Cum să conduci o întâlnire de afaceri: 8 lucruri de făcut și ce nu

Când mi-am lansat primele afaceri, am evitat întâlnirile ca ciuma. Pentru mine, întâlnirile de afaceri erau un semn distinctiv al corporațiilor umflate și al entităților guvernamentale birocratice, pe care nu încercam să le imit. Totuși, în cele din urmă am aflat că am greșit. Întâlnirile bine conduse pot spori performanța companiilor de toate dimensiunile.

După cum spunea Henry Ford: „Dacă toată lumea înaintează împreună, succesul are grijă de la sine.”

Cu toate acestea, multe întâlniri de afaceri sunt o pierdere de timp. Dacă nu reuniți oamenii într-un mod productiv, plin de viață și colaborativ, o mare parte din ceea ce încercați să faceți va fi pierdut pentru angajații dvs.

Înainte de a continua, permiteți-mi să vă întreb asta. Mai ești în căutarea unei idei de afaceri? Dacă da, răspundeți-mi testul de mai jos.

────────────

TEST: CE AFACERI ESTE MAI BUN PENTRU TINE?

────────────────

Iată cartea mea de bază cu ce trebuie și ce nu trebuie făcut pentru a conduce o întâlnire de afaceri.

Nu permiteți telefoane în întâlnirile dvs

Nu le oferi angajaților tăi o scuză pentru a nu asculta ceea ce se spune într-o întâlnire. La începutul fiecărei întâlniri, insistați ca telefoanele și computerele să fie puse deoparte sau oprite complet. Luați în considerare pregătirea unor note de bază/puncte marcatoare pentru fiecare întâlnire – dacă oamenii doresc să ia notițe pe computerele lor, spuneți-le că le pot citi pe ale tale după întâlnire sau că le iau pe ale lor prin creion și hârtie.

Oamenii sunt mult prea distrași de dispozitivele lor în zilele noastre, iar o întâlnire ar trebui să fie un loc în care să ne putem opri cu toții dispozitivele și să ne concentrăm asupra conversației. Chiar și atunci când oamenii sunt concentrați, o notificare pentru un text sau un e-mail le poate deraia cu ușurință gândurile. De asemenea, ar trebui să-i înveți pe angajații tăi că ignorarea pe cineva din cauza unui telefon sau a unui computer este nepoliticos și detestabil și va fi dezamăgitor în orice situație viitoare de afaceri.

Nu invitați pe toată lumea la întâlnirea dvs

Un motiv major pentru care oamenii pot fi distrași la întâlniri este că prezența lor nu este necesară. Când programați o întâlnire, nu invitați oameni exclusiv în scopul includerii. Dacă este o întâlnire care va discuta despre o schimbare majoră a companiei, atunci invitați-i pe toată lumea. În caz contrar, includeți doar cei mai necesari angajați.

Dacă țineți o întâlnire pentru a discuta despre strategia de marketing, invitați pe oricine care ar putea adăuga valoare întâlnirii sau planului general. Un angajat care poate avea câteva idei conceptuale grozave, dar poate lipsi de orice experiență de marketing, ar putea oferi valoare în întâlnirile de strategie generală – nu trebuie să vină la întâlnirile care sunt specifice marketingului. Atâta timp cât întâlnirile au un scop și o structură definite, puteți determina cu ușurință lista de participanți.

Stabiliți tipul de întâlnire

Odată ce ați luat această determinare, trebuie să decideți ce tip de întâlnire veți organiza. Există câteva opțiuni, așa că haideți să examinăm mai jos aceste tipuri de întâlniri:
• Brainstorming – Acesta este unul dintre cele mai puțin structurate tipuri de întâlniri. Practic, trebuie să aveți mai multe puncte marcatoare (categorii/teme) pe care doriți să le abordați și apoi pur și simplu trebuie să lăsați oamenii să răspundă ideilor unul de celălalt în cadrul acelor parametri. Deși este important să nu înăbușiți creativitatea, încercați să mențineți oamenii concentrați asupra principalelor puncte de discuție – este ușor ca aceste sesiuni să scape de sub control. Dacă doriți ca oamenii să vină cu idei grozave, adresați câteva întrebări în invitația prin e-mail/calendar, care ar putea provoca o gândire înainte de întâlnire.
• Schimbul de informații – În ceea ce privește comunitatea, aceste întâlniri ar fi ceea ce majoritatea oamenilor asociază cu termenul „întâlnire”. Pentru aceste adunări, pur și simplu încercați să transmiteți informații, fie de la dumneavoastră, fie de la cineva care a fost însărcinat să conducă întâlnirea, către personalul dumneavoastră. Ar trebui să existe un scop clar pentru întâlnire, iar motivul acesteia ar trebui abordat într-o scurtă fază introductivă. Apoi, treceți direct la obiect și concentrați-vă asupra conținutului.
• Echipă câștigătoare, stimularea spiritului – Nu toate întâlnirile trebuie să fie structurate rigid – acestea sunt menite să fie distractive și libere, deoarece le spui angajaților tăi despre realizările unui individ sau al unei anumite echipe. Aceste întâlniri nu sunt, totuși, doar sărbătorești, deoarece ar trebui să pregătiți puncte de marcare care felicită angajații, să spună exact cum a beneficiat compania de realizarea lor și ce lecții pot fi luate din succesul lor.
• Coordonare – Acestea tind să fie întâlniri scurte care servesc ca o modalitate de a-i aduce pe toți pe aceeași pagină. Aș avea tendința de a trimite prin e-mail elementele de bază înainte de întâlnire, apoi le-aș analiza în grup și să văd dacă există întrebări. Acestea tind să aibă un scop larg, scopul fiind mai mult organizațional decât conceptual.
• Rezolvarea problemelor – Aceste întâlniri se pot face pe o bază mult mai ad-hoc, cu mult mai puțin preaviz. Dacă vedeți o problemă sau o tendință majoră, identificați-o, programați o întâlnire și apoi reuniți trupele.
• Setarea direcției – Uneori, trebuie să setați cu adevărat tonul pentru săptămâna, luna sau trimestrul dvs. Aceste întâlniri ar trebui programate cu oarecum cu mult timp înainte și ar trebui să aibă loc cu o oarecare regularitate. Angajații ar trebui să știe la ce să se aștepte atunci când au una dintre aceste întâlniri, deoarece ar trebui să fie similar de fiecare dată. Practic, acestea servesc ca o discuție „aici ne aflăm, aici vreau să mergem și așa vom ajunge împreună”. Acest tip de întâlnire ar fi condusă de un executiv și ar fi informativ și inspirațional pentru angajați.
• Integrare – Aceste întâlniri ar avea loc atunci când încercați să integrați un nou program, proces sau persoană. Structura acestora ar fi destul de simplă, pe măsură ce abordați ce este schimbarea, cine/ce va avea impact și motivul schimbării.

Aveți o agendă pentru întâlnirea dvs

Odată ce ați ales tipul de întâlnire, setați o agendă de bază și aveți câteva puncte de discuție cu care să începeți. Nu vrei să-ți suprastructurezi întâlnirea, dar nici nu vrei să ai perioade lungi de tăcere în care să te gândești la următoarea ta mișcare. Angajaților le place să creadă că persoana care conduce întâlnirea are un plan – nimic nu este mai ciudat când pare că proverbiala navă nu are pe nimeni la cârmă.

Lăsați întotdeauna ceva timp pentru întrebări sau preocupări, indiferent de cât durează întâlnirea dvs. Dacă o întâlnire depășește timpul programat, este vina ta și nu a angajaților tăi. Întrebările și contribuțiile lor nu ar trebui sacrificate pentru că nu ați reușit să vă controlați propria agendă.

Încheiați-vă întâlnirile mai devreme

Când aveți o agendă stabilită, încercați să rămâneți la puncte și să limitați numărul de conversații tangențiale care au loc. Dacă oamenii se distrează și aruncă idei bune, lăsați discursul să curgă. Cu toate acestea, dacă cineva deturnează întâlnirea pentru a-și promova propria linie de raționament, încercați să-l readuceți pe drumul cel bun.

Întâlnirile lungi sunt rareori productive – un studiu Atlassian a constatat că angajatul mediu chestionat a petrecut 31 de ore pe lună în întâlniri neproductive, jumătate din acest timp fiind considerat „irosit”. După părerea mea, dacă poți încheia o întâlnire productivă în 20 de minute sau mai puțin, fă-o. Este mai bine să țineți 5 întâlniri productive o dată pe zi pe parcursul unei săptămâni decât să țineți mai multe întâlniri lungi și neproductive în aceeași perioadă. Acest lucru depinde, evident, de programul angajaților dvs., dar este o regulă generală bună.

Încheierea bruscă a unei întâlniri în momentul unei scurte amânări va părea ciudat pentru angajații tăi la început, dar ei vor vedea cât de motivat ești și vor urma exemplul. Închizând laptopul, ridicându-vă și ieșind, le veți semnala angajaților că este timpul să vă întoarceți la muncă.

Nu puneți în ambuscadă angajații productivi

Unul dintre motivele pentru care programăm întâlniri din timp este pentru ca angajații să nu se simtă în ambuscadă. Surprinzând angajații cu o întâlnire, nu numai că ai o întâlnire mai puțin colaborativă, ci și limitează productivitatea fiecărui membru al echipei tale. Dacă angajații tăi sunt mereu în căutarea unei întâlniri pop-up, ei nu se vor putea concentra atât de mult pe cât ar trebui pe sarcinile lor zilnice.

Angajații funcționează mai bine atunci când au un program oarecum rigid. În cele mai multe industrii/locuri de muncă, a avea o rutină stabilită permite niveluri crescute de productivitate, deoarece distragerile sunt limitate și oamenii pot aloca timp pentru fiecare proiect/sarcină. Angajații preferă să aibă un calendar oarecum concret și care nu se poate schimba. Acest lucru nu înseamnă că nu puteți organiza o întâlnire ad-hoc importantă din când în când, dar acest tip de perturbare ar trebui să fie cât mai limitat posibil.

Gândiți-vă la trimiterea unui e-mail

O modalitate de a limita numărul de cazuri în care trageți ambuscadă un angajat este să determinați dacă conținutul întâlnirii dvs. poate fi trimis ca e-mail. Ca regulă generală, cred că e-mailurile ar trebui folosite pentru a transmite informații concrete sau puncte specifice bazate pe proces, care sunt detaliate și de natură lungă. E-mailurile permit oamenilor să acceseze informații din nou și din nou - acesta ar trebui să fie modul dvs. de corespondență pentru orice credeți că oamenii vor trebui să facă referire după fapt.

Pentru majoritatea altor lucruri, cred că comunicarea verbală depășește corespondența digitală. Nu ar trebui să nu trimiți niciodată prin e-mail emoții sau idei mari – acestea trebuie transmise personal. În plus, nimeni nu vrea să primească 100 de e-mailuri într-un fir atunci când o simplă întâlnire de 10 minute ar putea rezolva problema dată.

Lăsați oamenii să se distreze

În cele din urmă, nu permiteți întâlnirilor dvs. să devină adunări lipsite de emoții. Încearcă să fii cât mai simpatic posibil – oamenii sunt mai atenți când văd că ești angajat și entuziasmat. Dacă nu ești cel mai palpitant vorbitor, atunci pregătește o scurtă anecdotă, o glumă plină de duh legată de afacere sau o poveste inspirațională pentru a începe lucrurile. Nu exagera cu asta, deoarece doar încerci să uşurezi starea de spirit şi să deschizi oamenii spre discuţii.

Dacă angajații tăi sunt implicați în mod activ și contribuie la o discuție plină de viață, fără niște bătaie de joc plină de spirit și personalitate, atunci nu te agita. Dar majoritatea companiilor au angajați care nu sunt robotici. Aș încerca să stabilesc un raport mental pentru întâlniri: să fii în sarcină 90-95% din timp și să permit ca 5-10% din întâlnire să fie dedicată discuțiilor tangențiale sau anecdotelor personale.
Lăsați conversația să curgă atunci când există o scurtă pauză în agenda întâlnirii, dar este treaba ta, în calitate de lider, să o înveți când oamenii devin prea în afara subiectului. Încercați să gândiți ca un comediant de stand-up – obțineți o idee despre ceea ce gândește publicul. Rămâneți la materialul dvs., dar fiți conștienți de nivelul de atenție al angajaților dvs. Nu vă fie frică să improvizați dacă punctele dvs. nu aterizează, dar nu treceți prea mult peste bord.

Nimănui nu iubesc întâlnirile, dar angajații tăi nu ar trebui să le urască. Fii amabil, profesionist și asigură-te că există idei concrete pentru toată lumea. De asemenea, nu vă faceți griji dacă primele dvs. două întâlniri sunt slabe - la fel ca multe lucruri în afaceri, vă veți îmbunătăți la întâlniri în timp.