Récupérez votre temps avec ces 12 conseils de gestion du temps

Le temps est l'une des rares choses que vous ne pouvez jamais récupérer une fois qu'il est passé ; c'est ce qui en fait l'une de vos ressources les plus précieuses.

Les minutes perdues peuvent se transformer en heures perdues si vous ne faites pas attention. Et bien qu'il soit agréable de perdre un après-midi entier à regarder Netflix de temps en temps, vous ne devriez pas en faire une habitude.

La gestion du temps est l'une de ces choses pour lesquelles certaines personnes semblent avoir un don. La bonne nouvelle est qu'avec les bonnes compétences et le bon dévouement, vous pouvez devenir un maître de la gestion du temps.

Les gens confondent souvent la gestion du temps avec une planification méticuleuse minute par minute. Ce n'est pas le sujet de cet article. Au lieu de devenir hyper concentré sur l'optimisation de chaque instant de votre vie, l'objectif est de trouver un horaire qui vous convient le mieux.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

La gestion du temps est importante pour plusieurs raisons. Souvent, les problèmes de gestion du temps découlent de problèmes plus complexes. La procrastination, les problèmes de priorisation des tâches et les problèmes de concentration convergent tous pour créer des obstacles au maintien de la tâche.

La gestion du temps ne fait pas de distinction entre votre vie personnelle et professionnelle ; il englobe tout ce que vous faites de votre journée. Il ne s'agit pas de forcer plus de temps dans votre journée - il s'agit de tirer le meilleur parti du temps dont vous disposez déjà.

Si vous n'êtes pas du matin, vous n'allez certainement pas commencer à vous réveiller à 5 heures du matin pour aller à la salle de sport. La gestion du temps fonctionne dans le cadre de votre emploi du temps et avec vos objectifs pour créer la meilleure version de votre quotidien.

Qui utilise la gestion du temps ?

Tout le monde, du parent au foyer au chef de projet, utilise la gestion du temps. Le temps ne fait pas de distinction et chacun peut se permettre de mieux utiliser son temps.

Qu'il s'agisse d'aller à l'école ou de voyager dans le monde entier pour affaires, nous n'avons tous que 24 heures dans la journée. Même des gens comme Beyonce ont un temps limité chaque jour pour accomplir leurs objectifs (et vendre plus de 118 millions de disques, rien que pour dire !)

Plus vous attendez pour créer de meilleures stratégies de gestion de votre temps, plus il sera difficile de briser ces habitudes plus tard.

Signes que vous avez un problème de gestion du temps

Vous vous demandez peut-être comment savoir si j'ai un problème de gestion du temps ?

C'est une bonne question ! La plupart des gens ne réalisent pas qu'ils ont un problème de gestion du temps au début. La chose à retenir est que les problèmes de gestion du temps se déguisent souvent en d'autres problèmes. Si vous avez des problèmes de concentration au travail ou si vous manquez constamment des délais, vous pourriez avoir du mal à gérer votre temps.

Même si vous ne vous identifiez à aucun des problèmes ci-dessus, vous pourriez probablement mieux gérer votre temps. Vous n'avez pas besoin de patauger pour adopter de meilleures stratégies de gestion du temps. Le travail de gestion du temps n'est jamais vraiment terminé. Il y a toujours quelque chose que vous pouvez mieux planifier ou améliorer.

Méthodes de gestion du temps

La gestion du temps est un concept si populaire qu'il a produit de nombreuses méthodologies spécifiques au fil des ans. Alors que certains sont venus et repartis, il y en a trois populaires que beaucoup considèrent comme la "Sainte Trinité" de la gestion du temps.

La matrice de décision d'Eisenhower

La matrice de décision d'Eisenhower , plus communément appelée les 4 D de la gestion du temps, peut être décomposée en quatre éléments simples : faire, différer, déléguer et supprimer. Cette méthode s'articule autour de l'idée que tout ce que vous passez votre temps à faire relève de deux catégories principales : urgent/non urgent et important/non important.

Selon la méthode Eisenhower, les tâches considérées comme importantes et urgentes devraient figurer en haut de votre liste de tâches, tandis que les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes peuvent probablement être supprimées complètement.

Ce tableau peut sembler un peu déroutant mais en réalité, c'est simple.

Une fois que vous avez compris comment catégoriser vos tâches à l'aide de la matrice Eisenhower, vous pouvez décider comment planifier votre journée. Les tâches les plus importantes et les plus urgentes peuvent être accomplies en premier tandis que les moins urgentes et les plus importantes peuvent être laissées pour plus tard si vous avez le temps.

Principe de Pareto

Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20 , a été conçu avec l'idée que 80 % de vos résultats proviennent de 20 % de vos efforts. Cette méthode se concentre sur les 20 % d'efforts qui ont un impact sur la plus grande partie de vos résultats. Il s'agit de procéder à une évaluation complète de vos flux de travail et de créer une efficacité maximale en misant sur vos meilleurs atouts.

Supposons que vous ayez un site Web et que vous cherchiez à optimiser votre contenu pour augmenter les visites organiques de votre site Web. Le principe de Pareto vous suggère de trouver les articles qui génèrent le plus de visites sur votre site Web et de vous concentrer sur ceux-ci plutôt que de tout optimiser.

En vous concentrant sur vos articles les plus performants (20 %) qui génèrent le plus de trafic (80 %), vous pouvez générer des résultats plus exploitables avec moins d'effort. Cela signifie-t-il que ces autres articles sur votre site Web ne valent rien ? Non. Cela signifie simplement qu'ils ne sont pas une priorité pour ce projet spécifique.

Méthode POSEC

La méthode POSEC est un processus en cinq étapes conçu pour vous aider à mieux gérer votre temps. Cette méthode a été calquée sur la hiérarchie des besoins de Maslow. Fondamentalement, vous effectuez les tâches dans l'ordre qui sont les plus importantes à terminer et placez les tâches les moins importantes à la fin.

POSEC signifie P rioritizing by O rganizing, S treamlining, E conomizing, and C ontributing.

Prioriser signifie simplement que vous mettez les choses les plus importantes en premier. Cela pourrait être aussi simple que de créer une liste et de classer vos tâches de la plus importante à la moins importante, puis de les terminer dans cet ordre.

Organiser signifie que vous établissez une stratégie sur la façon dont vous allez accomplir ces tâches. Cela aide vos objectifs à se sentir plus réalisables et rend les tâches plus faciles à accomplir. Lorsque vous avez une stratégie sur la façon dont les choses se font, elles se font plus rapidement.

La rationalisation se concentre sur les tâches que vous ne voulez pas faire, mais que vous devez faire. Nettoyer votre vaisselle, plier votre linge, etc. Ce sont les tâches banales qui ne peuvent être ignorées. La rationalisation est conçue pour les exécuter plus rapidement et plus efficacement afin que vous puissiez vous concentrer sur les tâches importantes à accomplir.

L'économie fait référence aux tâches que vous aimez faire. Ce sont vos hobbies et vos loisirs. Bien que ceux-ci puissent être les plus amusants à faire, ils ne sont pas nécessaires. Vous devez placer ces tâches au bas de votre liste de tâches.

Cotiser inclut vos obligations sociales. Cela peut inclure assister à la fête d'un ami ou faire du bénévolat dans un refuge pour animaux. Ces tâches incluent d'autres personnes qui comptent sur vous, elles ont donc tendance à être placées plus haut sur la liste que les projets en solo.

Compétences de gestion du temps

Les gens qui excellent dans la gestion du temps ont tous une chose en commun. Ce n'est pas qu'ils sont plus intelligents ou naturellement doués, c'est qu'ils ont créé un système qui fonctionne pour eux.

Il n'y a pas de stratégie uniforme de gestion du temps qui fonctionne pour tout le monde. Mais avec les bonnes compétences, vous pouvez trouver un moyen de gérer le temps qui vous convient le mieux.

Organisme

Rester organisé est la compétence la plus importante à avoir lors de l'utilisation de la gestion du temps. Cela signifie organiser votre emploi du temps, vos priorités, vos obligations, et plus encore. Trouvez un moyen d'organiser toutes vos informations les plus importantes en un seul endroit.

Priorisation

Une fois que vous avez tout organisé, il est temps de hiérarchiser vos tâches. Les choses les plus importantes devraient être en haut de votre liste de choses à faire. Essayez de créer une courte liste de trois "incontournables" chaque matin avant de quitter votre maison. Peu importe l'agitation des choses, vous pouvez vous référer à ces tâches les plus vitales comme source de ce qui doit être fait.

Délégation

Vous allez probablement rencontrer des tâches qui doivent être effectuées mais qui ne sont pas prioritaires - c'est là que la délégation entre en jeu. Que ce soit au travail ou à la maison, vous pouvez déléguer ces tâches moins importantes à d'autres personnes. Si personne d'autre n'est disponible pour les faire, vous pouvez toujours reporter ces tâches à plus tard.

Déstressant

Oublier de planifier des temps d'arrêt pour vous-même est une énorme erreur. La gestion du temps englobe chaque partie de votre vie, y compris votre séance d'observation du lundi soir entre célibataires ! Ne vous sentez pas coupable de vous laisser le temps de décompresser et de vous détendre de temps en temps.

Communication

Vous n'êtes pas la seule personne qui doit être consciente de votre gestion du temps. Votre partenaire, vos enfants, vos collègues et vos amis doivent être conscients de votre stratégie. Communiquez vos limites aux gens et respectez-les fermement. Ne laissez pas les autres vous forcer à rompre avec une bonne habitude.

Établissement d'objectifs

Fixer des objectifs pour vous-même vous aide à rester responsable. Essayez de commencer petit en planifiant quelques tâches clés à faire chaque semaine. Une fois que vous avez compris cela, vous pouvez vous concentrer sur des objectifs à plus long terme pour vous-même. Peut-être souhaitez-vous passer plus de temps à lire ? Ou en faire plus au travail ? Ce sont tous des objectifs que la gestion du temps peut vous aider à atteindre.

Avantages de la gestion du temps

L'avantage évident de la gestion du temps est que vous aurez plus de temps dans votre journée pour faire avancer les choses. Mais il y a d'autres avantages plus subtils à mieux gérer son temps. Ces avantages peuvent vous aider énormément dans votre vie personnelle et professionnelle.

Moins de stress

Celui-ci est une évidence. Lorsque vous passez moins de temps à vous concentrer sur la façon dont vous allez tout faire, votre niveau de stress diminue considérablement. Planifier et exécuter votre emploi du temps sans procrastination vous donne plus de temps pour faire les choses que vous aimez faire, au lieu de vous soucier de la façon dont vous allez faire toutes les choses que vous devez faire.

Travail plus efficace

La création d'un calendrier et l'exécution de tâches selon un calendrier amélioreront la qualité de votre travail. Savoir ce que vous faites vous permet d'être pleinement présent dans l'instant. Vous n'avez pas à vous soucier de la planification préalable et vous pouvez vous concentrer sur l'achèvement de votre travail à la place.

Plus d'opportunités

Lorsque vous utilisez votre temps plus efficacement, vous récupérez en fait plus de temps. Ces minutes perdues que vous passiez à vérifier votre téléphone ou à éviter le travail s'accumulent. Cela signifie que vous pouvez entreprendre plus de projets, de nouveaux passe-temps ou même du temps pour vous détendre. Le monde s'ouvre une fois que vous prenez le contrôle de votre temps.

Meilleur équilibre travail-vie personnelle

L'un des principaux effets secondaires d'une mauvaise gestion du temps est un travail et une vie de famille déséquilibrés. Si vous vous retrouvez à emporter du travail chez vous tous les soirs, il est possible que vous ayez du mal à perdre du temps au travail.

Une meilleure gestion du temps au travail libérera votre vie personnelle. Lorsque vous arrêtez de ramener du travail à la maison, cela peut vous donner plus de temps pour vos passe-temps, votre conjoint, vos enfants ou vos animaux de compagnie. C'est un gagnant-gagnant pour tous les aspects de votre vie!

12 conseils de gestion du temps

Tirer le meilleur parti de votre temps est délicat. Il y aura toujours des choses dans votre vie que vous devez absolument faire. Aller chercher vos enfants à l'école, préparer le dîner et prendre une douche sont des choses qui prennent du temps et que vous ne pouvez pas arrêter de faire. Tirer le meilleur parti de votre temps est une compétence inestimable qui peut profiter à tous les aspects de votre vie.

1. Utilisez le blocage du temps

Le blocage du temps est une stratégie de gestion de projet populaire dans laquelle vous bloquez chaque jour de grandes sections de votre calendrier pour une activité spécifique. Le blocage du temps vous encourage à vous concentrer sur ce qui doit être fait et définit une attente quant au moment où ces tâches seront terminées. Cela peut être fait dans votre calendrier en ligne ou même dans un planificateur personnel.

Voici un exemple de ce à quoi ressemble un horaire bloqué par rapport à un calendrier ouvert :

Remarquez comment il y a des pauses programmées entre ces grands blocs de temps ? Cela vous permet d'espace pour faire d'autres choses au fur et à mesure qu'elles surviennent tout au long de la journée. Ce qui rend le blocage du temps formidable, c'est qu'il communique également avec d'autres personnes lorsque vous êtes occupé, ce qui réduit les risques de distraction pendant la journée.

2. Évitez le multitâche

Vous pourriez être choqué d'apprendre cela, mais le multitâche aggrave en fait votre gestion du temps. Certaines études rapportent que le multitâche peut faire en sorte que les projets prennent jusqu'à 40 % de temps en plus que si vous vous concentriez uniquement sur une seule tâche.

Ces mêmes études suggèrent que seulement 2,5 % de l'ensemble de la population entrent dans la catégorie des « super-tâches » capables d'effectuer plusieurs tâches efficacement.

Si vous pensez que vous pourriez être l'un de ces super-tâches, vous ne l'êtes probablement pas. Encore une fois, des études montrent que les personnes qui pensent qu'elles sont douées pour le multitâche sont souvent les pires d'entre nous. Vous feriez mieux de vous en tenir à une tâche à la fois et de la terminer jusqu'à la fin.

3. Vaincre votre procrastination

La procrastination est l'un des aspects les plus difficiles de la gestion du temps. Il est très facile de tomber dans l'état d'esprit de « faire les choses plus tard ». Nous savons tous ce qui peut arriver lorsque vous repoussez tout pour le faire plus tard. Vous devrez affronter votre procrastination de front si vous voulez mieux gérer votre temps.

Voici quatre étapes pour vous aider à vous débarrasser de votre habitude de procrastination :

1. Reconnaissez que vous procrastinez et déterminez pourquoi vous le faites
2. Ne vous culpabilisez pas pour avoir tergiversé ; concentrez-vous sur la réparation
3. Débranchez-vous de la technologie et de toute distraction qui détourne votre attention
4. Identifiez le moment où vous êtes le plus productif et terminez les tâches

Ne vous laissez pas entraîner dans une spirale honteuse de procrastination. Nous le faisons tous de temps en temps. Concentrez-vous sur ce que vous faites pour surmonter l'envie de repousser les choses. Créez un plan et respectez-le. Vous pourriez être surpris de voir à quel point il est facile de vaincre la procrastination avec un peu de pleine conscience !

4. Utilisez la technologie à votre avantage

Pour beaucoup d'entre nous, la technologie entre dans la catégorie des distractions. Mais dans certains cas, cela peut en fait vous aider à mieux gérer votre temps.

Si vous cherchez à mieux gérer votre vie personnelle, il existe des tonnes d'applications de gestion du temps que vous pouvez télécharger directement sur votre téléphone. Ces applications vont des applications de calendrier aux outils de planification et plus encore !

Pour les professionnels qui cherchent à mieux gérer leur temps, il existe plus de 750 logiciels de gestion de projet disponibles sur le marché. Ces outils vous permettent de créer des flux de travail, de marquer des coéquipiers dans de nouveaux projets et de suivre votre temps plus efficacement.

Trouvez le meilleur logiciel de gestion de projet sur le marché basé sur de vrais avis d'utilisateurs de personnes comme vous.

5. Suivez votre temps

Il est impossible de mieux gérer votre temps si vous ne savez pas à quoi vous consacrez votre temps. Passez une semaine complète à suivre votre quotidien dans un planificateur ou un calendrier. Notez ce que vous faites tout au long de la journée, qu'il s'agisse de manger, de faire la sieste ou de travailler. Une fois que vous avez une image complète de la façon dont vous passez votre temps, il est plus facile de décider ce qui peut rester et ce qui peut disparaître.

6. Soyez économe de votre temps

Apprendre à dire non vous évitera bien des soucis. Comme nous l'avons mentionné plus tôt dans la matrice de décision d'Eisenhower, tout ne vaut pas votre temps ! Soyez plus sélectif quant aux projets dans lesquels vous consacrez votre temps et à ceux que vous laissez tomber. Apprendre à valoriser votre temps facilitera grandement la gestion de votre emploi du temps.

7. Fixez une limite de temps pour les tâches

Le perfectionnisme peut être une épée à double tranchant. On perd souvent du temps à essayer d'obtenir exactement les détails d'un projet, ce qui fait perdre un temps précieux que vous pourriez utiliser pour faire autre chose. Vous pouvez contrecarrer cela en fixant un laps de temps prédéterminé pour accomplir une tâche. Si vous savez que vous n'avez qu'une heure pour faire quelque chose, vous êtes moins susceptible de perdre du temps sur d'autres choses.

8. Planifiez votre emploi du temps à l'avance

Vous savez comment certaines personnes préparent toute leur semaine de repas le dimanche ? Vous pouvez faire la même chose avec votre temps.

Asseyez-vous et bloquez le temps chaque jour de votre semaine chaque dimanche soir. Cela définit un horaire que vous pouvez respecter et libère du temps dans votre emploi du temps. Ensuite, vous pouvez passer les 15 premières minutes de chaque journée à revoir vos plages horaires et à vous ajuster à tout ce qui s'est produit depuis que vous avez planifié des choses. Planifier à l'avance et ajuster quotidiennement ajoutera des heures économisées au fil du temps.

9. Ne sous-estimez pas le pouvoir d'un planificateur

Rien ne vaut un bon agenda à l'ancienne. C'est votre bouée de sauvetage pour ce qui se passe quand. Certaines personnes préfèrent utiliser un planificateur physique tandis que d'autres optent pour la voie numérique. Quelle que soit l'option que vous choisissez, un planificateur vous tiendra responsable du respect du calendrier que vous créez pour vous-même.

10. Effectuez d'abord les tâches exigeantes

L'une des principales raisons pour lesquelles les gens tergiversent est qu'ils redoutent de faire une tâche difficile ou qui prend du temps. Vous pouvez briser cette habitude en vous débarrassant d'abord de ces tâches exigeantes.

Une fois que vous aurez franchi la colline de vos projets les plus difficiles, tout le reste vous semblera un jeu d'enfant ! De plus, cela vous donne un sentiment d'accomplissement qui peut augmenter votre énergie pour le reste de la journée.

11. Accordez-vous une pause

Vous n'avez pas à passer chaque seconde de chaque jour sur un horaire. Il est important de prendre le temps de se détendre avec votre famille ou de regarder votre émission Netflix préférée. Essayez de vous donner un jour par semaine où vous ne prévoyez rien à faire. Laissez la journée vous emmener où elle veut et suivez le courant. Cela vous aide à recharger vos batteries et à prévenir l'épuisement professionnel.

12. Tenez les autres responsables

Il y a de fortes chances que vous rencontriez quelqu'un qui essaie de faire dérailler vos habitudes de gestion du temps. Qu'il s'agisse d'un collègue ou d'un membre de la famille, vous devez établir des limites fermes avec eux. Cela pourrait signifier dire non à des réunions inefficaces ou mauvaises, ou rappeler à votre conjoint que vous avez besoin de temps pour accomplir certaines tâches. Rester ferme dans votre plan est essentiel à votre succès.

Pas besoin de machine à remonter le temps !

Une fois que vous aurez maîtrisé l'art de la gestion du temps, vos jours d'aspiration à une machine à voyager dans le temps appartiendront au passé. Vous êtes maître de votre temps. Cela peut nécessiter de sérieux ajustements au début, mais utilisez ces outils et vous récupérerez votre temps avant de vous en rendre compte !

Intéressé par l'impact que peut avoir une bonne gestion du temps ? Lisez nos statistiques de productivité et découvrez à quel point votre vie peut être plus facile avec un peu d'organisation.