Seis etapas fáceis para o sucesso do gerenciamento de ativos digitais

Ao tomar algumas decisões simples, mas importantes, você pode garantir que sua empresa aproveite ao máximo sua nova ferramenta de gerenciamento de ativos digitais. Desde organizar seus arquivos até garantir a adesão de diferentes departamentos de sua empresa, aqui estão nossas seis etapas fáceis para o sucesso do DAM.

Você está criando conteúdo mais rápido do que nunca. Mas o gerenciamento de ativos recebidos se torna um problema quando seus processos não são automatizados e os materiais não são fáceis de encontrar.

Uma plataforma de gerenciamento de ativos digitais (DAM) não apenas centraliza todos os seus ativos, mas também melhora a colaboração e a comunicação. Devidamente implementada, uma plataforma DAM economiza tempo e dinheiro enquanto fortalece sua marca.

As plataformas DAM armazenam ativos digitais como fotos, vídeos e arquivos de áudio. Mas o que realmente diferencia o software DAM é a maneira como ele ajuda os usuários a localizar e compartilhar esse conteúdo. Em vez de vasculhar as pastas para encontrar a versão mais recente de uma imagem, você pode pegar o que precisa em segundos, graças às poderosas ferramentas de pesquisa.

Suas equipes podem compartilhar ativos interna e externamente, bem como gerenciar direitos de acesso. Como tudo está em um só lugar, é mais fácil organizar o conteúdo, reduzir a confusão e eliminar gargalos. Como resultado, você pode gastar mais tempo sendo criativo e apenas os recursos mais recentes e aprovados acabam na frente dos clientes.

Simplifique a maneira como você gerencia ativos usando o software DAM usando estas seis etapas:

Etapa 1: priorize as equipes sobre as ferramentas

Se os membros de sua equipe não sentirem que o novo software está facilitando suas vidas, eles não o usarão. Portanto, o primeiro passo para qualquer implementação de DAM bem-sucedida deve ser garantir a adesão das pessoas que o usarão regularmente.

Fale sobre as preocupações da equipe e explique como a nova abordagem economizará tempo e liberará recursos. Não se concentre apenas nas preocupações de um grupo ou departamento; os gerentes desempenham um papel importante aqui, mas cada indivíduo contribui para o sucesso de um projeto.

Etapa 2: entender as necessidades do usuário

Agora que você iniciou a conversa sobre seu projeto de DAM, é hora de entender o que todos em suas equipes querem do software. Isso ajuda você a gerenciar as expectativas e garantir a adesão de longo prazo.

Como os sistemas DAM podem ser usados ​​em vários departamentos, certifique-se de identificar como o uso de DAM pode ajudar cada função. Você precisará estabelecer que tipo de arquivos eles estão usando no momento, como estão organizados e quem precisa ter acesso a quê.

Há também a questão do upload e da circulação de arquivos, que boas soluções de DAM devem tornar perfeitas. Departamentos diferentes têm necessidades diferentes, portanto, crie uma lista de quem usará o software e incentive-os a se envolverem para ver onde os requisitos de DAM se sobrepõem.

Etapa 3: Identifique as áreas que precisam de melhorias

Sua organização pode contar com ferramentas de armazenamento baseadas em nuvem, como o Google Drive. Mas a maneira como essas plataformas lidam com as permissões pode dificultar o trabalho colaborativo e dificultar a criação de uma única fonte de verdade. As soluções de armazenamento baseadas em nuvem geralmente também não permitem o verdadeiro controle de versão, o que torna ainda mais difícil encontrar os ativos mais recentes.

Mesmo quando você estabelece um processo com esses sistemas, as ferramentas de armazenamento baseadas em nuvem acabam criando confusão, frustração e gargalos ineficientes. Isso ajuda a auditar as ferramentas digitais que você possui atualmente para identificar o que pode ser melhorado pelo software DAM.

Mover ativos criativos para uma plataforma mais adequada não apenas ajuda suas equipes a serem mais produtivas e colaborativas, mas também libera recursos.

Etapa 4: otimizar sua implementação

Depois de escolher uma plataforma DAM, trabalhe com suas equipes para estruturar sua implantação. Você deve concordar onde os ativos são armazenados, como os fluxos de trabalho são estruturados e como os projetos são gerenciados. Há duas grandes decisões a tomar antecipadamente:

1. Como os ativos devem ser adicionados ao sistema?
2. Quais permissões serão estabelecidas?

Você pode querer integrar a solução DAM com outras plataformas para importar conteúdo ou pode preferir organizar o processo e excluir ativos agora redundantes. Esta é a oportunidade perfeita para realizar uma auditoria de conteúdo se o tempo permitir.

À medida que os ativos são disponibilizados por meio de pastas ou portais compartilhados, as permissões precisam ser implementadas para controlar quem pode alterar os ativos ou alterar a forma como eles são organizados.

Os portais com curadoria permitem que você forneça acesso a um conjunto de ativos a um grupo definido de pessoas. Isso significa que você não precisa conceder acesso a toda a sua biblioteca para permitir que os membros da equipe encontrem o que estão procurando rapidamente. Dá-lhe maior controle sobre o que eles podem baixar.

Seu sistema DAM deve aprimorar a comunicação e agilizar esses processos, portanto, você precisa garantir que ele seja acessível. Ter diretrizes estabelecidas desde o início torna muito mais fácil para os usuários se atualizarem e compartilharem conteúdo com mais eficiência.

Etapa 5: configurar uma estrutura organizacional

Agrupar ativos em uma taxonomia de tags é a melhor maneira de gerenciar uma biblioteca de arquivos de design. Com uma estrutura de palavras-chave bem projetada, suas equipes podem encontrar arquivos facilmente. Portanto, verifique se você já estabeleceu uma estrutura clara. Seu provedor de DAM pode ajudá-lo com isso durante sua integração, para que você tenha uma estratégia de marcação antes de migrar seus arquivos existentes.

• Comece criando um esquema que agrupe imagens e outros arquivos por categoria.
• Em seguida, rotule os ativos com palavras-chave e tags.

Novamente, seu provedor de DAM o apoiará nesse processo.

Sua organização provavelmente tem vastas coleções de ativos sem uma estrutura de pastas clara. Boas soluções de DAM facilitam a transferência desses arquivos para um novo ambiente graças às poderosas ferramentas de importação.

Eles classificam automaticamente os ativos por tipo de arquivo e usam o reconhecimento de imagem para sugerir tags. Como o software DAM é tão intuitivo, a transferência de conteúdo geralmente é uma questão de arrastar e soltar arquivos e, em seguida, atribuir metadados.

Etapa 6: compartilhe seu conteúdo

Depois que seus ativos estiverem devidamente organizados, é hora de começar a pensar em como os ativos podem ser distribuídos. Onde as plataformas DAM realmente brilham é com portais baseados na web, onde os administradores podem criar vários portais personalizados para diferentes públicos.

Isso é especialmente valioso para compartilhar conteúdo com colaboradores externos. Se sua equipe estiver trabalhando com uma agência, você poderá criar um portal específico da agência para esse projeto. Os portais podem até ser configurados em sites existentes para criar uma biblioteca de conteúdo dinâmica e atualizada regularmente.

Pronto, definido, vá!

Depois de passar por essas etapas, você deve estar pronto para começar sua jornada em direção a uma nova fronteira de gerenciamento de conteúdo. Com a plataforma DAM certa, você pode começar a contar a história da sua marca de forma mais eficaz, democratizando o conteúdo de qualidade em toda a sua organização.

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