Шесть простых шагов к успеху в управлении цифровыми активами

Приняв несколько простых, но важных решений заранее, вы можете гарантировать, что ваша компания получит максимальную отдачу от вашего нового инструмента управления цифровыми активами. От организации ваших файлов до обеспечения поддержки со стороны различных отделов вашего бизнеса — вот шесть простых шагов к успеху DAM.

Вы создаете контент быстрее, чем когда-либо. Но управление поступающими активами становится проблемой, когда ваши процессы не автоматизированы, а материалы найти непросто.

Платформа управления цифровыми активами (DAM) не только централизует все ваши активы, но также улучшает совместную работу и общение. При правильном внедрении платформа DAM экономит ваше время и деньги, укрепляя ваш бренд.

Платформы DAM хранят цифровые активы, такие как фотографии, видео и аудиофайлы. Но что действительно отличает программное обеспечение DAM, так это то, как оно помогает пользователям находить этот контент и делиться им. Вместо того, чтобы просеивать папки в поисках последней версии изображения, вы можете получить то, что вам нужно, за считанные секунды благодаря мощным инструментам поиска.

Ваши команды могут совместно использовать ресурсы как внутри компании, так и за ее пределами, а также управлять правами доступа. Поскольку все находится в одном месте, упрощается организация контента, уменьшается путаница и устраняются узкие места. В результате вы можете уделять больше времени творчеству, и только самые новые, одобренные ресурсы попадают к клиентам.

Оптимизируйте способ управления активами с помощью программного обеспечения DAM, выполнив следующие шесть шагов:

Шаг 1. Отдайте предпочтение командам, а не инструментам

Если члены вашей команды не чувствуют, что новое программное обеспечение облегчает их жизнь, они не будут его использовать. Таким образом, первым шагом к любой успешной реализации DAM должно стать обеспечение поддержки со стороны людей, которые будут ее регулярно использовать.

Обсудите проблемы команды и объясните, как новый подход сэкономит время и высвободит ресурсы. Не сосредотачивайтесь только на проблемах одной группы или отдела; менеджеры играют здесь важную роль, но каждый человек вносит свой вклад в успех проекта.

Шаг 2. Понимание потребностей пользователей

Теперь, когда вы начали обсуждение своего проекта DAM, пришло время понять, чего все в вашей команде хотят от программного обеспечения. Это поможет вам управлять ожиданиями и обеспечить долгосрочную поддержку.

Поскольку системы DAM могут использоваться в нескольких отделах, убедитесь, что вы определили, как использование DAM может помочь каждой функции. Вам нужно будет установить, какой тип файлов они используют в настоящее время, как они организованы и кому нужен доступ к чему.

Есть также вопрос о загрузке и распространении файлов, что должно быть безупречным с помощью хороших решений DAM. У разных отделов разные потребности, поэтому составьте список тех, кто будет использовать программное обеспечение, и предложите им взаимодействовать друг с другом, чтобы увидеть, где требования DAM пересекаются.

Шаг 3: Определите области, нуждающиеся в улучшении

Ваша организация может полагаться на облачные инструменты хранения, такие как Google Диск. Но то, как эти платформы обрабатывают разрешения, может препятствовать совместной работе и затруднять создание единого источника правды. Решения для хранения данных в облаке также часто не обеспечивают настоящего контроля версий, что еще больше усложняет поиск новейших ресурсов.

Даже когда вы устанавливаете процесс с этими системами, облачные инструменты хранения в конечном итоге создают путаницу, разочарование и неэффективные узкие места. Это помогает проверить цифровые инструменты, которые у вас есть в настоящее время, чтобы определить, что можно улучшить с помощью программного обеспечения DAM.

Перемещение творческих ресурсов на более подходящую платформу не только помогает вашим командам быть более продуктивными и совместными, но и высвобождает ресурсы.

Шаг 4: Оптимизируйте свою реализацию

Выбрав платформу DAM, работайте со своими командами над структурированием развертывания. Вам нужно договориться о том, где хранятся активы, как структурированы рабочие процессы и как осуществляется управление проектами. Есть два важных решения, которые нужно принять заранее:

1. Как активы будут добавлены в систему?
2. Какие разрешения будут установлены?

Вы можете захотеть интегрировать решение DAM с другими платформами для импорта контента, или вы можете предпочесть контролировать процесс и отсеивать лишние ресурсы. Это прекрасная возможность провести аудит контента, если позволяет время.

Поскольку ресурсы доступны через общие папки или порталы, необходимо установить разрешения, чтобы контролировать, кто может изменять ресурсы или изменять их организацию.

Кураторские порталы позволяют предоставлять доступ к набору активов определенной группе людей. Это означает, что вам не нужно предоставлять доступ ко всей вашей библиотеке, чтобы члены команды могли быстро найти то, что они ищут. Это дает вам больший контроль над тем, что они могут загружать.

Ваша система DAM должна улучшать коммуникацию и оптимизировать эти процессы, поэтому вам необходимо убедиться, что она доступна. Наличие руководящих принципов, изложенных с самого начала, позволяет пользователям быстрее освоиться и более эффективно обмениваться контентом.

Шаг 5: Создайте организационную структуру

Группировка ресурсов в таксономию тегов — лучший способ управления библиотекой файлов дизайна. Благодаря хорошо продуманной структуре ключевых слов ваши команды смогут легко находить файлы. Итак, убедитесь, что вы уже установили четкую структуру. Ваш поставщик DAM может помочь вам в этом во время адаптации, чтобы у вас была стратегия тегирования перед переносом существующих файлов.

• Начните с создания схемы, которая группирует изображения и другие файлы по категориям.
• Затем пометьте активы ключевыми словами и тегами.

Опять же, ваш провайдер DAM будет поддерживать вас в этом процессе.

Ваша организация, вероятно, имеет обширные коллекции активов без четкой структуры папок. Хорошие решения DAM упрощают перенос этих файлов в новую среду благодаря мощным инструментам импорта.

Они автоматически сортируют ресурсы по типу файла и используют распознавание изображений для предложения тегов. Поскольку программное обеспечение DAM настолько интуитивно понятно, передача контента часто заключается в перетаскивании файлов с последующим назначением метаданных.

Шаг 6: Поделитесь своим контентом

После того, как ваши активы были должным образом организованы, пришло время подумать о том, как эти активы могут быть распространены. Где платформы DAM действительно блестят, так это в веб-порталах, где администраторы могут создавать несколько настраиваемых порталов для разных аудиторий.

Это особенно ценно для обмена контентом с внешними соавторами. Если ваша команда работает с агентством, вы можете создать портал для этого агентства. Порталы можно даже настроить на существующих веб-сайтах для создания динамической, регулярно обновляемой библиотеки контента.

На старт, внимание, марш!

Выполнив эти шаги, вы должны быть готовы начать свой путь к новым рубежам управления контентом. Имея правильную платформу DAM, вы можете начать более эффективно рассказывать историю своего бренда, демократизируя качественный контент в своей организации.

Canto позволяет вам централизовать, упорядочивать и обмениваться изображениями, видео и активами бренда через оптимизированный визуальный интерфейс. Улучшите свою игру по управлению цифровыми активами с помощью руководства Начало работы с управлением цифровыми активами . Этот эксклюзивный ресурс Canto полон уникальных советов и приемов. Получите свою копию здесь.