Sześć prostych kroków do sukcesu w zarządzaniu zasobami cyfrowymi

Podejmując z góry kilka prostych, ale ważnych decyzji, możesz upewnić się, że Twoja firma w pełni wykorzysta nowe narzędzie do zarządzania zasobami cyfrowymi. Od organizowania plików po zabezpieczanie wpisów z różnych działów w Twojej firmie — oto sześć prostych kroków do sukcesu DAM.

Tworzysz treści szybciej niż kiedykolwiek. Jednak zarządzanie przychodzącymi zasobami staje się problemem, gdy procesy nie są zautomatyzowane, a znalezienie materiałów nie jest łatwe.

Platforma do zarządzania zasobami cyfrowymi (DAM) nie tylko centralizuje wszystkie zasoby, ale także usprawnia współpracę i komunikację. Właściwie wdrożona platforma DAM pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze, jednocześnie wzmacniając Twoją markę.

Platformy DAM przechowują zasoby cyfrowe, takie jak zdjęcia, filmy i pliki audio. Ale to, co naprawdę wyróżnia oprogramowanie DAM, to sposób, w jaki pomaga użytkownikom lokalizować i udostępniać te treści. Zamiast przeszukiwać foldery w celu znalezienia najnowszej wersji obrazu, możesz pobrać to, czego potrzebujesz w ciągu kilku sekund, dzięki zaawansowanym narzędziom wyszukiwania.

Twoje zespoły mogą udostępniać zasoby zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie, a także zarządzać prawami dostępu. Ponieważ wszystko jest w jednym miejscu, łatwiej jest uporządkować treść, zmniejszyć zamieszanie i wyeliminować wąskie gardła. W rezultacie możesz poświęcić więcej czasu na kreatywność, a tylko najnowsze, zatwierdzone zasoby trafiają do klientów.

Usprawnij sposób zarządzania zasobami za pomocą oprogramowania DAM, wykonując te sześć kroków:

Krok 1: Priorytet dla zespołów nad narzędziami

Jeśli członkowie Twojego zespołu nie czują, że nowe oprogramowanie ułatwia im życie, nie będą z niego korzystać. Tak więc pierwszym krokiem do udanej implementacji DAM powinno być zabezpieczenie wpisowego od osób, które będą z niego regularnie korzystać.

Omów obawy zespołu i wyjaśnij, w jaki sposób nowe podejście pozwoli zaoszczędzić czas i uwolnić zasoby. Nie skupiaj się tylko na obawach jednej grupy lub działu; menedżerowie odgrywają tu ważną rolę, ale każdy z osobna przyczynia się do sukcesu projektu.

Krok 2: Zrozum potrzeby użytkownika

Teraz, gdy już rozpocząłeś rozmowę na temat swojego projektu DAM, nadszedł czas, aby zrozumieć, czego wszyscy w Twoich zespołach chcą od oprogramowania. Pomaga to w zarządzaniu oczekiwaniami i zapewnieniu długoterminowego wpisowego.

Ponieważ systemy DAM mogą być używane w wielu działach, upewnij się, że wiesz, w jaki sposób korzystanie z DAM może pomóc każdej funkcji. Musisz ustalić, jakiego typu plików aktualnie używają, w jaki sposób są zorganizowane i kto musi mieć do czego dostęp.

Jest też kwestia wgrywania i cyrkulacji plików, które dobre rozwiązania DAM powinny bezproblemowo usprawnić. Różne działy mają różne potrzeby, więc stwórz listę osób, które będą korzystać z oprogramowania i zachęć ich do wzajemnej współpracy, aby zobaczyć, gdzie nakładają się wymagania DAM.

Krok 3: Zidentyfikuj obszary wymagające poprawy

Twoja organizacja może polegać na narzędziach do przechowywania danych w chmurze, takich jak Dysk Google. Jednak sposób, w jaki te platformy obsługują uprawnienia, może utrudniać pracę zespołową i utrudniać tworzenie jednego źródła prawdy. Rozwiązania pamięci masowej oparte na chmurze często również nie pozwalają na prawdziwą kontrolę wersji, co jeszcze bardziej utrudnia znajdowanie najnowszych zasobów.

Nawet po ustanowieniu procesu z tymi systemami narzędzia pamięci masowej oparte na chmurze powodują zamieszanie, frustrację i nieefektywne wąskie gardła. Pomaga przeprowadzić audyt narzędzi cyfrowych, które obecnie posiadasz, aby określić, co można poprawić za pomocą oprogramowania DAM.

Przeniesienie zasobów kreatywnych na bardziej odpowiednią platformę nie tylko pomaga zespołom zwiększyć produktywność i współpracę, ale także uwalnia zasoby.

Krok 4: Zoptymalizuj swoją implementację

Po wybraniu platformy DAM współpracuj ze swoimi zespołami, aby ustrukturyzować wdrożenie. Będziesz chciał uzgodnić, gdzie są przechowywane zasoby, jak są zorganizowane przepływy pracy i jak zarządza się projektami. Z góry trzeba podjąć dwie ważne decyzje:

1. Jak dodać zasoby do systemu?
2. Jakie uprawnienia zostaną nadane?

Możesz chcieć zintegrować rozwiązanie DAM z innymi platformami w celu importowania treści lub możesz chcieć nadzorować proces i odfiltrowywać zbędne zasoby. To idealna okazja do wykonania audytu treści, jeśli czas pozwoli.

Ponieważ zasoby są udostępniane za pośrednictwem udostępnionych folderów lub portali, należy wprowadzić uprawnienia, aby kontrolować, kto może zmieniać zasoby lub zmieniać sposób ich organizacji.

Wyselekcjonowane portale umożliwiają udostępnienie zestawu zasobów określonej grupie osób. Oznacza to, że nie musisz przyznawać dostępu do całej biblioteki, aby umożliwić członkom zespołu szybkie znalezienie tego, czego szukają. Daje ci większą kontrolę nad tym, co mogą pobrać.

Twój system DAM powinien usprawnić komunikację i usprawnić te procesy, więc musisz upewnić się, że jest dostępny. Posiadanie wytycznych opracowanych od samego początku znacznie ułatwia użytkownikom nauczenie się i efektywniejsze udostępnianie treści.

Krok 5: Skonfiguruj strukturę organizacyjną

Grupowanie zasobów w taksonomię tagów to najlepszy sposób zarządzania biblioteką plików projektowych. Dzięki dobrze zaprojektowanej strukturze słów kluczowych Twoje zespoły mogą łatwo znajdować pliki. Upewnij się więc, że masz już przejrzystą strukturę. Twój dostawca DAM może Ci w tym pomóc podczas wdrażania, dzięki czemu będziesz mieć strategię tagowania przed migracją istniejących plików.

• Zacznij od utworzenia schematu grupującego obrazy i inne pliki według kategorii.
• Następnie oznacz zasoby słowami kluczowymi i tagami.

Ponownie, Twój dostawca DAM będzie Cię wspierać w tym procesie.

Twoja organizacja prawdopodobnie ma ogromne kolekcje zasobów bez wyraźnej struktury folderów. Dobre rozwiązania DAM ułatwiają przenoszenie tych plików do nowego środowiska dzięki potężnym narzędziom do importowania.

Automatycznie sortują zasoby według typu pliku i wykorzystują rozpoznawanie obrazów do sugerowania tagów. Ponieważ oprogramowanie DAM jest tak intuicyjne, przesyłanie treści często polega na przeciąganiu i upuszczaniu plików, a następnie przypisaniu metadanych.

Krok 6: Udostępnij swoje treści

Po odpowiednim zorganizowaniu zasobów nadszedł czas, aby zacząć myśleć o tym, jak można je rozpowszechniać. Tam, gdzie platformy DAM naprawdę błyszczą, są portale internetowe, w których administratorzy mogą tworzyć wiele dostosowanych portali dla różnych odbiorców.

Jest to szczególnie cenne w przypadku udostępniania treści współpracownikom zewnętrznym. Jeśli Twój zespół współpracuje z agencją, możesz utworzyć portal dla agencji dla tego projektu. Portale można nawet konfigurować na istniejących stronach internetowych, tworząc dynamiczną, regularnie aktualizowaną bibliotekę treści.

Gotowi do startu start!

Po wykonaniu tych kroków powinieneś być gotowy do rozpoczęcia podróży w kierunku nowej granicy zarządzania treścią. Mając odpowiednią platformę DAM, możesz zacząć skuteczniej opowiadać historię swojej marki poprzez demokratyzację wysokiej jakości treści w całej organizacji.

Canto umożliwia centralizację, organizowanie i udostępnianie zdjęć, filmów i zasobów marki za pomocą usprawnionego interfejsu wizualnego. Ulepsz swoją grę w zarządzanie zasobami cyfrowymi dzięki przewodnikowi Wprowadzenie do zarządzania zasobami cyfrowymi . Ten ekskluzywny zasób Canto jest pełen unikalnych wskazówek i sztuczek, pobierz swoją kopię tutaj.