempo sea excelente es que también se comunica con otras personas cuando está ocupado, lo que reduce la posibilidad de distracciones durante el día.

2. Evite la multitarea

Es posible que se sorprenda al saber esto, pero la multitarea en realidad está empeorando su gestión del tiempo. Algunos estudios informan que la multitarea puede hacer que los proyectos tomen hasta un 40 % más de tiempo para completarse que si solo se concentrara en una sola tarea.

Esos mismos estudios sugieren que solo el 2,5% de la población total cae en la categoría de "supertareas" que pueden realizar múltiples tareas de manera efectiva.

Si crees que podrías ser uno de esos supertaskers, probablemente no lo seas. Una vez más, los estudios muestran que las personas que piensan que son excelentes para realizar múltiples tareas a menudo son las peores de todos nosotros. Es mejor ceñirse a una tarea a la vez y terminarla hasta el final.

3. Conquista tu procrastinación

La procrastinación es una de las partes más difíciles de la gestión del tiempo. Es muy fácil caer en la mentalidad de “hacer las cosas después”. Todos sabemos lo que puede pasar cuando dejas todo para hacer más tarde. Tendrás que enfrentar tu procrastinación de frente si quieres mejorar en la administración de tu tiempo.

Aquí hay cuatro pasos para ayudarlo a dejar su hábito de procrastinación:

1. Reconoce que estás procrastinando y descubre por qué lo estás haciendo.
2. No te castigues por postergar; concéntrate en arreglarlo
3. Desconéctate de la tecnología y de cualquier distracción que te distraiga
4. Identifique cuándo es más productivo y complete las tareas en ese momento

No se deje caer en una espiral de vergüenza por la procrastinación. Todos lo hacemos de vez en cuando. Concéntrese en lo que está haciendo para superar la necesidad de posponer las cosas. Crea un plan y apégate a él. ¡Te sorprenderá lo fácil que es vencer la procrastinación con un poco de atención plena!

4. Usa la tecnología a tu favor

Para muchos de nosotros, la tecnología entra en la categoría de distracciones. Pero en algunos casos, en realidad puede ayudarlo a administrar mejor su tiempo.

Si está buscando administrar mejor su vida personal, hay toneladas de aplicaciones de administración del tiempo que puede descargar directamente a su teléfono. ¡Estas aplicaciones van desde aplicaciones de calendario hasta herramientas de programación y más!

Para los profesionales que buscan administrar mejor su tiempo, hay más de 750 opciones de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado. Estas herramientas le permiten crear flujos de trabajo, etiquetar a compañeros de equipo en nuevos proyectos y realizar un seguimiento de su tiempo de manera más efectiva.

Encuentre el mejor software de gestión de proyectos del mercado basado en reseñas de usuarios reales de personas como usted.

5. Haz un seguimiento de tu tiempo

Es imposible administrar mejor tu tiempo si no sabes en qué lo estás usando. Pasa una semana completa siguiendo tu día a día en un planificador o calendario. Anota lo que estás haciendo a lo largo del día, ya sea comiendo, durmiendo la siesta o trabajando. Una vez que tenga una imagen completa de cómo pasa su tiempo, es más fácil decidir qué puede quedarse y qué puede irse.

6. Sé frugal con tu tiempo

Aprender a decir no te ahorrará muchos problemas. Como mencionamos anteriormente en la Matriz de decisiones de Eisenhower, ¡no todo vale la pena! Sea más selectivo con respecto a los proyectos en los que dedica su tiempo y cuáles deja que se desvanezcan. Aprender a valorar su tiempo hará que administrar su horario sea mucho más fácil.

7. Establece un límite de tiempo para las tareas

El perfeccionismo puede ser un arma de doble filo. A menudo se desperdicia tiempo tratando de que los detalles de un proyecto sean exactamente correctos, perdiendo un tiempo valioso que podría usar para hacer otra cosa. Puede contrarrestar esto estableciendo una cantidad predeterminada de tiempo para completar una tarea. Si sabe que solo tiene una hora para hacer algo, es menos probable que pierda el tiempo en otras cosas.

8. Planifica tu agenda con anticipación

¿Sabes cómo algunas personas preparan comidas para toda su semana de comidas el domingo? Puedes hacer lo mismo con tu tiempo.

Siéntese y bloquee el tiempo cada día de su semana todos los domingos por la noche. Esto establece un horario que puede cumplir y libera tiempo en su horario. Luego, puede pasar los primeros 15 minutos de cada día revisando sus bloques de tiempo y ajustando cualquier cosa que haya surgido desde que programó las cosas. La planificación anticipada y el ajuste diario sumarán horas ahorradas con el tiempo.

9. No subestimes el poder de un planificador

No hay nada mejor que un buen planificador a la antigua. Es su línea de vida para lo que está sucediendo y cuándo. Algunas personas prefieren usar un planificador físico, mientras que otras optan por la ruta digital. Independientemente de la opción que elija, un planificador lo hará responsable de cumplir con el cronograma que cree para usted.

10. Complete primero las tareas exigentes

Una de las principales razones por las que las personas posponen las cosas es que temen hacer una tarea difícil o que requiere mucho tiempo. Puede romper este hábito eliminando primero esas tareas exigentes.

Una vez que haya superado la colina de sus proyectos más difíciles, ¡todo lo demás parecerá pan comido! Además, te da una sensación de logro que puede aumentar tu energía para el resto del día.

11. Date un respiro

No tienes que pasar cada segundo de cada día en un horario. Es importante reservar tiempo para relajarse con su familia o ver su programa favorito de Netflix. Intenta darte un día a la semana en el que no programes nada que hacer. Deja que el día te lleve a donde quiera y sigue la corriente. Esto le ayuda a recargar sus baterías y evitar el agotamiento.

12. Haz que otros rindan cuentas

Es muy probable que encuentre a alguien que intente descarrilar sus hábitos de gestión del tiempo. Ya sea un compañero de trabajo o un miembro de la familia, debe establecer límites firmes con ellos. Esto podría significar decir no a reuniones ineficaces o malas, o recordarle a su cónyuge que necesita tiempo para completar ciertas tareas. Mantenerse firme en su plan es crucial para su éxito.

¡No hay necesidad de una máquina del tiempo!

Una vez que haya dominado el arte de la gestión del tiempo, sus días de añoranza por una máquina del tiempo serán cosa del pasado. Estás a cargo de tu tiempo. Es posible que al principio requiera algunos ajustes serios, pero utilice estas herramientas y recuperará su tiempo antes de que se dé cuenta.

¿Interesado en cuán impactante puede ser la gestión adecuada del tiempo? Lea nuestro resumen de estadísticas de productividad y descubra cuánto más fácil puede ser su vida con un poco de organización.