Recuperați-vă timpul cu aceste 12 sfaturi de gestionare a timpului

Timpul este unul dintre puținele lucruri pe care nu le poți recupera niciodată odată ce a trecut; asta o face una dintre cele mai prețioase resurse ale tale.

Minutele pierdute se pot transforma în ore pierdute dacă nu ești atent. Și, deși este plăcut să pierzi o după-amiază întreagă urmărind Netflix din când în când, nu ar trebui să-ți faci un obicei din asta.

Managementul timpului este unul dintre acele lucruri pentru care unii oameni par să aibă talent. Vestea bună este că, cu abilitățile și dedicarea potrivite, poți deveni un maestru al managementului timpului.

Oamenii greșesc adesea gestionarea timpului cu planificarea meticuloasă minut cu minut. Nu despre asta este vorba în acest articol. În loc să devii hiper-concentrat pe optimizarea fiecărui moment din viața ta, scopul este să găsești un program care să funcționeze cel mai bine pentru tine.

De ce este important managementul timpului?

Gestionarea timpului este importantă din mai multe motive. Adesea, problemele de gestionare a timpului provin din probleme mai complicate. Amânarea, problemele legate de prioritizarea sarcinilor și problemele de concentrare toate converg pentru a crea obstacole cu menținerea sarcinii.

Gestionarea timpului nu face discriminare între viața personală și cea profesională; cuprinde tot ceea ce faci cu ziua ta. Nu este vorba de a forța mai mult timp în ziua ta, ci de a profita la maximum de timpul pe care îl ai deja.

Dacă nu ești o persoană matinală acum, cu siguranță nu vei începe să te trezești la 5 dimineața pentru a merge la sală. Gestionarea timpului funcționează în programul tău și cu obiectivele tale pentru a crea cea mai bună versiune a zilei tale.

Cine folosește managementul timpului?

Toată lumea, de la un părinte care sta acasă la un manager de proiect, utilizează managementul timpului. Timpul nu discriminează și toată lumea își poate permite să-și folosească timpul mai bine.

Indiferent dacă zi de zi include mersul la școală sau jet-setting în întreaga lume pentru afaceri, cu toții avem doar 24 de ore pe zi. Chiar și oameni precum Beyonce au o perioadă limitată de timp în fiecare zi pentru a-și îndeplini obiectivele (și să vândă peste 118 milioane de discuri, doar spunând!)

Cu cât aștepți mai mult pentru a crea strategii mai bune pentru a-ți gestiona timpul, cu atât mai greu va fi să rupi aceste obiceiuri mai târziu.

Semnele că aveți o problemă de gestionare a timpului

S-ar putea să vă întrebați, cum îmi dau seama dacă am o problemă de gestionare a timpului?

E o întrebare corectă! Majoritatea oamenilor nu realizează că au o problemă de gestionare a timpului la început. Lucrul de reținut este că problemele de gestionare a timpului se deghizează adesea în alte probleme. Dacă aveți probleme de concentrare la locul de muncă sau pierdeți în mod constant termenele limită, este posibil să aveți o problemă cu gestionarea timpului.

Chiar dacă nu vă identificați cu niciuna dintre problemele de mai sus, probabil că vă puteți gestiona mai bine timpul. Nu trebuie să fii zdruncinat pentru a adopta strategii mai bune de gestionare a timpului. Munca de gestionare a timpului nu este niciodată realizată cu adevărat. Întotdeauna există ceva pe care îl puteți planifica mai bine sau puteți lucra la îmbunătățirea.

Metode de gestionare a timpului

Managementul timpului este un concept atât de popular încât a produs multe metodologii specifice de-a lungul anilor. În timp ce unii au venit și au plecat, există trei populare pe care mulți le consideră „Sfânta Treime” a managementului timpului.

Matricea decizională Eisenhower

Matricea de decizie Eisenhower , cunoscută mai frecvent ca cele 4 D ale managementului timpului, poate fi împărțită în patru componente simple: face, amână, delega și șterge. Această metodă se învârte în jurul ideii că tot ceea ce îți petreci timpul făcând se încadrează în două categorii principale: urgent/nu urgent și important/neimportant.

Conform metodei Eisenhower, sarcinile care sunt considerate importante și urgente ar trebui să fie în partea de sus a listei de sarcini, în timp ce sarcinile care nu sunt nici urgente, nici importante pot fi probabil eliminate cu totul.

Acest tabel ar putea părea puțin confuz, dar, în realitate, este simplu.

După ce înțelegeți cum să vă clasificați sarcinile folosind Matricea Eisenhower, puteți decide cum să vă programați ziua. Cele mai importante și urgente sarcini pot fi finalizate mai întâi, în timp ce cele mai puțin urgente și mai importante pot fi lăsate pentru mai târziu, dacă aveți timp.

Principiul Pareto

Principiul Pareto, cunoscut și sub denumirea de regula 80/20 , a fost creat cu ideea că 80% din rezultatele tale provin din 20% din eforturile tale. Această metodă se concentrează pe cele 20% dintre eforturile care au impact asupra celei mai mari părți a rezultatelor tale. Este vorba despre efectuarea unei evaluări complete a fluxurilor dvs. de lucru și crearea de eficiențe maxime prin folosirea celor mai bune active ale dvs.

Să presupunem că aveți un site web și doriți să vă optimizați conținutul pentru a vă spori vizitele organice pe site. Principiul Pareto v-ar sugera să găsiți articolele care generează cele mai multe vizite pe site-ul dvs. și să vă concentrați asupra acestora, în loc să optimizați totul.

Concentrându-vă pe articolele dvs. cu cele mai bune performanțe (20%) care generează cel mai mare trafic (80%), puteți obține rezultate mai acționabile cu mai puțin efort. Înseamnă asta că celelalte articole de pe site-ul tău web nu au valoare? Nu. Înseamnă doar că nu sunt o prioritate pentru acest proiect specific.

Metoda POSEC

Metoda POSEC este un proces în cinci pași conceput pentru a vă ajuta să vă gestionați mai bine timpul. Această metodă a fost modelată după Ierarhia nevoilor lui Maslow. Practic, finalizați sarcinile în ordinea care sunt mai importante pentru a le termina și puneți sarcinile mai puțin importante la sfârșit.

POSEC înseamnă P rioritizing prin Organizare, S treamlining, E conomizing și C ontributing .

Prioritizarea înseamnă pur și simplu că puneți lucrurile cele mai importante pe primul loc. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca crearea unei liste și clasarea sarcinilor dvs. de la cele mai importante la cele mai puțin importante, apoi finalizarea lor în această ordine.

Organizarea înseamnă că stabiliți o strategie pentru modul în care veți îndeplini aceste sarcini. Acest lucru vă ajută să vă simțiți mai atins obiectivele și face sarcinile mai ușor de îndeplinit. Când ai o strategie pentru modul în care lucrurile se fac, acestea se fac mai repede.

Raționalizarea se concentrează pe sarcinile pe care nu doriți să le faceți, dar trebuie să le îndepliniți. Curățarea vaselor, împăturirea rufelor și așa mai departe. Acestea sunt sarcinile banale care nu pot fi ignorate. Raționalizarea este concepută pentru a le face mai rapid și mai eficient, astfel încât să vă puteți concentra asupra sarcinilor importante la îndemână.

Economisirea se referă la sarcinile pe care le faceți cu plăcere. Acestea sunt hobby-urile și activitățile tale de agrement. Deși acestea ar putea fi cele mai distractive de făcut, nu sunt necesare. Ar trebui să plasați aceste sarcini în partea de jos a listei de sarcini.

Contribuția include obligațiile tale sociale. Aceasta poate include participarea la petrecerea unui prieten sau voluntariatul la un adăpost pentru animale. Aceste sarcini includ și alte persoane care se bazează pe tine, așa că tind să fie plasate mai sus pe listă decât proiectele solo.

Abilități de gestionare a timpului

Oamenii care excelează în gestionarea timpului au toți un lucru în comun. Nu este că sunt mai deștepți sau mai înzestrați în mod natural, ci că au creat un sistem care funcționează pentru ei.

Nu există o strategie uniformă de gestionare a timpului care să funcționeze pentru toată lumea. Dar, cu abilitățile potrivite, poți găsi o modalitate de a gestiona timpul care funcționează cel mai bine pentru tine.

Organizare

A rămâne organizat este cea mai importantă abilitate pe care trebuie să o ai atunci când folosești gestionarea timpului. Aceasta înseamnă să vă organizați programul, prioritățile, obligațiile și multe altele. Găsiți o modalitate de a vă organiza toate cele mai importante informații într-un singur loc.

Prioritizare

Odată ce ați organizat totul, este timpul să vă prioritizați sarcinile. Cele mai importante lucruri ar trebui să fie în partea de sus a listei de sarcini. Încercați să creați o listă scurtă de trei „must-do” în fiecare dimineață înainte de a vă părăsi casa. Indiferent cât de agitate devin lucrurile, te poți referi la acele sarcini vitale ca sursa ta a ceea ce trebuie făcut.

Delegație

Probabil că veți întâlni sarcini care trebuie îndeplinite, dar care nu sunt prioritare - aici intervine delegarea. Fie la serviciu sau acasă, puteți delega aceste sarcini mai puțin importante altor persoane. Dacă nimeni altcineva nu este disponibil să le facă, puteți oricând amâna aceste sarcini pentru mai târziu.

Destresant

A uita să-ți programezi timpul de nefuncționare este o mare greșeală. Gestionarea timpului cuprinde fiecare parte a vieții tale, inclusiv sesiunea de vizionare a licenței de luni seara! Nu te simți vinovat că ți-ai lăsat timp să te decompresi și să te relaxezi din când în când.

Comunicare

Nu ești singura persoană care trebuie să fie conștientă de gestionarea timpului tău. Partenerul tău, copiii tăi, colegii tăi și prietenii tăi trebuie să fie conștienți de strategia ta. Comunicați-vă limitele cu oamenii și rămâneți ferm de ele. Nu-i lăsa pe ceilalți să te forțeze să rupi un obicei bun.

Stabilirea obiectivelor

Stabilirea obiectivelor pentru tine te ajută să fii responsabil. Încearcă să începi puțin, programând câteva lucruri cheie de făcut în fiecare săptămână. Odată ce ați înțeles asta, vă puteți concentra asupra obiectivelor pe termen lung pentru dvs. Poate vrei să petreci mai mult timp citind? Sau faci mai multe la serviciu? Toate acestea sunt obiective pe care managementul timpului le poate ajuta să le atingeți.

Beneficiile managementului timpului

Beneficiul evident al gestionării timpului este că vei avea mai mult timp în ziua ta pentru a face lucrurile. Dar există și alte avantaje mai subtile pentru a-ți gestiona mai bine timpul. Aceste avantaje te pot ajuta enorm atât în ​​viața personală, cât și în cea profesională.

Mai putin stres

Acesta este o idee simplă. Când petreci mai puțin timp concentrându-te asupra modului în care vei face totul, nivelul tău de stres scade semnificativ. Planificarea și executarea programului dvs. fără amânare vă oferă mai mult timp pentru a face lucrurile pe care le place să le faceți, în loc să vă faceți griji despre cum veți face toate lucrurile pe care trebuie să le faceți.

Muncă mai eficientă

Crearea unui program și executarea sarcinilor pe o cronologie va îmbunătăți calitatea muncii dvs. A ști ceea ce faci îți permite să fii pe deplin prezent în acest moment. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la planificarea prealabilă și vă puteți concentra pe finalizarea activității.

Mai multe oportunitati

Când îți folosești timpul mai eficient, primești de fapt mai mult timp înapoi. Acele minute pierdute pe care le petreceai verificându-ți telefonul sau evitând munca se adună. Aceasta înseamnă că vă puteți implica mai multe proiecte, noi hobby-uri sau chiar timp pentru a vă relaxa. Lumea se deschide odată ce preiei controlul asupra timpului tău.

Un echilibru mai bun între viața profesională și viața privată

Unul dintre cele mai mari efecte secundare ale managementului defectuos al timpului este o viață dezechilibrată la muncă și acasă. Dacă te trezești să iei serviciul acasă cu tine în fiecare seară, există șansa să ai o problemă cu pierderea timpului la serviciu.

O mai bună gestionare a timpului la locul de muncă vă va elibera viața personală. Când încetați să luați munca acasă cu dvs., vă poate oferi mai mult timp pentru hobby-urile dvs., soțul, copiii sau animalele de companie. Este un câștig-câștig pentru fiecare aspect al vieții tale!

12 sfaturi de gestionare a timpului

A profita la maximum de timpul tău este dificil. Întotdeauna vor exista lucruri în viața ta pe care trebuie neapărat să le faci. Să vă ridicați copiii de la școală, să pregătiți cina și să faceți duș sunt lucruri care necesită timp pe care nu le puteți opri. A profita la maximum de timpul tău este o abilitate neprețuită care poate aduce beneficii fiecărui aspect al vieții tale.

1. Utilizați blocarea timpului

Blocarea timpului este o strategie populară de management de proiect în care blocați secțiuni mari din calendarul dvs. în fiecare zi pentru o anumită activitate. Blocarea timpului te încurajează să te concentrezi pe ceea ce trebuie făcut și stabilește o așteptare pentru momentul în care aceste sarcini vor fi finalizate. Se poate face în calendarul dvs. online sau chiar într-un planificator personal.

Iată un exemplu despre cum arată un program blocat în timp în comparație cu un calendar deschis:

Observați cum există pauze programate între aceste blocuri mari de timp? Acest lucru vă oferă spațiu pentru a face alte lucruri pe măsură ce apar pe parcursul zilei. Ceea ce face ca blocarea timpului să fie grozavă este că comunică și cu alte persoane atunci când ești ocupat, ceea ce reduce șansele de distragere a atenției în timpul zilei.

2. Evitați multitasking-ul

S-ar putea să fii șocat să afli acest lucru, dar multitasking-ul înrăutățește de fapt gestionarea timpului. Unele studii arată că multitasking-ul poate face ca proiectele să dureze cu până la 40% mai mult timp pentru finalizare decât dacă te-ai concentra doar pe o sarcină singulară.

Aceleași studii sugerează că doar 2,5% din întreaga populație se încadrează în categoria „supertaskers” care sunt capabili să facă mai multe sarcini în mod eficient.

Dacă crezi că ai putea fi unul dintre acei supertaskeri, probabil că nu ești. Încă o dată, studiile arată că oamenii care cred că sunt grozavi la multitasking sunt adesea cei mai răi dintre noi toți. Este mai bine să te ții de o sarcină la un moment dat și să o termini până la finalizare.

3. Învinge-ți amânarea

Amânarea este una dintre cele mai dificile părți ale managementului timpului. Este foarte ușor să cazi în mentalitatea „a face lucrurile mai târziu”. Știm cu toții ce se poate întâmpla când împingi totul pentru a face mai târziu. Va trebui să vă confruntați direct cu amânarea dacă doriți să vă gestionați mai bine timpul.

Iată patru pași care te vor ajuta să renunți la obiceiul de amânare:

1. Recunoașteți că amânați și înțelegeți de ce o faceți
2. Nu te bate pentru că amânați; concentrați-vă pe remedierea acestuia
3. Deconectați-vă de la tehnologie și de orice distragere a atenției dvs
4. Identificați când sunteți cel mai productiv și finalizați sarcinile atunci

Nu vă lăsați într-o spirală de rușine din cauza procrastinării. Cu toții o facem din când în când. Concentrează-te pe ceea ce faci pentru a depăși dorința de a împinge lucrurile. Creați un plan și respectați-l. S-ar putea să fii surprins cât de ușor este să învingi procrastinarea cu puțină atenție!

4. Folosește tehnologia în avantajul tău

Pentru mulți dintre noi, tehnologia intră în categoria distragerii atenției. Dar, în unele cazuri, vă poate ajuta de fapt să vă gestionați mai bine timpul.

Dacă doriți să vă gestionați mai bine viața personală, există o mulțime de aplicații de gestionare a timpului pe care le puteți descărca direct pe telefon. Aceste aplicații variază de la aplicații de calendar la instrumente de programare și multe altele!

Pentru profesioniștii care doresc să-și gestioneze mai bine timpul, există peste 750 de opțiuni de software de management de proiect disponibile pe piață. Aceste instrumente vă permit să creați fluxuri de lucru, să etichetați colegii de echipă în proiecte noi și să vă urmăriți timpul mai eficient.

Găsiți cel mai bun software de management de proiect de pe piață pe baza recenziilor reale ale utilizatorilor de la oameni ca dvs.

5. Urmăriți-vă timpul

Este imposibil să-ți gestionezi mai bine timpul dacă nu știi pentru ce îți folosești timpul. Petreceți o săptămână întreagă urmărindu-vă zilnic într-un planificator sau calendar. Notează ce faci pe parcursul zilei, fie că mănânci, dormi sau lucrezi. Odată ce aveți o imagine completă a modului în care vă petreceți timpul, este mai ușor să decideți ce poate rămâne și ce poate merge.

6. Fii cumpătat cu timpul tău

Învățarea cum să spui nu te va scuti de multe probleme. După cum am menționat mai devreme în Eisenhower Decision Matrix, nu totul merită timpul tău! Fiți mai pretențioși în ceea ce privește proiectele pentru care vă dedicați timp și pe care le lăsați să cadă. Învățarea să-ți prețuiești timpul va face gestionarea programului mult mai ușoară.

7. Stabiliți o limită de timp pentru sarcini

Perfecționismul poate fi o sabie cu două tăișuri. Timpul este adesea pierdut încercând să obțineți detaliile unui proiect exact corect, pierzând timp prețios pe care îl puteți folosi pentru a face altceva. Puteți contracara acest lucru setând o perioadă predeterminată de timp pentru a finaliza o sarcină. Dacă știi că ai doar o oră pentru a face ceva, este mai puțin probabil să pierzi timpul cu alte lucruri.

8. Planifică-ți programul din timp

Știi cum unii oameni își pregătesc mesele pentru întreaga săptămână de duminică? Poți face același lucru cu timpul tău.

Stați și blocați timpul în fiecare zi a săptămânii în fiecare duminică seara. Aceasta stabilește un program pe care îl poți respecta și eliberează timp în programul tău. Apoi, puteți petrece primele 15 minute ale fiecărei zile examinând blocurile de timp și ajustându-vă pentru orice a apărut de când ați programat lucrurile. Planificarea din timp și ajustarea zilnică se vor adăuga ore economisite în timp.

9. Nu subestima puterea unui planificator

Nimic nu bate un planificator bun de modă veche. Este linia ta de salvare pentru ceea ce se întâmplă când. Unii oameni preferă să folosească un planificator fizic, în timp ce alții merg pe calea digitală. Indiferent de opțiunea pe care o alegeți, un planificator vă va ține responsabil pentru respectarea programului pe care îl creați pentru dvs.

10. Finalizează mai întâi sarcinile solicitante

Unul dintre cele mai mari motive pentru care oamenii amână este că le este frică să facă o sarcină dificilă sau care necesită timp. Poți să rupi acest obicei eliminând mai întâi acele sarcini solicitante.

Odată ce ai depășit dealul celor mai dificile proiecte, totul va părea o briză! În plus, vă oferă un sentiment de realizare care vă poate stimula energia pentru restul zilei.

11. Oferă-ți o pauză

Nu trebuie să petreceți fiecare secundă a fiecărei zile într-un program. Este important să creionați la timp pentru a vă relaxa cu familia sau pentru a viziona emisiunea preferată de la Netflix. Încercați să vă acordați o zi pe săptămână în care să nu vă programați nimic de făcut. Lasă ziua să te ducă acolo unde vrea și mergi cu fluxul. Acest lucru vă ajută să vă reîncărcați bateriile și să preveniți epuizarea.

12. Pune-i pe ceilalți la răspundere

Există șanse mari să întâlniți pe cineva care încearcă să vă deraieze obiceiurile de gestionare a timpului. Indiferent dacă este un coleg de serviciu sau un membru al familiei, trebuie să stabiliți granițe ferme cu ei. Acest lucru ar putea însemna să spui nu întâlnirilor ineficiente sau proaste sau să-i amintești soțului tău că ai nevoie de timp pentru a îndeplini anumite sarcini. Rămâneți ferm în planul dvs. este esențial pentru succesul dvs.

Nu este nevoie de o mașină a timpului!

Odată ce ați stăpânit arta gestionării timpului, zilele voastre de tânjire după o mașină a timpului vor deveni un lucru din trecut. Ești responsabil de timpul tău. Ar putea fi nevoie de unele ajustări serioase la început, dar utilizați aceste instrumente și vă veți recupera timpul înainte să vă dați seama!

Vă interesează cât de impact poate fi gestionarea adecvată a timpului? Citiți rezumatul statisticilor de productivitate și descoperiți cât de ușoară vă poate fi viața cu puțină organizare.