비즈니스 회의를 진행하는 방법: 8가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

초기 사업을 시작할 때 전염병처럼 회의를 피했습니다. 나에게 비즈니스 회의는 부풀려진 기업과 관료주의적인 정부 기관의 특징이었고, 둘 다 내가 모방하려고 하지 않았습니다. 그러나 결국 내가 틀렸다는 것을 알게 되었습니다. 잘 운영되는 회의는 모든 규모의 비즈니스 성과를 높일 수 있습니다.

헨리 포드(Henry Ford)가 말했듯 이 "모두가 함께 전진한다면 성공은 저절로 따라옵니다."

그럼에도 불구하고 많은 비즈니스 회의는 시간 낭비입니다. 생산적이고 활기차고 협력적인 방식으로 사람들을 모으지 않으면 직원들이 하려고 하는 것 중 많은 부분을 잃게 됩니다.

계속하기 전에 이것을 묻겠습니다. 아직도 사업 아이디어를 찾고 계십니까? 그렇다면 아래에서 내 퀴즈를 풀어보세요.

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퀴즈: 당신에게 가장 적합한 사업은 무엇입니까?

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다음은 비즈니스 회의를 운영하는 방법에 대한 기본 지침서입니다.

회의에서 전화 허용 안 함

직원들에게 회의에서 말하는 내용을 듣지 않는다는 핑계를 대지 마십시오. 모든 회의가 시작될 때 전화와 컴퓨터를 한쪽으로 치워두거나 완전히 꺼두라고 주장합니다. 모든 회의에 대해 기본적인 메모/글머리 기호를 준비하는 것을 고려하십시오. 사람들이 자신의 컴퓨터에 메모를 남기고 싶다면 회의가 끝난 후 당신의 글을 읽을 수 있다고 말하거나 펜과 종이를 통해 메모를 작성합니다.

요즘 사람들은 기기에 너무 산만해져서 회의는 모두 기기를 끄고 대화에 집중할 수 있는 장소여야 합니다. 사람들이 집중하고 있을 때에도 문자나 이메일 알림은 생각의 흐름을 쉽게 탈선시킬 수 있습니다. 또한 전화나 컴퓨터 때문에 누군가를 무시하는 것은 무례하고 불쾌하며 미래의 비즈니스 상황에서 불쾌감을 줄 것임을 직원들에게 가르쳐야 합니다.

모든 사람을 회의에 초대하지 마십시오

사람들이 회의에서 주의가 산만해지는 주된 이유는 회의에 참석할 필요가 없기 때문입니다. 모임을 예약할 때 포함할 목적으로만 사람들을 초대하지 마십시오. 회사의 주요 변경 사항을 논의할 회의라면 모든 사람을 초대하십시오. 그렇지 않으면 가장 필요한 직원만 포함합니다.

마케팅 전략에 대해 논의하기 위해 회의를 개최하는 경우 회의 또는 전체 계획에 가치를 더할 수 있는 사람을 초대하십시오. 훌륭한 개념적 아이디어는 있지만 마케팅 전문 지식이 부족한 직원은 전체 전략 회의에서 가치를 제공할 수 있습니다. 마케팅과 관련된 회의에 참석할 필요가 없습니다. 회의의 목적과 구조가 정의되어 있으면 참석자 목록을 쉽게 결정할 수 있습니다.

회의 유형을 결정하십시오

일단 결정을 내린 후에는 어떤 유형의 회의를 개최할지 결정해야 합니다. 몇 가지 옵션이 있으므로 아래에서 이러한 회의 유형을 살펴보겠습니다.
• 브레인스토밍 – 이것은 가장 구조화되지 않은 회의 유형 중 하나입니다. 기본적으로 다루고자 하는 글머리 기호(카테고리/테마)가 여러 개 있어야 하며, 그런 다음 해당 매개변수 내에서 사람들이 아이디어를 서로 튀게 하기만 하면 됩니다. 창의성을 억누르지 않는 것이 중요하지만 사람들이 주요 화두에 집중하도록 하십시오. 이러한 세션은 손에서 놓이기 쉽습니다. 사람들이 멋진 아이디어를 내도록 하려면 이메일/캘린더 초대에 몇 가지 질문을 하면 회의 전 생각을 하게 만들 수 있습니다.
• 정보 공유 – 공통성 측면에서 이러한 회의는 대부분의 사람들이 "회의"라는 용어와 연관시키는 것입니다. 이러한 모임의 경우, 귀하는 귀하 또는 귀하의 직원에게 회의를 이끌도록 위임된 사람의 정보를 전달하려고 합니다. 회의에는 명확한 목적이 있어야 하며, 그 이유는 간단한 소개 단계에서 다루어야 합니다. 그런 다음 요점으로 바로 가서 내용에 집중하세요.
• 승리하는 팀, 활력 불어넣기 – 모든 회의가 엄격하게 구성될 필요는 없습니다. 직원들에게 개인 또는 특정 팀의 성취에 대해 이야기할 때 재미있고 느슨한 회의를 위한 것입니다. 그러나 이러한 회의는 단순히 축하하는 것이 아니라 직원을 축하하는 글머리 기호를 준비하고 직원의 성취가 회사에 어떤 이점이 있는지, 직원의 성공에서 어떤 교훈을 얻을 수 있는지 알려야 합니다.
• 조정 – 모든 사람이 같은 내용을 이해할 수 있도록 하는 짧은 회의입니다. 나는 회의 전에 기본 사항을 이메일로 보낸 다음 그룹으로 검토하고 질문이 있는지 확인하는 경향이 있습니다. 이러한 목표는 개념적이기보다 조직적이라는 광범위한 목적을 갖는 경향이 있습니다.
• 문제 해결 – 이러한 회의는 훨씬 적은 통지로 훨씬 더 임시적으로 수행될 수 있습니다. 큰 문제나 추세가 보이면 이를 파악하고 회의 일정을 잡고 병력을 모으십시오.
• 방향 설정 – 때로는 주, 월 또는 분기의 분위기를 설정해야 합니다. 이러한 회의는 다소 사전에 일정이 잡혀 있어야 하며 어느 정도 규칙적으로 이루어져야 합니다. 직원들은 매번 비슷해야 하므로 이러한 회의 중 하나를 가질 때 무엇을 기대해야 하는지 알아야 합니다. 기본적으로 이것들은 "이것이 우리가 있는 곳이고, 내가 우리가 가고 싶은 곳이며, 이것이 우리가 함께 거기에 도달하는 방법입니다" 토론의 역할을 합니다. 이러한 유형의 회의는 경영진이 주도하며 직원들에게 유익하고 영감을 줄 것입니다.
• 통합 – 이러한 회의는 새로운 프로그램, 프로세스 또는 사람을 통합하려고 할 때 발생합니다. 이들의 구조는 변경 내용, 영향을 미칠 대상/대상 및 변경 이유를 다루기 때문에 매우 간단합니다.

회의 의제를 가지고

회의 유형을 선택했으면 기본 의제를 설정하고 시작할 몇 가지 요점을 설정합니다. 회의를 과도하게 구성하고 싶지는 않지만 다음 움직임을 고려하는 긴 시간 동안 침묵하는 것도 원하지 않습니다. 직원들은 회의를 진행하는 사람이 계획을 가지고 있다고 생각하기를 좋아합니다. 배를 조종하는 사람이 아무도 없는 것처럼 보일 때 이보다 더 어색한 것은 없습니다.

회의가 얼마나 오래 지속되는지에 관계없이 항상 질문이나 우려 사항에 대해 약간의 시간을 남겨 두십시오. 회의가 예정된 시간을 초과하여 진행되는 경우 직원의 잘못이 아니라 귀하의 잘못입니다. 자신의 의제를 통제하지 못했다고 해서 그들의 질문과 의견이 희생되어서는 안 됩니다.

회의를 일찍 끝내라

정해진 의제가 있을 때 요점을 고수하고 발생하는 접하는 대화의 수를 제한하십시오. 사람들이 즐기면서 좋은 아이디어를 쏟아내면 담론이 흘러가도록 내버려 두십시오. 그러나 누군가가 자신의 논리를 홍보하기 위해 회의를 가로채는 경우 다시 정상 궤도에 오르도록 하십시오.

긴 회의는 거의 생산적이지 않습니다. Atlassian 연구에 따르면 설문에 응한 평균 직원은 한 달에 31시간을 비생산적인 회의에 보내고 그 중 절반을 "낭비"로 간주했습니다. 제 생각에는 생산적인 회의를 20분 이내에 마칠 수 있다면 그렇게 하세요. 같은 기간에 길고 비생산적인 회의를 여러 번 개최하는 것보다 일주일 동안 하루에 한 번씩 생산적인 회의를 5회 개최하는 것이 좋습니다. 이것은 분명히 직원의 일정에 따라 다르지만 경험적으로 좋은 규칙입니다.

짧은 유예 시점에서 회의를 갑자기 끝내는 것이 처음에는 직원들에게 이상하게 보일 수 있지만 직원들은 당신이 얼마나 의욕적인지 알고 따라할 것입니다. 노트북을 닫고 일어서서 밖으로 나가면 직원들에게 다시 일할 시간이라는 신호를 보낼 수 있습니다.

생산적인 직원을 매복하지 마십시오

미리 회의 일정을 잡는 이유 중 하나는 직원들이 당황하지 않기 위해서입니다. 회의를 통해 직원들을 놀라게 하면 회의가 덜 협력적일 뿐만 아니라 각 팀원의 생산성이 제한됩니다. 직원이 항상 팝업 회의를 기다리고 있다면 일상 업무에 집중할 수 없을 것입니다.

직원들은 일정이 다소 빡빡할 때 더 잘 작동합니다. 대부분의 산업/직업에서 정해진 루틴을 갖는 것은 산만함이 제한되고 사람들이 각 프로젝트/작업에 시간을 할당할 수 있기 때문에 생산성 수준을 높일 수 있습니다. 직원들은 일정이 다소 구체적이고 변경되지 않는 것을 선호합니다. 이것은 중요한 임시 회의를 이따금씩 개최할 수 없다는 것을 의미하지는 않지만 이러한 유형의 중단은 가능한 한 제한되어야 합니다.

대신 이메일을 보내는 것에 대해 생각하십시오

직원을 매복하는 횟수를 제한하는 한 가지 방법은 회의 내용을 이메일로 보낼 수 있는지 확인하는 것입니다. 일반적으로 이메일은 사실적 정보를 전달하거나 본질적으로 상세하고 긴 특정 프로세스 기반 요점을 전달하는 데 사용해야 한다고 생각합니다. 이메일을 통해 사람들은 계속해서 정보에 액세스할 수 있습니다. 이것은 사람들이 사실 이후에 참조해야 한다고 생각하는 모든 것에 대한 통신 방식이어야 합니다.

다른 대부분의 경우 구두 의사 소통이 디지털 통신보다 우선한다고 생각합니다. 감정이나 큰 아이디어는 절대 이메일로 보내서는 안 됩니다. 직접 전달해야 합니다. 또한 간단한 10분 회의로 주어진 문제를 해결할 수 있을 때 아무도 스레드에 100개의 이메일을 받고 싶어하지 않습니다.

사람들이 즐겁게 지내도록 하세요

마지막으로, 회의가 감정 없는 모임이 되지 않도록 하십시오. 가능한 한 개성 있게 보이려고 노력하세요. 사람들은 당신이 약혼하고 흥분하는 것을 볼 때 더 주의를 기울입니다. 당신이 가장 흥미진진한 연설가가 아니라면 시작을 위한 짧은 일화, 비즈니스와 관련된 재치 있는 농담 또는 영감을 주는 이야기를 준비하십시오. 분위기를 가볍게 하고 사람들이 토론할 수 있도록 하기 위한 것이므로 너무 과도하게 사용하지 마십시오.

직원들이 재치 있고 개성 있는 농담 없이 적극적으로 참여하고 활발한 토론에 기여하고 있다면 배를 흔들지 마십시오. 그러나 대부분의 회사에는 로봇이 아닌 직원이 있습니다. 나는 회의를 위한 정신적 비율을 설정하려고 노력할 것입니다. 시간의 90-95%는 작업에 참여하고 회의의 5-10%는 접선 토론이나 개인적인 일화에 할애하도록 허용합니다.
회의 의제에 짧은 휴식 시간이 있을 때 대화가 흐르도록 놔두십시오. 그러나 사람들이 주제에서 너무 벗어났을 때 이를 끌어들이는 것은 리더의 임무입니다. 스탠드업 코미디언처럼 생각하려고 노력하십시오. 청중이 생각하고 있는 것을 느끼십시오. 자료에 충실하되 직원의 주의 수준을 인식하십시오. 점수가 제대로 나오지 않으면 즉흥적으로 하는 것을 두려워하지 마십시오. 하지만 너무 지나치지는 마십시오.

회의를 좋아하는 사람은 없지만 직원이 회의를 미워해서는 안 됩니다. 개성 있고 전문적이어야 하며 모든 사람을 위한 구체적인 내용이 있는지 확인하세요. 또한, 처음 몇 번의 모임이 형편없더라도 걱정하지 마십시오. 비즈니스의 많은 일과 마찬가지로 시간이 지남에 따라 모임에서 더 나아질 것입니다.