No-Show Oranlarını Düşürmek için 6 Strateji

Birinin randevuya gelmeyeceğini anladığınız an asla iyi bir an değildir. Sadece saatin geçişini izlemekle kalmadınız, aynı zamanda para da kaybettiniz.

Yalnız değilsiniz: saç ve güzellik sektörü, kaçırılan randevular yüzünden her yıl 1,2 milyar dolar kaybediyor. Bunun çok para olduğunu düşünüyorsanız, sağlık sektörüne 150 milyar dolara mal oluyor.

Omuz silkmek ve gelmemeleri hayatın bir gerçeği olarak görmemek cezbedici. Elbette, ara sıra son dakika acil durumları her zaman olacaktır. Ama bunlar düzenli bir olaysa, daha büyük bir sorununuz var.

İşte gelmeme oranlarını azaltmak için altı strateji.

İnsanlar Neden Göstermez?

Tıbbi randevuların sadece %28'i ailevi acil durumlar veya hastalıklar gibi kontrol edilemeyen olaylardan kaynaklanmaktadır. (Benzer şekilde, satış randevularında da %30'dan daha az katılım yok.)

Peki, insanların göstermemesinin bir numaralı nedeni nedir? Unuturlar. Bu doğru, insanların %37.6'sı unutuyor.

Ziyaretlerinizin çoğu acil durumlardan kaynaklanıyorsa, yapabileceğiniz pek bir şey yok. Ancak durumun böyle olması pek olası değil.

Bunun yerine, insanlar meşgul oldukları veya çifte rezervasyon yaptıkları için unuturlar. İyi haber şu ki, bununla başa çıkmak için kullanabileceğiniz stratejiler var.

No Show Oranınızı Nasıl Azaltabilirsiniz?

İşte müşterilerinizin randevularına bağlı kalmasını sağlamanın altı yolu.

1. No-Show Verilerinize Bakın

Atmanız gereken ilk adım, gösterilmeyen verilerinizdeki kalıpları aramaktır. Belirli bir personel üyesi daha fazla kullanılmayacak mı? Belirli günler veya zamanlar diğerlerinden daha mı kötü? Veya daha yüksek kullanılmama oranına sahip belirli hizmetler var mı?

Diyelim ki bir dişhekimi ofisi işletiyorsunuz ve belirli bir diş hijyenistinin yeni hasta randevularına gelmeme oranının yüksek olduğunu fark ediyorsunuz.

Bu özel hijyen uzmanına atıfta bulunan çevrimiçi olumsuz bir inceleme olduğunu fark ettiniz ve insanların randevu alıp uygulamanızı araştırdıklarından şüpheleniyorsunuz.

Bu incelemeye yanıt veriyorsunuz ve nezaketle başka kimsenin bir sorunu olmadığını ve onlara ücretsiz bir hizmet sunmak istediğinizi söylüyorsunuz.

Birkaç ay sonra tekrar kontrol edersiniz ve muayenehanenizin gelmeme oranı düşer.

2. Birden Fazla Zaman Yuvası Sunun

Müşterilerinize her zaman birkaç farklı toplantı zamanı sunun. Hiçbiri işe yaramazsa, ya size haber verirler ya da birkaç alternatif sunarlar. İnsanların günlerini buna göre planlayabilmeleri için randevunun uzunluğunu eklediğinizden emin olun.

3. Otomatik Randevu Hatırlatıcılarını SMS ile Gönderin

Randevu onay metinleri, randevuların hatırlatılmasını isteyenlerin bir numaralı yoludur. Medical Group Management Association tarafından yapılan bir anket, insanların %38,1'inin bir SMS hatırlatıcısının planlanmış randevularını tutmalarına yardımcı olacağına inandığını buldu.

Hâlâ hatırlatıcı telefon görüşmeleri yapıyorsanız, durmanız gerekir. 11 milyar aramanın analizine göre, birisiyle bağlantı kurma şansınız sadece %52. Müşteriniz cep telefonunu eline aldığında telefon numaranızı tanımıyorsa bu istatistik %76'ya çıkıyor.

Öte yandan, yaklaşan bir randevuyla ilgili kısa mesajınızı birinin açması için %98 şansınız var. Birinci basamak hekimleri üzerinde yapılan bir araştırmanın da ortaya koyduğu gibi, bir randevu onaylandıktan sonra, randevunun kaçırılmaması veya yeniden planlanmaması olasılığı %90'dır.

4. Birinin Neden Katılması Gerektiğini Stres

No-show oranlarını azaltmak için basit bir strateji, müşterinizin neden katılması gerektiğini vurgulamaktır.

Sağladığınız hizmete bağlı olarak, insanların sahip olabileceği endişeleri proaktif olarak ele almak iyi bir fikir olabilir. Örneğin, sağlık pratiği yapıyorsanız ve rahatsız edici bir tarama planlanmışsa, talimatlarla hastanızı rahatlatmak isteyeceksiniz.

Randevu öncesi bu bilgileri SMS ile paylaşabilirsiniz. Sadece hasta ziyaretlerini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda hastanın sizin uygulamanızla ilgili deneyimini de geliştirir.

5. İptal Etmeyi veya Yeniden Planlamayı Kolaylaştırın

Bazen işler ortaya çıkar veya gerçek bir zamanlama çakışması vardır. Bu nedenle, tercihen randevu tarihinden önce, yeniden planlamayı kolaylaştırmalısınız.

Randevunuzdan önce takip veya hatırlatma metinleri gönderdiğinizde, diğer kişinin yeniden planlayabilmesi için takvim planlama aracınızın bağlantısı gibi bir seçenek ekleyin.

Telefonu almak zorunda kalmadan diğer kişinin yeniden planlamasını kolaylaştırdığınızda, kontrolün bir kısmını tekrar onların eline veren daha az göz korkutucu bir deneyim yaratırsınız.

6. Kredi Kartı No-Show Politikasını Düşünün

Müşterilerinize gelmeme ücreti almak veya kredi kartını kullanmama politikası uygulamak, bir nedenle bu listede en son sırada yer almaktadır. Görülmeme oranınızı büyük ölçüde azaltabilir, ancak yanlış yapılırsa müşteri tepkisine de yol açabilir.

Bu rotadan aşağı inerseniz, bir müşterinin ilk ihlali için gelmeme ücreti almamanızı öneririz. Bunun yerine, aramasız iki görüşmeden veya bir yıl içinde iki görüşmeden sonra, onları ücretlendirirsiniz.

Bu politikayı uygulamayı merak ediyorsanız, bir uygulama yönetimi danışmanı Karen Zupko'nun Şartlar ve Koşullar'ı özetleyen bu örnek belgeye göz atın.

No-Show Oranınızı Düşürmenin Yatırım Getirisi

Randevuya gelmeme oranlarını azaltmak için yukarıdaki stratejilere zaman ayırarak, kaçırılan randevuları ve boş zamanları azaltacak, bu da siz ve işiniz için büyük bir yatırım getirisi sağlayacaksınız.