Jak przeprowadzić spotkanie biznesowe: 8 nakazów i zakazów

Kiedy zakładałem swoje wczesne firmy, unikałem spotkań jak ognia. Dla mnie spotkania biznesowe były znakiem rozpoznawczym rozdętych korporacji i biurokratycznych jednostek rządowych, z których żadnego nie próbowałem naśladować. Jednak w końcu dowiedziałem się, że się myliłem. Dobrze zorganizowane spotkania mogą zwiększyć wydajność firm każdej wielkości.

Jak powiedział Henry Ford: „Jeśli wszyscy idą razem do przodu, sukces sam o siebie zadba”.

Jednak wiele spotkań biznesowych to strata czasu. Jeśli nie łączysz ludzi w sposób produktywny, żywy i oparty na współpracy, wiele z tego, co próbujesz zrobić, zostanie utracone dla twoich pracowników.

Zanim przejdziesz dalej, pozwól, że cię o to zapytam. Nadal szukasz pomysłu na biznes? Jeśli tak, rozwiąż mój quiz poniżej.

─wiątta .t

QUIZ: JAKI BIZNES JEST DLA CIEBIE NAJLEPSZY?

─wiątta .tak

Oto mój podstawowy podręcznik nakazów i zakazów dotyczących prowadzenia spotkania biznesowego.

Nie zezwalaj na telefony w swoich spotkaniach

Nie dawaj swoim pracownikom wymówki, aby nie słuchali tego, co mówi się na spotkaniu. Na początku każdego spotkania nalegaj, aby telefony i komputery były odsunięte na bok lub całkowicie wyłączone. Rozważ przygotowanie podstawowych notatek/punktów punktowych na każde spotkanie – jeśli ludzie chcą robić notatki na swoich komputerach, powiedz im, że mogą przejrzeć twoje po spotkaniu lub wziąć własne za pomocą długopisu i papieru.

W dzisiejszych czasach ludzie są zbyt rozproszeni przez swoje urządzenia, a spotkanie powinno być miejscem, w którym wszyscy możemy wyłączyć nasze urządzenia i skupić się na rozmowie. Nawet gdy ludzie są skupieni, powiadomienie o SMS-ie lub e-mailu może łatwo wykoleić ich tok myślenia. Powinieneś także nauczyć swoich pracowników, że ignorowanie kogoś z powodu telefonu lub komputera jest niegrzeczne i nieprzyjemne oraz będzie zniechęcać w każdej przyszłej sytuacji biznesowej.

Nie zapraszaj wszystkich na spotkanie

Głównym powodem, dla którego ludzie mogą być rozproszeni na spotkaniach, jest to, że ich obecność nie jest konieczna. Kiedy planujesz spotkanie, nie zapraszaj osób wyłącznie w celu włączenia. Jeśli jest to spotkanie, które ma omówić poważną zmianę firmy, zaproś wszystkich. W przeciwnym razie uwzględnij tylko najbardziej niezbędnych pracowników.

Jeśli organizujesz spotkanie, aby omówić strategię marketingową, zaproś każdego, kto może dodać wartość do spotkania lub ogólnego planu. Pracownik, który może mieć świetne pomysły koncepcyjne, ale może nie mieć żadnej wiedzy marketingowej, może wnieść wartość podczas ogólnych spotkań strategicznych – nie musi przychodzić na spotkania związane z marketingiem. Dopóki spotkania mają określony cel i strukturę, możesz łatwo określić listę uczestników.

Określ rodzaj spotkania

Kiedy już podejmiesz taką decyzję, musisz zdecydować, jaki rodzaj spotkania będziesz organizować. Istnieje kilka opcji, więc przyjrzyjmy się poniższym typom spotkań:
• Burza mózgów — to jeden z najmniej zorganizowanych rodzajów spotkań. Zasadniczo potrzebujesz kilku wypunktowań (kategorii/tematów), którymi chcesz się zająć, a następnie po prostu musisz pozwolić ludziom odbijać od siebie pomysły w ramach tych parametrów. Chociaż ważne jest, aby nie tłumić kreatywności, staraj się, aby ludzie byli skupieni na głównych tematach rozmowy – takie sesje łatwo wymkną się spod kontroli. Jeśli chcesz, aby ludzie wpadli na świetne pomysły, zadaj kilka pytań w zaproszeniu e-mail/kalendarzu, które mogą skłonić do myślenia przed spotkaniem.
• Wymiana informacji – pod względem powszechności te spotkania byłyby tym, co większość ludzi kojarzy z terminem „spotkanie”. W przypadku tych spotkań po prostu próbujesz przekazać swoim pracownikom informacje, od siebie lub od kogoś, kto został oskarżony o prowadzenie spotkania. Powinno być jasno określony cel spotkania, a przyczyna powinna zostać podana w krótkiej fazie wstępnej. Następnie przejdź od razu do sedna i skup się na treści.
• Zwycięski zespół, dodawanie ducha – Nie wszystkie spotkania muszą mieć sztywną strukturę – mają być zabawne i luźne, ponieważ opowiadasz swoim pracownikom o osiągnięciach pojedynczej osoby lub określonego zespołu. Spotkania te nie są jednak tylko świętowaniem, należy bowiem przygotować punktory z gratulacjami dla pracowników, opowiedzieć dokładnie, w jaki sposób ich osiągnięcia przyniosły firmie korzyści i jakie lekcje można wyciągnąć z ich sukcesu.
• Koordynacja – zazwyczaj są to krótkie spotkania, które służą do tego, aby wszyscy byli na tej samej stronie. Mam tendencję do wysyłania podstawowych wiadomości e-mailem przed spotkaniem, a następnie omawiania ich w grupie i sprawdzania, czy są jakieś pytania. Mają one zwykle szeroki cel, przy czym cel jest bardziej organizacyjny niż koncepcyjny.
• Rozwiązywanie problemów – Spotkania te mogą odbywać się w sposób bardziej doraźny, z dużo mniejszym wyprzedzeniem. Jeśli zauważysz poważny problem lub trend, zidentyfikuj go, zaplanuj spotkanie, a następnie zbierz oddziały.
• Wyznaczanie kierunku — czasami trzeba naprawdę ustawić ton tygodnia, miesiąca lub kwartału. Spotkania te powinny być zaplanowane z pewnym wyprzedzeniem i powinny odbywać się z pewną regularnością. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się spodziewać po jednym z tych spotkań, ponieważ za każdym razem powinno być podobnie. Zasadniczo służą one jako dyskusja „to jest miejsce, w którym jesteśmy, tam chcę, abyśmy poszli i tak właśnie się tam spotkamy”. Tego typu spotkanie byłoby prowadzone przez dyrektora i miałoby charakter informacyjny i inspirujący dla pracowników.
• Integracja – Spotkania te miałyby miejsce, gdy próbujesz zintegrować nowy program, proces lub osobę. Ich struktura byłaby dość prosta, ponieważ odnosisz się do tego, czym jest zmiana, na kogo/na co wpłynie i powód zmiany.

Przygotuj plan spotkania

Po wybraniu rodzaju spotkania ustal podstawowy program i przygotuj kilka punktów do dyskusji, od których zaczniesz. Nie chcesz nadmiernie strukturyzować swojego spotkania, ale nie chcesz też mieć długich okresów ciszy, podczas których rozważasz swój następny ruch. Pracownicy lubią myśleć, że osoba prowadząca spotkanie ma plan – nic nie jest bardziej niezręczne, gdy wydaje się, że przysłowiowy statek nie ma nikogo za sterem.

Zawsze zostaw trochę czasu na pytania lub wątpliwości, niezależnie od tego, jak długo trwa Twoje spotkanie. Jeśli spotkanie trwa w wyznaczonym czasie, to Twoja wina, a nie Twoich pracowników. Nie należy poświęcać ich pytań i wkładu, ponieważ nie udało ci się powstrzymać własnego planu.

Kończ spotkania wcześniej

Kiedy masz ustalony program, staraj się trzymać punktów i ograniczać liczbę stycznych rozmów, które mają miejsce. Jeśli ludzie dobrze się bawią i wyrzucają dobre pomysły, niech dyskurs płynie. Jeśli jednak ktoś przechwytuje spotkanie, aby promować swój własny tok rozumowania, spróbuj przywrócić go na właściwe tory.

Długie spotkania rzadko są produktywne – badanie Atlassian wykazało, że przeciętny ankietowany pracownik spędzał 31 godzin miesięcznie na bezproduktywnych spotkaniach, z czego połowę tego czasu uważano za „zmarnowany”. Moim zdaniem, jeśli możesz zakończyć produktywne spotkanie w 20 minut lub mniej, zrób to. Lepiej jest organizować 5 produktywnych spotkań raz dziennie w ciągu tygodnia niż kilka długich i nieproduktywnych spotkań w tym samym czasie. To oczywiście zależy od harmonogramów Twoich pracowników, ale jest to dobra zasada.

Nagłe zakończenie spotkania w momencie krótkiej chwili wytchnienia na początku będzie wydawać się dziwne dla Twoich pracowników, ale zobaczą, jak bardzo jesteś zmotywowany, i pójdą w ich ślady. Zamykając laptopa, wstając i wychodząc, zasygnalizujesz swoim pracownikom, że czas wracać do pracy.

Nie napadaj na produktywnych pracowników

Jednym z powodów, dla których umawiamy spotkania z wyprzedzeniem, jest to, aby pracownicy nie czuli się narażeni na zasadzkę. Zaskakując pracowników spotkaniem, nie tylko masz mniej wspólnego spotkania, ale także ograniczasz produktywność każdego członka Twojego zespołu. Jeśli Twoi pracownicy zawsze szukają wyskakującego spotkania, nie będą mogli skupić się tak bardzo, jak powinni na swoich codziennych zadaniach.

Pracownicy lepiej funkcjonują, gdy mają nieco sztywny harmonogram. W większości branż/zadań posiadanie ustalonej rutyny pozwala na zwiększenie poziomu produktywności, ponieważ rozpraszanie jest ograniczone, a ludzie mogą przydzielić czas na każdy projekt/zadanie. Pracownicy wolą mieć kalendarz, który jest dość konkretny i prawdopodobnie nie zmieni się. Nie oznacza to, że nie możesz od czasu do czasu zorganizować ważnego spotkania ad hoc, ale tego rodzaju zakłócenia powinny być jak najbardziej ograniczone.

Pomyśl o wysłaniu e-maila zamiast tego

Jednym ze sposobów ograniczenia liczby zasadzek na pracownika jest ustalenie, czy treść spotkania może zostać wysłana jako wiadomość e-mail. Zasadniczo uważam, że e-maile powinny być wykorzystywane do przekazywania rzeczowych informacji lub konkretnych punktów związanych z procesem, które są szczegółowe i długie. E-maile pozwalają ludziom na ciągły dostęp do informacji – to powinien być twój sposób korespondencji ze wszystkim, do czego, jak sądzisz, ludzie będą musieli się odwołać po fakcie.

W przypadku większości innych rzeczy uważam, że komunikacja werbalna przewyższa korespondencję cyfrową. ABSOLUTNIE nigdy nie powinieneś wysyłać wiadomości e-mail z emocjami lub wielkimi pomysłami – należy je przekazać osobiście. Poza tym nikt nie chce otrzymywać 100 e-maili w wątku, gdy proste, 10-minutowe spotkanie może rozwiązać dany problem.

Pozwól ludziom się bawić

Wreszcie, nie pozwól, aby twoje spotkania stały się spotkaniami pozbawionymi emocji. Staraj się być jak najbardziej przystojny – ludzie są bardziej uważni, gdy widzą, że jesteś zaangażowany i podekscytowany. Jeśli nie jesteś najbardziej ekscytującym mówcą, przygotuj krótką anegdotę, dowcipny dowcip związany z biznesem lub inspirującą historię na początek. Nie przesadzaj z tym, ponieważ próbujesz tylko rozjaśnić nastrój i otworzyć ludzi na dyskusję.

Jeśli Twoi pracownicy są aktywnie zaangażowani i wnoszą swój wkład w ożywioną dyskusję bez dowcipnych i przystojnych przekomarzań, nie bujaj łodzią. Jednak większość firm zatrudnia pracowników, którzy nie są robotami. Próbowałbym ustalić mentalny stosunek dla spotkań: być na zadaniu przez 90-95% czasu i pozwolić, aby 5-10% spotkania było poświęcone na przypadkowe dyskusje lub osobiste anegdoty.
Pozwól, aby rozmowa płynęła, gdy jest krótka przerwa w programie spotkania, ale Twoim zadaniem jako lidera jest nawijanie jej, gdy ludzie zaczynają zbyt odbiegać od tematu. Staraj się myśleć jak komik – wyczuj, co myśli publiczność. Trzymaj się swojego materiału, ale pamiętaj o poziomie uwagi swoich pracowników. Nigdy nie bój się improwizować, jeśli twoje punkty nie lądują, ale nie przesadzaj.

Nikt nie lubi spotkań, ale Twoi pracownicy nie powinni ich nienawidzić. Bądź przystojny, profesjonalny i upewnij się, że każdy znajdzie coś na wynos. Nie martw się też, jeśli kilka pierwszych spotkań jest kiepskich – jak wiele rzeczy w biznesie, z czasem będziesz coraz lepszy na spotkaniach.