Sechs einfache Schritte zum Erfolg im Digital Asset Management

Indem Sie im Vorfeld einige einfache, aber wichtige Entscheidungen treffen, können Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen das Beste aus Ihrem neuen Digital-Asset-Management-Tool herausholt. Von der Organisation Ihrer Dateien bis zur Sicherstellung der Zustimmung verschiedener Abteilungen in Ihrem Unternehmen – hier sind unsere sechs einfachen Schritte zum DAM-Erfolg.

Sie erstellen Inhalte schneller denn je. Die Verwaltung eingehender Assets wird jedoch zu einem Problem, wenn Ihre Prozesse nicht automatisiert und Materialien nicht leicht zu finden sind.

Eine Digital Asset Management (DAM)-Plattform zentralisiert nicht nur alle Ihre Assets, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und Kommunikation. Richtig implementiert spart Ihnen eine DAM-Plattform Zeit und Geld und stärkt gleichzeitig Ihre Marke.

DAM-Plattformen speichern digitale Assets wie Fotos, Videos und Audiodateien. Aber was die DAM-Software wirklich auszeichnet, ist die Art und Weise, wie sie Benutzern hilft, diese Inhalte zu finden und zu teilen. Anstatt Ordner zu durchsuchen, um die neueste Version eines Bildes zu finden, können Sie dank leistungsstarker Suchwerkzeuge innerhalb von Sekunden auf das zugreifen, was Sie benötigen.

Ihre Teams können Assets sowohl intern als auch extern teilen und Zugriffsrechte verwalten. Da sich alles an einem Ort befindet, ist es einfacher, Inhalte zu organisieren, Verwirrung zu vermeiden und Engpässe zu beseitigen. Infolgedessen können Sie mehr Zeit damit verbringen, kreativ zu sein, und nur die neuesten, genehmigten Assets landen vor den Kunden.

Optimieren Sie die Art und Weise, wie Sie Assets mit DAM-Software verwalten, mit diesen sechs Schritten:

Schritt 1: Priorisieren Sie Teams gegenüber Tools

Wenn Ihre Teammitglieder nicht das Gefühl haben, dass neue Software ihr Leben einfacher macht, werden sie sie nicht verwenden. Der erste Schritt zu einer erfolgreichen DAM-Implementierung sollte also darin bestehen, sich die Zustimmung der Personen zu sichern, die es regelmäßig verwenden werden.

Sprechen Sie die Bedenken des Teams an und erklären Sie, wie der neue Ansatz Zeit sparen und Ressourcen freisetzen wird. Konzentrieren Sie sich auch nicht nur auf die Anliegen einer Gruppe oder Abteilung; Manager spielen hier eine wichtige Rolle, aber jeder Einzelne trägt zum Erfolg eines Projekts bei.

Schritt 2: Benutzerbedürfnisse verstehen

Nachdem Sie nun das Gespräch über Ihr DAM-Projekt begonnen haben, ist es an der Zeit zu verstehen, was alle in Ihren Teams von der Software erwarten. Dies hilft Ihnen, Erwartungen zu verwalten und sich längerfristig einzukaufen.

Da DAM-Systeme in mehreren Abteilungen verwendet werden können, stellen Sie sicher, dass Sie herausgefunden haben, wie die Verwendung von DAM jede Funktion unterstützen kann. Sie müssen feststellen, welche Art von Dateien sie derzeit verwenden, wie sie organisiert sind und wer Zugriff auf was haben muss.

Außerdem geht es um das Hochladen und Verteilen von Dateien, was bei guten DAM-Lösungen reibungslos funktionieren sollte. Unterschiedliche Abteilungen haben unterschiedliche Anforderungen. Erstellen Sie also eine Liste mit den Benutzern der Software und ermutigen Sie sie, sich auszutauschen, um zu sehen, wo sich die DAM-Anforderungen überschneiden.

Schritt 3: Identifizieren Sie verbesserungsbedürftige Bereiche

Ihre Organisation verlässt sich möglicherweise auf Cloud-basierte Speichertools wie Google Drive. Aber die Art und Weise, wie diese Plattformen mit Berechtigungen umgehen, kann die Zusammenarbeit behindern und es schwierig machen, eine Single Source of Truth zu erstellen. Cloud-basierte Speicherlösungen erlauben oft auch keine echte Versionskontrolle, was das Auffinden der neuesten Assets noch schwieriger macht.

Selbst wenn Sie mit diesen Systemen einen Prozess einrichten, sorgen Cloud-basierte Speichertools letztendlich für Verwirrung, Frustration und ineffiziente Engpässe. Es hilft, die digitalen Tools zu überprüfen, die Sie derzeit verwenden, um festzustellen, was durch DAM-Software verbessert werden könnte.

Das Verschieben kreativer Assets auf eine besser geeignete Plattform hilft Ihren Teams nicht nur dabei, produktiver und kooperativer zu sein, sondern setzt auch Ressourcen frei.

Schritt 4: Optimieren Sie Ihre Implementierung

Nachdem Sie sich für eine DAM-Plattform entschieden haben, arbeiten Sie mit Ihren Teams zusammen, um Ihre Bereitstellung zu strukturieren. Sie sollten vereinbaren, wo Assets gespeichert, wie Workflows strukturiert und wie Projekte verwaltet werden. Im Vorfeld sind zwei wichtige Entscheidungen zu treffen:

1. Wie werden dem System Assets hinzugefügt?
2. Welche Berechtigungen werden eingerichtet?

Möglicherweise möchten Sie die DAM-Lösung in andere Plattformen integrieren, um Inhalte zu importieren, oder Sie ziehen es vor, den Prozess zu kuratieren und jetzt redundante Assets auszusortieren. Dies ist die perfekte Gelegenheit, um ein Inhaltsaudit durchzuführen, wenn es die Zeit erlaubt.

Da Assets über freigegebene Ordner oder Portale verfügbar gemacht werden, müssen Berechtigungen eingerichtet werden, um zu steuern, wer Assets ändern oder ihre Organisation ändern kann.

Mit kuratierten Portalen können Sie einer definierten Gruppe von Personen Zugriff auf eine Reihe von Assets gewähren. Das bedeutet, dass Sie keinen Zugriff auf Ihre gesamte Bibliothek gewähren müssen, damit Teammitglieder schnell finden können, wonach sie suchen. Es gibt Ihnen eine größere Kontrolle darüber, was sie herunterladen können.

Ihr DAM-System sollte die Kommunikation verbessern und diese Prozesse rationalisieren, daher müssen Sie sicherstellen, dass es zugänglich ist. Wenn Sie von Anfang an Richtlinien festgelegt haben, ist es für Benutzer viel einfacher, sich auf den neuesten Stand zu bringen und Inhalte effektiver zu teilen.

Schritt 5: Richten Sie eine Organisationsstruktur ein

Das Gruppieren von Assets in einer Tag-Taxonomie ist der beste Weg, um eine Bibliothek mit Designdateien zu verwalten. Mit einer gut gestalteten Struktur von Schlüsselwörtern können Ihre Teams Dateien leicht finden. Stellen Sie also sicher, dass Sie bereits eine klare Struktur aufgebaut haben. Ihr DAM-Anbieter kann Sie dabei während Ihres Onboardings unterstützen, damit Sie eine Tagging-Strategie haben, bevor Sie Ihre bestehenden Dateien migrieren.

• Erstellen Sie zunächst ein Schema, das Bilder und andere Dateien nach Kategorien gruppiert.
• Beschriften Sie die Assets dann mit Schlüsselwörtern und Tags.

Auch hier wird Sie Ihr DAM-Anbieter bei diesem Prozess unterstützen.

Ihre Organisation verfügt wahrscheinlich über riesige Sammlungen von Assets ohne klare Ordnerstruktur. Gute DAM-Lösungen machen es dank leistungsstarker Import-Tools einfach, diese Dateien in eine neue Umgebung zu übertragen.

Diese sortieren Assets automatisch nach Dateityp und verwenden die Bilderkennung, um Tags vorzuschlagen. Da DAM-Software so intuitiv ist, müssen beim Übertragen von Inhalten häufig Dateien per Drag-and-Drop verschoben und anschließend Metadaten zugewiesen werden.

Schritt 6: Teilen Sie Ihre Inhalte

Nachdem Ihr Vermögen richtig organisiert wurde, ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, wie das Vermögen in Umlauf gebracht werden kann. Wo DAM-Plattformen wirklich glänzen, sind webbasierte Portale, bei denen Administratoren mehrere benutzerdefinierte Portale für unterschiedliche Zielgruppen erstellen können.

Dies ist besonders wertvoll für die gemeinsame Nutzung von Inhalten mit externen Mitarbeitern. Wenn Ihr Team mit einer Agentur zusammenarbeitet, können Sie ein agenturspezifisches Portal für dieses Projekt erstellen. Portale können sogar auf bestehenden Websites eingerichtet werden, um eine dynamische, regelmäßig aktualisierte Inhaltsbibliothek zu erstellen.

Achtung, fertig, los!

Nachdem Sie diese Schritte durchlaufen haben, sollten Sie bereit sein, Ihre Reise zu einer neuen Grenze des Content-Managements zu beginnen. Mit der richtigen DAM-Plattform können Sie beginnen, die Geschichte Ihrer Marke effektiver zu erzählen, indem Sie hochwertige Inhalte in Ihrer gesamten Organisation demokratisieren.

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