Recupere seu tempo com essas 12 dicas de gerenciamento de tempo

O tempo é uma das poucas coisas que você nunca pode recuperar uma vez que se foi; é isso que o torna um de seus recursos mais preciosos.

Minutos perdidos podem se transformar em horas perdidas se você não prestar atenção. E embora seja bom perder uma tarde inteira assistindo Netflix de vez em quando, você não deve fazer disso um hábito.

A gestão do tempo é uma daquelas coisas que algumas pessoas parecem ter um talento especial. A boa notícia é que, com as habilidades e dedicação certas, você pode se tornar um mestre em gerenciamento de tempo.

As pessoas muitas vezes confundem gerenciamento de tempo com planejamento meticuloso minuto a minuto. Não é disso que trata este artigo. Em vez de se concentrar demais em otimizar cada momento de sua vida, o objetivo é encontrar um cronograma que funcione melhor para você.

Por que a gestão do tempo é importante?

A gestão do tempo é importante por vários motivos. Muitas vezes, os problemas de gerenciamento de tempo decorrem de problemas mais complicados. Procrastinação, problemas com priorização de tarefas e problemas com foco convergem para criar obstáculos ao permanecer na tarefa.

A gestão do tempo não discrimina entre sua vida pessoal e profissional; engloba tudo o que você faz com o seu dia. Não se trata de forçar mais tempo em seu dia – trata-se de aproveitar ao máximo o tempo que você já tem de forma holística.

Se você não é uma pessoa matinal agora, certamente não vai começar a acordar às 5 da manhã para ir à academia. A gestão do tempo funciona dentro da sua agenda e com os seus objetivos para criar a melhor versão do seu dia-a-dia.

Quem usa a gestão do tempo?

Todos, desde um pai que fica em casa até um gerente de projeto, usam o gerenciamento de tempo. O tempo não discrimina, e todos podem se dar ao luxo de usar melhor seu tempo.

Quer o seu dia-a-dia inclua ir à escola ou viajar pelo mundo para negócios, todos nós temos apenas 24 horas por dia. Mesmo pessoas como Beyoncé têm uma quantidade limitada de tempo todos os dias para atingir seus objetivos (e vender mais de 118 milhões de discos, apenas dizendo!)

Quanto mais você esperar para criar melhores estratégias para gerenciar seu tempo, mais difícil será quebrar esses hábitos mais tarde.

Sinais de que você tem um problema de gerenciamento de tempo

Você pode estar se perguntando, como posso saber se tenho um problema de gerenciamento de tempo?

Essa é uma pergunta justa! A maioria das pessoas não percebe que tem um problema de gerenciamento de tempo no início. A coisa a lembrar é que os problemas de gerenciamento de tempo muitas vezes se disfarçam como outros problemas. Se você tiver problemas para se concentrar no trabalho ou perder constantemente os prazos, poderá ter problemas para gerenciar seu tempo.

Mesmo que você não se identifique com nenhum dos problemas acima, provavelmente está administrando melhor seu tempo. Você não precisa se debater para adotar melhores estratégias de gerenciamento de tempo. O trabalho de gerenciamento de tempo nunca é realmente feito. Há sempre algo que você pode planejar melhor ou trabalhar para melhorar.

Métodos de gerenciamento de tempo

A gestão do tempo é um conceito tão popular que produziu muitas metodologias específicas ao longo dos anos. Enquanto alguns vêm e vão, existem três populares que muitos consideram a “Santíssima Trindade” do gerenciamento do tempo.

A Matriz de Decisão Eisenhower

A Matriz de Decisão de Eisenhower , mais comumente conhecida como os 4 Ds do gerenciamento do tempo, pode ser dividida em quatro componentes simples: fazer, adiar, delegar e excluir. Esse método gira em torno da ideia de que tudo o que você gasta seu tempo fazendo se enquadra em duas categorias principais: urgente/não urgente e importante/sem importância.

Sob o método de Eisenhower, as tarefas consideradas importantes e urgentes devem estar no topo da sua lista de tarefas, enquanto as tarefas que não são urgentes nem importantes provavelmente podem ser eliminadas completamente.

Essa tabela pode parecer um pouco confusa, mas na realidade é simples.

Depois de entender como categorizar suas tarefas usando a Matriz de Eisenhower, você pode decidir como agendar seu dia. As tarefas mais importantes e urgentes podem ser concluídas primeiro, enquanto as menos urgentes e importantes podem ser deixadas para mais tarde, se você tiver tempo.

Princípio de Pareto

O princípio de Pareto, também conhecido como regra 80/20 , foi elaborado com a ideia de que 80% dos seus resultados vêm de 20% dos seus esforços. Esse método se concentra nos 20% dos esforços que afetam a maior parte de seus resultados. Trata-se de fazer uma avaliação completa de seus fluxos de trabalho e criar eficiências máximas, concentrando-se em seus melhores ativos.

Digamos que você tenha um site e queira otimizar seu conteúdo para aumentar suas visitas orgânicas ao site. O princípio de Pareto sugere que você encontre os artigos que geram mais visitas ao seu site e se concentre neles em vez de otimizar tudo.

Ao se concentrar em seus artigos de melhor desempenho (20%) que geram mais tráfego (80%), você pode gerar resultados mais acionáveis ​​com menos esforço. Isso significa que os outros artigos em seu site são inúteis? Não. Significa apenas que eles não são uma prioridade para este projeto específico.

Método POSEC

O método POSEC é um processo de cinco etapas projetado para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo. Este método foi modelado a partir da Hierarquia de Necessidades de Maslow. Basicamente, você completa as tarefas na ordem em que são mais importantes para terminar e coloca as tarefas menos importantes no final.

POSEC significa Priorizar pela Organização, S tremlining, E conomizing e C ontributing .

Priorizar significa simplesmente que você coloca as coisas mais importantes em primeiro lugar. Isso pode ser tão simples quanto criar uma lista e classificar suas tarefas da mais para a menos importante e concluí-las nessa ordem.

Organizar significa que você estabelece uma estratégia de como você vai completar essas tarefas. Isso ajuda seus objetivos a se sentirem mais atingíveis e torna as tarefas mais fáceis de serem concluídas. Quando você tem uma estratégia de como as coisas são feitas, elas são feitas mais rapidamente.

A racionalização concentra-se nas tarefas que você não quer fazer, mas precisa ser feito. Limpando seus pratos, dobrando suas roupas e assim por diante. Estas são as tarefas mundanas que não podem ser ignoradas. O Streamlining foi projetado para fazê-los de forma mais rápida e eficaz, para que você possa se concentrar nas tarefas importantes em mãos.

Economizar refere-se a tarefas que você gosta de fazer. Estes são seus hobbies e suas atividades de lazer. Embora estes possam ser os mais divertidos de fazer, eles não são necessários. Você deve colocar essas tarefas na parte inferior da sua lista de tarefas.

Contribuir inclui suas obrigações sociais. Isso pode incluir ir à festa de um amigo ou ser voluntário em um abrigo de animais. Essas tarefas incluem outras pessoas que confiam em você, então elas tendem a ser colocadas mais altas na lista do que projetos individuais.

Habilidades de gestão de tempo

As pessoas que se destacam na gestão do tempo têm uma coisa em comum. Não é que eles sejam mais inteligentes ou naturalmente talentosos, é que eles criaram um sistema que funciona para eles.

Não existe uma estratégia uniforme de gerenciamento de tempo que funcione para todos. Mas com as habilidades certas, você pode encontrar uma maneira de gerenciar o tempo que funciona melhor para você.

Organização

Manter-se organizado é a habilidade mais importante a ter ao utilizar o gerenciamento de tempo. Isso significa organizar sua agenda, suas prioridades, suas obrigações e muito mais. Encontre uma maneira de organizar todas as suas informações mais importantes em um só lugar.

Priorização

Depois de organizar tudo, é hora de priorizar suas tarefas. As coisas mais importantes devem estar no topo da sua lista de tarefas. Tente criar uma pequena lista de três “obrigações” todas as manhãs antes de sair de casa. Não importa o quão agitadas as coisas fiquem, você pode se referir a essas tarefas mais vitais como sua fonte do que precisa ser feito.

Delegação

Você provavelmente vai se deparar com tarefas que precisam ser feitas, mas não são uma prioridade – é aí que entra a delegação. Seja no trabalho ou em casa, você pode delegar essas tarefas menos importantes para outras pessoas. Se ninguém mais estiver disponível para fazê-las, você sempre pode adiar essas tarefas para mais tarde.

Estressando

Esquecer de agendar o tempo de inatividade para si mesmo é um grande erro. A gestão do tempo abrange todas as partes da sua vida, incluindo a sua sessão de bacharelado de segunda à noite! Não se sinta culpado por permitir-se tempo para descomprimir e apenas relaxar de vez em quando.

Comunicação

Você não é a única pessoa que precisa estar ciente de seu gerenciamento de tempo. Seu parceiro, seus filhos, seus colegas de trabalho e seus amigos precisam estar cientes de sua estratégia. Comunique seus limites com as pessoas e mantenha-se firme neles. Não deixe que os outros o pressionem a quebrar um bom hábito.

Definição de metas

Definir metas para si mesmo ajuda você a se manter responsável. Tente começar pequeno, agendando algumas coisas importantes para serem feitas a cada semana. Depois de pegar o jeito, você pode se concentrar em metas de longo prazo para si mesmo. Talvez você queira passar mais tempo lendo? Ou fazer mais no trabalho? Esses são todos os objetivos que o gerenciamento do tempo pode ajudá-lo a alcançar.

Benefícios da gestão do tempo

O benefício óbvio do gerenciamento do tempo é que você terá mais tempo no seu dia para fazer as coisas. Mas há outras vantagens mais sutis em gerenciar melhor seu tempo. Essas vantagens podem ajudá-lo imensamente em sua vida pessoal e profissional.

Menos estresse

Este é um acéfalo. Quando você gasta menos tempo focando em como vai fazer tudo, seus níveis de estresse diminuem significativamente. Planejar e executar sua agenda sem procrastinação lhe dá mais tempo para fazer as coisas que você gosta de fazer, em vez de se preocupar em como vai fazer todas as coisas que precisa fazer.

Trabalho mais eficaz

Criar um cronograma e executar tarefas em uma linha do tempo melhorará a qualidade do seu trabalho. Saber o que você está fazendo permite que você esteja totalmente presente no momento. Você não precisa se preocupar com o pré-planejamento e pode se concentrar em concluir seu trabalho.

Mais oportunidades

Quando você usa seu tempo de forma mais eficaz, você ganha mais tempo de volta. Aqueles minutos perdidos que você costumava gastar verificando seu telefone ou evitando o trabalho se somam. Isso significa que você pode assumir mais projetos, novos hobbies ou até mesmo tempo para relaxar. O mundo se abre quando você assume o controle do seu tempo.

Melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal

Um dos maiores efeitos colaterais da má gestão do tempo é um trabalho desequilibrado e vida doméstica. Se você se pega levando trabalho para casa todas as noites, há uma chance de ter um problema em perder tempo no trabalho.

Uma melhor gestão do tempo no trabalho liberará sua vida pessoal. Quando você para de levar trabalho para casa, pode ter mais tempo para seus hobbies, seu cônjuge, seus filhos ou seus animais de estimação. É um ganha-ganha para todos os aspectos da sua vida!

12 dicas de gerenciamento de tempo

Aproveitar ao máximo o seu tempo é complicado. Sempre haverá coisas em sua vida que você absolutamente tem que fazer. Pegar seus filhos na escola, fazer o jantar e tomar banho são coisas que ocupam um tempo que você não pode simplesmente parar de fazer. Aproveitar ao máximo seu tempo é uma habilidade inestimável que pode beneficiar todos os aspectos de sua vida.

1. Utilize o bloqueio de tempo

O bloqueio de tempo é uma estratégia popular de gerenciamento de projetos em que você bloqueia grandes seções do seu calendário todos os dias para uma atividade específica. O bloqueio de tempo incentiva você a se concentrar no que precisa ser feito e define uma expectativa de quando essas tarefas serão concluídas. Isso pode ser feito em seu calendário online ou até mesmo em um planejador pessoal.

Veja um exemplo da aparência de uma programação bloqueada por tempo em comparação com uma agenda aberta:

Observe como há intervalos programados entre esses grandes blocos de tempo? Isso permite que você tenha espaço para fazer outras coisas à medida que elas surgem ao longo do dia. O que torna o bloqueio de tempo ótimo é que ele também se comunica com outras pessoas quando você está ocupado, o que diminui a chance de distrações durante o dia.

2. Evite multitarefas

Você pode ficar chocado ao saber disso, mas a multitarefa está realmente piorando seu gerenciamento de tempo. Alguns estudos relatam que a multitarefa pode fazer com que os projetos demorem até 40% mais tempo para serem concluídos do que se você estivesse focado em uma única tarefa.

Esses mesmos estudos sugerem que apenas 2,5% de toda a população se enquadra na categoria de “supertarefas” que são capazes de realizar multitarefas de forma eficaz.

Se você acha que pode ser um desses supertarefas, provavelmente não é. Mais uma vez, os estudos mostram que as pessoas que pensam que são ótimas em multitarefas geralmente são as piores de todos nós. É melhor se ater a uma tarefa de cada vez e terminá-la até a conclusão.

3. Conquiste sua procrastinação

A procrastinação é uma das partes mais difíceis da gestão do tempo. É muito fácil cair na mentalidade de “fazer as coisas depois”. Todos nós sabemos o que pode acontecer quando você deixa tudo para depois. Você precisará enfrentar sua procrastinação de frente se quiser melhorar o gerenciamento do seu tempo.

Aqui estão quatro etapas para ajudá-lo a abandonar seu hábito de procrastinação:

1. Reconheça que você está procrastinando e descubra por que você está fazendo isso
2. Não se culpe por procrastinar; concentre-se em corrigi-lo
3. Desconecte-se da tecnologia e de quaisquer distrações que tirem seu foco
4. Identifique quando você é mais produtivo e conclua as tarefas

Não se deixe entrar em uma espiral de vergonha por causa da procrastinação. Todos nós fazemos isso de vez em quando. Concentre-se no que você está fazendo para superar o desejo de empurrar as coisas. Crie um plano e cumpra-o. Você pode se surpreender com a facilidade de vencer a procrastinação com um pouco de atenção plena!

4. Use a tecnologia a seu favor

Para muitos de nós, a tecnologia se enquadra na categoria de distrações. Mas, em alguns casos, isso pode realmente ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo.

Se você deseja gerenciar melhor sua vida pessoal, existem vários aplicativos de gerenciamento de tempo que você pode baixar diretamente no seu telefone. Esses aplicativos variam de aplicativos de calendário a ferramentas de agendamento e muito mais!

Para os profissionais que procuram gerir melhor o seu tempo, existem mais de 750 opções de software de gestão de projetos disponíveis no mercado. Essas ferramentas permitem que você crie fluxos de trabalho, marque colegas de equipe em novos projetos e controle seu tempo com mais eficiência.

Encontre o melhor software de gerenciamento de projetos do mercado com base em avaliações de usuários reais de pessoas como você.

5. Acompanhe seu tempo

É impossível gerenciar melhor seu tempo se você não sabe para que está usando seu tempo. Passe uma semana inteira acompanhando seu dia-a-dia em um planejador ou calendário. Anote o que você está fazendo ao longo do dia, seja comendo, cochilando ou trabalhando. Depois de ter uma visão completa de como você gasta seu tempo, é mais fácil decidir o que pode ficar e o que pode ir.

6. Seja frugal com seu tempo

Aprender a dizer não vai lhe poupar muitos problemas. Como mencionamos anteriormente na Matriz de Decisão de Eisenhower, nem tudo vale o seu tempo! Seja mais seletivo sobre quais projetos você dedica seu tempo e quais você deixa de lado. Aprender a valorizar seu tempo tornará o gerenciamento de sua agenda muito mais fácil.

7. Defina um limite de tempo para as tarefas

O perfeccionismo pode ser uma faca de dois gumes. Muitas vezes, o tempo é desperdiçado tentando acertar os detalhes de um projeto, perdendo um tempo valioso que você poderia usar para fazer outra coisa. Você pode neutralizar isso definindo uma quantidade de tempo predeterminada para concluir uma tarefa. Se você sabe que tem apenas uma hora para fazer algo, é menos provável que perca tempo com outras coisas.

8. Planeje sua agenda com antecedência

Você sabe como algumas pessoas preparam as refeições da semana inteira no domingo? Você pode fazer a mesma coisa com o seu tempo.

Sente-se e bloqueie o horário de cada dia da semana, todos os domingos à noite. Isso define um cronograma que você pode cumprir e libera tempo em sua programação. Em seguida, você pode passar os primeiros 15 minutos de cada dia revisando seus blocos de tempo e ajustando-se a qualquer coisa que tenha ocorrido desde que você agendou as coisas. Planejar com antecedência e ajustar diariamente resultará em horas economizadas ao longo do tempo.

9. Não subestime o poder de um planejador

Nada supera um bom e velho planejador. É a sua tábua de salvação para o que está acontecendo quando. Algumas pessoas preferem usar um planejador físico, enquanto outras seguem a rota digital. Não importa qual opção você escolha, um planejador o manterá responsável por seguir o cronograma que você criou para si mesmo.

10. Conclua tarefas exigentes primeiro

Uma das maiores razões pelas quais as pessoas procrastinam é que elas temem fazer uma tarefa difícil ou demorada. Você pode quebrar esse hábito eliminando essas tarefas exigentes primeiro.

Uma vez que você esteja no topo de seus projetos mais difíceis, todo o resto parecerá uma brisa! Além disso, dá-lhe uma sensação de realização que pode aumentar a sua energia para o resto do dia.

11. Dê um tempo a si mesmo

Você não precisa gastar cada segundo de cada dia em uma programação. É importante marcar tempo para relaxar com sua família ou assistir seu programa favorito da Netflix. Tente se dar um dia por semana em que você não agende nada para fazer. Deixe o dia levá-lo aonde quiser e apenas vá com o fluxo. Isso ajuda você a recarregar as baterias e evitar o esgotamento.

12. Responsabilize os outros

Há uma boa chance de você encontrar alguém que tente atrapalhar seus hábitos de gerenciamento de tempo. Seja um colega de trabalho ou um membro da família, você precisa estabelecer limites firmes com eles. Isso pode significar dizer não a reuniões ineficazes ou ruins, ou lembrar ao seu cônjuge que você precisa de tempo para concluir certas tarefas. Manter-se firme no seu plano é crucial para o seu sucesso.

Não há necessidade de uma máquina do tempo!

Depois de dominar a arte do gerenciamento do tempo, seus dias de anseio por uma máquina do tempo serão coisa do passado. Você está no comando do seu tempo. Pode levar algum ajuste sério no início, mas utilize essas ferramentas e você recuperará seu tempo antes que perceba!

Interessado em como o gerenciamento de tempo adequado pode ser impactante? Leia nosso resumo de estatísticas de produtividade e descubra como sua vida pode ser muito mais fácil com um pouco de organização.