Comment organiser une réunion d'affaires : 8 choses à faire et à ne pas faire

Lorsque j'ai lancé mes premières entreprises, j'évitais les réunions comme la peste. Pour moi, les réunions d'affaires étaient la marque de fabrique des entreprises gonflées et des entités gouvernementales bureaucratiques, que je n'essayais pas d'imiter. Cependant, j'ai fini par apprendre que j'avais tort. Des réunions bien gérées peuvent booster les performances des entreprises de toutes tailles.

Comme l'a dit Henry Ford : « Si tout le monde avance ensemble, le succès prend soin de lui-même.

Néanmoins, de nombreuses réunions d'affaires sont une perte de temps. Si vous ne rassemblez pas les gens d'une manière productive, vivante et collaborative, une grande partie de ce que vous essayez de faire sera perdue pour vos employés.

Avant de continuer, permettez-moi de vous demander ceci. Êtes-vous toujours à la recherche d'une idée d'entreprise? Si oui, répondez à mon quiz ci-dessous.

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QUIZ : QUELLE ACTIVITÉ VOUS CONVIENT LE PLUS ?

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Voici mon manuel de base des choses à faire et à ne pas faire pour savoir comment organiser une réunion d'affaires.

Ne pas autoriser les téléphones dans vos réunions

Ne donnez pas à vos employés une excuse pour ne pas écouter ce qui se dit lors d'une réunion. Au début de chaque réunion, insistez pour que les téléphones et les ordinateurs soient mis de côté ou complètement éteints. Envisagez de préparer des notes de base / des points à puces pour chaque réunion - si les gens veulent prendre des notes sur leur ordinateur, dites-leur qu'ils peuvent lire les vôtres après la réunion ou qu'ils prennent les leurs avec un stylo et du papier.

Les gens sont beaucoup trop distraits par leurs appareils ces jours-ci, et une réunion devrait être un endroit où nous pouvons tous éteindre nos appareils et nous concentrer sur la conversation. Même lorsque les gens sont concentrés, une notification pour un SMS ou un e-mail peut facilement faire dérailler leur train de pensée. En outre, vous devez apprendre à vos employés qu'ignorer quelqu'un à cause d'un téléphone ou d'un ordinateur est impoli et désagréable, et sera rebutant dans toute situation commerciale future.

N'invitez pas tout le monde à votre réunion

L'une des principales raisons pour lesquelles les gens peuvent être distraits lors des réunions est que leur présence n'est pas nécessaire. Lorsque vous planifiez une réunion, n'invitez pas de personnes uniquement dans un but d'inclusion. S'il s'agit d'une réunion qui va discuter d'un changement majeur dans l'entreprise, alors invitez tout le monde. Sinon, n'incluez que les employés les plus nécessaires.

Si vous organisez une réunion pour discuter de stratégie marketing, invitez toute personne susceptible d'ajouter de la valeur à la réunion ou au plan global. Un employé qui peut avoir de bonnes idées conceptuelles, mais peut manquer d'expertise en marketing, pourrait apporter de la valeur aux réunions de stratégie globale - il n'a pas besoin de venir aux réunions spécifiques au marketing. Tant que les réunions ont un objectif et une structure définis, vous pouvez facilement déterminer la liste des participants.

Déterminez le type de réunion

Une fois que vous avez pris cette décision, vous devez décider du type de réunion que vous organiserez. Il existe quelques options, alors examinons ces types de réunion ci-dessous :
• Brainstorming – C'est l'un des types de réunions les moins structurés. Fondamentalement, vous devez avoir plusieurs puces (catégories/thèmes) que vous souhaitez aborder, puis vous devez simplement laisser les gens s'échanger des idées dans le cadre de ces paramètres. Bien qu'il soit important de ne pas étouffer la créativité, essayez de garder les gens concentrés sur les principaux points de discussion - il est facile que ces sessions deviennent incontrôlables. Si vous voulez que les gens proposent de bonnes idées, posez quelques questions dans l'invitation par e-mail/calendrier qui peuvent inciter à réfléchir avant la réunion.
• Partage d'informations – En termes de points communs, ces réunions seraient ce que la plupart des gens associent au terme « réunion ». Pour ces rassemblements, vous essayez simplement de relayer des informations, soit de vous, soit de quelqu'un qui a été chargé de diriger la réunion, à votre personnel. L'objectif de la réunion doit être clair et sa raison doit être abordée dans une brève phase d'introduction. Ensuite, allez droit au but et concentrez-vous sur le contenu.
• Équipe gagnante, dynamisant l'esprit – Toutes les réunions n'ont pas besoin d'être structurées de manière rigide – elles sont censées être amusantes et décontractées, car vous parlez à vos employés des réalisations d'un individu ou d'une équipe spécifique. Cependant, ces réunions ne sont pas seulement festives, car vous devez préparer des puces qui félicitent les employés, expliquent exactement comment leur réalisation a profité à l'entreprise et quelles leçons peuvent être tirées de leur succès.
• Coordination – Il s'agit généralement de réunions courtes qui permettent de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde. J'aurais tendance à envoyer les bases par e-mail avant la réunion, puis à les passer en revue en groupe et à voir s'il y a des questions. Celles-ci tendent à avoir un objectif large, l'objectif étant plus organisationnel que conceptuel.
• Résolution de problèmes – Ces réunions peuvent être organisées sur une base beaucoup plus ponctuelle avec beaucoup moins de préavis. Si vous voyez un problème majeur ou une tendance, identifiez-le, planifiez une réunion, puis rassemblez les troupes.
• Orientation - Parfois, vous devez vraiment donner le ton pour votre semaine, votre mois ou votre trimestre. Ces réunions doivent être programmées assez longtemps à l'avance et avoir lieu avec une certaine régularité. Les employés doivent savoir à quoi s'attendre lorsqu'ils ont l'une de ces réunions, car elles doivent être similaires à chaque fois. Fondamentalement, ceux-ci servent de discussion « voici où nous en sommes, voici où je veux que nous allions et voici comment nous allons y arriver ensemble ». Ce type de réunion serait dirigé par un cadre supérieur et serait informatif et inspirant pour les employés.
• Intégration – Ces réunions ont lieu lorsque vous essayez d'intégrer un nouveau programme, processus ou personne. La structure de ceux-ci serait assez simple, car vous expliquez en quoi consiste le changement, qui / quoi il aura un impact et la raison du changement.

Ayez un ordre du jour pour votre réunion

Une fois que vous avez choisi le type de réunion, établissez un ordre du jour de base et ayez quelques points de discussion par lesquels commencer. Vous ne voulez pas trop structurer votre réunion, mais vous ne voulez pas non plus avoir de longues périodes de silence pendant lesquelles vous envisagez votre prochaine étape. Les employés aiment penser que la personne qui dirige la réunion a un plan - rien n'est plus gênant quand il semble que le navire proverbial n'a personne à la barre.

Laissez toujours du temps pour les questions ou les préoccupations, quelle que soit la durée de votre réunion. Si une réunion dépasse l'heure prévue, c'est de votre faute et non de la faute de vos employés. Leurs questions et leurs commentaires ne doivent pas être sacrifiés parce que vous n'avez pas réussi à maîtriser votre propre agenda.

Terminez vos réunions plus tôt

Lorsque vous avez un ordre du jour défini, essayez de vous en tenir aux points et de limiter le nombre de conversations tangentielles qui se produisent. Si les gens s'amusent et lancent de bonnes idées, laissez le discours couler. Cependant, si quelqu'un détourne la réunion pour promouvoir son propre raisonnement, essayez de le remettre sur les rails.

Les longues réunions sont rarement productives : une étude d'Atlassian a révélé que l'employé moyen interrogé passait 31 heures par mois en réunions improductives, la moitié de ce temps étant considérée comme « perdue ». À mon avis, si vous pouvez conclure une réunion productive en 20 minutes ou moins, faites-le. Il vaut mieux tenir 5 réunions productives une fois par jour au cours d'une semaine que de tenir plusieurs réunions longues et improductives au cours de la même période. Cela dépend évidemment des horaires de vos employés, mais c'est une bonne règle à suivre.

Mettre fin brusquement à une réunion au point d'un bref sursis semblera étrange à vos employés au début, mais ils verront à quel point vous êtes motivé et suivront. En fermant votre ordinateur portable, en vous levant et en sortant, vous signalerez à vos employés qu'il est temps de se remettre au travail.

Ne tendez pas d'embûche aux employés productifs

L'une des raisons pour lesquelles nous planifions des réunions à l'avance est que les employés ne se sentent pas pris en embuscade. En surprenant les employés avec une réunion, non seulement vous avez une réunion moins collaborative, mais vous limitez également la productivité de chaque membre de votre équipe. Si vos employés sont toujours à la recherche d'une réunion contextuelle, ils ne pourront pas se concentrer autant qu'ils le devraient sur leurs tâches quotidiennes.

Les employés fonctionnent mieux lorsqu'ils ont un horaire quelque peu rigide. Dans la plupart des industries/emplois, avoir une routine établie permet d'augmenter les niveaux de productivité, car les distractions sont limitées et les gens peuvent allouer du temps pour chaque projet/tâche. Les employés préfèrent avoir un calendrier quelque peu concret et peu susceptible de changer. Cela ne signifie pas que vous ne pouvez pas tenir une réunion ad hoc importante de temps en temps, mais ce type de perturbation doit être aussi limité que possible.

Pensez plutôt à envoyer un e-mail

Une façon de limiter le nombre de fois où vous tendez une embuscade à un employé est de déterminer si le contenu de votre réunion peut être envoyé par e-mail. En règle générale, je pense que les e-mails doivent être utilisés pour relayer des informations factuelles ou des points spécifiques basés sur des processus détaillés et longs. Les e-mails permettent aux gens d'accéder à des informations encore et encore - cela devrait être votre mode de correspondance pour tout ce que vous pensez que les gens auront besoin de référencer après coup.

Pour la plupart des autres choses, je crois que la communication verbale l'emporte sur la correspondance numérique. Vous ne devez ABSOLUMENT jamais envoyer d'émotions ou de grandes idées par e-mail - celles-ci doivent être relayées en personne. De plus, personne ne veut recevoir 100 e-mails sur un fil alors qu'une simple réunion de 10 minutes pourrait résoudre le problème donné.

Laissez les gens s'amuser

Enfin, ne laissez pas vos réunions devenir des rassemblements sans émotion. Essayez d'être aussi aimable que possible - les gens sont plus attentifs quand ils voient que vous êtes engagé et excité. Si vous n'êtes pas l'orateur le plus passionnant, préparez une courte anecdote, une boutade pleine d'esprit liée à l'entreprise ou une histoire inspirante pour commencer. N'exagérez pas avec cela, car vous essayez simplement d'alléger l'ambiance et d'ouvrir les gens à la discussion.

Si vos employés sont activement engagés et contribuent à une discussion animée sans quelques plaisanteries pleines d'esprit et sympathiques, alors ne faites pas bouger le bateau. Mais la plupart des entreprises ont des employés qui ne sont pas robotiques. J'essaierais de définir un ratio mental pour les réunions : être à la tâche 90 à 95 % du temps et permettre que 5 à 10 % de la réunion soient consacrés à des discussions indirectes ou à des anecdotes personnelles.
Laissez la conversation se dérouler lorsqu'il y a une courte pause dans l'ordre du jour de la réunion, mais c'est votre travail en tant que leader de la reprendre lorsque les gens deviennent trop hors sujet. Essayez de penser comme un comédien de stand-up – ressentez ce que pense le public. Tenez-vous en à votre matériel, mais soyez conscient du niveau d'attention de vos employés. N'ayez jamais peur d'improviser si vos points n'atterrissent pas, mais n'allez pas trop loin.

Personne n'aime les réunions, mais vos employés ne doivent pas les détester. Soyez aimable, professionnel et assurez-vous qu'il y a des plats à emporter concrets pour tout le monde. De plus, ne vous inquiétez pas si vos premières réunions sont médiocres - comme beaucoup de choses dans les affaires, vous vous améliorerez lors des réunions avec le temps.