Six étapes faciles pour réussir la gestion des actifs numériques

En prenant quelques décisions simples mais importantes dès le départ, vous pouvez vous assurer que votre entreprise tire le meilleur parti de votre nouvel outil de gestion des actifs numériques. De l'organisation de vos fichiers à la sécurisation de l'adhésion des différents départements de votre entreprise, voici nos six étapes faciles pour réussir le DAM.

Vous créez du contenu plus rapidement que jamais. Mais la gestion des actifs entrants devient un problème lorsque vos processus ne sont pas automatisés et que les matériaux ne sont pas faciles à trouver.

Une plateforme de gestion des actifs numériques (DAM) non seulement centralise tous vos actifs, mais améliore également la collaboration et la communication. Correctement mise en œuvre, une plateforme DAM vous fait gagner du temps et de l'argent tout en renforçant votre marque.

Les plates-formes DAM stockent des actifs numériques tels que des photos, des vidéos et des fichiers audio. Mais ce qui distingue vraiment le logiciel DAM, c'est la façon dont il aide les utilisateurs à localiser et à partager ce contenu. Plutôt que de parcourir des dossiers pour trouver la dernière version d'une image, vous pouvez saisir ce dont vous avez besoin en quelques secondes, grâce à de puissants outils de recherche.

Vos équipes peuvent partager des actifs à la fois en interne et en externe et gérer les droits d'accès. Comme tout se trouve au même endroit, il est plus facile d'organiser le contenu, de réduire la confusion et d'éliminer les goulots d'étranglement. En conséquence, vous pouvez passer plus de temps à être créatif et seuls les actifs les plus récents et approuvés se retrouvent devant les clients.

Rationalisez la façon dont vous gérez les actifs à l'aide du logiciel DAM en suivant ces six étapes :

Étape 1 : Prioriser les équipes par rapport aux outils

Si les membres de votre équipe n'ont pas l'impression qu'un nouveau logiciel leur facilite la vie, ils ne l'utiliseront pas. Ainsi, la première étape d'une mise en œuvre réussie du DAM devrait être d'obtenir l'adhésion des personnes qui l'utiliseront régulièrement.

Parlez des préoccupations de l'équipe et expliquez comment la nouvelle approche permettra de gagner du temps et de libérer des ressources. Ne vous concentrez pas uniquement sur les préoccupations d'un groupe ou d'un département ; les managers jouent ici un rôle important, mais chaque individu contribue à la réussite d'un projet.

Étape 2 : Comprendre les besoins des utilisateurs

Maintenant que vous avez entamé la conversation sur votre projet DAM, il est temps de comprendre ce que chacun dans vos équipes attend du logiciel. Cela vous aide à gérer les attentes et à garantir une adhésion à plus long terme.

Étant donné que les systèmes DAM peuvent être utilisés dans plusieurs services, assurez-vous d'avoir identifié comment l'utilisation du DAM peut aider chaque fonction. Vous devrez établir quel type de fichiers ils utilisent actuellement, comment ils sont organisés et qui doit avoir accès à quoi.

Il y a aussi la question du téléchargement et de la circulation des fichiers, que de bonnes solutions DAM devraient rendre transparentes. Différents services ont des besoins différents, alors créez une liste des personnes qui utiliseront le logiciel et encouragez-les à interagir les uns avec les autres pour voir où les exigences DAM se chevauchent.

Étape 3 : Identifier les domaines nécessitant des améliorations

Votre organisation peut s'appuyer sur des outils de stockage basés sur le cloud tels que Google Drive. Mais la façon dont ces plateformes gèrent les autorisations peut entraver le travail collaboratif et rendre difficile la création d'une source unique de vérité. Les solutions de stockage basées sur le cloud ne permettent souvent pas non plus un véritable contrôle de version, ce qui rend encore plus difficile la recherche des actifs les plus récents.

Même lorsque vous établissez un processus avec ces systèmes, les outils de stockage basés sur le cloud finissent par créer de la confusion, de la frustration et des goulots d'étranglement inefficaces. Il aide à auditer les outils numériques que vous avez actuellement en place pour identifier ce qui pourrait être amélioré par le logiciel DAM.

Le déplacement des actifs créatifs vers une plateforme plus adaptée aide non seulement vos équipes à être plus productives et collaboratives, mais libère également des ressources.

Étape 4 : Optimisez votre mise en œuvre

Une fois que vous avez choisi une plateforme DAM, travaillez avec vos équipes pour structurer votre déploiement. Vous voudrez convenir de l'endroit où les ressources sont stockées, de la manière dont les flux de travail sont structurés et de la manière dont les projets sont gérés. Il y a deux grandes décisions à prendre dès le départ :

1. Comment les actifs doivent-ils être ajoutés au système ?
2. Quelles autorisations seront établies ?

Vous souhaiterez peut-être intégrer la solution DAM à d'autres plates-formes pour importer du contenu, ou vous préférerez peut-être organiser le processus et filtrer les actifs désormais redondants. C'est l'occasion idéale d'effectuer un audit de contenu si le temps le permet.

Comme les actifs sont mis à disposition via des dossiers partagés ou des portails, des autorisations doivent être mises en place pour contrôler qui peut modifier les actifs ou changer la façon dont ils sont organisés.

Les portails organisés vous permettent de donner accès à un ensemble de ressources à un groupe défini de personnes. Cela signifie que vous n'avez pas besoin d'accorder l'accès à l'ensemble de votre bibliothèque pour permettre aux membres de l'équipe de trouver rapidement ce qu'ils recherchent. Cela vous donne un meilleur contrôle sur ce qu'ils peuvent télécharger.

Votre système DAM doit améliorer la communication et rationaliser ces processus, vous devez donc vous assurer qu'il est accessible. Le fait d'avoir des directives définies dès le début permet aux utilisateurs de se mettre à niveau et de partager plus efficacement le contenu.

Étape 5 : Établir une structure organisationnelle

Regrouper les actifs dans une taxonomie de balises est le meilleur moyen de gérer une bibliothèque de fichiers de conception. Avec une structure de mots-clés bien conçue, vos équipes peuvent facilement trouver des fichiers. Alors, assurez-vous d'avoir déjà établi une structure claire. Votre fournisseur DAM peut vous accompagner lors de votre intégration, afin que vous disposiez d'une stratégie de balisage avant de migrer vos fichiers existants.

• Commencez par créer un schéma qui regroupe les images et autres fichiers par catégorie.
• Étiquetez ensuite les actifs avec des mots-clés et des balises.

Encore une fois, votre fournisseur DAM vous soutiendra tout au long de ce processus.

Votre organisation possède probablement de vastes collections de ressources sans structure de dossiers claire. Les bonnes solutions DAM facilitent le transfert de ces fichiers dans un nouvel environnement grâce à de puissants outils d'importation.

Ceux-ci trient automatiquement les actifs par type de fichier et utilisent la reconnaissance d'image pour suggérer des balises. Étant donné que le logiciel DAM est si intuitif, le transfert de contenu consiste souvent à faire glisser et déposer des fichiers, puis à attribuer des métadonnées.

Étape 6 : partagez votre contenu

Une fois vos actifs correctement organisés, il est temps de commencer à réfléchir à la manière dont les actifs peuvent être distribués. Là où les plateformes DAM brillent vraiment, c'est avec les portails Web, où les administrateurs peuvent créer plusieurs portails personnalisés pour différents publics.

Ceci est particulièrement utile pour partager du contenu avec des collaborateurs externes. Si votre équipe travaille avec une agence, vous pouvez créer un portail spécifique à l'agence pour ce projet. Des portails peuvent même être mis en place sur des sites Web existants pour créer une bibliothèque de contenu dynamique et régulièrement mise à jour.

À vos marques, prêts, partez !

Après avoir suivi ces étapes, vous devriez être prêt à commencer votre voyage vers une nouvelle frontière de la gestion de contenu. Avec la bonne plateforme DAM en place, vous pouvez commencer à raconter l'histoire de votre marque plus efficacement en démocratisant un contenu de qualité dans toute votre organisation.

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