Bir İş Toplantısı Nasıl Gerçekleştirilir: Yapılması ve Yapılmaması Gereken 8 Şey

İlk işlerimi kurduğumda toplantılardan veba gibi kaçındım. Bana göre iş toplantıları, hiçbirini taklit etmeye çalışmadığım şişirilmiş şirketlerin ve bürokratik devlet kurumlarının ayırt edici özelliğiydi. Ancak sonunda yanıldığımı öğrendim. İyi yönetilen toplantılar, her büyüklükteki işletmenin performansını artırabilir.

Henry Ford'un dediği gibi: "Herkes birlikte ilerliyorsa, başarı kendi kendine gelir."

Bununla birlikte, birçok iş toplantısı zaman kaybıdır. İnsanları üretken, canlı ve işbirlikçi bir şekilde bir araya getirmiyorsanız, yapmaya çalıştığınız şeylerin çoğu çalışanlarınız için kaybolacaktır.

Devam etmeden önce şunu sorayım. Hala bir iş fikri mi arıyorsunuz? Eğer öyleyse, aşağıdaki testimi yapın.

───────────

SINAV: SİZİN İÇİN EN İYİ İŞ HANGİ İŞ?

───────────────

İşte bir iş toplantısının nasıl yürütüleceğiyle ilgili yapılması ve yapılmaması gerekenler hakkındaki temel oyun kitabım.

Toplantılarınızda Telefonlara İzin Vermeyin

Çalışanlarınıza bir toplantıda söylenenleri dinlememeleri için bir bahane vermeyin. Her toplantının başında ısrarla telefonları ve bilgisayarları bir kenara koyun veya tamamen kapatın. Her toplantı için temel notlar/madde işaretleri hazırlamayı düşünün – insanlar bilgisayarlarında not almak istiyorlarsa, onlara toplantıdan sonra sizinkini inceleyebileceklerini veya kendilerinin notlarını kağıt ve kalemle alabileceklerini söyleyin.

Bu günlerde insanların dikkatleri cihazlarıyla çok fazla dağılıyor ve bir toplantı hepimizin cihazlarımızı kapatabileceğimiz ve konuşmaya odaklanabileceğimiz bir yer olmalı. İnsanlar odaklanmış olsalar bile, bir metin veya e-posta için bir bildirim, düşünce trenlerini kolayca rayından çıkarabilir. Ayrıca, çalışanlarınıza telefon veya bilgisayar yüzünden birini görmezden gelmenin kaba ve iğrenç olduğunu ve gelecekteki herhangi bir iş durumunda rahatsız edici olacağını öğretmelisiniz.

Herkesi Toplantınıza Davet Etmeyin

İnsanların toplantılarda dikkatlerinin dağılmasının önemli bir nedeni, varlıklarının gerekli olmamasıdır. Bir toplantı planlarken, insanları yalnızca dahil etmek amacıyla davet etmeyin. Büyük bir şirket değişikliğini tartışacak bir toplantıysa, herkesi davet edin. Aksi takdirde, yalnızca en gerekli çalışanları dahil edin.

Pazarlama stratejisini tartışmak için bir toplantı düzenliyorsanız, toplantıya veya genel plana değer katabilecek herkesi davet edin. Bazı harika kavramsal fikirlere sahip olabilecek, ancak herhangi bir pazarlama uzmanlığından yoksun olabilecek bir çalışan, genel strateji toplantılarında değer sağlayabilir - pazarlamaya özel toplantılara gelmeleri gerekmez. Toplantıların belirli bir amacı ve yapısı olduğu sürece, katılımcı listesini kolayca belirleyebilirsiniz.

Toplantı Türünü Belirleyin

Bu kararı verdikten sonra, ne tür bir toplantı yapacağınıza karar vermeniz gerekir. Birkaç seçenek var, bu yüzden aşağıda bu toplantı türlerini inceleyelim:
• Beyin Fırtınası – Bu, en az yapılandırılmış toplantı türlerinden biridir. Temel olarak, ele almak istediğiniz birkaç madde işaretine (kategoriye/temaya) sahip olmanız gerekir ve ardından insanların bu parametreler dahilinde fikirleri birbirinden ayırmasına izin vermeniz yeterlidir. Yaratıcılığı boğmamak önemli olsa da, insanları ana konuşma noktalarına odaklamaya çalışın - bu oturumların kontrolden çıkması kolaydır. İnsanların harika fikirler bulmasını istiyorsanız, e-posta/takvim davetinde toplantı öncesi düşünmeye sevk edebilecek birkaç soru sorun.
• Bilgi paylaşımı – Ortaklık açısından, bu toplantılar çoğu insanın “toplantı” terimiyle ilişkilendirdiği şeydir. Bu toplantılar için, sadece sizden veya toplantıyı yönetmekle görevlendirilen birinden gelen bilgileri personelinize aktarmaya çalışıyorsunuz. Toplantının net bir amacı olmalı ve bunun nedeni kısa bir giriş aşamasında ele alınmalıdır. Ardından, doğrudan konuya gelin ve içeriğe odaklanın.
• Kazanan takım, moral veren – Tüm toplantıların katı bir şekilde yapılandırılması gerekmez – bunlar, çalışanlarınıza bir bireyin veya belirli bir ekibin başarılarını anlatırken eğlenceli ve gevşek olması içindir. Bu toplantılar sadece kutlama amaçlı değildir, ancak çalışanları tebrik eden, başarılarının şirkete tam olarak nasıl fayda sağladığını ve başarılarından hangi derslerin alınabileceğini anlatan maddeler hazırlamanız gerekir.
• Koordinasyon – Bunlar, herkesi aynı sayfada toplamanın bir yolu olarak hizmet eden kısa toplantılar olma eğilimindedir. Toplantıdan önce temel bilgileri e-postayla gönderme eğilimindeyim ve ardından grup olarak bunları gözden geçirip herhangi bir soru olup olmadığına bakardım. Bunlar geniş bir amaca sahip olma eğilimindedir ve hedef, kavramsal olmaktan çok örgütseldir.
• Problem çözme – Bu toplantılar, çok daha az bildirimle çok daha geçici olarak yapılabilir. Büyük bir sorun veya eğilim görürseniz, onu tanımlayın, bir toplantı planlayın ve ardından birlikleri toplayın.
• Yön belirleme – Bazen, haftanız, ayınız veya çeyreğiniz için tonu gerçekten ayarlamanız gerekir. Bu toplantılar biraz önceden planlanmalı ve düzenli olarak yapılmalıdır. Her seferinde benzer olması gerektiği için, çalışanlar bu toplantılardan birini yaptıklarında ne beklemeleri gerektiğini bilmelidir. Temelde bunlar “bizim yerimiz burası, gitmemizi istediğim yer burası ve oraya birlikte nasıl gideceğiz” tartışması olarak hizmet ediyor. Bu tür bir toplantı bir yönetici tarafından yönetilecek ve çalışanlar için bilgilendirici ve ilham verici olacaktır.
• Entegrasyon – Bu toplantılar, yeni bir programı, süreci veya kişiyi entegre etmeye çalıştığınızda gerçekleşir. Değişikliğin ne olduğunu, kimi/neyi etkileyeceğini ve değişikliğin nedenini ele alırken bunların yapısı oldukça basit olacaktır.

Toplantınız İçin Bir Gündem Yapın

Toplantı türünü seçtikten sonra, temel bir gündem belirleyin ve başlamak için bazı konuşma noktaları belirleyin. Toplantınızı aşırı yapılandırmak istemiyorsunuz, ancak bir sonraki hareketinizi düşünürken uzun sessizlik dönemleri yaşamak da istemiyorsunuz. Çalışanlar, toplantıyı yöneten kişinin bir planı olduğunu düşünmekten hoşlanırlar - meşhur geminin dümeninde kimse yokmuş gibi göründüğünde hiçbir şey daha garip olamaz.

Toplantınız ne kadar sürerse sürsün, sorularınız veya endişeleriniz için daima biraz zaman ayırın. Bir toplantı planlanan süreyi aşıyorsa, bu sizin suçunuzdur, çalışanlarınızın değil. Kendi gündeminizi dizginleyemediğiniz için soruları ve girdileri feda edilmemelidir.

Toplantılarınızı Erken Bitirin

Belirlenmiş bir gündeminiz olduğunda, noktalara bağlı kalmaya çalışın ve meydana gelen teğet konuşmaların sayısını sınırlandırın. İnsanlar eğleniyor ve güzel fikirler ortaya atıyorsa, bırakın söylem aksın. Bununla birlikte, birileri kendi akıl yürütmelerini desteklemek için toplantıyı kaçırırsa, onları tekrar rayına oturtmaya çalışın.

Uzun toplantılar nadiren üretkendir - Atlassian bir araştırma, ankete katılan ortalama bir çalışanın ayda 31 saatini verimsiz toplantılarda geçirdiğini ve bu zamanın yarısının "boşa harcandığı" kabul edildiğini buldu. Bence verimli bir toplantıyı 20 dakika veya daha kısa sürede tamamlayabiliyorsanız, yapın. Aynı süre içinde birkaç uzun ve verimsiz toplantı yapmaktansa, bir hafta boyunca günde bir kez 5 verimli toplantı yapmak daha iyidir. Bu açıkça çalışanlarınızın programlarına bağlıdır, ancak sahip olunması gereken iyi bir kuraldır.

Bir toplantıyı kısa bir erteleme noktasında aniden bitirmek, çalışanlarınıza ilk başta garip gelebilir, ancak ne kadar motive olduğunuzu görecekler ve aynı şeyi yapacaklardır. Dizüstü bilgisayarınızı kapatarak, ayağa kalkarak ve dışarı çıkarak çalışanlarınıza işe dönme zamanının geldiğini bildireceksiniz.

Üretken Çalışanları Tuzağa Düşürmeyin

Toplantıları önceden planlamamızın nedenlerinden biri, çalışanların kendilerini pusuya düşmüş hissetmemeleridir. Çalışanları bir toplantıyla şaşırtarak, yalnızca daha az işbirlikçi bir toplantı yapmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizin her bir üyesinin üretkenliğini de sınırlandırırsınız. Çalışanlarınız her zaman bir açılır toplantı arayışındaysa, günlük görevlerine gerektiği kadar odaklanamayacaklardır.

Çalışanlar, biraz katı bir programa sahip olduklarında daha iyi çalışırlar. Çoğu endüstride/işte, belirli bir rutine sahip olmak, dikkat dağıtıcı şeyler sınırlı olduğundan ve insanlar her proje/görev için zaman ayırabildiğinden, artan üretkenlik seviyelerine izin verir. Çalışanlar, biraz somut ve değişmesi muhtemel olmayan bir takvime sahip olmayı tercih ediyor. Bu, arada bir önemli bir geçici toplantı yapamayacağınız anlamına gelmez, ancak bu tür kesintiler mümkün olduğunca sınırlı olmalıdır.

Bunun yerine E-posta Göndermeyi Düşünün

Bir çalışanı pusuya düşürmenin bir yolu, toplantınızın içeriğinin e-posta olarak gönderilip gönderilemeyeceğini belirlemektir. Genel bir kural olarak, e-postaların gerçek bilgileri veya doğası gereği ayrıntılı ve uzun olan belirli süreç temelli noktaları iletmek için kullanılması gerektiğini düşünüyorum. E-postalar, insanların bilgiye tekrar tekrar erişmesine izin verir - bu, insanların olaydan sonra başvurması gerektiğini düşündüğünüz herhangi bir şey için yazışma modunuz olmalıdır.

Diğer birçok şey için, sözlü iletişimin dijital yazışmaları geride bıraktığına inanıyorum. KESİNLİKLE duyguları veya büyük fikirleri asla e-posta ile göndermemelisiniz - bunların şahsen iletilmesi gerekir. Ayrıca, 10 dakikalık basit bir toplantı verilen sorunu çözebilecekken, hiç kimse bir ileti dizisinde 100 e-posta almak istemez.

İnsanların Biraz Eğlenmesine İzin Verin

Son olarak, toplantılarınızın duygusuz toplantılara dönüşmesine izin vermeyin. Olabildiğince cana yakın olmaya çalışın - insanlar meşgul olduğunuzu ve heyecanlı olduğunuzu gördüklerinde daha dikkatli olurlar. En heyecan verici konuşmacı değilseniz, kısa bir anekdot, işle ilgili esprili bir espri veya başlangıç ​​için ilham verici bir hikaye hazırlayın. Sadece havayı yumuşatmaya ve insanları tartışmaya açmaya çalıştığınız için bununla aşırıya kaçmayın.

Çalışanlarınız, esprili ve cana yakın şakalar olmadan aktif bir şekilde meşgulse ve canlı bir tartışmaya katkıda bulunuyorsa, o zaman tekneyi sallamayın. Ancak çoğu şirketin robotik olmayan çalışanları var. Toplantılar için bir zihinsel oran belirlemeye çalışırdım: zamanın yüzde 90-95'inde görevde olun ve toplantının yüzde 5-10'unun teğet tartışmalara veya kişisel anekdotlara ayrılmasına izin verin.
Toplantının gündeminde kısa bir ara verildiğinde sohbeti akışına bırakın, ancak lider olarak, insanlar fazla konu dışı kaldığında konuyu dağıtmak sizin işiniz. Bir stand-up komedyeni gibi düşünmeye çalışın - seyircinin ne düşündüğü hakkında bir fikir edinin. Malzemenize bağlı kalın, ancak çalışanlarınızın dikkat düzeyinin farkında olun. Puanlarınız düşmüyorsa doğaçlama yapmaktan asla korkmayın, ancak aşırıya kaçmayın.

Toplantıları kimse sevmez ama çalışanlarınız onlardan nefret etmemelidir. Cana yakın, profesyonel olun ve herkes için somut paketler olduğundan emin olun. Ayrıca, ilk birkaç toplantınız ortalamanın altındaysa endişelenmeyin - işteki birçok şey gibi, zamanla toplantılarda daha iyi olacaksınız.