6 ขั้นตอนง่ายๆ สู่ความสำเร็จในการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล

การตัดสินใจล่วงหน้าที่เรียบง่ายแต่สำคัญเพียงไม่กี่ครั้งจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าบริษัทของคุณจะได้รับประโยชน์สูงสุดจากเครื่องมือการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลใหม่ของคุณ ตั้งแต่การจัดระเบียบไฟล์ไปจนถึงการรักษาความปลอดภัยจากแผนกต่างๆ ในธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือขั้นตอนง่ายๆ หกขั้นตอนสู่ความสำเร็จของ DAM

คุณกำลังสร้างเนื้อหาได้เร็วกว่าที่เคย แต่การจัดการสินทรัพย์ที่เข้ามาจะกลายเป็นปัญหาเมื่อกระบวนการของคุณไม่เป็นอัตโนมัติและหาวัสดุได้ยาก

แพลตฟอร์มการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล (DAM) ไม่เพียงแต่รวมศูนย์สินทรัพย์ทั้งหมดของคุณ แต่ยังปรับปรุงการทำงานร่วมกันและการสื่อสารอีกด้วย ใช้งานอย่างเหมาะสม แพลตฟอร์ม DAM ช่วยคุณประหยัดเวลาและเงินในขณะที่สร้างความแข็งแกร่งให้กับแบรนด์ของคุณ

แพลตฟอร์ม DAM จัดเก็บสินทรัพย์ดิจิทัล เช่น ภาพถ่าย วิดีโอ และไฟล์เสียง แต่สิ่งที่ทำให้ซอฟต์แวร์ DAM แตกต่างออกไปคือวิธีที่ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและแชร์เนื้อหานั้นได้ แทนที่จะลอดผ่านโฟลเดอร์ต่างๆ เพื่อค้นหารูปภาพเวอร์ชันล่าสุด คุณสามารถคว้าสิ่งที่คุณต้องการได้ภายในไม่กี่วินาที ด้วยเครื่องมือค้นหาที่ทรงพลัง

ทีมของคุณสามารถแบ่งปันทรัพย์สินทั้งภายในและภายนอก ตลอดจนจัดการสิทธิ์การเข้าถึง เนื่องจากทุกอย่างรวมอยู่ในที่เดียว จึงง่ายต่อการจัดระเบียบเนื้อหา ลดความสับสน และขจัดปัญหาคอขวด ด้วยเหตุนี้ คุณจึงใช้เวลาสร้างสรรค์ได้มากขึ้น และมีเพียงเนื้อหาที่ได้รับการอนุมัติใหม่ล่าสุดเท่านั้นที่จะแสดงต่อลูกค้า

ปรับปรุงวิธีจัดการทรัพย์สินโดยใช้ซอฟต์แวร์ DAM โดยใช้หกขั้นตอนเหล่านี้:

ขั้นตอนที่ 1: จัดลำดับความสำคัญของทีมมากกว่าเครื่องมือ

หากสมาชิกในทีมของคุณไม่รู้สึกว่าซอฟต์แวร์ใหม่ทำให้ชีวิตของพวกเขาง่ายขึ้น พวกเขาจะไม่ใช้มัน ดังนั้น ขั้นตอนแรกในการปรับใช้ DAM ที่ประสบความสำเร็จควรได้รับการซื้อจากผู้ที่จะใช้เป็นประจำ

พูดคุยผ่านข้อกังวลของทีมและอธิบายว่าแนวทางใหม่นี้จะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มทรัพยากรได้อย่างไร อย่าเพิ่งมุ่งความสนใจไปที่ข้อกังวลของกลุ่มหรือแผนกใดฝ่ายหนึ่ง ผู้จัดการมีบทบาทสำคัญที่นี่ แต่ทุกคนมีส่วนสนับสนุนความสำเร็จของโครงการ

ขั้นตอนที่ 2: ทำความเข้าใจความต้องการของผู้ใช้

เมื่อคุณได้เริ่มการสนทนาเกี่ยวกับโครงการ DAM ของคุณแล้ว ก็ถึงเวลาทำความเข้าใจว่าทุกคนในทีมของคุณต้องการอะไรจากซอฟต์แวร์ ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดการความคาดหวังและซื้ออินในระยะยาวได้อย่างปลอดภัย

เนื่องจากระบบ DAM สามารถใช้ได้ในหลายแผนก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ระบุแล้วว่าการใช้ DAM สามารถช่วยแต่ละฟังก์ชันได้อย่างไร คุณจะต้องกำหนดประเภทไฟล์ที่พวกเขากำลังใช้อยู่ วิธีจัดระเบียบไฟล์ และใครบ้างที่จำเป็นต้องเข้าถึงไฟล์

นอกจากนี้ยังมีเรื่องการอัปโหลดและหมุนเวียนไฟล์ ซึ่งโซลูชัน DAM ที่ดีควรทำให้ราบรื่น แผนกต่างๆ มีความต้องการที่แตกต่างกัน ดังนั้นให้สร้างรายชื่อผู้ที่จะใช้ซอฟต์แวร์และสนับสนุนให้พวกเขามีส่วนร่วมเพื่อดูว่าข้อกำหนดของ DAM ทับซ้อนกันอย่างไร

ขั้นตอนที่ 3: ระบุพื้นที่ที่ต้องการการปรับปรุง

องค์กรของคุณอาจใช้เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google ไดรฟ์ แต่วิธีที่แพลตฟอร์มเหล่านี้จัดการการอนุญาตสามารถขัดขวางการทำงานร่วมกันและทำให้ยากต่อการสร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียว โซลูชันการจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์มักไม่อนุญาตให้มีการควบคุมเวอร์ชันที่แท้จริง ซึ่งทำให้การค้นหาแอสเซ็ทใหม่ล่าสุดยากขึ้น

แม้ว่าคุณจะสร้างกระบวนการกับระบบเหล่านี้ เครื่องมือจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์กลับสร้างความสับสน ความหงุดหงิด และคอขวดที่ไม่มีประสิทธิภาพ ช่วยในการตรวจสอบเครื่องมือดิจิทัลที่คุณมีอยู่เพื่อระบุสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ด้วยซอฟต์แวร์ DAM

การย้ายแอสเซทที่สร้างสรรค์ไปยังแพลตฟอร์มที่เหมาะสมยิ่งขึ้นไม่เพียงแต่ช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิผลและทำงานร่วมกันได้มากขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มทรัพยากรอีกด้วย

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มประสิทธิภาพการใช้งานของคุณ

เมื่อคุณเลือกแพลตฟอร์ม DAM แล้ว ให้ทำงานร่วมกับทีมของคุณเพื่อจัดโครงสร้างการปรับใช้ของคุณ คุณจะต้องตกลงที่ที่จัดเก็บสินทรัพย์ วิธีจัดโครงสร้างเวิร์กโฟลว์ และวิธีจัดการโครงการ มีสองการตัดสินใจที่สำคัญในการตัดสินใจ:

1. จะเพิ่มสินทรัพย์ในระบบได้อย่างไร?
2. จะมีการอนุญาตอะไรบ้าง?

คุณอาจต้องการผสานรวมโซลูชัน DAM กับแพลตฟอร์มอื่นๆ เพื่อนำเข้าเนื้อหา หรือคุณอาจต้องการดูแลจัดการกระบวนการและคัดกรองสินทรัพย์ที่ซ้ำซ้อนในขณะนี้ นี่เป็นโอกาสที่ดีในการดำเนินการตรวจสอบเนื้อหาหากมีเวลา

เนื่องจากเนื้อหาพร้อมใช้งานผ่านโฟลเดอร์หรือพอร์ทัลที่แชร์ จึงต้องมีการอนุญาตเพื่อควบคุมว่าใครสามารถเปลี่ยนแปลงสินทรัพย์หรือเปลี่ยนวิธีการจัดระเบียบได้

พอร์ทัลที่ดูแลจัดการช่วยให้คุณให้การเข้าถึงชุดของสินทรัพย์แก่กลุ่มบุคคลที่กำหนดไว้ ซึ่งหมายความว่าคุณไม่จำเป็นต้องให้สิทธิ์เข้าถึงไลบรารีทั้งหมดของคุณ เพื่อให้สมาชิกในทีมค้นหาสิ่งที่พวกเขากำลังมองหาได้อย่างรวดเร็ว ช่วยให้คุณควบคุมสิ่งที่พวกเขาสามารถดาวน์โหลดได้มากขึ้น

ระบบ DAM ของคุณควรปรับปรุงการสื่อสารและปรับปรุงกระบวนการเหล่านี้ ดังนั้นคุณต้องแน่ใจว่าสามารถเข้าถึงได้ การมีแนวทางปฏิบัติตั้งแต่เริ่มต้นจะทำให้ผู้ใช้เรียนรู้และแชร์เนื้อหาอย่างมีประสิทธิภาพได้ง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 5: ตั้งค่าโครงสร้างองค์กร

การจัดกลุ่มสินทรัพย์เป็นอนุกรมวิธานของแท็กเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการไลบรารีของไฟล์การออกแบบ ด้วยโครงสร้างคำหลักที่ออกแบบมาอย่างดี ทีมของคุณสามารถค้นหาไฟล์ได้อย่างง่ายดาย ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างโครงสร้างที่ชัดเจนแล้ว ผู้ให้บริการ DAM ของคุณสามารถช่วยเหลือคุณได้ในระหว่างการเริ่มต้นใช้งาน เพื่อให้คุณมีกลยุทธ์การแท็กก่อนที่จะย้ายไฟล์ที่มีอยู่ของคุณ

• เริ่มต้นด้วยการสร้างสคีมาที่จัดกลุ่มรูปภาพและไฟล์อื่นๆ ตามหมวดหมู่
• จากนั้นติดป้ายกำกับเนื้อหาด้วยคำหลักและแท็ก

อีกครั้ง ผู้ให้บริการ DAM จะสนับสนุนคุณตลอดกระบวนการนี้

องค์กรของคุณน่าจะมีสินทรัพย์มากมายที่ไม่มีโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจน โซลูชัน DAM ที่ดีช่วยให้ถ่ายโอนไฟล์เหล่านี้ไปยังสภาพแวดล้อมใหม่ได้อย่างง่ายดายด้วยเครื่องมือนำเข้าที่ทรงพลัง

สิ่งเหล่านี้จะจัดเรียงเนื้อหาโดยอัตโนมัติตามประเภทไฟล์และใช้การจดจำรูปภาพเพื่อแนะนำแท็ก เนื่องจากซอฟต์แวร์ DAM นั้นใช้งานง่าย การถ่ายโอนเนื้อหาจึงมักเป็นเรื่องของการลากและวางไฟล์ จากนั้นจึงกำหนดข้อมูลเมตา

ขั้นตอนที่ 6: แบ่งปันเนื้อหาของคุณ

หลังจากที่ทรัพย์สินของคุณได้รับการจัดระเบียบอย่างเหมาะสม ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มคิดว่าจะหมุนเวียนทรัพย์สินได้อย่างไร ที่ที่แพลตฟอร์ม DAM โดดเด่นจริงๆ ก็คือพอร์ทัลบนเว็บ ซึ่งผู้ดูแลระบบสามารถสร้างพอร์ทัลที่กำหนดเองได้หลายรายการสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน

สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับการแชร์เนื้อหากับผู้ทำงานร่วมกันภายนอก หากทีมของคุณทำงานกับเอเจนซี คุณสามารถสร้างพอร์ทัลเฉพาะเอเจนซี่สำหรับโครงการนั้นได้ พอร์ทัลสามารถตั้งค่าได้บนเว็บไซต์ที่มีอยู่เพื่อสร้างไลบรารีเนื้อหาแบบไดนามิกที่อัปเดตเป็นประจำ

พร้อม ตั้ง ไป!

หลังจากทำตามขั้นตอนเหล่านี้แล้ว คุณควรพร้อมที่จะเริ่มต้นการเดินทางสู่พรมแดนใหม่ของการจัดการเนื้อหา ด้วยแพลตฟอร์ม DAM ที่เหมาะสม คุณจะเริ่มบอกเล่าเรื่องราวของแบรนด์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยทำให้เนื้อหาที่มีคุณภาพเป็นประชาธิปไตยทั่วทั้งองค์กรของคุณ

Canto ช่วยให้คุณรวมศูนย์ จัดระเบียบ และแบ่งปันรูปภาพ วิดีโอ และทรัพย์สินของแบรนด์ผ่านอินเทอร์เฟซที่มองเห็นได้ชัดเจน ปรับปรุงเกมการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัลของคุณด้วยคำแนะนำ เริ่มต้นใช้งานการจัดการสินทรัพย์ดิจิทัล แหล่งข้อมูล Canto สุดพิเศษนี้เต็มไปด้วยเคล็ดลับและลูกเล่นที่ไม่เหมือนใคร รับสำเนาของคุณที่นี่