数字资产管理成功的六个简单步骤

通过预先做出一些简单但重要的决定，您可以确保您的公司充分利用新的数字资产管理工具。 从组织您的文件到确保企业内不同部门的支持，这是我们成功的六个简单步骤。

您创建内容的速度比以往任何时候都快。 但是，当您的流程不是自动化的并且材料不容易找到时，管理传入的资产就会成为一个问题。

数字资产管理 (DAM) 平台不仅可以集中您的所有资产，还可以改善协作和沟通。 如果实施得当，DAM 平台可以为您节省时间和金钱，同时增强您的品牌。

DAM 平台存储照片、视频和音频文件等数字资产。 但真正让 DAM 软件与众不同的是它帮助用户定位和共享内容的方式。 借助强大的搜索工具，您无需在文件夹中筛选以查找图像的最新版本，而是可以在几秒钟内获取所需的内容。

您的团队可以在内部和外部共享资产以及管理访问权限。 由于一切都在一个地方，因此更容易组织内容、减少混乱和消除瓶颈。 因此，您可以花更多时间进行创意，并且只有最新的、经过批准的资产才能呈现在客户面前。

使用以下六个步骤简化您使用 DAM 软件管理资产的方式：

第 1 步：将团队优先于工具

如果您的团队成员不觉得新软件让他们的生活更轻松，他们就不会使用它。 因此，任何成功实施 DAM 的第一步都应该是确保定期使用它的人的支持。

讨论团队关注的问题并解释新方法将如何节省时间和释放资源。 也不要只关注一个小组或部门的问题； 经理在这里扮演着重要的角色，但每个人都对项目的成功做出了贡献。

第 2 步：了解用户需求

现在您已经开始讨论您的 DAM 项目，是时候了解您团队中的每个人都希望从软件中获得什么。 这有助于您管理期望并确保长期支持。

由于 DAM 系统可以跨多个部门使用，因此请确保您已确定使用 DAM 可以如何帮助每个功能。 您需要确定他们当前使用的文件类型、组织方式以及谁需要访问什么文件。

还有上传和循环文件的问题，好的 DAM 解决方案应该可以无缝连接。 不同的部门有不同的需求，因此请创建一份谁将使用该软件的列表，并鼓励他们相互参与，以了解 DAM 需求的重叠之处。

第 3 步：确定需要改进的领域

您的组织可能依赖基于云的存储工具，例如 Google Drive。 但这些平台处理权限的方式可能会阻碍协作工作，并难以创建单一的事实来源。 基于云的存储解决方案通常也不允许真正的版本控制，这使得查找最新资产变得更加困难。

即使您使用这些系统建立流程，基于云的存储工具最终也会造成混乱、沮丧和低效的瓶颈。 它有助于审核您当前拥有的数字工具，以确定 DAM 软件可以改进的地方。

将创意资产转移到更合适的平台不仅可以帮助您的团队提高工作效率和协作能力，还可以释放资源。

第 4 步：优化您的实施

一旦您选择了 DAM 平台，请与您的团队一起构建您的部署。 您需要就资产的存储位置、工作流程的结构以及项目的管理方式达成一致。 有两个重大决定需要预先做出：

1. 如何将资产添加到系统中？
2. 将建立哪些权限？

您可能希望将 DAM 解决方案与其他平台集成以导入内容，或者您​​可能更愿意管理流程并筛选出现在的冗余资产。 如果时间允许，这是执行内容审核的绝佳机会。

由于资产是通过共享文件夹或门户提供的，因此需要设置权限来控制谁可以更改资产或更改它们的组织方式。

策划门户允许您向定义的一组人提供对一组资产的访问权限。 这意味着您无需授予对整个库的访问权限，即可让团队成员快速找到他们正在寻找的内容。 它使您可以更好地控制他们可以下载的内容。

您的 DAM 系统应该加强沟通并简化这些流程，因此您需要确保它是可访问的。 从一开始就制定了指导方针，使用户更容易上手并更有效地共享内容。

第 5 步：建立组织结构

将资产分组到标签分类是管理设计文件库的最佳方式。 通过精心设计的关键字结构，您的团队可以轻松找到文件。 因此，请确保您已经建立了清晰的结构。 您的 DAM 提供商可以在您入职期间为您提供支持，以便您在迁移现有文件之前有一个标记策略。

• 首先创建一个按类别对图像和其他文件进行分组的架构。
• 然后用关键字和标签标记资产。

同样，您的 DAM 提供商将在此过程中为您提供支持。

您的组织可能拥有大量没有清晰文件夹结构的资产。 借助强大的导入工具，好的 DAM 解决方案可以轻松地将这些文件传输到新环境中。

这些会自动按文件类型对资产进行排序，并使用图像识别来建议标签。 由于 DAM 软件非常直观，因此传输内容通常是拖放文件，然后分配元数据。

第 6 步：分享您的内容

在您的资产得到妥善组织之后，是时候开始考虑如何将资产进行流通了。 DAM 平台真正闪耀的地方在于基于 Web 的门户，管理员可以在其中为不同的受众创建多个定制的门户。

这对于与外部合作者共享内容特别有价值。 如果您的团队正在与某个机构合作，您可以为该项目创建一个特定于机构的门户。 甚至可以在现有网站上设置门户，以创建一个动态的、定期更新的内容库。

预备，准备，开始！

完成这些步骤后，您应该准备好开始迈向内容管理新领域的旅程。 有了合适的 DAM 平台，您就可以通过在整个组织中普及优质内容来更有效地讲述您的品牌故事。

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