デジタル資産管理を成功させるための 6 つの簡単なステップ

公開: 2022-10-12

いくつかの単純だが重要な決定を事前に行うことで、会社が新しいデジタル資産管理ツールを最大限に活用できるようになります。ファイルの整理から、ビジネス内のさまざまな部門からの同意の確保まで、DAM を成功させるための 6 つの簡単なステップを以下に示します。

これまでにない速さでコンテンツを作成しています。しかし、プロセスが自動化されておらず、材料が簡単に見つからない場合、入ってくるアセットの管理が問題になります。

デジタル資産管理 (DAM) プラットフォームは、すべての資産を一元化するだけでなく、コラボレーションとコミュニケーションを改善します。適切に実装された DAM プラットフォームは、ブランドを強化しながら時間とお金を節約します。

DAM プラットフォームには、写真、ビデオ、オーディオファイルなどのデジタル資産が保存されます。しかし、DAM ソフトウェアを際立たせているのは、ユーザーがそのコンテンツを見つけて共有するのに役立つ方法です。画像の最新バージョンを見つけるためにフォルダーをふるいにかけるのではなく、強力な検索ツールのおかげで、必要なものを数秒で取得できます。

チームは、内部および外部の両方で資産を共有し、アクセス権を管理できます。すべてが 1 か所にあるため、コンテンツの整理、混乱の軽減、ボトルネックの解消が容易になります。その結果、より多くの時間をクリエイティブに費やすことができ、最終的に承認された最新のアセットのみが顧客の前に表示されます。

次の 6 つの手順を使用して、DAM ソフトウェアを使用して資産を管理する方法を合理化します。

ステップ 1: ツールよりもチームを優先する

チームメンバーが、新しいソフトウェアによって自分たちの生活が楽になったと感じなければ、それを使用しません。したがって、DAM の実装を成功させるための最初のステップは、DAM を定期的に使用する人々から賛同を得ることです。

チームの懸念事項について話し合い、新しいアプローチがどのように時間を節約し、リソースを解放するかを説明します。 1 つのグループや部門の関心事だけに注目しないでください。ここではマネージャーが重要な役割を果たしますが、すべての個人がプロジェクトの成功に貢献します。

ステップ 2: ユーザーのニーズを理解する

DAM プロジェクトについての会話を開始したので、今度はチームの全員がソフトウェアに何を求めているかを理解します。これにより、期待を管理し、長期的な賛同を得ることができます。

DAM システムは複数の部門で使用できるため、DAM の使用が各機能にどのように役立つかを確認してください。彼らが現在使用しているファイルの種類、ファイルの整理方法、および誰が何にアクセスする必要があるかを確認する必要があります。

また、ファイルのアップロードと循環の問題もあり、優れた DAM ソリューションはシームレスにする必要があります。部門が異なればニーズも異なるため、ソフトウェアを使用する人のリストを作成し、DAM 要件が重複する箇所を確認するために互いに協力するように促します。

ステップ 3: 改善が必要な領域を特定する

組織は、Google ドライブなどのクラウドベースのストレージツールに依存している場合があります。しかし、これらのプラットフォームが権限を処理する方法は、共同作業を妨げ、信頼できる唯一の情報源を作成することを困難にする可能性があります。クラウドベースのストレージソリューションでは、真のバージョン管理もできないことが多く、最新のアセットを見つけるのがさらに難しくなっています。

これらのシステムでプロセスを確立したとしても、クラウドベースのストレージツールは混乱、フラストレーション、および非効率的なボトルネックを生み出します。現在使用しているデジタルツールを監査して、DAM ソフトウェアによって改善できる点を特定するのに役立ちます。

クリエイティブアセットをより適切なプラットフォームに移行すると、チームの生産性とコラボレーションが向上するだけでなく、リソースも解放されます。

ステップ 4: 実装を最適化する

DAM プラットフォームを選択したら、チームと協力して展開を構成します。アセットの保存場所、ワークフローの構造、プロジェクトの管理方法について合意する必要があります。事前に行うべき 2 つの大きな決定事項があります。

システムにアセットを追加するにはどうすればよいですか?
どのような権限が確立されますか?

DAM ソリューションを他のプラットフォームと統合してコンテンツをインポートしたい場合や、プロセスを整理して冗長なアセットを選別したい場合があります。時間が許せば、これはコンテンツ監査を実行する絶好の機会です。

アセットは共有フォルダーまたはポータルを介して利用できるようになるため、誰がアセットを変更したり、編成方法を変更したりできるかを制御するために、アクセス許可を設定する必要があります。

精選されたポータルを使用すると、一連のアセットへのアクセスを、定義されたグループの人々に提供できます。つまり、チームメンバーが探しているものをすばやく見つけられるようにするために、ライブラリ全体へのアクセスを許可する必要はありません。ダウンロードできるものをより細かく制御できます。

DAM システムはコミュニケーションを強化し、これらのプロセスを合理化する必要があるため、アクセス可能であることを確認する必要があります。ガイドラインを最初から用意しておくことで、ユーザーはすぐに慣れ、より効果的にコンテンツを共有できるようになります。

ステップ 5: 組織構造を設定する

アセットをタグ分類にグループ化することは、設計ファイルのライブラリを管理するための最良の方法です。適切に設計されたキーワード構造により、チームはファイルを簡単に見つけることができます。したがって、明確な構造がすでに確立されていることを確認してください。 DAM プロバイダーは、オンボーディング中にこれをサポートできるため、既存のファイルを移行する前にタグ付け戦略を立てることができます。

まず、画像やその他のファイルをカテゴリ別にグループ化するスキーマを作成します。
次に、アセットにキーワードとタグでラベルを付けます。

繰り返しになりますが、DAM プロバイダーはこのプロセスを通じてサポートを提供します。

組織には、明確なフォルダー構造のないアセットの膨大なコレクションがある可能性があります。優れた DAM ソリューションでは、強力なインポートツールのおかげで、これらのファイルを新しい環境に簡単に転送できます。

これらは、アセットをファイルの種類別に自動的に並べ替え、画像認識を使用してタグを提案します。 DAM ソフトウェアは非常に直感的であるため、多くの場合、ファイルをドラッグアンドドロップしてからメタデータを割り当てるだけでコンテンツを転送できます。

ステップ 6: コンテンツを共有する

資産を適切に整理したら、資産をどのように流通させるかを考え始めます。 DAM プラットフォームが真価を発揮するのは、管理者がさまざまな対象者向けにカスタマイズされた複数のポータルを作成できる Web ベースのポータルです。

これは、外部の協力者とコンテンツを共有する場合に特に役立ちます。チームが代理店と協力している場合は、そのプロジェクト用に代理店固有のポータルを作成できます。ポータルを既存の Web サイトにセットアップして、動的で定期的に更新されるコンテンツライブラリを作成することもできます。

位置についてよーいどん！

これらの手順を完了すると、コンテンツ管理の新しいフロンティアへの旅を始める準備が整います。適切な DAM プラットフォームを導入すれば、組織全体で質の高いコンテンツを民主化することで、ブランドのストーリーをより効果的に伝え始めることができます。

Canto を使用すると、合理化された視覚的なインターフェイスを通じて、画像、ビデオ、およびブランド資産を一元化、整理、および共有できます。ガイドデジタルアセット管理入門でデジタルアセット管理ゲームを改善します。この Canto 専用のリソースには、ユニークなヒントやコツが満載です。ここからコピーを入手してください。