Dijital Varlık Yönetiminde Başarı için Altı Kolay Adım

Önceden birkaç basit ama önemli karar vererek şirketinizin yeni dijital varlık yönetimi aracınızdan en iyi şekilde yararlanmasını sağlayabilirsiniz. Dosyalarınızı düzenlemekten işletmenizdeki farklı departmanların katılımını sağlamaya kadar, işte DAM başarısına giden altı kolay adımımız.

Her zamankinden daha hızlı içerik oluşturuyorsunuz. Ancak, süreçleriniz otomatikleştirilmediğinde ve malzemelerin bulunması kolay olmadığında, gelen varlıkları yönetmek bir sorun haline gelir.

Dijital varlık yönetimi (DAM) platformu yalnızca tüm varlıklarınızı merkezileştirmekle kalmaz, aynı zamanda işbirliğini ve iletişimi de geliştirir. Doğru şekilde uygulanan bir DAM platformu, markanızı güçlendirirken zamandan ve paradan tasarruf etmenizi sağlar.

DAM platformları, fotoğraflar, videolar ve ses dosyaları gibi dijital varlıkları depolar. Ancak DAM yazılımını gerçekten farklı kılan şey, kullanıcıların bu içeriği bulmasına ve paylaşmasına yardımcı olmasıdır. Bir görüntünün en son sürümünü bulmak için klasörler arasında gezinmek yerine, güçlü arama araçları sayesinde ihtiyacınız olanı saniyeler içinde alabilirsiniz.

Ekipleriniz, varlıkları hem dahili hem de harici olarak paylaşabilir ve erişim haklarını yönetebilir. Her şey tek bir yerde olduğu için içeriği düzenlemek, karışıklığı azaltmak ve darboğazları ortadan kaldırmak daha kolaydır. Sonuç olarak, yaratıcı olmak için daha fazla zaman harcayabilirsiniz ve yalnızca en yeni, onaylanmış varlıklar müşterilerin karşısına çıkar.

Aşağıdaki altı adımı kullanarak DAM yazılımını kullanarak varlıkları yönetme şeklinizi kolaylaştırın:

Adım 1: Takımlara Araçlardan Öncelik Verin

Ekip üyeleriniz yeni yazılımın hayatlarını kolaylaştırdığını düşünmüyorsa, onu kullanmayacaklardır. Bu nedenle, herhangi bir başarılı DAM uygulamasının ilk adımı, onu düzenli olarak kullanacak kişilerin katılımını sağlamak olmalıdır.

Ekip endişeleri hakkında konuşun ve yeni yaklaşımın zamandan nasıl tasarruf edeceğini ve kaynakları nasıl serbest bırakacağını açıklayın. Sadece bir grubun veya bölümün endişelerine de odaklanmayın; yöneticiler burada önemli bir rol oynar, ancak her birey bir projenin başarısına katkıda bulunur.

2. Adım: Kullanıcı İhtiyaçlarını Anlayın

Artık DAM projeniz hakkında konuşmaya başladığınıza göre, ekiplerinizdeki herkesin yazılımdan ne istediğini anlamanın zamanı geldi. Bu, beklentileri yönetmenize ve daha uzun vadeli katılım sağlamanıza yardımcı olur.

DAM sistemleri birden çok departmanda kullanılabildiğinden, DAM kullanmanın her bir işleve nasıl yardımcı olabileceğini belirlediğinizden emin olun. Şu anda ne tür dosyalar kullandıklarını, nasıl organize olduklarını ve kimin neye erişmesi gerektiğini belirlemeniz gerekecek.

Ayrıca, iyi DAM çözümlerinin sorunsuz hale getirmesi gereken dosyaları yükleme ve dağıtma meselesi de var. Farklı departmanların farklı ihtiyaçları vardır, bu nedenle yazılımı kimlerin kullanacağının bir listesini oluşturun ve DAM gereksinimlerinin nerede çakıştığını görmek için onları birbirleriyle ilişki kurmaya teşvik edin.

Adım 3: İyileştirilmesi Gereken Alanları Belirleyin

Kuruluşunuz, Google Drive gibi bulut tabanlı depolama araçlarına güvenebilir. Ancak bu platformların izinleri işleme şekli, ortak çalışmayı engelleyebilir ve tek bir gerçek kaynağı oluşturmayı zorlaştırabilir. Bulut tabanlı depolama çözümleri genellikle gerçek sürüm kontrolüne de izin vermez, bu da en yeni varlıkları bulmayı daha da zorlaştırır.

Bu sistemlerle bir süreç oluşturduğunuzda bile, bulut tabanlı depolama araçları kafa karışıklığı, hayal kırıklığı ve verimsiz darboğazlar yaratır. DAM yazılımı tarafından nelerin iyileştirilebileceğini belirlemek için halihazırda sahip olduğunuz dijital araçları denetlemenize yardımcı olur.

Yaratıcı varlıkları daha uygun bir platforma taşımak, yalnızca ekiplerinizin daha üretken ve işbirlikçi olmasına yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kaynakları serbest bırakır.

4. Adım: Uygulamanızı Optimize Edin

Bir DAM platformu seçtikten sonra, dağıtımınızı yapılandırmak için ekiplerinizle birlikte çalışın. Varlıkların nerede depolandığı, iş akışlarının nasıl yapılandırıldığı ve projelerin nasıl yönetildiği konusunda anlaşmak isteyeceksiniz. Önden alınması gereken iki büyük karar var:

1. Varlıklar sisteme nasıl eklenecek?
2. Hangi izinler oluşturulacak?

İçeriği içe aktarmak için DAM çözümünü diğer platformlarla entegre etmek isteyebilirsiniz veya süreci düzenlemeyi ve artık gereksiz varlıkları taramayı tercih edebilirsiniz. Bu, zaman izin verirse bir içerik denetimi yapmak için mükemmel bir fırsattır.

Varlıklar, paylaşılan klasörler veya portallar aracılığıyla kullanıma sunulduğundan, varlıkları kimlerin değiştirebileceğini veya bunların düzenlenme şeklini kimlerin değiştirebileceğini kontrol etmek için izinlerin uygulanması gerekir.

Seçilmiş portallar, tanımlanmış bir grup insana bir dizi varlığa erişim sağlamanıza izin verir. Bu, ekip üyelerinin aradıklarını hızla bulmalarını sağlamak için tüm kitaplığınıza erişim izni vermeniz gerekmediği anlamına gelir. İndirebilecekleri şeyler üzerinde size daha fazla kontrol sağlar.

DAM sisteminiz iletişimi geliştirmeli ve bu süreçleri kolaylaştırmalıdır, bu nedenle erişilebilir olduğundan emin olmanız gerekir. En baştan belirlenmiş yönergelere sahip olmak, kullanıcıların hız kazanmasını ve içeriği daha etkili bir şekilde paylaşmasını çok daha kolay hale getirir.

Adım 5: Bir Organizasyon Yapısı Oluşturun

Varlıkları bir etiket taksonomisinde gruplandırmak, bir tasarım dosyaları kitaplığını yönetmenin en iyi yoludur. İyi tasarlanmış bir anahtar kelime yapısıyla ekipleriniz dosyaları kolayca bulabilir. Bu nedenle, zaten net bir yapı oluşturduğunuzdan emin olun. DAM sağlayıcınız, mevcut dosyalarınızı taşımadan önce bir etiketleme stratejiniz olması için, işe alım sırasında sizi bu konuda destekleyebilir.

• Görüntüleri ve diğer dosyaları kategoriye göre gruplayan bir şema oluşturarak başlayın.
• Ardından varlıkları anahtar kelimeler ve etiketlerle etiketleyin.

Yine, DAM sağlayıcınız bu süreçte size destek olacaktır.

Kuruluşunuz büyük olasılıkla net bir klasör yapısı olmayan çok sayıda varlık koleksiyonuna sahiptir. İyi DAM çözümleri, güçlü içe aktarma araçları sayesinde bu dosyaları yeni bir ortama aktarmayı kolaylaştırır.

Bunlar, varlıkları dosya türüne göre otomatik olarak sıralar ve etiket önermek için görüntü tanımayı kullanır. DAM yazılımı çok sezgisel olduğundan, içeriğin aktarılması genellikle dosyaları sürükleyip bırakmak ve ardından meta veri atamak meselesidir.

6. Adım: İçeriğinizi Paylaşın

Varlıklarınız düzgün bir şekilde organize edildikten sonra, varlıkların nasıl dolaşıma sokulabileceğini düşünmeye başlamanın zamanı geldi. DAM platformlarının gerçekten parladığı yer, yöneticilerin farklı kitleler için birden çok, özelleştirilmiş portal oluşturabildiği web tabanlı portallardır.

Bu, özellikle harici ortak çalışanlarla içerik paylaşmak için değerlidir. Ekibiniz bir ajansla çalışıyorsa, o proje için ajansa özel bir portal oluşturabilirsiniz. Dinamik, düzenli olarak güncellenen bir içerik kitaplığı oluşturmak için mevcut web sitelerinde bile portallar kurulabilir.

Hazır, Ayarla, Git!

Bu adımlardan geçtikten sonra, içerik yönetiminin yeni bir sınırına doğru yolculuğunuza başlamaya hazır olmalısınız. Doğru DAM platformu kullanıldığında, kaliteli içeriği kuruluşunuz genelinde demokratikleştirerek markanızın hikayesini daha etkili bir şekilde anlatmaya başlayabilirsiniz.

Canto, görsellerinizi, videolarınızı ve marka varlıklarınızı basitleştirilmiş, görsel bir arayüz aracılığıyla merkezileştirmenize, organize etmenize ve paylaşmanıza olanak tanır. Dijital Varlık Yönetimine Başlarken kılavuzuyla dijital varlık yönetimi oyununuzu geliştirin. Bu özel Canto kaynağı benzersiz ipuçları ve püf noktaları ile doludur, kopyanızı buradan alın.