數字資產管理成功的六個簡單步驟

通過預先做出一些簡單但重要的決定，您可以確保您的公司充分利用新的數字資產管理工具。 從組織您的文件到確保企業內不同部門的支持，這是我們成功的六個簡單步驟。

您創建內容的速度比以往任何時候都快。 但是，當您的流程不是自動化的並且材料不容易找到時，管理傳入的資產就會成為一個問題。

數字資產管理 (DAM) 平台不僅可以集中您的所有資產，還可以改善協作和溝通。 如果實施得當，DAM 平台可以為您節省時間和金錢，同時增強您的品牌。

DAM 平台存儲照片、視頻和音頻文件等數字資產。 但真正讓 DAM 軟件與眾不同的是它幫助用戶定位和共享內容的方式。 借助強大的搜索工具，您無需在文件夾中篩選以查找圖像的最新版本，而是可以在幾秒鐘內獲取所需的內容。

您的團隊可以在內部和外部共享資產以及管理訪問權限。 由於一切都在一個地方，因此更容易組織內容、減少混亂和消除瓶頸。 因此，您可以花更多時間進行創意，並且只有最新的、經過批准的資產才能呈現在客戶面前。

使用以下六個步驟簡化您使用 DAM 軟件管理資產的方式：

第 1 步：將團隊優先於工具

如果您的團隊成員不覺得新軟件讓他們的生活更輕鬆，他們就不會使用它。 因此，任何成功實施 DAM 的第一步都應該是確保定期使用它的人的支持。

討論團隊關注的問題並解釋新方法將如何節省時間和釋放資源。 也不要只關註一個小組或部門的問題； 經理在這裡扮演著重要的角色，但每個人都對項目的成功做出了貢獻。

第 2 步：了解用戶需求

現在您已經開始討論您的 DAM 項目，是時候了解您團隊中的每個人都希望從軟件中獲得什麼。 這有助於您管理期望並確保長期支持。

由於 DAM 系統可以跨多個部門使用，因此請確保您已確定使用 DAM 可以如何幫助每個功能。 您需要確定他們當前使用的文件類型、組織方式以及誰需要訪問什麼文件。

還有上傳和循環文件的問題，好的 DAM 解決方案應該可以無縫連接。 不同的部門有不同的需求，因此請創建一份誰將使用該軟件的列表，並鼓勵他們相互參與，以了解 DAM 需求的重疊之處。

第 3 步：確定需要改進的領域

您的組織可能依賴基於雲的存儲工具，例如 Google Drive。 但這些平台處理權限的方式可能會阻礙協作工作，並難以創建單一的事實來源。 基於雲的存儲解決方案通常也不允許真正的版本控制，這使得查找最新資產變得更加困難。

即使您使用這些系統建立流程，基於雲的存儲工具最終也會造成混亂、沮喪和低效的瓶頸。 它有助於審核您當前擁有的數字工具，以確定 DAM 軟件可以改進的地方。

將創意資產轉移到更合適的平台不僅可以幫助您的團隊提高工作效率和協作能力，還可以釋放資源。

第 4 步：優化您的實施

一旦您選擇了 DAM 平台，請與您的團隊一起構建您的部署。 您需要就資產的存儲位置、工作流程的結構以及項目的管理方式達成一致。 有兩個重大決定需要預先做出：

1. 如何將資產添加到系統中？
2. 將建立哪些權限？

您可能希望將 DAM 解決方案與其他平台集成以導入內容，或者您​​可能更願意管理流程並篩選出現在的冗餘資產。 如果時間允許，這是執行內容審核的絕佳機會。

由於資產是通過共享文件夾或門戶提供的，因此需要設置權限來控制誰可以更改資產或更改它們的組織方式。

策劃門戶允許您向定義的一組人提供對一組資產的訪問權限。 這意味著您無需授予對整個庫的訪問權限，即可讓團隊成員快速找到他們正在尋找的內容。 它使您可以更好地控制他們可以下載的內容。

您的 DAM 系統應該加強溝通並簡化這些流程，因此您需要確保它是可訪問的。 從一開始就制定了指導方針，使用戶更容易上手並更有效地共享內容。

第 5 步：建立組織結構

將資產分組到標籤分類是管理設計文件庫的最佳方式。 通過精心設計的關鍵字結構，您的團隊可以輕鬆找到文件。 因此，請確保您已經建立了清晰的結構。 您的 DAM 提供商可以在您入職期間為您提供支持，以便您在遷移現有文件之前有一個標記策略。

• 首先創建一個按類別對圖像和其他文件進行分組的架構。
• 然後用關鍵字和標籤標記資產。

同樣，您的 DAM 提供商將在此過程中為您提供支持。

您的組織可能擁有大量沒有清晰文件夾結構的資產。 借助強大的導入工具，好的 DAM 解決方案可以輕鬆地將這些文件傳輸到新環境中。

這些會自動按文件類型對資產進行排序，並使用圖像識別來建議標籤。 由於 DAM 軟件非常直觀，因此傳輸內容通常是拖放文件，然後分配元數據。

第 6 步：分享您的內容

在您的資產得到妥善組織之後，是時候開始考慮如何將資產進行流通了。 DAM 平台真正閃耀的地方在於基於 Web 的門戶，管理員可以在其中為不同的受眾創建多個定制的門戶。

這對於與外部合作者共享內容特別有價值。 如果您的團隊正在與某個機構合作，您可以為該項目創建一個特定於機構的門戶。 甚至可以在現有網站上設置門戶，以創建一個動態的、定期更新的內容庫。

預備，準備，開始！

完成這些步驟後，您應該準備好開始邁向內容管理新領域的旅程。 有了合適的 DAM 平台，您就可以通過在整個組織中普及優質內容來更有效地講述您的品牌故事。

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