Sei semplici passaggi per il successo nella gestione delle risorse digitali

Prendendo in anticipo alcune semplici ma importanti decisioni, puoi assicurarti che la tua azienda ottenga il massimo dal tuo nuovo strumento di gestione delle risorse digitali. Dall'organizzazione dei tuoi file alla protezione del buy-in da diversi dipartimenti all'interno della tua azienda, ecco i nostri sei semplici passaggi per il successo di DAM.

Stai creando contenuti più velocemente che mai. Ma la gestione delle risorse in entrata diventa un problema quando i processi non sono automatizzati e i materiali non sono facili da trovare.

Una piattaforma di gestione delle risorse digitali (DAM) non solo centralizza tutte le tue risorse, ma migliora anche la collaborazione e la comunicazione. Se implementata correttamente, una piattaforma DAM ti fa risparmiare tempo e denaro rafforzando il tuo marchio.

Le piattaforme DAM archiviano risorse digitali come foto, video e file audio. Ma ciò che distingue davvero il software DAM è il modo in cui aiuta gli utenti a individuare e condividere quel contenuto. Invece di setacciare le cartelle per trovare l'ultima versione di un'immagine, puoi prendere ciò di cui hai bisogno in pochi secondi, grazie a potenti strumenti di ricerca.

I tuoi team possono condividere le risorse sia internamente che esternamente, nonché gestire i diritti di accesso. Poiché tutto è in un unico posto, è più facile organizzare i contenuti, ridurre la confusione ed eliminare i colli di bottiglia. Di conseguenza, puoi dedicare più tempo alla creatività e solo le risorse più recenti e approvate finiscono davanti ai clienti.

Semplifica il modo in cui gestisci le risorse utilizzando il software DAM utilizzando questi sei passaggi:

Passaggio 1: dai la priorità ai team rispetto agli strumenti

Se i membri del tuo team non pensano che il nuovo software stia semplificando la loro vita, non lo useranno. Pertanto, il primo passo per qualsiasi implementazione DAM di successo dovrebbe essere garantire il consenso delle persone che lo utilizzeranno regolarmente.

Parla delle preoccupazioni del team e spiega come il nuovo approccio farà risparmiare tempo e libererà risorse. Non concentrarti solo sulle preoccupazioni di un gruppo o di un dipartimento; i manager svolgono un ruolo importante qui, ma ogni individuo contribuisce al successo di un progetto.

Passaggio 2: comprendere le esigenze degli utenti

Ora che hai avviato la conversazione sul tuo progetto DAM, è tempo di capire cosa vogliono tutti i tuoi team dal software. Questo ti aiuta a gestire le aspettative e ad assicurarti un buy-in a lungo termine.

Poiché i sistemi DAM possono essere utilizzati in più reparti, assicurati di aver identificato in che modo l'utilizzo di DAM può aiutare ciascuna funzione. Dovrai stabilire che tipo di file stanno attualmente utilizzando, come sono organizzati e chi deve avere accesso a cosa.

C'è anche la questione del caricamento e della circolazione dei file, che le buone soluzioni DAM dovrebbero rendere senza problemi. Dipartimenti diversi hanno esigenze diverse, quindi crea un elenco di chi utilizzerà il software e incoraggiali a interagire tra loro per vedere dove si sovrappongono i requisiti DAM.

Passaggio 3: identificare le aree che necessitano di miglioramenti

La tua organizzazione può fare affidamento su strumenti di archiviazione basati su cloud come Google Drive. Ma il modo in cui queste piattaforme gestiscono le autorizzazioni può ostacolare il lavoro collaborativo e rendere difficile la creazione di un'unica fonte di verità. Le soluzioni di archiviazione basate su cloud spesso non consentono nemmeno un vero controllo della versione, il che rende ancora più difficile trovare le risorse più recenti.

Anche quando si stabilisce un processo con questi sistemi, gli strumenti di archiviazione basati su cloud finiscono per creare confusione, frustrazione e colli di bottiglia inefficienti. Aiuta a controllare gli strumenti digitali attualmente in uso per identificare cosa potrebbe essere migliorato dal software DAM.

Spostare le risorse creative su una piattaforma più adatta non solo aiuta i tuoi team a essere più produttivi e collaborativi, ma libera anche risorse.

Passaggio 4: ottimizza la tua implementazione

Dopo aver scelto una piattaforma DAM, collabora con i tuoi team per strutturare la tua distribuzione. Ti consigliamo di concordare dove vengono archiviate le risorse, come sono strutturati i flussi di lavoro e come vengono gestiti i progetti. Ci sono due grandi decisioni da prendere in anticipo:

1. Come si aggiungono le risorse al sistema?
2. Quali autorizzazioni verranno stabilite?

Potresti voler integrare la soluzione DAM con altre piattaforme per importare contenuti, oppure potresti preferire curare il processo ed escludere le risorse ora ridondanti. Questa è l'occasione perfetta per eseguire un controllo dei contenuti, se il tempo lo consente.

Poiché le risorse vengono rese disponibili tramite cartelle o portali condivisi, è necessario predisporre autorizzazioni per controllare chi può alterare le risorse o modificare il modo in cui sono organizzate.

I portali curati consentono di fornire l'accesso a un insieme di risorse a un gruppo definito di persone. Ciò significa che non è necessario concedere l'accesso all'intera libreria per consentire ai membri del team di trovare rapidamente ciò che stanno cercando. Ti dà un maggiore controllo su ciò che possono scaricare.

Il tuo sistema DAM dovrebbe migliorare la comunicazione e snellire questi processi, quindi devi assicurarti che sia accessibile. Avere linee guida stabilite dall'inizio rende molto più facile per gli utenti aggiornarsi e condividere i contenuti in modo più efficace.

Passaggio 5: impostare una struttura organizzativa

Il raggruppamento delle risorse in una tassonomia di tag è il modo migliore per gestire una libreria di file di progettazione. Con una struttura di parole chiave ben progettata, i tuoi team possono trovare facilmente i file. Quindi, assicurati di aver già stabilito una struttura chiara. Il tuo provider DAM può supportarti con questo durante l'onboarding, in modo da avere una strategia di tagging prima di migrare i tuoi file esistenti.

• Inizia creando uno schema che raggruppa le immagini e altri file per categoria.
• Quindi etichetta le risorse con parole chiave e tag.

Anche in questo caso, il tuo provider DAM ti supporterà durante questo processo.

È probabile che la tua organizzazione abbia vaste raccolte di risorse senza una struttura di cartelle chiara. Le buone soluzioni DAM semplificano il trasferimento di questi file in un nuovo ambiente grazie a potenti strumenti di importazione.

Questi ordinano automaticamente le risorse per tipo di file e utilizzano il riconoscimento delle immagini per suggerire i tag. Poiché il software DAM è così intuitivo, il trasferimento di contenuto è spesso una questione di trascinamento e rilascio di file, quindi di assegnazione di metadati.

Passaggio 6: condividi i tuoi contenuti

Dopo che le tue risorse sono state organizzate correttamente, è tempo di iniziare a pensare a come far circolare le risorse. Il punto in cui le piattaforme DAM brillano davvero è con i portali basati sul Web, in cui gli amministratori possono creare più portali personalizzati per segmenti di pubblico diversi.

Ciò è particolarmente prezioso per la condivisione di contenuti con collaboratori esterni. Se il tuo team sta lavorando con un'agenzia, puoi creare un portale specifico dell'agenzia per quel progetto. I portali possono anche essere impostati su siti Web esistenti per creare una libreria di contenuti dinamica e regolarmente aggiornata.

Pronto, pronto, via!

Dopo aver eseguito questi passaggi, dovresti essere pronto per iniziare il tuo viaggio verso una nuova frontiera della gestione dei contenuti. Con la giusta piattaforma DAM in atto, puoi iniziare a raccontare la storia del tuo marchio in modo più efficace democratizzando i contenuti di qualità in tutta la tua organizzazione.

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