Recupera il tuo tempo con questi 12 suggerimenti per la gestione del tempo

Il tempo è una delle poche cose che non puoi più tornare indietro una volta che è passato; questo è ciò che la rende una delle tue risorse più preziose.

I minuti sprecati possono trasformarsi in ore sprecate se non presti attenzione. E mentre è bello perdere un intero pomeriggio guardando Netflix ogni tanto, non dovresti prenderne l'abitudine.

La gestione del tempo è una di quelle cose per cui alcune persone sembrano avere un talento. La buona notizia è che con le giuste capacità e dedizione, puoi diventare un maestro della gestione del tempo.

Le persone spesso confondono la gestione del tempo con una meticolosa pianificazione minuto per minuto. Non è di questo che tratta questo articolo. Invece di concentrarti sull'ottimizzazione di ogni momento della tua vita, l'obiettivo è trovare un programma che funzioni meglio per te.

Perché è importante la gestione del tempo?

La gestione del tempo è importante per una serie di motivi. Spesso, i problemi di gestione del tempo derivano da problemi più complicati. La procrastinazione, i problemi con la definizione delle priorità delle attività e i problemi con la concentrazione convergono tutti per creare ostacoli al mantenimento dell'attività.

La gestione del tempo non discrimina tra la tua vita personale e quella professionale; racchiude tutto ciò che fai durante la tua giornata. Non si tratta di forzare più tempo nella tua giornata, si tratta di sfruttare olisticamente la maggior parte del tempo che già hai.

Se non sei una persona mattiniera ora, di certo non inizierai a svegliarti alle 5 del mattino per andare in palestra. La gestione del tempo funziona all'interno del tuo programma e con i tuoi obiettivi per creare la versione migliore del tuo quotidiano.

Chi usa la gestione del tempo?

Tutti, da un genitore casalingo a un project manager, usano la gestione del tempo. Il tempo non fa discriminazioni e tutti possono permettersi di usare meglio il proprio tempo.

Che la tua vita quotidiana includa l'andare a scuola o il jet-set in giro per il mondo per affari, tutti abbiamo solo 24 ore al giorno. Anche persone come Beyonce hanno una quantità limitata di tempo ogni giorno per raggiungere i propri obiettivi (e vendere oltre 118 milioni di dischi, giusto per dire!)

Più a lungo aspetti per creare strategie migliori per gestire il tuo tempo, più difficile sarà rompere quelle abitudini in seguito.

Segni che hai un problema di gestione del tempo

Ti starai chiedendo, come faccio a sapere se ho un problema di gestione del tempo?

Questa è una domanda giusta! La maggior parte delle persone all'inizio non si rende conto di avere un problema di gestione del tempo. La cosa da ricordare è che i problemi di gestione del tempo spesso si travestono da altri problemi. Se hai problemi a concentrarti sul lavoro o mandi costantemente le scadenze, potresti avere problemi con la gestione del tuo tempo.

Anche se non ti identifichi con nessuno dei problemi di cui sopra, potresti probabilmente gestire meglio il tuo tempo. Non devi essere in difficoltà per adottare migliori strategie di gestione del tempo. Il lavoro di gestione del tempo non è mai veramente finito. C'è sempre qualcosa che puoi pianificare meglio o lavorare per migliorare.

Metodi di gestione del tempo

La gestione del tempo è un concetto così popolare che ha prodotto molte metodologie specifiche nel corso degli anni. Mentre alcuni sono andati e venuti, ce ne sono tre popolari che molti considerano la "Santissima Trinità" della gestione del tempo.

La matrice decisionale di Eisenhower

La matrice decisionale di Eisenhower , più comunemente nota come le 4 D della gestione del tempo, può essere suddivisa in quattro semplici componenti: fare, differire, delegare ed eliminare. Questo metodo ruota attorno all'idea che tutto ciò che passi il tuo tempo a fare rientra in due categorie principali: urgente/non urgente e importante/non importante.

Con il metodo Eisenhower, i compiti che sono considerati importanti e urgenti dovrebbero essere in cima alla tua lista di cose da fare mentre i compiti che non sono né urgenti né importanti possono probabilmente essere eliminati del tutto.

Quella tabella potrebbe sembrare un po' confusa ma in realtà è semplice.

Una volta capito come classificare le tue attività utilizzando la matrice di Eisenhower, puoi decidere come programmare la tua giornata. I compiti più importanti e urgenti possono essere completati prima mentre quelli meno urgenti e importanti possono essere lasciati per dopo, se hai tempo.

Principio di Pareto

Il principio di Pareto, noto anche come regola 80/20 , è stato creato con l'idea che l'80% dei tuoi risultati deriva dal 20% dei tuoi sforzi. Questo metodo si concentra sul 20% degli sforzi che incidono sulla maggior parte dei risultati. Si tratta di effettuare una valutazione completa dei tuoi flussi di lavoro e creare la massima efficienza puntando tutto sulle tue risorse migliori.

Diciamo che hai un sito web e stai cercando di ottimizzare i tuoi contenuti per aumentare le visite organiche al tuo sito web. Il principio di Pareto ti suggerirebbe di trovare gli articoli che guidano il maggior numero di visite al tuo sito Web e di concentrarti su quelli invece di ottimizzare tutto.

Concentrandoti sui tuoi articoli con il miglior rendimento (20%) che generano la maggior parte del traffico (80%), puoi ottenere risultati più attuabili con meno sforzo. Questo significa che quegli altri articoli sul tuo sito web sono inutili? No. Significa solo che non sono una priorità per questo progetto specifico.

Metodo POSEC

Il metodo POSEC è un processo in cinque fasi progettato per aiutarti a gestire meglio il tuo tempo. Questo metodo è stato modellato sulla Gerarchia dei bisogni di Maslow. Fondamentalmente, completi le attività nell'ordine in cui è più importante finire e metti le attività meno importanti alla fine.

POSEC sta per Prioritizzare in base all'organizzazione, S treamlining , Economizing e C ontributing .

Dare priorità significa semplicemente mettere le cose più importanti al primo posto. Potrebbe essere semplice come creare un elenco e classificare le tue attività dalla più importante alla meno importante, quindi completarle in quell'ordine.

Organizzare significa definire una strategia su come completare queste attività. Questo aiuta i tuoi obiettivi a sentirsi più raggiungibili e rende le attività più facili da completare. Quando hai una strategia per come vengono fatte le cose, vengono fatte più velocemente.

La razionalizzazione si concentra sulle attività che non si desidera svolgere, ma che è necessario completare. Pulire i piatti, piegare il bucato e così via. Questi sono i compiti banali che non possono essere ignorati. Lo snellimento è progettato per portarli a termine in modo più rapido ed efficace, in modo da poterti concentrare sulle attività importanti a portata di mano.

L'economia si riferisce ai compiti che ti piace fare. Questi sono i tuoi hobby e le tue attività per il tempo libero. Sebbene questi possano essere i più divertenti da fare, non sono necessari. Dovresti posizionare queste attività in fondo alla tua lista di cose da fare.

Contribuire include i tuoi obblighi sociali. Questo può includere la partecipazione alla festa di un amico o il volontariato in un canile. Queste attività includono altre persone che fanno affidamento su di te, quindi tendono a essere posizionate più in alto nell'elenco rispetto ai progetti solisti.

Abilità di gestione del tempo

Le persone che eccellono nella gestione del tempo hanno tutte una cosa in comune. Non è che siano più intelligenti o naturalmente dotati, è che hanno creato un sistema che funziona per loro.

Non esiste una strategia di gestione del tempo uniforme che funzioni per tutti. Ma con le giuste competenze, puoi trovare un modo per gestire il tempo che funziona meglio per te.

Organizzazione

Rimanere organizzati è l'abilità più importante da avere quando si utilizza la gestione del tempo. Ciò significa organizzare il tuo programma, le tue priorità, i tuoi obblighi e altro ancora. Trova un modo per organizzare tutte le tue informazioni più importanti in un unico posto.

Priorità

Una volta che hai organizzato tutto, è il momento di dare la priorità alle tue attività. Le cose più importanti dovrebbero essere in cima alla tua lista di cose da fare. Prova a creare una breve lista di tre cose da fare ogni mattina prima di uscire di casa. Non importa quanto siano frenetiche le cose, puoi fare riferimento a quei compiti più vitali come alla tua fonte di ciò che deve essere fatto.

Delegazione

Probabilmente ti imbatterai in attività che devono essere eseguite ma non sono una priorità: è qui che entra in gioco la delega. Al lavoro o a casa, puoi delegare questi compiti meno importanti ad altre persone. Se nessun altro è disponibile per eseguirli, puoi sempre rimandare questi compiti per dopo.

Destressante

Dimenticare di programmare i tempi di inattività per te stesso è un grosso errore. La gestione del tempo abbraccia ogni parte della tua vita, inclusa la sessione di osservazione del corso di laurea del lunedì sera! Non sentirti in colpa se ti concedi del tempo per rilassarti e rilassarti ogni tanto.

Comunicazione

Non sei l'unica persona che deve essere consapevole della tua gestione del tempo. Il tuo partner, i tuoi figli, i tuoi colleghi e i tuoi amici devono essere consapevoli della tua strategia. Comunica i tuoi confini con le persone e rimani fermo su di loro. Non lasciare che gli altri ti spingano a rompere una buona abitudine.

Impostazione degli obiettivi

Stabilire obiettivi per te stesso ti aiuta a rimanere responsabile. Prova a iniziare in piccolo programmando alcune cose chiave da fare ogni settimana. Una volta che hai capito, puoi concentrarti su obiettivi a lungo termine per te stesso. Forse vuoi dedicare più tempo alla lettura? O fare di più al lavoro? Questi sono tutti obiettivi che la gestione del tempo può aiutarti a raggiungere.

Vantaggi della gestione del tempo

L'ovvio vantaggio della gestione del tempo è che avrai più tempo nella tua giornata per fare le cose. Ma ci sono altri vantaggi più sottili per gestire meglio il tuo tempo. Questi vantaggi possono aiutarti immensamente sia nella tua vita personale che professionale.

Meno stress

Questo è un gioco da ragazzi. Quando dedichi meno tempo a concentrarti su come portare a termine tutto, i tuoi livelli di stress diminuiscono in modo significativo. Pianificare ed eseguire il tuo programma senza procrastinare ti dà più tempo per fare le cose che ami fare, invece di preoccuparti di come farai tutte le cose che devi fare.

Lavoro più efficace

La creazione di un programma e l'esecuzione di attività su una sequenza temporale migliorerà la qualità del tuo lavoro. Sapere cosa stai facendo ti permette di essere pienamente presente nel momento. Non devi preoccuparti della pianificazione preliminare e puoi invece concentrarti sul completamento del tuo lavoro.

Più opportunità

Quando usi il tuo tempo in modo più efficace, in realtà ottieni più tempo indietro. Quei minuti sprecati che passavi a controllare il telefono o a evitare il lavoro si sommano. Ciò significa che puoi intraprendere più progetti, nuovi hobby o anche del tempo per rilassarti. Il mondo si apre una volta che prendi il controllo del tuo tempo.

Migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Uno dei maggiori effetti collaterali di una cattiva gestione del tempo è uno squilibrio tra lavoro e vita domestica. Se ti ritrovi a portare il lavoro a casa con te ogni sera, c'è la possibilità che tu abbia un problema con la perdita di tempo al lavoro.

Una migliore gestione del tempo al lavoro libererà la tua vita personale. Quando smetti di portare il lavoro a casa con te, puoi darti più tempo per i tuoi hobby, il tuo coniuge, i tuoi figli o i tuoi animali domestici. È un vantaggio per tutti per ogni aspetto della tua vita!

12 consigli per la gestione del tempo

Sfruttare al meglio il tuo tempo è difficile. Ci saranno sempre cose nella tua vita che devi assolutamente fare. Prendere i tuoi figli a scuola, preparare la cena e fare la doccia sono cose che richiedono tempo che non puoi semplicemente smettere di fare. Sfruttare al meglio il tuo tempo è un'abilità inestimabile che può giovare a ogni aspetto della tua vita.

1. Utilizzare il blocco del tempo

Il blocco del tempo è una popolare strategia di gestione dei progetti in cui blocchi grandi sezioni del tuo calendario ogni giorno per un'attività specifica. Il blocco del tempo ti incoraggia a concentrarti su ciò che deve essere fatto e stabilisce un'aspettativa per quando queste attività saranno completate. Può essere fatto nel tuo calendario online o anche in un pianificatore personale.

Ecco un esempio di come appare una pianificazione con blocco temporale rispetto a un calendario aperto:

Hai notato come ci sono pause programmate tra questi grandi blocchi di tempo? Questo ti dà spazio per fare altre cose mentre emergono durante il giorno. Ciò che rende fantastico il blocco del tempo è che comunica anche ad altre persone quando sei occupato, il che riduce la possibilità di distrazioni durante il giorno.

2. Evita il multitasking

Potresti essere scioccato nell'apprendere questo, ma il multitasking sta effettivamente peggiorando la tua gestione del tempo. Alcuni studi riportano che il multitasking può far sì che i progetti richiedano fino al 40% in più di tempo per essere completati rispetto a quando ti fossi concentrato su una singola attività.

Quegli stessi studi suggeriscono che solo il 2,5% dell'intera popolazione rientra nella categoria dei "supertasking" in grado di svolgere efficacemente il multitasking.

Se pensi di poter essere uno di quei supertasker, probabilmente non lo sei. Ancora una volta, gli studi dimostrano che le persone che pensano di essere brave nel multitasking sono spesso le peggiori di tutti noi. È meglio attenersi a un compito alla volta e portarlo a termine.

3. Conquista la tua procrastinazione

La procrastinazione è una delle parti più difficili della gestione del tempo. È molto facile cadere nella mentalità del "fare le cose dopo". Sappiamo tutti cosa può succedere quando spingi tutto da fare in seguito. Dovrai affrontare la tua procrastinazione frontalmente se vuoi migliorare nella gestione del tuo tempo.

Ecco quattro passaggi per aiutarti a liberarti della tua abitudine di procrastinazione:

1. Riconosci che stai procrastinando e scopri perché lo stai facendo
2. Non picchiarti per procrastinare; concentrati sulla riparazione
3. Scollegati dalla tecnologia e da qualsiasi distrazione che distolga la tua attenzione
4. Individua quando sei più produttivo e completa le attività in quel momento

Non farti entrare in una spirale di vergogna per la procrastinazione. Lo facciamo tutti di tanto in tanto. Concentrati su ciò che stai facendo per superare l'impulso di spingere le cose. Crea un piano e attieniti ad esso. Potresti essere sorpreso di quanto sia facile battere la procrastinazione con un po' di consapevolezza!

4. Usa la tecnologia a tuo vantaggio

Per molti di noi, la tecnologia rientra nella categoria delle distrazioni. Ma in alcuni casi, può effettivamente aiutarti a gestire meglio il tuo tempo.

Se stai cercando di gestire meglio la tua vita personale, ci sono tantissime app per la gestione del tempo che puoi scaricare direttamente sul tuo telefono. Queste app vanno dalle app del calendario agli strumenti di pianificazione e altro ancora!

Per i professionisti che desiderano gestire meglio il proprio tempo, sul mercato sono disponibili più di 750 opzioni di software di gestione dei progetti. Questi strumenti ti consentono di creare flussi di lavoro, taggare i compagni di squadra in nuovi progetti e monitorare il tuo tempo in modo più efficace.

Trova il miglior software di gestione dei progetti sul mercato in base alle recensioni di utenti reali di persone come te.

5. Tieni traccia del tuo tempo

È impossibile gestire meglio il tuo tempo se non sai per cosa stai usando il tuo tempo. Trascorri un'intera settimana tenendo traccia delle tue attività quotidiane in un'agenda o in un calendario. Scrivi quello che fai durante il giorno, che si tratti di mangiare, fare un pisolino o lavorare. Una volta che hai il quadro completo di come trascorri il tuo tempo, è più facile decidere cosa può rimanere e cosa può andare.

6. Sii parsimonioso con il tuo tempo

Imparare a dire di no ti farà risparmiare un sacco di problemi. Come accennato in precedenza in Eisenhower Decision Matrix, non tutto vale il tuo tempo! Sii più esigente riguardo ai progetti a cui dedichi il tuo tempo e a quelli che lasci cadere. Imparare a valutare il tuo tempo renderà la gestione del tuo programma molto più semplice.

7. Impostare un limite di tempo per le attività

Il perfezionismo può essere un'arma a doppio taglio. Il tempo viene spesso sprecato cercando di ottenere i dettagli di un progetto esattamente nel modo giusto, perdendo tempo prezioso che potresti usare per fare qualcos'altro. Puoi contrastarlo impostando una quantità di tempo predeterminata per completare un'attività. Se sai che hai solo un'ora per fare qualcosa, è meno probabile che perdi tempo in altre cose.

8. Pianifica il tuo programma in anticipo

Sai come alcune persone preparano i pasti per l'intera settimana di domenica? Puoi fare la stessa cosa con il tuo tempo.

Siediti e blocca il tempo ogni giorno della settimana ogni domenica sera. Questo imposta un programma a cui puoi attenerti e libera tempo nel tuo programma. Quindi, puoi dedicare i primi 15 minuti di ogni giorno a rivedere i tuoi blocchi di tempo e ad adattarti a tutto ciò che è emerso da quando hai programmato le cose. La pianificazione in anticipo e l'adeguamento giornaliero aumenteranno le ore risparmiate nel tempo.

9. Non sottovalutare il potere di un pianificatore

Niente batte un buon pianificatore vecchio stile. È la tua ancora di salvezza per quello che sta succedendo quando. Alcune persone preferiscono utilizzare un pianificatore fisico mentre altri seguono il percorso digitale. Indipendentemente dall'opzione che scegli, un pianificatore ti terrà responsabile del rispetto del programma che crei per te stesso.

10. Completa prima i compiti impegnativi

Uno dei motivi principali per cui le persone procrastinano è che temono di svolgere un compito difficile o che richiede tempo. Puoi rompere questa abitudine togliendoti di mezzo prima quei compiti impegnativi.

Una volta superata la collina dei tuoi progetti più difficili, tutto il resto sembrerà un gioco da ragazzi! Inoltre, ti dà un senso di realizzazione che può aumentare la tua energia per il resto della giornata.

11. Concediti una pausa

Non devi spendere ogni secondo di ogni giorno su un programma. È importante trovare il tempo per rilassarsi con la tua famiglia o guardare il tuo programma Netflix preferito. Prova a concederti un giorno alla settimana in cui non pianifichi nulla da fare. Lascia che il giorno ti porti dove vuole e segui il flusso. Questo ti aiuta a ricaricare le batterie e prevenire il burnout.

12. Ritieni gli altri responsabili

Ci sono buone probabilità che incontrerai qualcuno che cerca di far deragliare le tue abitudini di gestione del tempo. Che si tratti di un collega o di un familiare, è necessario stabilire dei confini netti con loro. Questo potrebbe significare dire di no a riunioni inefficaci o cattive o ricordare al tuo coniuge che hai bisogno di tempo per completare determinati compiti. Rimanere fermi nel tuo piano è fondamentale per il tuo successo.

Non c'è bisogno di una macchina del tempo!

Una volta che avrai imparato l'arte della gestione del tempo, i tuoi giorni di desiderio per una macchina del tempo diventeranno un ricordo del passato. Sei tu a controllare il tuo tempo. All'inizio potrebbe essere necessario un serio aggiustamento, ma utilizza questi strumenti e recupererai il tuo tempo prima che tu te ne accorga!

Interessato a quanto può essere d'impatto una corretta gestione del tempo? Leggi il nostro riepilogo delle statistiche sulla produttività e scopri quanto può essere più facile la tua vita con una piccola organizzazione.