Odzyskaj swój czas dzięki tym 12 poradom na temat zarządzania czasem

Czas jest jedną z niewielu rzeczy, których nie można odzyskać, gdy już go minie; dlatego jest jednym z Twoich najcenniejszych zasobów.

Zmarnowane minuty mogą zamienić się w zmarnowane godziny, jeśli nie będziesz zwracać uwagi. I chociaż fajnie jest spędzić całe popołudnie na oglądaniu od czasu do czasu Netflixa, nie powinieneś tego robić.

Zarządzanie czasem to jedna z tych rzeczy, do których niektórzy ludzie po prostu mają smykałkę. Dobrą wiadomością jest to, że przy odpowiednich umiejętnościach i zaangażowaniu możesz stać się mistrzem zarządzania czasem.

Ludzie często mylą zarządzanie czasem ze skrupulatnym planowaniem minuta po minucie. Nie o tym jest ten artykuł. Zamiast nadmiernie koncentrować się na optymalizacji każdej chwili swojego życia, celem jest znalezienie harmonogramu, który będzie dla Ciebie najlepszy.

Dlaczego zarządzanie czasem jest ważne?

Zarządzanie czasem jest ważne z wielu powodów. Często problemy z zarządzaniem czasem wynikają z bardziej skomplikowanych problemów. Zwlekanie, problemy z ustalaniem priorytetów zadań i problemy z koncentracją wszystkich zbiegają się w celu stworzenia przeszkód związanych z pozostaniem na zadaniu.

Zarządzanie czasem nie rozróżnia życia osobistego i zawodowego; obejmuje wszystko, co robisz w ciągu dnia. Nie chodzi o to, by wymuszać więcej czasu w ciągu dnia – chodzi o holistyczne wykorzystanie czasu, który już masz.

Jeśli nie jesteś teraz rannym ptaszkiem, na pewno nie zaczniesz budzić się o 5 rano, aby iść na siłownię. Zarządzanie czasem działa w ramach Twojego harmonogramu i zgodnie z Twoimi celami, aby stworzyć najlepszą wersję Twojej codziennej pracy.

Kto korzysta z zarządzania czasem?

Każdy, od rodzica przebywającego w domu po kierownika projektu, korzysta z zarządzania czasem. Czas nie dyskryminuje i każdy może sobie pozwolić na lepsze wykorzystanie swojego czasu.

Niezależnie od tego, czy Twoja codzienność obejmuje chodzenie do szkoły, czy podróż służbową na całym świecie, wszyscy mamy tylko 24 godziny na dobę. Nawet ludzie tacy jak Beyonce mają codziennie ograniczoną ilość czasu na osiągnięcie swoich celów (i sprzedają ponad 118 milionów płyt, mówiąc tylko!)

Im dłużej czekasz na stworzenie lepszych strategii zarządzania czasem, tym trudniej będzie później przełamać te nawyki.

Oznaki, że masz problem z zarządzaniem czasem

Możesz zadać sobie pytanie, jak mogę stwierdzić, czy mam problem z zarządzaniem czasem?

To uczciwe pytanie! Większość ludzi na początku nie zdaje sobie sprawy, że ma problem z zarządzaniem czasem. Należy pamiętać, że problemy z zarządzaniem czasem często maskują się jako inne problemy. Jeśli masz problemy z koncentracją w pracy lub stale nie dotrzymujesz terminów, możesz mieć problem z zarządzaniem czasem.

Nawet jeśli nie identyfikujesz się z żadnym z powyższych problemów, prawdopodobnie lepiej zarządzasz swoim czasem. Nie musisz się błąkać, aby przyjąć lepsze strategie zarządzania czasem. Praca nad zarządzaniem czasem nigdy się nie kończy. Zawsze jest coś, co możesz lepiej zaplanować lub popracować nad poprawą.

Metody zarządzania czasem

Zarządzanie czasem jest tak popularną koncepcją, że na przestrzeni lat stworzyła wiele specyficznych metodologii. Podczas gdy niektórzy pojawiali się i znikali, istnieją trzy popularne, które wielu uważa za „Świętą Trójcę” zarządzania czasem.

Matryca decyzji Eisenhowera

Macierz decyzji Eisenhowera , powszechnie znana jako 4 D zarządzania czasem, może zostać podzielona na cztery proste elementy: wykonaj, odrocz, deleguj i usuń. Ta metoda opiera się na założeniu, że wszystko, na co spędzasz czas, dzieli się na dwie główne kategorie: pilne/niepilne i ważne/nieważne.

Zgodnie z metodą Eisenhowera zadania, które są uważane za ważne i pilne, powinny znajdować się na szczycie listy rzeczy do zrobienia, podczas gdy zadania, które nie są ani pilne, ani ważne, można prawdopodobnie całkowicie wyeliminować.

Ten stół może wydawać się nieco zagmatwany, ale w rzeczywistości jest prosty.

Gdy zrozumiesz, jak kategoryzować swoje zadania za pomocą macierzy Eisenhowera, możesz zdecydować, jak zaplanować swój dzień. Najważniejsze i pilne zadania możesz wykonać jako pierwsze, a najmniej pilne i ważne możesz zostawić na później, jeśli masz czas.

Zasada Pareto

Zasada Pareto, znana również jako zasada 80/20 , została stworzona z myślą, że 80% twoich wyników pochodzi z 20% twoich wysiłków. Ta metoda skupia się na 20% wysiłków, które wpływają na największą część Twoich wyników. Chodzi o dokonanie pełnej oceny przepływów pracy i stworzenie maksymalnej wydajności poprzez wykorzystanie najlepszych zasobów.

Załóżmy, że masz witrynę internetową i chcesz zoptymalizować zawartość, aby zwiększyć liczbę bezpłatnych odwiedzin witryny. Zasada Pareto sugerowałaby, abyś znalazł artykuły generujące najwięcej odwiedzin w Twojej witrynie i skupił się na tych, a nie na optymalizacji wszystkiego.

Koncentrując się na artykułach o najwyższej skuteczności (20%), które generują największy ruch (80%), możesz uzyskać bardziej przydatne wyniki przy mniejszym wysiłku. Czy to oznacza, że ​​te inne artykuły na Twojej stronie są bezwartościowe? Nie. To po prostu oznacza, że ​​nie są priorytetem dla tego konkretnego projektu.

Metoda POSEC

Metoda POSEC to pięcioetapowy proces zaprojektowany, aby pomóc Ci lepiej zarządzać czasem. Metoda ta została wzorowana na Hierarchii potrzeb Maslowa. Zasadniczo wykonujesz zadania w kolejności, w której są ważniejsze do ukończenia, a najmniej ważne zadania umieszczasz na końcu.

POSEC oznacza Priorytety przez organizowanie, usprawnianie , oszczędzanie i wkład .

Ustalanie priorytetów oznacza po prostu, że najważniejsze rzeczy stawiasz na pierwszym miejscu. Może to być tak proste, jak utworzenie listy i uszeregowanie zadań od najważniejszych do najmniej ważnych, a następnie wykonanie ich w tej kolejności.

Organizowanie oznacza, że ​​ustalasz strategię, w jaki sposób zamierzasz wykonać te zadania. Dzięki temu Twoje cele są bardziej osiągalne, a zadania łatwiejsze do wykonania. Kiedy masz strategię, jak coś się robi, robi się to szybciej.

Usprawnianie skupia się na zadaniach, których nie chcesz robić, ale musisz wykonać. Zmywanie naczyń, składanie prania i tak dalej. To są przyziemne zadania, których nie można zignorować. Usprawnianie ma na celu szybsze i skuteczniejsze ich wykonywanie, dzięki czemu możesz skupić się na ważnych zadaniach.

Oszczędzanie odnosi się do zadań, które lubisz wykonywać. To są Twoje hobby i sposób spędzania wolnego czasu. Chociaż może to być najbardziej zabawne, nie są potrzebne. Powinieneś umieścić te zadania na dole swojej listy rzeczy do zrobienia.

Wkład obejmuje Twoje obowiązki społeczne. Może to obejmować uczestnictwo w imprezie przyjaciela lub wolontariat w schronisku dla zwierząt. Te zadania obejmują inne osoby, które na tobie polegają, więc są one umieszczane wyżej na liście niż projekty solowe.

Zdolności zarządzania czasem

Ludzie, którzy wyróżniają się w zarządzaniu czasem, mają jedną wspólną cechę. Nie chodzi o to, że są mądrzejsi czy naturalnie uzdolnieni, ale o to, że stworzyli system, który dla nich działa.

Nie ma jednolitej strategii zarządzania czasem, która działałaby dla wszystkich. Ale mając odpowiednie umiejętności, możesz znaleźć sposób na zarządzanie czasem, który najlepiej Ci odpowiada.

Organizacja

Utrzymanie porządku jest najważniejszą umiejętnością, jaką należy posiadać przy zarządzaniu czasem. Oznacza to uporządkowanie harmonogramu, priorytetów, obowiązków i nie tylko. Znajdź sposób na uporządkowanie wszystkich najważniejszych informacji w jednym miejscu.

Priorytetyzacja

Gdy już wszystko zorganizujesz, nadszedł czas, aby ustalić priorytety swoich zadań. Najważniejsze rzeczy powinny znajdować się na górze listy rzeczy do zrobienia. Spróbuj codziennie przed wyjściem z domu stworzyć krótką listę trzech „obowiązkowych rzeczy”. Bez względu na to, jak gorączkowo się dzieje, możesz odnieść się do tych najważniejszych zadań jako źródła tego, co musisz zrobić.

Delegacja

Prawdopodobnie natkniesz się na zadania, które trzeba wykonać, ale nie są priorytetowe — tutaj pojawia się delegowanie. Niezależnie od tego, czy jesteś w pracy, czy w domu, możesz delegować te mniej ważne zadania innym osobom. Jeśli nikt inny nie jest w stanie ich wykonać, zawsze możesz odłożyć te zadania na później.

odstresowujący

Zapominanie o zaplanowaniu dla siebie przestojów jest ogromnym błędem. Zarządzanie czasem obejmuje każdą część twojego życia, w tym poniedziałkową sesję oglądania licencjata! Nie czuj się winny, dając sobie czas na dekompresję i po prostu odpoczywaj raz na jakiś czas.

Komunikacja

Nie jesteś jedyną osobą, która musi być świadoma zarządzania czasem. Twój partner, dzieci, współpracownicy i przyjaciele muszą być świadomi Twojej strategii. Komunikuj swoje granice z ludźmi i trzymaj się ich mocno. Nie pozwól, aby inni zmuszali cię do zerwania z dobrym nawykiem.

Ustalanie celów

Wyznaczanie sobie celów pomaga zachować odpowiedzialność. Spróbuj zacząć od małych rzeczy, zaplanuj kilka kluczowych rzeczy do zrobienia każdego tygodnia. Kiedy już to opanujesz, możesz skupić się na celach długoterminowych dla siebie. Może chcesz spędzić więcej czasu na czytaniu? Albo zrobić więcej w pracy? To wszystko są cele, które może Ci pomóc zarządzanie czasem.

Korzyści z zarządzania czasem

Oczywistą korzyścią płynącą z zarządzania czasem jest to, że będziesz mieć więcej czasu w ciągu dnia na załatwienie spraw. Ale są inne, bardziej subtelne zalety lepszego zarządzania czasem. Te korzyści mogą ogromnie pomóc zarówno w życiu osobistym, jak i zawodowym.

Mniej stresu

Ten jest oczywisty. Kiedy spędzasz mniej czasu na skupianiu się na tym, jak zamierzasz wszystko zrobić, poziom stresu znacznie się zmniejsza. Planowanie i realizacja harmonogramu bez zwlekania daje więcej czasu na robienie rzeczy, które lubisz robić, zamiast martwienia się o to, jak zamierzasz zrobić wszystkie rzeczy, które musisz zrobić.

Bardziej efektywna praca

Tworzenie harmonogramu i realizacja zadań na osi czasu poprawi jakość Twojej pracy. Wiedza o tym, co robisz, pozwala ci być w pełni obecnym w danej chwili. Nie musisz się martwić o wstępne planowanie i zamiast tego możesz skupić się na wykonaniu swojej pracy.

Więcej możliwości

Kiedy efektywniej wykorzystujesz swój czas, faktycznie otrzymujesz więcej czasu z powrotem. Te zmarnowane minuty, które poświęciłeś na sprawdzanie telefonu lub unikanie pracy, sumują się. Oznacza to, że możesz podjąć się większej liczby projektów, nowych hobby, a nawet czasu na relaks. Świat otwiera się, gdy przejmiesz kontrolę nad swoim czasem.

Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym

Jednym z największych skutków ubocznych złego zarządzania czasem jest brak równowagi między pracą a życiem domowym. Jeśli co wieczór zabierasz ze sobą pracę do domu, istnieje szansa, że ​​masz problem z marnowaniem czasu w pracy.

Lepsze zarządzanie czasem w pracy uwolni Twoje życie osobiste. Kiedy przestaniesz zabierać ze sobą pracę do domu, możesz poświęcić więcej czasu na hobby, współmałżonka, dzieci lub zwierzęta. Jest to korzystne dla każdego aspektu Twojego życia!

12 wskazówek dotyczących zarządzania czasem

Optymalne wykorzystanie czasu jest trudne. W twoim życiu zawsze będą rzeczy, które absolutnie musisz zrobić. Odbieranie dzieci ze szkoły, przygotowywanie obiadu i branie prysznica to rzeczy, które zabierają czas, których nie możesz tak po prostu przestać. Optymalne wykorzystanie czasu jest nieocenioną umiejętnością, która może przynieść korzyści w każdym aspekcie Twojego życia.

1. Wykorzystaj blokowanie czasu

Blokowanie czasu to popularna strategia zarządzania projektami, w której codziennie blokujesz duże sekcje swojego kalendarza dla określonej aktywności. Blokowanie czasu zachęca do skupienia się na tym, co należy zrobić, i określa oczekiwanie, kiedy te zadania zostaną zakończone. Można to zrobić w swoim kalendarzu online lub nawet osobistym planerze.

Oto przykład tego, jak wygląda harmonogram zablokowany czasowo w porównaniu z otwartym kalendarzem:

Zauważ, że pomiędzy tymi dużymi blokami czasu są zaplanowane przerwy? Dzięki temu masz przestrzeń do robienia innych rzeczy, które pojawiają się w ciągu dnia. To, co sprawia, że ​​blokowanie czasu jest świetne, to to, że komunikuje się również z innymi ludźmi, gdy jesteś zajęty, co zmniejsza ryzyko rozpraszania się w ciągu dnia.

2. Unikaj wielozadaniowości

Możesz być zszokowany, gdy się tego dowiesz, ale wielozadaniowość w rzeczywistości pogarsza twoje zarządzanie czasem. Niektóre badania podają, że wielozadaniowość może spowodować, że ukończenie projektów zajmie nawet 40% więcej czasu, niż gdybyś skupił się tylko na pojedynczym zadaniu.

Te same badania sugerują, że tylko 2,5% całej populacji należy do kategorii „supertaskerów”, którzy potrafią efektywnie wykonywać wiele zadań jednocześnie.

Jeśli myślisz, że możesz być jednym z tych superzadawców, prawdopodobnie nie jesteś. Po raz kolejny badania pokazują, że ludzie, którzy uważają , że są świetni w wielozadaniowości, są często najgorsi z nas wszystkich. Lepiej jest trzymać się jednego zadania na raz i dokończyć je do końca.

3. Pokonaj swoją prokrastynację

Prokrastynacja to jeden z najtrudniejszych elementów zarządzania czasem. Bardzo łatwo jest popaść w myślenie o „robieniu rzeczy później”. Wszyscy wiemy, co może się stać, gdy odkładasz wszystko na później. Będziesz musiał stawić czoła prokrastynacji, jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem.

Oto cztery kroki, które pomogą Ci pozbyć się nawyku prokrastynacji:

1. Przyznaj, że zwlekasz i dowiedz się, dlaczego to robisz
2. Nie bij się za zwlekanie; skup się na naprawie
3. Odłącz się od technologii i wszelkich rozproszeń, które odciągają Twoją uwagę
4. Wskaż wtedy, kiedy jesteś najbardziej produktywny i wykonasz zadania

Nie daj się popaść w spiralę wstydu z powodu prokrastynacji. Wszyscy to robimy od czasu do czasu. Skoncentruj się na tym, co robisz, aby przezwyciężyć chęć odepchnięcia rzeczy. Stwórz plan i trzymaj się go. Możesz być zaskoczony, jak łatwo jest pokonać prokrastynację przy odrobinie uważności!

4. Wykorzystaj technologię na swoją korzyść

Dla wielu z nas technologia należy do kategorii rozpraszających. Ale w niektórych przypadkach może to pomóc w lepszym zarządzaniu czasem.

Jeśli chcesz lepiej zarządzać swoim życiem osobistym, istnieje mnóstwo aplikacji do zarządzania czasem, które możesz pobrać bezpośrednio na swój telefon. Te aplikacje obejmują aplikacje kalendarza, narzędzia do planowania i nie tylko!

Dla profesjonalistów, którzy chcą lepiej zarządzać swoim czasem, na rynku dostępnych jest ponad 750 opcji oprogramowania do zarządzania projektami. Narzędzia te umożliwiają tworzenie przepływów pracy, oznaczanie członków zespołu w nowych projektach i bardziej efektywne śledzenie czasu.

Znajdź najlepsze oprogramowanie do zarządzania projektami na rynku na podstawie prawdziwych opinii użytkowników od osób takich jak Ty.

5. Śledź swój czas

Nie da się lepiej zarządzać swoim czasem, jeśli nie wiesz, na co go wykorzystujesz. Spędź cały tydzień śledząc swoje codzienne życie w planerze lub kalendarzu. Zapisz, co robisz w ciągu dnia, czy to jedzenie, drzemka, czy praca. Gdy masz pełny obraz tego, jak spędzasz czas, łatwiej jest zdecydować, co może zostać, a co może odejść.

6. Bądź oszczędny w swoim czasie

Nauczenie się, jak mówić „nie”, zaoszczędzi ci wielu kłopotów. Jak wspomnieliśmy wcześniej w Matrycy Decyzji Eisenhowera, nie wszystko jest warte Twojego czasu! Bądź bardziej wybredny w wyborze projektów, na które poświęcasz swój czas, a którym odrzucasz. Nauczenie się doceniać swój czas znacznie ułatwi zarządzanie harmonogramem.

7. Ustaw limit czasu na zadania

Perfekcjonizm może być mieczem obosiecznym. Często marnuje się czas na dokładne dopracowanie szczegółów projektu, tracąc cenny czas, który mógłbyś wykorzystać na coś innego. Możesz temu przeciwdziałać, ustawiając z góry określoną ilość czasu na wykonanie zadania. Jeśli wiesz, że masz tylko godzinę, aby coś zrobić, jest mniej prawdopodobne, że będziesz tracić czas na inne rzeczy.

8. Zaplanuj swój harmonogram z wyprzedzeniem

Wiesz, jak niektórzy ludzie przygotowują posiłki przez cały tydzień w niedzielę? Możesz zrobić to samo ze swoim czasem.

Usiądź i zablokuj czas każdego dnia tygodnia w każdą niedzielę wieczorem. To ustala harmonogram, którego możesz się trzymać, i zwalnia czas w swoim harmonogramie. Następnie możesz spędzić pierwsze 15 minut każdego dnia, przeglądając swoje bloki czasowe i dostosowując się do wszystkiego, co pojawiło się od czasu zaplanowania rzeczy. Planowanie z wyprzedzeniem i codzienne dostosowywanie zapewni więcej godzin zaoszczędzonych w czasie.

9. Nie lekceważ potęgi planisty

Nic nie przebije dobrego, staromodnego planisty. To twoja linia ratunkowa dla tego, co się dzieje i kiedy. Niektórzy wolą korzystać z fizycznego planera, podczas gdy inni wybierają drogę cyfrową. Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, planista będzie odpowiedzialny za trzymanie się harmonogramu, który sam sobie utworzysz.

10. Najpierw wykonaj wymagające zadania

Jednym z największych powodów, dla których ludzie odkładają na później, jest strach przed wykonaniem trudnego lub czasochłonnego zadania. Możesz przełamać ten nawyk, najpierw usuwając te wymagające zadania.

Gdy przekroczysz wzgórze swoich najtrudniejszych projektów, wszystko inne będzie wydawać się proste! Dodatkowo daje poczucie spełnienia, które może zwiększyć Twoją energię na resztę dnia.

11. Zrób sobie przerwę

Nie musisz spędzać każdej sekundy każdego dnia według harmonogramu. Ważne jest, aby zdążyć na czas na relaks z rodziną lub oglądanie ulubionego programu Netflix. Spróbuj dać sobie jeden dzień w tygodniu, w którym nie planujesz niczego do zrobienia. Niech dzień zabierze Cię tam, gdzie chce i po prostu płyń z prądem. Pomaga to naładować baterie i zapobiega wypaleniu.

12. Pociągaj innych do odpowiedzialności

Istnieje duża szansa, że ​​spotkasz kogoś, kto będzie próbował wykoleić twoje nawyki zarządzania czasem. Niezależnie od tego, czy jest to współpracownik, czy członek rodziny, musisz ustalić z nimi ścisłe granice. Może to oznaczać odmowę nieefektywnym lub złym spotkaniom lub przypomnienie współmałżonkowi, że potrzebujesz czasu na wykonanie pewnych zadań. Trwanie w swoim planie ma kluczowe znaczenie dla Twojego sukcesu.

Wehikuł czasu nie jest potrzebny!

Kiedy już opanujesz sztukę zarządzania czasem, twoje dni tęsknoty za wehikułem czasu odejdą w przeszłość. Ty zarządzasz swoim czasem. Na początku może to wymagać poważnego dostosowania, ale użyj tych narzędzi, a odzyskasz swój czas, zanim się zorientujesz!

Interesuje Cię, jak skuteczne może być właściwe zarządzanie czasem? Przeczytaj nasze podsumowanie statystyk produktywności i odkryj, o ile łatwiejsze może być Twoje życie z małą organizacją.