استعد وقتك من خلال 12 نصيحة لإدارة الوقت

الوقت هو أحد الأشياء القليلة التي لا يمكنك العودة إليها بمجرد رحيلها ؛ هذا ما يجعلها واحدة من أثمن مواردك.

يمكن أن تتحول الدقائق الضائعة إلى ساعات ضائعة إذا لم تنتبه. وعلى الرغم من أنه من الجيد أن تفقد فترة ما بعد الظهيرة كاملة وأنت تشاهد Netflix بين الحين والآخر ، فلا يجب أن تعتاد عليها.

إدارة الوقت هي إحدى تلك الأشياء التي يبدو أن بعض الناس لديهم موهبة فيها. الخبر السار هو أنه من خلال المهارات والتفاني المناسبين ، يمكنك أن تصبح خبيرًا في إدارة الوقت.

غالبًا ما يخطئ الناس في إدارة الوقت بالتخطيط الدقيق لكل دقيقة. هذا ليس ما يدور حوله هذا المقال. بدلاً من التركيز المفرط على تحسين كل لحظة في حياتك ، فإن الهدف هو إيجاد جدول زمني يناسبك بشكل أفضل.

لماذا تعتبر إدارة الوقت مهمة؟

إدارة الوقت مهمة لعدد من الأسباب. غالبًا ما تنبع مشكلات إدارة الوقت من مشكلات أكثر تعقيدًا. التسويف ، والمشكلات المتعلقة بتحديد أولويات المهام ، والمشكلات المتعلقة بتركيز الجميع تتلاقى لإنشاء حواجز على الطريق مع الاستمرار في المهمة.

إدارة الوقت لا تميز بين حياتك الشخصية والمهنية ؛ إنه يشمل كل ما تفعله في يومك. لا يتعلق الأمر بإجبار المزيد من الوقت في يومك - إنه يتعلق بالاستفادة بشكل شامل من الوقت الذي لديك بالفعل.

إذا لم تكن شخصًا صباحيًا الآن ، فمن المؤكد أنك لن تبدأ في الاستيقاظ في الساعة 5 صباحًا للذهاب إلى صالة الألعاب الرياضية. تعمل إدارة الوقت وفقًا لجدولك الزمني ومع أهدافك لإنشاء أفضل نسخة من حياتك اليومية.

من يستخدم إدارة الوقت؟

يستخدم كل شخص بدءًا من الوالد المقيم في المنزل وحتى مدير المشروع إدارة الوقت. الوقت لا يميز ، ويمكن للجميع استخدام وقتهم بشكل أفضل.

سواء كان نشاطك اليومي يشمل الذهاب إلى المدرسة أو السفر بالطائرة حول العالم للعمل ، فنحن جميعًا لدينا 24 ساعة فقط في اليوم. حتى الأشخاص مثل بيونسيه لديهم قدر محدود من الوقت كل يوم لتحقيق أهدافهم (وبيع أكثر من 118 مليون سجل ، فقط أقول!)

كلما طال انتظارك لإنشاء استراتيجيات أفضل لإدارة وقتك ، سيكون من الصعب كسر هذه العادات لاحقًا.

علامات لديك مشكلة في إدارة الوقت

قد تسأل نفسك ، كيف يمكنني معرفة ما إذا كنت أعاني من مشكلة في إدارة الوقت؟

هذا سؤال عادل! لا يدرك معظم الناس في البداية أن لديهم مشكلة في إدارة الوقت. الشيء الذي يجب تذكره هو أن مشاكل إدارة الوقت غالبًا ما تتنكر في شكل مشاكل أخرى. إذا كانت لديك مشكلات في التركيز في العمل أو كنت تفوت المواعيد النهائية باستمرار ، فقد تواجه مشكلة في إدارة وقتك.

حتى إذا لم تتعرف على أي من المشكلات المذكورة أعلاه ، فمن المحتمل أنك تدير وقتك بشكل أفضل. ليس عليك أن تكون متخبطًا لتبني استراتيجيات أفضل لإدارة الوقت. عمل إدارة الوقت لا يتم أبدًا بشكل حقيقي. هناك دائمًا شيء يمكنك التخطيط له بشكل أفضل أو العمل على تحسينه.

طرق إدارة الوقت

تعتبر إدارة الوقت مفهومًا شائعًا لدرجة أنها أنتجت العديد من المنهجيات المحددة على مر السنين. بينما جاء البعض وذهب ، هناك ثلاثة منها شائعة يعتبرها الكثيرون "الثالوث الأقدس" لإدارة الوقت.

مصفوفة قرار أيزنهاور

يمكن تقسيم مصفوفة قرار أيزنهاور ، المعروفة أكثر باسم 4 Ds لإدارة الوقت ، إلى أربعة مكونات بسيطة: do ، والتأجيل ، والتفويض ، والحذف. تدور هذه الطريقة حول فكرة أن كل ما تقضي وقتك في القيام به ينقسم إلى فئتين رئيسيتين: عاجل / غير عاجل ومهم / غير مهم.

وفقًا لطريقة أيزنهاور ، يجب أن تكون المهام التي تعتبر مهمة وعاجلة على رأس قائمة المهام الخاصة بك بينما من المحتمل أن يتم التخلص من المهام غير العاجلة أو المهمة تمامًا.

قد يبدو هذا الجدول محيرًا بعض الشيء ولكنه في الواقع بسيط.

بمجرد فهم كيفية تصنيف مهامك باستخدام Eisenhower Matrix ، يمكنك تحديد كيفية جدولة يومك. يمكن إكمال المهام الأكثر أهمية وإلحاحًا أولاً بينما يمكن ترك المهام الأقل إلحاحًا والأكثر أهمية في وقت لاحق إذا كان لديك الوقت.

مبدأ باريتو

تم صياغة مبدأ باريتو ، المعروف أيضًا باسم قاعدة 80/20 ، مع فكرة أن 80٪ من نتائجك تأتي من 20٪ من جهودك. تركز هذه الطريقة على 20٪ من الجهود التي تؤثر على الجزء الأكبر من نتائجك. يتعلق الأمر بإجراء تقييم كامل لسير العمل الخاص بك وخلق أقصى قدر من الكفاءات من خلال المشاركة في أفضل أصولك.

لنفترض أن لديك موقعًا على الويب وتتطلع إلى تحسين المحتوى الخاص بك لزيادة زيارات موقعك العضوية. يقترح عليك مبدأ باريتو العثور على المقالات التي تجذب معظم الزيارات إلى موقع الويب الخاص بك والتركيز عليها بدلاً من تحسين كل شيء.

من خلال التركيز على المقالات الأفضل أداءً (20٪) والتي تجذب أكبر عدد من الزيارات (80٪) ، يمكنك تحقيق نتائج أكثر فاعلية بأقل جهد. هل هذا يعني أن تلك المقالات الأخرى على موقع الويب الخاص بك لا قيمة لها؟ لا ، فهذا يعني فقط أنهم ليسوا أولوية بالنسبة لهذا المشروع المحدد.

طريقة POSEC

طريقة POSEC هي عملية من خمس خطوات مصممة لمساعدتك على إدارة وقتك بشكل أفضل. تم تصميم هذه الطريقة على غرار تسلسل ماسلو الهرمي للاحتياجات. في الأساس ، تقوم بإكمال المهام بالترتيب الأكثر أهمية للانتهاء ووضع المهام الأقل أهمية في النهاية.

يرمز POSEC إلى إعادة تنظيم P عن طريق تنظيم O ، و S treamlining ، و E conomizing ، و C ontributing.

تحديد الأولويات يعني ببساطة وضع الأشياء الأكثر أهمية أولاً. يمكن أن يكون ذلك بسيطًا مثل إنشاء قائمة وترتيب مهامك من الأكثر أهمية إلى الأقل أهمية ، ثم إكمالها بهذا الترتيب.

يعني التنظيم أنك تضع استراتيجية لكيفية إتمام هذه المهام. يساعد هذا على الشعور بأن أهدافك قابلة للتحقيق ويجعل إكمال المهام أسهل. عندما يكون لديك إستراتيجية لكيفية إنجاز الأشياء ، يتم إنجازها بشكل أسرع.

يركز التبسيط على المهام التي لا تريد القيام بها ، ولكن عليك إنجازها. تنظيف الأطباق ، طي الغسيل ، وما إلى ذلك. هذه هي المهام العادية التي لا يمكن تجاهلها. تم تصميم التبسيط لإنجازها بشكل أسرع وأكثر فعالية حتى تتمكن من التركيز على المهام المهمة في متناول اليد.

يشير الاقتصاد إلى المهام التي تستمتع بالقيام بها. هذه هي هواياتك وأنشطتك الترفيهية. في حين أن هذه قد تكون أكثر متعة في القيام بها ، إلا أنها ليست ضرورية. يجب عليك وضع هذه المهام في أسفل قائمة المهام الخاصة بك.

المساهمة تشمل التزاماتك الاجتماعية. يمكن أن يشمل ذلك حضور حفلة صديق أو التطوع في مأوى للحيوانات. تتضمن هذه المهام الأشخاص الآخرين الذين يعتمدون عليك ، لذلك تميل إلى أن تكون في مرتبة أعلى في القائمة من المشاريع الفردية.

مهارات إدارة الوقت

الأشخاص الذين يتفوقون في إدارة الوقت جميعهم لديهم شيء واحد مشترك. ليس الأمر أنهم أذكى أو موهوبون بشكل طبيعي ، بل أنهم أنشأوا نظامًا يناسبهم.

لا توجد استراتيجية موحدة لإدارة الوقت تناسب الجميع. ولكن مع المهارات المناسبة ، يمكنك إيجاد طريقة لإدارة الوقت الذي يناسبك بشكل أفضل.

منظمة

يعد البقاء منظمًا من أهم المهارات التي يجب امتلاكها عند استخدام إدارة الوقت. هذا يعني تنظيم جدولك الزمني وأولوياتك والتزاماتك والمزيد. اعثر على طريقة لتنظيم جميع معلوماتك الأكثر أهمية في مكان واحد.

تحديد الأولويات

بمجرد تنظيم كل شيء ، حان الوقت لتحديد أولويات مهامك. يجب أن تكون أهم الأشياء في أعلى قائمة مهامك. حاول إنشاء قائمة قصيرة من ثلاثة "أشياء ضرورية" كل صباح قبل مغادرة منزلك. بغض النظر عن مدى صعوبة الأمور ، يمكنك الإشارة إلى تلك المهام الأكثر حيوية كمصدر لما تحتاج إلى إنجازه.

وفد

من المحتمل أن تواجه مهامًا تحتاج إلى إنجاز ولكنها ليست ذات أولوية - هذا هو المكان الذي يأتي فيه التفويض. سواء في العمل أو المنزل ، يمكنك تفويض هذه المهام الأقل أهمية لأشخاص آخرين. إذا لم يكن هناك أي شخص آخر متاحًا للقيام بها ، فيمكنك دائمًا تأجيل هذه المهام إلى وقت لاحق.

محبط

يعد نسيان تحديد وقت التوقف عن العمل لنفسك خطأً فادحًا. تشمل إدارة الوقت كل جزء من حياتك ، بما في ذلك جلسة مشاهدة البكالوريوس في ليلة الاثنين! لا تشعر بالذنب بشأن السماح لنفسك بالوقت للتخلص من الضغط والاسترخاء من حين لآخر.

الاتصالات

أنت لست الشخص الوحيد الذي يحتاج إلى أن يكون على دراية بإدارة وقتك. يجب أن يكون شريكك وأطفالك وزملائك في العمل وأصدقائك على دراية باستراتيجيتك. عبّر عن حدودك مع الناس والتزم بها بحزم. لا تدع الآخرين يضغطون عليك للإقلاع عن عادة جيدة.

تحديد الأهداف

يساعدك تحديد الأهداف على أن تظل مسؤولاً. حاول أن تبدأ على نطاق صغير من خلال جدولة بعض الأشياء الأساسية لإنجازها كل أسبوع. بمجرد أن تتشبث بهذا ، يمكنك التركيز على أهداف طويلة المدى لنفسك. ربما تريد قضاء المزيد من الوقت في القراءة؟ أو أنجز المزيد في العمل؟ هذه كلها أهداف يمكن أن تساعدك إدارة الوقت في تحقيقها.

فوائد إدارة الوقت

الفائدة الواضحة لإدارة الوقت هي أنه سيكون لديك المزيد من الوقت في يومك لإنجاز الأمور. ولكن هناك مزايا أخرى أكثر دقة لإدارة وقتك بشكل أفضل. يمكن أن تساعدك هذه الامتيازات بشكل كبير في حياتك الشخصية والمهنية.

ضغط اقل

هذا واحد هو عدم التفكير. عندما تقضي وقتًا أقل في التركيز على كيفية إنجاز كل شيء ، تنخفض مستويات التوتر لديك بشكل ملحوظ. يمنحك التخطيط لجدولك الزمني وتنفيذه دون التسويف مزيدًا من الوقت للقيام بالأشياء التي تحب القيام بها ، بدلاً من القلق بشأن كيفية قيامك بكل الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها.

عمل أكثر فعالية

سيؤدي إنشاء جدول وتنفيذ المهام على جدول زمني إلى تحسين جودة عملك. تتيح لك معرفة ما تنجزه أن تكون حاضرًا تمامًا في الوقت الحالي. لا داعي للقلق بشأن التخطيط المسبق ويمكنك التركيز على إكمال عملك بدلاً من ذلك.

المزيد من الفرص

عندما تستخدم وقتك بشكل أكثر فاعلية ، فإنك في الواقع تسترجع المزيد من الوقت. تلك الدقائق الضائعة التي استخدمتها في فحص هاتفك أو تجنب العمل تضيف الكثير. هذا يعني أنه يمكنك القيام بمزيد من المشاريع ، أو هوايات جديدة ، أو حتى وقت للاسترخاء فقط. ينفتح العالم بمجرد أن تتحكم في وقتك.

توازن أفضل بين العمل والحياة

أحد أكبر الآثار الجانبية لسوء إدارة الوقت هو عدم التوازن بين العمل والحياة المنزلية. إذا وجدت نفسك تأخذ العمل معك إلى المنزل كل ليلة ، فهناك احتمال أن تواجه مشكلة في إضاعة الوقت في العمل.

ستؤدي الإدارة الأفضل للوقت في العمل إلى تحرير حياتك الشخصية. عندما تتوقف عن أخذ العمل معك إلى المنزل ، يمكن أن يمنحك المزيد من الوقت لهواياتك أو زوجتك أو أطفالك أو حيواناتك الأليفة. إنه ربح لكل جانب من جوانب حياتك!

12 نصيحة لإدارة الوقت

الاستفادة القصوى من وقتك أمر صعب. ستكون هناك دائمًا أشياء في حياتك عليك فعلها. إن اصطحاب أطفالك من المدرسة وتجهيز العشاء والاستحمام أشياء تستغرق وقتًا لا يمكنك التوقف عن فعلها. الاستفادة القصوى من وقتك هي مهارة لا تقدر بثمن يمكن أن تفيد كل جانب من جوانب حياتك.

1. الاستفادة من حظر الوقت

يعد حظر الوقت إستراتيجية شائعة لإدارة المشاريع حيث تقوم بحظر أقسام كبيرة من التقويم الخاص بك كل يوم من أجل نشاط معين. يشجعك حظر الوقت على التركيز على ما يجب القيام به ويضع توقعًا لوقت الانتهاء من هذه المهام. يمكن القيام بذلك في تقويمك عبر الإنترنت أو حتى في مخطط شخصي.

فيما يلي مثال لما يبدو عليه الجدول الزمني المحظور مقارنة بالتقويم المفتوح:

لاحظ كيف توجد فواصل مجدولة بين هذه الكتل الكبيرة من الوقت؟ يتيح لك ذلك مساحة للقيام بأشياء أخرى أثناء ظهورها على مدار اليوم. ما يجعل حجز الوقت أمرًا رائعًا هو أنه يتواصل أيضًا مع الآخرين عندما تكون مشغولًا ، مما يقلل من فرصة التشتت أثناء النهار.

2. تجنب تعدد المهام

قد تصاب بالصدمة لمعرفة ذلك ، لكن تعدد المهام يجعل إدارة الوقت في الواقع أسوأ. تشير بعض الدراسات إلى أن تعدد المهام يمكن أن يتسبب في أن تستغرق المشاريع وقتًا أطول بنسبة 40٪ لإكمالها مما لو كنت تركز فقط على مهمة واحدة.

تشير هذه الدراسات نفسها إلى أن 2.5٪ فقط من إجمالي السكان يندرجون تحت فئة "أصحاب المهام الفائقة" القادرين على القيام بمهام متعددة بفعالية.

إذا كنت تعتقد أنك قد تكون أحد هؤلاء المهمات الكبيرة ، فمن المحتمل أنك لست كذلك. مرة أخرى ، تُظهر الدراسات أن الأشخاص الذين يعتقدون أنهم رائعون في تعدد المهام هم في الغالب الأسوأ منا جميعًا. من الأفضل أن تلتزم بمهمة واحدة في كل مرة وتنتهي منها حتى الانتهاء.

3. قهر المماطلة الخاصة بك

التسويف هو أحد أصعب أجزاء إدارة الوقت. من السهل جدًا الوقوع في عقلية "القيام بالأشياء لاحقًا". نعلم جميعًا ما يمكن أن يحدث عندما تدفع كل شيء للقيام به لاحقًا. ستحتاج إلى مواجهة التسويف وجهاً لوجه إذا كنت ترغب في تحسين إدارة وقتك.

فيما يلي أربع خطوات لمساعدتك على التخلص من عادة التسويف:

1. اعترف بأنك تماطل واكتشف سبب قيامك بذلك
2. لا تضغط على نفسك للمماطلة ؛ ركز على إصلاحه
3. افصل عن التكنولوجيا وأي مشتتات تشتت انتباهك بعيدًا
4. حدد عندما تكون أكثر إنتاجية واكتمال المهام بعد ذلك

لا تدع نفسك تدخل في دوامة العار بسبب التسويف. كلنا نفعل ذلك من وقت لآخر. ركز على ما تفعله للتغلب على الرغبة في دفع الأمور بعيدًا. ضع خطة والتزم بها. قد تتفاجأ من مدى سهولة التغلب على التسويف بقليل من اليقظة!

4. استخدم التكنولوجيا لصالحك

بالنسبة للكثيرين منا ، تندرج التكنولوجيا في فئة المشتتات. لكن في بعض الحالات ، يمكن أن يساعدك في الواقع على إدارة وقتك بشكل أفضل.

إذا كنت تتطلع إلى إدارة حياتك الشخصية بشكل أفضل ، فهناك الكثير من تطبيقات إدارة الوقت التي يمكنك تنزيلها مباشرة على هاتفك. تتراوح هذه التطبيقات من تطبيقات التقويم إلى أدوات الجدولة والمزيد!

للمحترفين الذين يتطلعون إلى إدارة وقتهم بشكل أفضل ، هناك أكثر من 750 خيارًا من برامج إدارة المشاريع المتاحة في السوق. تتيح لك هذه الأدوات إنشاء مهام سير عمل ، ووضع علامات على زملائك في المشاريع الجديدة ، وتتبع وقتك بشكل أكثر فعالية.

اعثر على أفضل برامج إدارة المشاريع في السوق بناءً على تقييمات المستخدمين الحقيقية من أشخاص مثلك.

5. تتبع وقتك

من المستحيل إدارة وقتك بشكل أفضل إذا كنت لا تعرف ما الذي تستغل وقتك من أجله. اقضِ أسبوعًا كاملاً في تتبع نشاطك اليومي في مخطط أو تقويم. اكتب ما تفعله على مدار اليوم سواء أكان تناول الطعام أو القيلولة أو العمل. بمجرد أن تحصل على الصورة الكاملة لكيفية قضاء وقتك ، يصبح من الأسهل تحديد ما يمكنك البقاء وما الذي يمكنك الذهاب إليه.

6. كن مقتصدًا في وقتك

تعلم كيف تقول لا سيوفر عليك الكثير من المتاعب. كما ذكرنا سابقًا في مصفوفة قرارات أيزنهاور ، ليس كل شيء يستحق وقتك! كن أكثر انتقاءًا فيما يتعلق بالمشاريع التي تخصص وقتك فيها وتلك التي ستتخلى عنها. إن تعلم تقدير وقتك سيجعل إدارة جدولك أسهل بكثير.

7. تحديد مهلة زمنية للمهام

يمكن أن يكون السعي إلى الكمال سيفًا ذا حدين. غالبًا ما يضيع الوقت في محاولة الحصول على تفاصيل المشروع بشكل صحيح تمامًا ، مما يؤدي إلى إضاعة الوقت الثمين الذي يمكنك استخدامه في القيام بشيء آخر. يمكنك مواجهة هذا عن طريق تعيين مقدار الوقت المحدد مسبقًا لإكمال مهمة. إذا كنت تعلم أن لديك ساعة واحدة فقط لإنجاز شيء ما ، فمن غير المرجح أن تضيع الوقت في أشياء أخرى.

8. خطة الجدول الزمني الخاص بك في وقت مبكر

هل تعلم كيف يتناول بعض الناس وجباتهم الغذائية طوال الأسبوع الذي يتناولونه يوم الأحد؟ يمكنك أن تفعل الشيء نفسه مع وقتك.

اجلس وحظر الوقت في كل يوم من أيام الأسبوع كل مساء أحد. هذا يحدد جدولًا يمكنك الالتزام به ويحرر الوقت في جدولك. بعد ذلك ، يمكنك قضاء أول 15 دقيقة من كل يوم في مراجعة مجموعات الوقت الخاصة بك وتعديل أي شيء حدث منذ أن قمت بجدولة الأشياء. سيضيف التخطيط المسبق والتعديل اليومي ما يصل إلى ساعات يتم توفيرها بمرور الوقت.

9. لا تستهين بقوة المخطط

لا شيء يتفوق على مخطط جيد من الطراز القديم. إنه شريان الحياة الخاص بك لما يحدث ومتى. يفضل بعض الأشخاص استخدام مخطط مادي بينما يسلك الآخرون المسار الرقمي. بغض النظر عن الخيار الذي تختاره ، سيبقيك المخطط مسؤولاً عن الالتزام بالجدول الذي تنشئه لنفسك.

10. أكمل المهام الصعبة أولاً

أحد أكبر أسباب المماطلة هو الخوف من القيام بمهمة صعبة أو تستغرق وقتًا طويلاً. يمكنك التخلص من هذه العادة عن طريق التخلص من تلك المهام الصعبة أولاً.

بمجرد أن تتجاوز تلة أصعب مشاريعك ، سيبدو كل شيء آخر وكأنه نسيم! بالإضافة إلى ذلك ، يمنحك الشعور بالإنجاز الذي يمكن أن يعزز طاقتك لبقية اليوم.

11. امنح نفسك استراحة

لست مضطرًا لقضاء كل ثانية من كل يوم وفقًا لجدول. من المهم وضع قلم رصاص في الوقت المناسب للاسترخاء مع عائلتك أو مشاهدة عرض Netflix المفضل لديك. حاول أن تمنح نفسك يومًا في الأسبوع حيث لا تحدد موعدًا للقيام بأي شيء. دع اليوم يأخذك إلى حيث تريد ويذهب مع التدفق. يساعدك هذا على إعادة شحن البطاريات ومنع الإرهاق.

12. محاسبة الآخرين

هناك فرصة جيدة أن تقابل شخصًا يحاول إخراج عادات إدارة الوقت عن مسارها. سواء كان ذلك زميلًا في العمل أو أحد أفراد العائلة ، فأنت بحاجة إلى إنشاء حدود ثابتة معهم. قد يعني هذا قول لا للاجتماعات غير الفعالة أو السيئة ، أو تذكير زوجتك بأنك بحاجة إلى وقت لإكمال مهام معينة. البقاء حازمًا في خطتك أمر بالغ الأهمية لنجاحك.

لا حاجة لآلة الزمن!

بمجرد أن تتقن فن إدارة الوقت ، فإن أيام التوق إلى آلة الزمن ستكون شيئًا من الماضي. أنت المسؤول عن وقتك. قد يستغرق الأمر بعض التعديل الجاد في البداية ولكن استخدم هذه الأدوات وستستعيد وقتك قبل أن تعرفه!

هل أنت مهتم بمدى تأثير إدارة الوقت المناسبة؟ اقرأ تقرير إحصاءات الإنتاجية الخاص بنا واكتشف مدى سهولة حياتك مع القليل من التنظيم.