Enam Langkah Mudah Menuju Kesuksesan Manajemen Aset Digital

Dengan membuat beberapa keputusan sederhana namun penting di awal, Anda dapat memastikan bahwa perusahaan Anda mendapatkan hasil maksimal dari alat manajemen aset digital baru Anda. Dari mengatur file Anda hingga mengamankan dukungan dari berbagai departemen dalam bisnis Anda, inilah enam langkah mudah kami menuju kesuksesan DAM.

Anda membuat konten lebih cepat dari sebelumnya. Tetapi mengelola aset yang masuk menjadi masalah ketika proses Anda tidak otomatis dan material tidak mudah ditemukan.

Platform manajemen aset digital (DAM) tidak hanya memusatkan semua aset Anda, tetapi juga meningkatkan kolaborasi dan komunikasi. Diimplementasikan dengan benar, platform DAM menghemat waktu dan uang Anda sekaligus memperkuat merek Anda.

Platform DAM menyimpan aset digital seperti foto, video, dan file audio. Namun yang membedakan perangkat lunak DAM adalah caranya membantu pengguna menemukan dan membagikan konten tersebut. Daripada memilah-milah folder untuk menemukan versi terbaru dari sebuah gambar, Anda dapat mengambil apa yang Anda butuhkan dalam hitungan detik, berkat alat pencarian yang canggih.

Tim Anda dapat berbagi aset baik secara internal maupun eksternal serta mengelola hak akses. Karena semuanya ada di satu tempat, lebih mudah untuk mengatur konten, mengurangi kebingungan, dan menghilangkan kemacetan. Akibatnya, Anda dapat menghabiskan lebih banyak waktu untuk berkreasi dan hanya aset terbaru yang disetujui yang ditampilkan kepada pelanggan.

Sederhanakan cara Anda mengelola aset menggunakan perangkat lunak DAM menggunakan enam langkah berikut:

Langkah 1: Prioritaskan Tim Daripada Alat

Jika anggota tim Anda tidak merasa bahwa perangkat lunak baru membuat hidup mereka lebih mudah, mereka tidak akan menggunakannya. Jadi, langkah pertama untuk implementasi DAM yang sukses harus mendapatkan dukungan dari orang-orang yang akan menggunakannya secara teratur.

Bicarakan masalah tim dan jelaskan bagaimana pendekatan baru akan menghemat waktu dan membebaskan sumber daya. Jangan hanya fokus pada masalah satu kelompok atau departemen; manajer memainkan peran penting di sini, tetapi setiap individu berkontribusi pada keberhasilan proyek.

Langkah 2: Pahami Kebutuhan Pengguna

Sekarang setelah Anda memulai percakapan tentang proyek DAM Anda, inilah saatnya untuk memahami apa yang diinginkan semua orang di tim Anda dari perangkat lunak. Ini membantu Anda mengelola ekspektasi dan mengamankan pembelian jangka panjang.

Karena sistem DAM dapat digunakan di beberapa departemen, pastikan Anda telah mengidentifikasi bagaimana penggunaan DAM dapat membantu setiap fungsi. Anda harus menetapkan jenis file apa yang sedang mereka gunakan, bagaimana mereka diatur, dan siapa yang perlu memiliki akses ke file apa.

Ada juga masalah mengunggah dan mengedarkan file, yang mana solusi DAM yang baik harus dibuat mulus. Departemen yang berbeda memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi buatlah daftar siapa yang akan menggunakan perangkat lunak dan dorong mereka untuk terlibat satu sama lain untuk melihat di mana persyaratan DAM tumpang tindih.

Langkah 3: Identifikasi Area yang Perlu Perbaikan

Organisasi Anda mungkin mengandalkan alat penyimpanan berbasis cloud seperti Google Drive. Namun cara platform ini menangani izin dapat menghambat kerja kolaboratif dan mempersulit pembuatan satu sumber kebenaran. Solusi penyimpanan berbasis cloud sering kali juga tidak memungkinkan kontrol versi yang sebenarnya, yang membuat pencarian aset terbaru semakin sulit.

Bahkan ketika Anda membuat proses dengan sistem ini, alat penyimpanan berbasis cloud akhirnya menciptakan kebingungan, frustrasi, dan kemacetan yang tidak efisien. Ini membantu untuk mengaudit alat digital yang Anda miliki saat ini untuk mengidentifikasi apa yang dapat ditingkatkan oleh perangkat lunak DAM.

Memindahkan aset materi iklan ke platform yang lebih sesuai tidak hanya membantu tim Anda menjadi lebih produktif dan kolaboratif, tetapi juga membebaskan sumber daya.

Langkah 4: Optimalkan Implementasi Anda

Setelah Anda memilih platform DAM, bekerjalah dengan tim Anda untuk menyusun penerapan Anda. Anda pasti ingin menyetujui di mana aset disimpan, bagaimana alur kerja disusun, dan bagaimana proyek dikelola. Ada dua keputusan besar yang harus diambil:

1. Bagaimana aset ditambahkan ke sistem?
2. Izin apa yang akan dibuat?

Anda mungkin ingin mengintegrasikan solusi DAM dengan platform lain untuk mengimpor konten, atau Anda mungkin lebih memilih untuk mengatur proses dan menyaring aset yang sekarang berlebihan. Ini adalah kesempatan sempurna untuk melakukan audit konten jika waktu memungkinkan.

Karena aset tersedia melalui folder atau portal bersama, izin perlu diterapkan untuk mengontrol siapa yang dapat mengubah aset atau mengubah cara pengelolaannya.

Portal yang dikurasi memungkinkan Anda memberikan akses ke sekumpulan aset ke sekelompok orang yang ditentukan. Ini berarti Anda tidak perlu memberikan akses ke seluruh perpustakaan untuk memungkinkan anggota tim menemukan apa yang mereka cari dengan cepat. Ini memberi Anda kontrol lebih besar atas apa yang dapat mereka unduh.

Sistem DAM Anda harus meningkatkan komunikasi dan merampingkan proses ini, jadi Anda perlu memastikannya dapat diakses. Memiliki pedoman yang ditetapkan dari awal akan memudahkan pengguna untuk mempercepat dan berbagi konten dengan lebih efektif.

Langkah 5: Siapkan Struktur Organisasi

Mengelompokkan aset ke dalam taksonomi tag adalah cara terbaik untuk mengelola perpustakaan file desain. Dengan struktur kata kunci yang dirancang dengan baik, tim Anda dapat menemukan file dengan mudah. Jadi, pastikan Anda sudah membuat struktur yang jelas. Penyedia DAM Anda dapat mendukung Anda dengan ini selama orientasi Anda, sehingga Anda memiliki strategi pemberian tag sebelum memigrasikan file yang ada.

• Mulailah dengan membuat skema yang mengelompokkan gambar dan file lain berdasarkan kategori.
• Kemudian beri label aset dengan kata kunci dan tag.

Sekali lagi, penyedia DAM Anda akan mendukung Anda melalui proses ini.

Organisasi Anda kemungkinan memiliki banyak koleksi aset tanpa struktur folder yang jelas. Solusi DAM yang baik memudahkan untuk mentransfer file-file ini ke lingkungan baru berkat alat pengimpor yang kuat.

Ini secara otomatis mengurutkan aset berdasarkan jenis file dan menggunakan pengenalan gambar untuk menyarankan tag. Karena perangkat lunak DAM sangat intuitif, mentransfer konten sering kali merupakan masalah menyeret dan menjatuhkan file, lalu menetapkan metadata.

Langkah 6: Bagikan Konten Anda

Setelah aset Anda tertata dengan baik, saatnya untuk mulai memikirkan bagaimana aset tersebut dapat diedarkan. Di mana platform DAM benar-benar bersinar adalah dengan portal berbasis web, di mana administrator dapat membuat beberapa portal yang disesuaikan untuk audiens yang berbeda.

Ini sangat berharga untuk berbagi konten dengan kolaborator eksternal. Jika tim Anda bekerja dengan agensi, Anda dapat membuat portal khusus agensi untuk proyek tersebut. Portal bahkan dapat diatur di situs web yang ada untuk membuat pustaka konten yang dinamis dan diperbarui secara berkala.

Siap, Setel, Pergi!

Setelah melalui langkah-langkah ini, Anda harus siap untuk memulai perjalanan Anda menuju batas baru manajemen konten. Dengan platform DAM yang tepat, Anda dapat mulai menceritakan kisah merek Anda secara lebih efektif dengan mendemokratisasikan konten berkualitas di seluruh organisasi Anda.

Canto memungkinkan Anda untuk memusatkan, mengatur, dan membagikan gambar, video, dan aset merek Anda melalui antarmuka visual yang ramping. Tingkatkan permainan manajemen aset digital Anda dengan panduan Memulai Manajemen Aset Digital . Sumber daya Canto eksklusif ini penuh dengan kiat dan trik unik, dapatkan salinan Anda di sini.