6 Strategi untuk Mengurangi Tingkat Ketidakhadiran

Saat Anda menyadari bahwa seseorang tidak akan datang untuk membuat janji bukanlah hal yang baik. Anda tidak hanya melihat jam berlalu, tetapi Anda juga kehilangan uang.

Anda tidak sendirian: industri rambut dan kecantikan kehilangan $1,2 miliar setiap tahun karena janji yang terlewat. Jika Anda pikir itu uang yang banyak, itu merugikan industri perawatan kesehatan $150 miliar.

Sangat menggoda untuk mengangkat bahu dan mengabaikan ketidakhadiran sebagai fakta kehidupan. Tentu, akan selalu ada keadaan darurat di menit-menit terakhir. Tetapi jika itu adalah kejadian biasa, Anda punya masalah yang lebih besar.

Berikut adalah enam strategi untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran.

Mengapa Orang Tidak Tampil?

Hanya 28% dari ketidakhadiran janji medis yang diakibatkan oleh kejadian yang tidak dapat dikendalikan seperti keadaan darurat keluarga atau penyakit. (Demikian pula, kurang dari 30% ketidakhadiran dalam janji penjualan.)

Jadi, apa alasan nomor satu orang tidak muncul? Mereka lupa. Benar, 37,6% orang lupa.

Jika sebagian besar ketidakhadiran Anda disebabkan oleh keadaan darurat, maka tidak banyak yang dapat Anda lakukan. Tapi tidak mungkin ini masalahnya.

Sebaliknya, orang-orang lupa karena mereka sibuk atau mereka dipesan ganda. Kabar baiknya adalah bahwa ada strategi yang dapat Anda gunakan untuk mengatasi hal ini.

Cara Mengurangi Tingkat Ketidakhadiran Anda

Berikut adalah enam cara Anda dapat memastikan pelanggan Anda tetap berkomitmen untuk janji mereka.

1. Lihat Data Ketidakhadiran Anda

Langkah pertama yang harus Anda ambil adalah mencari pola dalam data ketidakhadiran Anda. Apakah anggota staf tertentu mendapatkan lebih banyak ketidakhadiran? Apakah hari atau waktu tertentu lebih buruk dari yang lain? Atau adakah layanan khusus yang memiliki tingkat ketidakhadiran yang lebih tinggi?

Katakanlah Anda mengoperasikan kantor gigi dan menyadari bahwa ahli kesehatan gigi tertentu memiliki tingkat ketidakhadiran yang tinggi untuk janji temu pasien baru.

Anda menyadari bahwa ada ulasan negatif online yang merujuk pada ahli kesehatan khusus ini dan mencurigai bahwa orang membuat janji dan kemudian meneliti praktik Anda.

Anda menanggapi ulasan ini dan dengan bijaksana menyatakan bahwa tidak ada orang lain yang mengalami masalah dan Anda ingin menawarkan layanan gratis kepada mereka.

Anda memeriksa kembali beberapa bulan kemudian, dan tingkat ketidakhadiran latihan Anda turun.

2. Tawarkan Beberapa Slot Waktu

Selalu tawarkan beberapa waktu pertemuan yang berbeda kepada klien Anda. Jika tidak ada waktu yang berhasil, mereka akan memberi tahu Anda atau menawarkan beberapa alternatif. Pastikan untuk memasukkan panjang janji sehingga orang dapat merencanakan hari mereka di sekitarnya.

3. Kirim Pengingat Janji Otomatis melalui SMS

Teks konfirmasi janji temu adalah cara nomor satu yang ingin diingatkan orang tentang janji. Sebuah survei oleh Asosiasi Manajemen Grup Medis menemukan bahwa 38,1% orang percaya bahwa pengingat SMS akan membantu mereka memenuhi janji temu yang dijadwalkan.

Jika Anda masih membuat panggilan telepon pengingat, Anda harus berhenti. Menurut analisis 11 miliar panggilan, Anda hanya memiliki peluang 52% untuk terhubung dengan seseorang. Jika pelanggan Anda tidak mengenali nomor telepon Anda ketika mereka mengambil ponsel mereka, statistik itu naik menjadi 76%.

Di sisi lain, Anda memiliki 98% peluang seseorang membuka pesan teks Anda tentang janji yang akan datang. Dan seperti yang ditemukan oleh satu studi dari dokter perawatan primer, setelah janji temu dikonfirmasi, ada kemungkinan 90% bahwa itu tidak akan terlewatkan atau dijadwalkan ulang.

4. Tekankan Mengapa Seseorang Harus Hadir

Strategi langsung untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran adalah dengan menekankan mengapa klien Anda harus hadir.

Bergantung pada layanan apa yang Anda berikan, mungkin ide yang baik untuk secara proaktif mengatasi masalah apa pun yang mungkin dimiliki orang. Misalnya, jika Anda menjalankan praktik kesehatan dan pemeriksaan yang tidak nyaman dijadwalkan, Anda pasti ingin meyakinkan pasien Anda dengan instruksi.

Anda dapat membagikan informasi ini melalui SMS sebelum membuat janji. Tidak hanya akan mengurangi ketidakhadiran pasien, tetapi juga meningkatkan pengalaman pasien dengan latihan Anda.

5. Permudah Pembatalan atau Penjadwalan Ulang

Terkadang hal-hal muncul, atau ada konflik penjadwalan yang sebenarnya. Itulah mengapa Anda harus mempermudah penjadwalan ulang—sebaiknya sebelum tanggal janji temu.

Saat Anda mengirim teks tindak lanjut atau pengingat sebelum janji temu Anda, sertakan opsi bagi orang lain untuk menjadwal ulang, seperti tautan ke alat penjadwalan kalender Anda.

Saat Anda memudahkan orang lain untuk menjadwal ulang tanpa harus mengangkat telepon, Anda menciptakan pengalaman yang tidak terlalu mengintimidasi yang mengembalikan sebagian kendali ke tangan mereka.

6. Pertimbangkan Kebijakan Ketidakhadiran Kartu Kredit

Membebankan biaya kepada pelanggan Anda untuk ketidakhadiran atau menerapkan kebijakan ketidakhadiran kartu kredit adalah yang terakhir dalam daftar ini karena suatu alasan. Ini dapat secara drastis mengurangi tingkat ketidakhadiran Anda, tetapi juga dapat menyebabkan reaksi klien jika dilakukan dengan tidak benar.

Jika Anda mengikuti rute ini, kami menyarankan Anda untuk tidak membebankan biaya ketidakhadiran pada pelanggaran pertama pelanggan. Sebagai gantinya, setelah dua ketidakhadiran tanpa panggilan atau dua ketidakhadiran dalam setahun, Anda menagihnya.

Jika Anda penasaran tentang penerapan kebijakan ini, lihat dokumen contoh ini dari konsultan manajemen praktik Karen Zupko yang menguraikan T&C.

ROI dari Mengurangi Tingkat Ketidakhadiran Anda

Dengan menginvestasikan waktu dalam strategi di atas untuk mengurangi tingkat ketidakhadiran, Anda akan mengurangi janji temu yang terlewat dan slot kosong, yang menghasilkan laba atas investasi yang besar untuk Anda dan bisnis Anda.