Seis sencillos pasos para el éxito en la gestión de activos digitales

Al tomar algunas decisiones simples pero importantes por adelantado, puede asegurarse de que su empresa aproveche al máximo su nueva herramienta de gestión de activos digitales. Desde organizar sus archivos hasta asegurar la participación de diferentes departamentos dentro de su empresa, estos son nuestros seis sencillos pasos para el éxito de DAM.

Estás creando contenido más rápido que nunca. Pero administrar los activos entrantes se convierte en un problema cuando sus procesos no están automatizados y los materiales no son fáciles de encontrar.

Una plataforma de gestión de activos digitales (DAM) no solo centraliza todos sus activos, sino que también mejora la colaboración y la comunicación. Si se implementa correctamente, una plataforma DAM le ahorra tiempo y dinero al mismo tiempo que fortalece su marca.

Las plataformas DAM almacenan activos digitales como fotos, videos y archivos de audio. Pero lo que realmente distingue al software DAM es la forma en que ayuda a los usuarios a localizar y compartir ese contenido. En lugar de examinar carpetas para encontrar la última versión de una imagen, puede obtener lo que necesita en segundos, gracias a las potentes herramientas de búsqueda.

Sus equipos pueden compartir activos tanto interna como externamente, así como administrar los derechos de acceso. Dado que todo está en un solo lugar, es más fácil organizar el contenido, reducir la confusión y eliminar los cuellos de botella. Como resultado, puede dedicar más tiempo a ser creativo y solo los activos más nuevos y aprobados terminan frente a los clientes.

Agilice la forma en que administra los activos utilizando el software DAM siguiendo estos seis pasos:

Paso 1: priorice los equipos sobre las herramientas

Si los miembros de su equipo no sienten que el nuevo software les hace la vida más fácil, no lo usarán. Por lo tanto, el primer paso para cualquier implementación exitosa de DAM debe ser asegurar la aceptación de las personas que lo usarán regularmente.

Hable sobre las preocupaciones del equipo y explique cómo el nuevo enfoque ahorrará tiempo y liberará recursos. No se centre únicamente en las preocupaciones de un grupo o departamento; los gerentes juegan un papel importante aquí, pero cada individuo contribuye al éxito de un proyecto.

Paso 2: comprender las necesidades del usuario

Ahora que ha comenzado la conversación sobre su proyecto DAM, es hora de comprender lo que todos en sus equipos quieren del software. Esto lo ayuda a administrar las expectativas y asegurar la aceptación a largo plazo.

Dado que los sistemas DAM se pueden usar en varios departamentos, asegúrese de haber identificado cómo el uso de DAM puede ayudar a cada función. Deberá establecer qué tipo de archivos están usando actualmente, cómo están organizados y quién necesita tener acceso a qué.

También está la cuestión de cargar y hacer circular archivos, que las buenas soluciones DAM deberían hacer sin problemas. Los diferentes departamentos tienen diferentes necesidades, así que cree una lista de quién usará el software y anímelos a interactuar entre sí para ver dónde se superponen los requisitos de DAM.

Paso 3: Identifique las áreas que necesitan mejorar

Su organización puede depender de herramientas de almacenamiento basadas en la nube como Google Drive. Pero la forma en que estas plataformas manejan los permisos puede obstaculizar el trabajo colaborativo y dificultar la creación de una única fuente de información. Las soluciones de almacenamiento basadas en la nube a menudo tampoco permiten un verdadero control de versiones, lo que hace que encontrar los activos más nuevos sea aún más difícil.

Incluso cuando establece un proceso con estos sistemas, las herramientas de almacenamiento basadas en la nube terminan creando confusión, frustración y cuellos de botella ineficientes. Es útil auditar las herramientas digitales que tiene actualmente para identificar qué se podría mejorar con el software DAM.

Mover activos creativos a una plataforma más adecuada no solo ayuda a sus equipos a ser más productivos y colaborativos, sino que también libera recursos.

Paso 4: Optimice su implementación

Una vez que haya elegido una plataforma DAM, trabaje con sus equipos para estructurar su implementación. Deberá acordar dónde se almacenan los activos, cómo se estructuran los flujos de trabajo y cómo se gestionan los proyectos. Hay dos grandes decisiones que tomar por adelantado:

1. ¿Cómo se agregarán los activos al sistema?
2. ¿Qué permisos se establecerán?

Es posible que desee integrar la solución DAM con otras plataformas para importar contenido, o tal vez prefiera seleccionar el proceso y descartar los activos redundantes. Esta es la oportunidad perfecta para realizar una auditoría de contenido si el tiempo lo permite.

Dado que los activos están disponibles a través de carpetas o portales compartidos, es necesario establecer permisos para controlar quién puede alterar los activos o cambiar la forma en que están organizados.

Los portales seleccionados le permiten brindar acceso a un conjunto de activos a un grupo definido de personas. Esto significa que no necesita otorgar acceso a toda su biblioteca para permitir que los miembros del equipo encuentren lo que buscan rápidamente. Te da un mayor control sobre lo que pueden descargar.

Su sistema DAM debe mejorar la comunicación y agilizar estos procesos, por lo que debe asegurarse de que sea accesible. Tener pautas establecidas desde el principio hace que sea mucho más fácil para los usuarios ponerse al día y compartir contenido de manera más efectiva.

Paso 5: establecer una estructura organizativa

Agrupar activos en una taxonomía de etiquetas es la mejor manera de administrar una biblioteca de archivos de diseño. Con una estructura de palabras clave bien diseñada, sus equipos pueden encontrar archivos fácilmente. Por lo tanto, asegúrese de haber establecido una estructura clara. Su proveedor de DAM puede ayudarlo con esto durante su incorporación, para que tenga una estrategia de etiquetado antes de migrar sus archivos existentes.

• Comience por crear un esquema que agrupe las imágenes y otros archivos por categoría.
• Luego etiquete los activos con palabras clave y etiquetas.

Nuevamente, su proveedor de DAM lo apoyará durante este proceso.

Es probable que su organización tenga grandes colecciones de activos sin una estructura de carpetas clara. Las buenas soluciones DAM facilitan la transferencia de estos archivos a un nuevo entorno gracias a las potentes herramientas de importación.

Estos clasifican automáticamente los activos por tipo de archivo y utilizan el reconocimiento de imágenes para sugerir etiquetas. Dado que el software DAM es tan intuitivo, la transferencia de contenido es a menudo una cuestión de arrastrar y soltar archivos y luego asignar metadatos.

Paso 6: comparte tu contenido

Una vez que sus activos se hayan organizado correctamente, es hora de comenzar a pensar en cómo se pueden distribuir los activos. Donde las plataformas DAM realmente brillan es con los portales basados ​​en web, donde los administradores pueden crear múltiples portales personalizados para diferentes audiencias.

Esto es especialmente valioso para compartir contenido con colaboradores externos. Si su equipo está trabajando con una agencia, puede crear un portal específico de agencia para ese proyecto. Incluso se pueden configurar portales en sitios web existentes para crear una biblioteca de contenido dinámica y actualizada periódicamente.

¡En sus marcas, listos, fuera!

Después de seguir estos pasos, debería estar listo para comenzar su viaje hacia una nueva frontera de la gestión de contenido. Con la plataforma DAM adecuada, puede comenzar a contar la historia de su marca de manera más efectiva al democratizar el contenido de calidad en toda su organización.

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