6 استراتيجيات لتقليل معدلات عدم الحضور

اللحظة التي تدرك فيها أن شخصًا ما لن يحضر إلى موعد ما لن تكون أبدًا جيدة. ليس فقط أنك شاهدت عقارب الساعة تدق ، ولكنك خسرت المال.

لست وحدك: تخسر صناعة الشعر والجمال 1.2 مليار دولار سنويًا بسبب التغيب عن المواعيد. إذا كنت تعتقد أن هذا كثير من المال ، فإنه يكلف صناعة الرعاية الصحية 150 مليار دولار.

من المغري أن تهز كتفيك وتتجاهل عدم الحضور باعتباره حقيقة من حقائق الحياة. بالتأكيد ، ستكون هناك دائمًا حالة طوارئ عرضية في اللحظة الأخيرة. ولكن إذا كانت تحدث بشكل منتظم ، فلديك مشكلة أكبر.

فيما يلي ست استراتيجيات لتقليل معدلات عدم الحضور.

لماذا لا يحضر الناس؟

28٪ فقط من حالات عدم الحضور الطبية ناتجة عن أحداث لا يمكن السيطرة عليها مثل حالات الطوارئ العائلية أو الأمراض. (وبالمثل ، لا يحضر أقل من 30٪ في مواعيد المبيعات.)

إذن ، ما هو السبب الأول الذي يمنع الناس من إظهاره؟ ينسون. هذا صحيح ، ينسى 37.6٪ من الناس.

إذا كانت معظم حالات عدم الحضور بسبب حالات الطوارئ ، فلا يوجد الكثير مما يمكنك فعله. لكن من غير المحتمل أن يكون هذا هو الحال.

بدلاً من ذلك ، ينسى الناس لأنهم مشغولون أو أنهم حجزوا مرتين. الخبر السار هو أن هناك استراتيجيات يمكنك استخدامها لمعالجة هذا الأمر.

كيفية تقليل معدل عدم الحضور

فيما يلي ست طرق يمكنك من خلالها ضمان التزام عملائك بمواعيدهم.

1. انظر إلى بيانات عدم الحضور الخاصة بك

الخطوة الأولى التي يجب عليك اتخاذها هي البحث عن أنماط ضمن بيانات عدم الحضور. هل يحصل موظف معين على مزيد من عدم الحضور؟ هل أيام أو أوقات معينة أسوأ من غيرها؟ أم أن هناك خدمات محددة ذات معدل عدم حضور أعلى؟

لنفترض أنك تدير مكتبًا لطب الأسنان وتدرك أن اختصاصي صحة أسنان معين لديه معدل عدم حضور مرتفع لمواعيد المرضى الجدد.

أنت تدرك أن هناك مراجعة سلبية عبر الإنترنت تشير إلى خبير حفظ الصحة هذا وتشك في أن الأشخاص يقومون بتحديد مواعيد ثم يبحثون عن ممارساتك.

ترد على هذا التعليق وتصرح بلباقة أنه لم يواجه أي شخص آخر مشكلة وأنك ترغب في تقديم خدمة مجانية لهم.

يمكنك التحقق مرة أخرى بعد بضعة أشهر ، وينخفض ​​معدل عدم الحضور في عيادتك.

2. تقديم خانات زمنية متعددة

قدم دائمًا عدة أوقات اجتماعات مختلفة لعملائك. إذا لم ينجح أي من الأوقات ، فسوف يخبروك أو يعرضون بعض البدائل. تأكد من تضمين طول الموعد حتى يتمكن الأشخاص من التخطيط ليومهم حوله.

3. إرسال تذكيرات الموعد الآلي عن طريق الرسائل القصيرة

نصوص تأكيد المواعيد هي الطريقة الأولى التي يرغب الناس في تذكيرهم بالمواعيد. وجدت دراسة استقصائية أجرتها جمعية إدارة المجموعة الطبية أن 38.1٪ من الأشخاص يعتقدون أن رسائل التذكير عبر الرسائل القصيرة كانت ستساعدهم في الحفاظ على مواعيدهم المجدولة.

إذا كنت لا تزال تجري مكالمات هاتفية للتذكير ، فأنت بحاجة إلى التوقف. وفقًا لتحليل 11 مليار مكالمة ، لديك فرصة 52٪ فقط للتواصل مع شخص ما. إذا لم يتعرف عميلك على رقم هاتفك عند التقاط هاتفه المحمول ، فسترتفع هذه الإحصائية إلى 76٪.

من ناحية أخرى ، لديك فرصة بنسبة 98٪ أن يقوم شخص ما بفتح رسالتك النصية حول موعد قادم. وكما وجدت إحدى الدراسات التي أجريت على أطباء الرعاية الأولية ، بمجرد تأكيد الموعد ، فهناك احتمال بنسبة 90٪ ألا يفوتك الموعد أو يُعاد جدولته.

4. التأكيد على سبب حضور شخص ما

تتمثل الإستراتيجية المباشرة لتقليل معدلات عدم الحضور في التأكيد على سبب حضور العميل.

اعتمادًا على الخدمة التي تقدمها ، من المحتمل أن تكون معالجة استباقية لأي مخاوف قد تكون لدى الأشخاص فكرة جيدة. على سبيل المثال ، إذا كنت تدير ممارسة صحية وتمت جدولة فحص غير مريح ، فستحتاج إلى طمأنة مريضك بالتعليمات.

يمكنك مشاركة هذه المعلومات عبر الرسائل القصيرة قبل الموعد. لن يؤدي ذلك فقط إلى تقليل عدم حضور المريض ، ولكنه أيضًا يحسن تجربة المريض مع ممارستك.

5. تسهيل الإلغاء أو إعادة الجدولة

في بعض الأحيان تظهر الأشياء ، أو يكون هناك تضارب حقيقي في المواعيد. لهذا السبب يجب عليك تسهيل إعادة الجدولة - ويفضل أن يكون ذلك قبل تاريخ الموعد.

عندما ترسل رسائل متابعة أو تذكير قبل موعدك ، قم بتضمين خيار للشخص الآخر لإعادة الجدولة ، مثل ارتباط إلى أداة جدولة التقويم.

عندما تجعل من السهل على الشخص الآخر إعادة الجدولة دون الحاجة إلى رفع الهاتف ، فإنك تخلق تجربة أقل ترهيبًا تعيد بعض التحكم إلى أيديهم.

6. النظر في سياسة عدم الحضور لبطاقة الائتمان

يعتبر فرض رسوم على عملائك مقابل عدم الحضور أو تنفيذ سياسة عدم الحضور لبطاقة الائتمان آخر قائمة في هذه القائمة لسبب ما. يمكن أن يقلل بشكل كبير من معدل عدم الحضور الخاص بك ، ولكن يمكن أن يؤدي أيضًا إلى رد فعل عنيف من العميل إذا تم القيام به بشكل غير صحيح.

إذا سلكت هذا الطريق ، فننصحك بعدم فرض رسوم عدم الحضور على المخالفة الأولى للعميل. بدلاً من ذلك ، بعد عدم حضور مرتين بدون مكالمة أو عدم حضور مرتين في غضون عام ، تقوم بشحنها.

إذا كنت مهتمًا بتنفيذ هذه السياسة ، فراجع هذا المستند النموذجي من مستشارة إدارة الممارسة كارين زوبكو التي تحدد الشروط والأحكام.

عائد الاستثمار لخفض معدل عدم الحضور

من خلال استثمار الوقت في الاستراتيجيات المذكورة أعلاه لتقليل معدلات عدم الحضور ، ستقلل من المواعيد الفائتة والمواعيد الفارغة ، مما يؤدي إلى عائد استثمار هائل لك ولعملك.