Como conduzir uma reunião de negócios: 8 prós e contras

Quando lancei meus primeiros negócios, evitei reuniões como uma praga. Para mim, reuniões de negócios eram uma marca registrada de corporações inchadas e entidades governamentais burocráticas, nenhuma das quais eu estava tentando imitar. No entanto, acabei descobrindo que estava errado. Reuniões bem conduzidas podem impulsionar o desempenho de empresas de todos os tamanhos.

Como disse Henry Ford: “Se todos estão avançando juntos, o sucesso toma conta de si mesmo”.

No entanto, muitas reuniões de negócios são uma perda de tempo. Se você não estiver reunindo as pessoas de uma forma produtiva, animada e colaborativa, muito do que você está tentando fazer será perdido para seus funcionários.

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Aqui está o meu manual básico de prós e contras sobre como conduzir uma reunião de negócios.

Não permita telefones em suas reuniões

Não dê a seus funcionários uma desculpa para não ouvir o que está sendo dito em uma reunião. No início de cada reunião, insista que telefones e computadores sejam colocados de lado ou desligados completamente. Considere ter anotações básicas/pontos de marcador preparados para cada reunião – se as pessoas quiserem fazer anotações em seus computadores, diga a elas que elas podem ler as suas após a reunião ou que podem fazer as suas com caneta e papel.

As pessoas estão muito distraídas com seus dispositivos hoje em dia, e uma reunião deve ser um lugar onde todos podemos desligar nossos dispositivos e nos concentrar na conversa. Mesmo quando as pessoas estão focadas, uma notificação de um texto ou e-mail pode facilmente atrapalhar sua linha de pensamento. Além disso, você deve ensinar a seus funcionários que ignorar alguém por causa de um telefone ou computador é rude e desagradável e será desanimador em qualquer situação futura de negócios.

Não convide todos para sua reunião

Uma das principais razões pelas quais as pessoas podem se distrair nas reuniões é que sua presença não é necessária. Ao agendar uma reunião, não convide pessoas apenas para fins de inclusão. Se for uma reunião para discutir uma grande mudança na empresa, convide todos. Caso contrário, inclua apenas os funcionários mais necessários.

Se você estiver realizando uma reunião para discutir a estratégia de marketing, convide qualquer pessoa que possa agregar valor à reunião ou ao plano geral. Um funcionário que pode ter ótimas ideias conceituais, mas pode não ter experiência em marketing, pode agregar valor nas reuniões de estratégia geral – ele não precisa comparecer às reuniões específicas de marketing. Desde que as reuniões tenham um objetivo e uma estrutura definidos, você pode determinar facilmente a lista de participantes.

Determine o tipo de reunião

Depois de fazer essa determinação, você precisa decidir que tipo de reunião você realizará. Existem algumas opções, então vamos examinar esses tipos de reunião abaixo:
• Brainstorming – Este é um dos tipos menos estruturados de reuniões. Basicamente, você precisa ter vários marcadores (categorias/temas) que deseja abordar e, em seguida, basta permitir que as pessoas troquem ideias umas com as outras dentro desses parâmetros. Embora seja importante não sufocar a criatividade, tente manter as pessoas focadas nos principais pontos de discussão – é fácil essas sessões saírem do controle. Se você quiser que as pessoas tenham ótimas ideias, faça algumas perguntas no convite por e-mail/calendário que podem estimular o pensamento pré-reunião.
• Compartilhamento de informações – Em termos de semelhança, essas reuniões seriam o que a maioria das pessoas associa ao termo “reunião”. Para essas reuniões, você está simplesmente tentando transmitir informações, seja de você ou de alguém que foi encarregado de liderar a reunião, para sua equipe. Deve haver um objetivo claro para a reunião, e a razão para isso deve ser abordada em uma breve fase introdutória. Então, vá direto ao ponto e concentre-se no conteúdo.
• Equipe vencedora, impulsionadora do espírito – Nem todas as reuniões precisam ser rigidamente estruturadas – elas devem ser divertidas e descontraídas, pois você está contando a seus funcionários sobre as realizações de um indivíduo ou de uma equipe específica. No entanto, essas reuniões não são apenas comemorativas, pois você deve preparar pontos de bala que parabenizem os funcionários, digam exatamente como sua realização beneficiou a empresa e quais lições podem ser tiradas de seu sucesso.
• Coordenação – Estas tendem a ser reuniões curtas que servem como uma forma de colocar todos na mesma página. Eu tenderia a enviar por e-mail o básico antes da reunião e, em seguida, analisá-los como um grupo e ver se há alguma dúvida. Estes tendem a ter um propósito amplo, sendo o objetivo mais organizacional do que conceitual.
• Resolução de problemas – Essas reuniões podem ser feitas muito mais ad hoc com muito menos aviso prévio. Se você vir um grande problema ou tendência, identifique-o, agende uma reunião e reúna as tropas.
• Definição de direção – Às vezes, você precisa realmente definir o tom para sua semana, mês ou trimestre. Estas reuniões devem ser agendadas com alguma antecedência e devem ocorrer com alguma regularidade. Os funcionários devem saber o que esperar quando tiverem uma dessas reuniões, pois deve ser semelhante a cada vez. Basicamente, eles servem como uma discussão “é aqui que estamos, é aqui que quero que vamos e é assim que vamos chegar lá juntos”. Esse tipo de reunião seria liderada por um executivo e seria informativa e inspiradora para os funcionários.
• Integração – Essas reuniões ocorrem quando você está tentando integrar um novo programa, processo ou pessoa. A estrutura para isso seria bem simples, à medida que você aborda qual é a mudança, quem/o que ela afetará e o motivo da mudança.

Tenha uma agenda para sua reunião

Depois de escolher o tipo de reunião, defina uma agenda básica e tenha alguns pontos de discussão com os quais começar. Você não quer superestruturar sua reunião, mas também não quer ter longos períodos de silêncio enquanto contempla seu próximo passo. Os funcionários gostam de pensar que a pessoa que está conduzindo a reunião tem um plano – nada é mais estranho quando parece que o navio proverbial não tem ninguém no leme.

Sempre deixe algum tempo para perguntas ou preocupações, independentemente da duração da reunião. Se uma reunião estiver ultrapassando o horário agendado, a culpa é sua e não dos seus funcionários. Suas perguntas e sugestões não devem ser sacrificadas porque você falhou em controlar sua própria agenda.

Termine suas reuniões mais cedo

Quando você tem uma agenda definida, tente se ater aos pontos e limite o número de conversas tangenciais que ocorrem. Se as pessoas estão se divertindo e lançando boas ideias, deixe o discurso fluir. No entanto, se alguém seqüestrar a reunião para promover sua própria linha de raciocínio, tente colocá-los de volta nos trilhos.

Reuniões longas raramente são produtivas – um estudo da Atlassian descobriu que o funcionário médio pesquisado gastou 31 horas por mês em reuniões improdutivas, com metade desse tempo considerado “desperdiçado”. Na minha opinião, se você puder encerrar uma reunião produtiva em 20 minutos ou menos, faça-o. É melhor realizar 5 reuniões produtivas uma vez por dia ao longo de uma semana do que realizar várias reuniões longas e improdutivas no mesmo período. Isso obviamente depende dos horários de seus funcionários, mas é uma boa regra prática.

Terminar abruptamente uma reunião no ponto de um breve adiamento parecerá estranho para seus funcionários no início, mas eles verão como você está motivado e seguirão o exemplo. Ao fechar o laptop, levantar-se e sair, você sinalizará aos funcionários que é hora de voltar ao trabalho.

Não embosque funcionários produtivos

Uma das razões pelas quais agendamos reuniões com antecedência é para que os funcionários não se sintam emboscados. Ao surpreender os funcionários com uma reunião, você não apenas tem uma reunião menos colaborativa, mas também limita a produtividade de cada membro de sua equipe. Se seus funcionários estão sempre à procura de uma reunião pop-up, eles não poderão se concentrar tanto quanto deveriam em suas tarefas diárias.

Os funcionários funcionam melhor quando têm uma agenda um tanto rígida. Na maioria das indústrias/trabalhos, ter uma rotina definida permite aumentar os níveis de produtividade, pois as distrações são limitadas e as pessoas podem alocar tempo para cada projeto/tarefa. Os funcionários preferem ter um calendário que seja um pouco concreto e que provavelmente não mude. Isso não significa que você não possa realizar uma importante reunião ad hoc de vez em quando, mas esse tipo de interrupção deve ser o mais limitado possível.

Pense em enviar um e-mail em vez disso

Uma maneira de limitar o número de vezes que você embosca um funcionário é determinar se o conteúdo da sua reunião pode ser enviado como um e-mail. Como regra geral, acho que os e-mails devem ser usados ​​para transmitir informações factuais ou pontos específicos baseados em processos que são detalhados e longos por natureza. Os e-mails permitem que as pessoas acessem informações repetidamente – esse deve ser o seu modo de correspondência para qualquer coisa que você acha que as pessoas precisarão consultar após o fato.

Para a maioria das outras coisas, acredito que a comunicação verbal supera a correspondência digital. Você absolutamente nunca deve enviar emoções ou grandes ideias por e-mail – elas precisam ser transmitidas pessoalmente. Além disso, ninguém quer receber 100 e-mails em uma conversa quando uma simples reunião de 10 minutos pode resolver o problema.

Deixe as pessoas se divertirem

Finalmente, não permita que suas reuniões se tornem encontros sem emoção. Tente ser o mais agradável possível – as pessoas ficam mais atentas quando veem que você está engajado e animado. Se você não é o orador mais empolgante, prepare uma anedota curta, uma piada espirituosa relacionada ao negócio ou uma história inspiradora para começar. Não exagere com isso, pois você está apenas tentando aliviar o clima e abrir as pessoas para discussão.

Se seus funcionários estão ativamente engajados e contribuindo para uma discussão animada sem algumas brincadeiras espirituosas e pessoais, então não balance o barco. Mas, a maioria das empresas tem funcionários que não são robóticos. Eu tentaria estabelecer uma proporção mental para as reuniões: estar na tarefa de 90 a 95 por cento do tempo e permitir que 5 a 10 por cento da reunião fosse dedicada a discussões tangenciais ou anedotas pessoais.
Deixe a conversa fluir quando houver uma pequena pausa na agenda da reunião, mas é seu trabalho como líder puxar a conversa quando as pessoas estão fugindo do assunto. Tente pensar como um comediante stand-up – sinta o que o público está pensando. Atenha-se ao seu material, mas esteja ciente do nível de atenção de seus funcionários. Nunca tenha medo de improvisar se seus pontos não estiverem acertando, mas não exagere.

Ninguém adora reuniões, mas seus funcionários não devem odiá-las. Seja gentil, profissional e certifique-se de que haja sugestões concretas para todos. Além disso, não se preocupe se suas primeiras reuniões forem abaixo da média – como muitas coisas nos negócios, você ficará melhor nas reuniões com o tempo.