Șase pași simpli pentru succesul managementului activelor digitale

Luând câteva decizii simple, dar importante în avans, vă puteți asigura că compania dvs. profită la maximum de noul instrument de gestionare a activelor digitale. De la organizarea fișierelor până la asigurarea acceptării de la diferite departamente din cadrul afacerii dvs., iată cei șase pași simpli ai noștri către succesul DAM.

Creați conținut mai rapid ca niciodată. Dar gestionarea activelor primite devine o problemă atunci când procesele dvs. nu sunt automatizate și materialele nu sunt ușor de găsit.

O platformă de management al activelor digitale (DAM) nu numai că centralizează toate activele dvs., ci și îmbunătățește colaborarea și comunicarea. Implementată corect, o platformă DAM vă economisește timp și bani, în timp ce vă întărește brandul.

Platformele DAM stochează active digitale precum fotografii, videoclipuri și fișiere audio. Dar ceea ce diferențiază cu adevărat software-ul DAM este modul în care îi ajută pe utilizatori să localizeze și să partajeze acel conținut. În loc să răsfoiți dosarele pentru a găsi cea mai recentă versiune a unei imagini, puteți obține ceea ce aveți nevoie în câteva secunde, datorită instrumentelor de căutare puternice.

Echipele dvs. pot partaja active atât intern, cât și extern, precum și pot gestiona drepturile de acces. Deoarece totul este într-un singur loc, este mai ușor să organizați conținutul, să reduceți confuzia și să eliminați blocajele. Drept urmare, puteți petrece mai mult timp fiind creativ și doar cele mai noi active aprobate ajung în fața clienților.

Simplificați modul în care gestionați activele utilizând software-ul DAM utilizând acești șase pași:

Pasul 1: Prioritizează echipele față de instrumente

Dacă membrii echipei tale nu simt că noul software le face viața mai ușoară, nu îl vor folosi. Așadar, primul pas către orice implementare de succes a DAM ar trebui să fie asigurarea acceptului de la persoanele care îl vor folosi în mod regulat.

Discutați despre preocupările echipei și explicați cum noua abordare va economisi timp și va elibera resurse. Nu vă concentrați doar asupra preocupărilor unui grup sau departament; managerii joacă un rol important aici, dar fiecare individ contribuie la succesul unui proiect.

Pasul 2: Înțelegeți nevoile utilizatorilor

Acum că ați început conversația despre proiectul dvs. DAM, este timpul să înțelegeți ce doresc toată lumea din echipele dvs. de la software. Acest lucru vă ajută să gestionați așteptările și să asigurați acceptarea pe termen lung.

Deoarece sistemele DAM pot fi utilizate în mai multe departamente, asigurați-vă că ați identificat modul în care utilizarea DAM poate ajuta fiecare funcție. Va trebui să stabiliți ce tip de fișiere folosesc în prezent, cum sunt organizate și cine trebuie să aibă acces la ce.

Mai este și problema încărcării și a circulației fișierelor, pe care soluțiile DAM bune ar trebui să le facă fără întreruperi. Diferitele departamente au nevoi diferite, așa că creați o listă cu cine va folosi software-ul și încurajați-i să interacționeze unul cu celălalt pentru a vedea unde se suprapun cerințele DAM.

Pasul 3: Identificați zonele care necesită îmbunătățiri

Organizația dvs. se poate baza pe instrumente de stocare bazate pe cloud, cum ar fi Google Drive. Dar modul în care aceste platforme gestionează permisiunile poate împiedica munca colaborativă și poate face dificilă crearea unei singure surse de adevăr. Soluțiile de stocare bazate pe cloud nu permit adesea controlul real al versiunilor, ceea ce face și mai dificilă găsirea celor mai noi active.

Chiar și atunci când stabiliți un proces cu aceste sisteme, instrumentele de stocare bazate pe cloud ajung să creeze confuzie, frustrare și blocaje ineficiente. Vă ajută să auditați instrumentele digitale pe care le aveți în prezent pentru a identifica ce ar putea fi îmbunătățit de software-ul DAM.

Mutarea activelor creative pe o platformă mai potrivită nu numai că ajută echipele să fie mai productive și mai colaborative, ci și eliberează resurse.

Pasul 4: Optimizați-vă implementarea

După ce ați ales o platformă DAM, colaborați cu echipele pentru a vă structura implementarea. Veți dori să conveniți unde sunt stocate activele, cum sunt structurate fluxurile de lucru și cum sunt gestionate proiectele. Sunt două mari decizii de luat înainte:

1. Cum vor fi adăugate activele în sistem?
2. Ce permisiuni vor fi stabilite?

Poate doriți să integrați soluția DAM cu alte platforme pentru a importa conținut sau ați putea prefera să organizați procesul și să eliminați activele acum redundante. Aceasta este oportunitatea perfectă de a efectua un audit de conținut dacă timpul permite.

Pe măsură ce activele sunt puse la dispoziție prin foldere sau portaluri partajate, trebuie să fie puse în aplicare permisiuni pentru a controla cine poate modifica materialele sau modifica modul în care sunt organizate.

Portalurile organizate vă permit să oferiți acces la un set de active unui grup definit de persoane. Aceasta înseamnă că nu trebuie să acordați acces la întreaga bibliotecă pentru a permite membrilor echipei să găsească rapid ceea ce caută. Vă oferă un control mai mare asupra a ceea ce pot descărca.

Sistemul DAM ar trebui să îmbunătățească comunicarea și să eficientizeze aceste procese, așa că trebuie să vă asigurați că este accesibil. Având îndrumări stabilite de la început, este mult mai ușor pentru utilizatori să ajungă la curent și să partajeze conținut mai eficient.

Pasul 5: Configurați o structură organizațională

Gruparea activelor într-o taxonomie de etichete este cea mai bună modalitate de a gestiona o bibliotecă de fișiere de design. Cu o structură bine concepută de cuvinte cheie, echipele dvs. pot găsi fișiere cu ușurință. Deci, asigurați-vă că ați stabilit deja o structură clară. Furnizorul dvs. de DAM vă poate sprijini în acest sens în timpul integrării, astfel încât să aveți o strategie de etichetare înainte de a migra fișierele existente.

• Începeți prin a crea o schemă care grupează imaginile și alte fișiere pe categorii.
• Apoi etichetați activele cu cuvinte cheie și etichete.

Din nou, furnizorul DAM vă va sprijini prin acest proces.

Organizația dvs. are probabil colecții vaste de materiale fără o structură clară a dosarelor. Soluțiile DAM bune facilitează transferul acestor fișiere într-un mediu nou datorită instrumentelor puternice de import.

Acestea sortează automat elementele după tipul de fișier și folosesc recunoașterea imaginilor pentru a sugera etichete. Deoarece software-ul DAM este atât de intuitiv, transferul de conținut este adesea o chestiune de glisare și plasare a fișierelor, apoi alocarea de metadate.

Pasul 6: Partajați conținutul dvs

După ce activele dvs. au fost organizate corespunzător, este timpul să începeți să vă gândiți la modul în care activele pot fi circulate. Unde platformele DAM strălucesc cu adevărat este cu portalurile bazate pe web, unde administratorii pot crea mai multe portaluri personalizate pentru diferite audiențe.

Acest lucru este deosebit de valoros pentru partajarea conținutului cu colaboratorii externi. Dacă echipa dvs. lucrează cu o agenție, puteți crea un portal specific agenției pentru acel proiect. Portalurile pot fi configurate chiar și pe site-urile web existente pentru a crea o bibliotecă de conținut dinamică, actualizată în mod regulat.

Pe locuri, fiti gata, start!

După ce parcurgeți acești pași, ar trebui să fiți gata să vă începeți călătoria către o nouă frontieră a managementului de conținut. Cu platforma DAM potrivită, puteți începe să spuneți povestea mărcii dvs. mai eficient prin democratizarea conținutului de calitate în întreaga organizație.

Canto vă permite să centralizați, să organizați și să partajați imaginile, videoclipurile și materialele mărcii printr-o interfață vizuală simplificată. Îmbunătățiți-vă jocul de gestionare a activelor digitale cu ghidul Noțiuni introductive cu gestionarea activelor digitale . Această resursă exclusivă Canto este plină de sfaturi și trucuri unice, obțineți-vă copia aici.