วิธีจัดการประชุมทางธุรกิจ: 8 สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำ

เมื่อฉันเปิด ธุรกิจแรกเริ่ม ฉันหลีกเลี่ยงการประชุมเช่นโรคระบาด สำหรับฉัน การประชุมทางธุรกิจเป็นจุดเด่นของบริษัทที่อ้วนและหน่วยงานราชการ ซึ่งฉันไม่ได้พยายามเลียนแบบทั้งสองอย่าง อย่างไรก็ตาม ในที่สุดฉันก็รู้ว่าฉันคิดผิด การประชุมที่ดำเนินไปอย่างดีสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของธุรกิจทุกขนาดได้

อย่างที่ Henry Ford ได้กล่าวไว้ว่า: "ถ้าทุกคนก้าวไปข้างหน้าด้วยกัน ความสำเร็จจะดูแลตัวมันเอง"

อย่างไรก็ตาม การประชุมทางธุรกิจหลายครั้งทำให้เสียเวลา หากคุณไม่ได้นำผู้คนมารวมกันในลักษณะที่มีประสิทธิผล มีชีวิตชีวา และทำงานร่วมกัน สิ่งที่คุณพยายามทำส่วนใหญ่จะสูญเสียไปกับพนักงานของคุณ

ก่อนที่คุณจะดำเนินการต่อ ให้ฉันถามคุณเรื่องนี้ คุณยังคงมองหาแนวคิดทางธุรกิจอยู่หรือไม่? ถ้าใช่ ทำแบบทดสอบของฉันด้านล่าง

──────────────

คำถาม: ธุรกิจอะไรดีที่สุดสำหรับคุณ?

─────────────────

นี่คือแนวทางปฏิบัติเบื้องต้นเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำสำหรับการประชุมทางธุรกิจ

ไม่อนุญาตให้ใช้โทรศัพท์ในการประชุมของคุณ

อย่าให้พนักงานของคุณมีข้ออ้างที่จะไม่ฟังสิ่งที่พูดในการประชุม ในการเริ่มต้นการประชุมทุกครั้ง ให้ยืนกรานว่าให้วางโทรศัพท์และคอมพิวเตอร์ไว้ด้านข้างหรือปิดโดยสมบูรณ์ พิจารณาเตรียมบันทึกย่อ/จุดย่อยพื้นฐานสำหรับการประชุมทุกครั้ง - ถ้าผู้คนต้องการจดบันทึกบนคอมพิวเตอร์ ให้บอกพวกเขาว่าพวกเขาสามารถอ่านของคุณหลังการประชุม หรือพวกเขาจะจดบันทึกของตนเองด้วยปากกาและกระดาษ

ทุกวันนี้ผู้คนฟุ้งซ่านกับอุปกรณ์ของพวกเขามากเกินไป และการประชุมควรเป็นสถานที่ที่เราทุกคนสามารถปิดอุปกรณ์ของเราและมุ่งเน้นไปที่การสนทนาได้ แม้ว่าผู้คนจะมีสมาธิจดจ่อ การแจ้งเตือนข้อความหรืออีเมลก็อาจทำให้ระบบความคิดหยุดชะงักได้ นอกจากนี้ คุณควรสอนพนักงานของคุณว่าการเพิกเฉยต่อผู้อื่นเพราะโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์นั้นหยาบคายและน่ารังเกียจ และจะเป็นการเอาเปรียบในสถานการณ์ทางธุรกิจในอนาคต

อย่าเชิญทุกคนเข้าร่วมการประชุมของคุณ

เหตุผลหลักที่ทำให้ผู้คนฟุ้งซ่านในการประชุมก็คือการที่พวกเขาไม่จำเป็นต้องอยู่ เมื่อคุณกำลังจัดกำหนดการประชุม อย่าเชิญบุคคลอื่นเพียงเพื่อวัตถุประสงค์ในการรวมไว้ หากเป็นการประชุมที่จะหารือเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงบริษัทครั้งใหญ่ ให้เชิญทุกคน มิฉะนั้น ให้รวมเฉพาะพนักงานที่จำเป็นที่สุดเท่านั้น

หากคุณกำลังจัดการประชุมเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ทางการตลาด เชิญใครก็ตามที่สามารถเพิ่มมูลค่าให้กับการประชุมหรือแผนโดยรวมได้ พนักงานที่อาจมีแนวคิดเชิงแนวคิดที่ดี แต่อาจขาดความเชี่ยวชาญด้านการตลาด อาจให้คุณค่าในการประชุมกลยุทธ์โดยรวม โดยไม่จำเป็นต้องมาที่การประชุมที่เกี่ยวข้องกับการตลาดโดยเฉพาะ ตราบใดที่การประชุมมีวัตถุประสงค์และโครงสร้างที่กำหนดไว้ คุณก็สามารถกำหนดรายชื่อผู้เข้าร่วมได้อย่างง่ายดาย

กำหนดประเภทการประชุม

เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้ว คุณต้องตัดสินใจว่าจะจัดการประชุมประเภทใด มีตัวเลือกสองสามอย่าง ดังนั้น ให้ตรวจสอบประเภทการประชุมเหล่านี้ด้านล่าง:
• การระดมความคิด – นี่คือการประชุมประเภทหนึ่งที่มีโครงสร้างน้อยที่สุด โดยพื้นฐานแล้ว คุณต้องมีสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย (หมวดหมู่/ธีม) หลายจุดที่คุณต้องการพูดถึง จากนั้นคุณก็แค่ปล่อยให้ผู้คนตีกลับความคิดซึ่งกันและกันภายในพารามิเตอร์เหล่านั้น แม้ว่าการไม่ยับยั้งความคิดสร้างสรรค์เป็นสิ่งสำคัญ แต่พยายามทำให้ผู้คนจดจ่อกับประเด็นการพูดคุยหลัก เป็นเรื่องง่ายสำหรับเซสชันเหล่านี้ที่จะหลุดพ้นจากมือ หากคุณต้องการให้คนอื่นคิดไอเดียดีๆ ให้ถามคำถามสองสามข้อในอีเมล/คำเชิญในปฏิทินที่อาจกระตุ้นให้เกิดการคิดก่อนการประชุม
• การแบ่งปันข้อมูล – ในแง่ของความธรรมดาสามัญ การประชุมเหล่านี้จะเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่เชื่อมโยงกับคำว่า "การประชุม" สำหรับการชุมนุมเหล่านี้ คุณเพียงแค่พยายามส่งต่อข้อมูล ไม่ว่าจะจากคุณหรือจากบุคคลที่ถูกตั้งข้อหาเป็นผู้นำการประชุม ให้กับเจ้าหน้าที่ของคุณ ควรมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุม และควรระบุเหตุผลในขั้นแนะนำโดยสังเขป จากนั้นให้ตรงประเด็นและเน้นที่เนื้อหา
• ทีมที่ชนะ การส่งเสริมจิตวิญญาณ – การประชุมทั้งหมดไม่จำเป็นต้องมีโครงสร้างที่เข้มงวด – การประชุมเหล่านี้มีขึ้นเพื่อให้เกิดความสนุกสนานและผ่อนคลาย ขณะที่คุณกำลังบอกพนักงานของคุณเกี่ยวกับความสำเร็จของบุคคลหรือทีมเฉพาะ การประชุมเหล่านี้ไม่ได้เป็นเพียงการเฉลิมฉลอง อย่างไรก็ตาม คุณควรเตรียมหัวข้อสำคัญเพื่อแสดงความยินดีกับพนักงาน บอกอย่างชัดเจนว่าความสำเร็จของพวกเขาเป็นประโยชน์ต่อบริษัทอย่างไร และบทเรียนใดบ้างที่สามารถนำมาจากความสำเร็จของพวกเขา
• การประสานงาน – สิ่งเหล่านี้มักจะเป็นการประชุมสั้นๆ ที่ช่วยให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน ฉันมักจะส่งอีเมลข้อมูลพื้นฐานก่อนการประชุม แล้วทบทวนเป็นกลุ่มและดูว่ามีคำถามใดๆ หรือไม่ สิ่งเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะมีวัตถุประสงค์กว้าง โดยมีเป้าหมายเป็นองค์กรมากกว่าแนวคิด
• การแก้ปัญหา – การประชุมเหล่านี้สามารถทำได้แบบเฉพาะกิจมากขึ้นโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบล่วงหน้า หากคุณพบปัญหาหรือแนวโน้มสำคัญ ให้ระบุ กำหนดการประชุม แล้วรวบรวมกองกำลัง
• การกำหนดทิศทาง – บางครั้ง คุณจำเป็นต้องกำหนดโทนเสียงสำหรับสัปดาห์ เดือน หรือไตรมาสของคุณจริงๆ การประชุมเหล่านี้ควรกำหนดไว้ล่วงหน้าค่อนข้างไกลและควรเกิดขึ้นอย่างสม่ำเสมอ พนักงานควรรู้ว่าจะคาดหวังอะไรเมื่อมีการประชุมเหล่านี้ เนื่องจากการประชุมแต่ละครั้งควรจะคล้ายคลึงกัน โดยพื้นฐานแล้วสิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่เป็น "นี่คือที่ที่เราอยู่นี่คือที่ที่ฉันต้องการให้เราไปและนี่คือวิธีที่เราจะไปที่นั่นด้วยกัน" การประชุมประเภทนี้จะนำโดยผู้บริหารและจะเป็นข้อมูลและสร้างแรงบันดาลใจให้กับพนักงาน
• บูรณาการ – การประชุมเหล่านี้จะเกิดขึ้นเมื่อคุณพยายามรวมโปรแกรม กระบวนการ หรือบุคคลใหม่ โครงสร้างของสิ่งเหล่านี้จะค่อนข้างเรียบง่าย เมื่อคุณพูดถึงว่าการเปลี่ยนแปลงคืออะไร ใคร/สิ่งที่จะเกิดขึ้น และสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง

จัดวาระการประชุมของคุณ

เมื่อคุณเลือกประเภทการประชุมได้แล้ว ให้กำหนดวาระพื้นฐานและตั้งประเด็นพูดคุยเพื่อเริ่มต้น คุณไม่ต้องการที่จะจัดโครงสร้างการประชุมของคุณมากเกินไป แต่คุณก็ไม่ต้องการที่จะเงียบเป็นเวลานานซึ่งคุณใคร่ครวญถึงขั้นตอนต่อไป พนักงานชอบคิดว่าผู้ดำเนินการประชุมมีแผน - ไม่มีอะไรน่าอึดอัดใจไปกว่านี้เมื่อดูเหมือนว่าเรือที่เลื่องลือไม่มีหางเสือ

ให้เวลากับคำถามหรือข้อกังวลเสมอ ไม่ว่าการประชุมของคุณจะดำเนินไปนานแค่ไหน หากการประชุมดำเนินไปตามเวลาที่กำหนด ถือเป็นความผิดของคุณ ไม่ใช่ความผิดของพนักงาน ไม่ควรเสียสละคำถามและข้อมูลของพวกเขาเพราะคุณล้มเหลวในการควบคุมวาระของคุณเอง

สิ้นสุดการประชุมของคุณก่อน

เมื่อคุณมีกำหนดการแล้ว ให้พยายามยึดประเด็นและจำกัดจำนวนบทสนทนาที่เกิดขึ้น หากผู้คนสนุกสนานและโยนความคิดดีๆ ออกไป ก็ปล่อยให้วาทกรรมดำเนินไป อย่างไรก็ตาม หากมีคนแย่งชิงการประชุมเพื่อส่งเสริมแนวความคิดของตนเอง พยายามทำให้พวกเขากลับมาอยู่ในแนวทางที่ถูกต้อง

การประชุมที่ยาวนานมักไม่ค่อยเกิดผล - จากการศึกษาของ Atlassian พบว่าพนักงานโดยเฉลี่ยที่สำรวจใช้เวลา 31 ชั่วโมงต่อเดือนในการประชุมที่ไม่ก่อผล โดยครึ่งหนึ่งของเวลานั้นถือว่า "สูญเปล่า" ในความคิดของฉัน หากคุณสามารถสรุปการประชุมที่มีประสิทธิผลภายใน 20 นาทีหรือน้อยกว่านั้น ให้ดำเนินการนั้น จะดีกว่าที่จะจัดการประชุมที่มีประสิทธิผล 5 ครั้งต่อวันตลอดระยะเวลาหนึ่งสัปดาห์ ดีกว่าจัดการประชุมที่ยืดยาวและไม่เกิดผลหลายครั้งภายในช่วงเวลาเดียวกัน เห็นได้ชัดว่าขึ้นอยู่กับตารางเวลาของพนักงานของคุณ แต่ก็เป็นกฎง่ายๆ ที่ควรมี

การสิ้นสุดการประชุมอย่างกะทันหัน ณ จุดผ่อนปรนช่วงสั้นๆ จะดูแปลกสำหรับพนักงานของคุณในตอนแรก แต่พวกเขาจะเห็นว่าคุณมีแรงจูงใจเพียงใดและจะปฏิบัติตาม เมื่อปิดแล็ปท็อป ยืนขึ้น และเดินออกไป คุณจะส่งสัญญาณให้พนักงานทราบว่าได้เวลากลับไปทำงานแล้ว

อย่าซุ่มโจมตีพนักงานที่มีประสิทธิผล

เหตุผลหนึ่งที่เรากำหนดให้มีการประชุมล่วงหน้าคือเพื่อไม่ให้พนักงานรู้สึกว่าถูกซุ่มโจมตี ด้วยการทำให้พนักงานประหลาดใจด้วยการประชุม คุณไม่เพียงมีการประชุมที่มีการทำงานร่วมกันน้อยลง แต่ยังจำกัดประสิทธิภาพการทำงานของสมาชิกแต่ละคนในทีมของคุณอีกด้วย หากพนักงานของคุณมองหาการประชุมแบบป๊อปอัปอยู่เสมอ พวกเขาจะไม่สามารถมุ่งความสนใจไปที่งานประจำวันได้มากเท่าที่ควร

พนักงานทำงานได้ดีขึ้นเมื่อมีตารางเวลาที่ค่อนข้างเข้มงวด ในอุตสาหกรรม/งานส่วนใหญ่ การมีกิจวัตรที่กำหนดไว้จะช่วยเพิ่มระดับของผลผลิต เนื่องจากสิ่งรบกวนมีจำกัด และผู้คนสามารถจัดสรรเวลาสำหรับแต่ละโครงการ/งานได้ พนักงานชอบที่จะมีปฏิทินที่ค่อนข้างเป็นรูปธรรมและไม่น่าจะเปลี่ยนแปลง ไม่ได้หมายความว่าคุณจะไม่สามารถจัดประชุมที่สำคัญเป็นครั้งคราวได้ แต่การหยุดชะงักประเภทนี้ควรจำกัดให้มากที่สุด

คิดเกี่ยวกับการส่งอีเมลแทน

วิธีหนึ่งในการจำกัดจำนวนครั้งที่คุณซุ่มโจมตีพนักงานคือการพิจารณาว่าเนื้อหาการประชุมของคุณสามารถส่งเป็นอีเมลได้หรือไม่ ตามกฎทั่วไป ฉันคิดว่าควรใช้อีเมลเพื่อถ่ายทอดข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงหรือประเด็นตามกระบวนการเฉพาะซึ่งมีรายละเอียดและมีความยาว อีเมลอนุญาตให้ผู้คนเข้าถึงข้อมูลได้ครั้งแล้วครั้งเล่า – นี่ควรเป็นวิธีการโต้ตอบของคุณสำหรับทุกสิ่งที่คุณคิดว่าผู้คนจะต้องอ้างอิงหลังจากข้อเท็จจริง

สำหรับสิ่งอื่น ๆ ส่วนใหญ่ ฉันเชื่อว่าการสื่อสารด้วยวาจาสำคัญกว่าการติดต่อทางจดหมายดิจิทัล คุณไม่ควรส่งอีเมลถึงอารมณ์หรือความคิดใหญ่ๆ เด็ดขาด – สิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องได้รับการถ่ายทอดด้วยตนเอง นอกจากนี้ ไม่มีใครต้องการได้รับอีเมล 100 ฉบับในชุดข้อความเมื่อการประชุม 10 นาทีง่ายๆ สามารถแก้ไขปัญหาที่กำหนดได้

ปล่อยให้คนมีความสนุกสนานบ้าง

สุดท้าย อย่าให้การประชุมกลายเป็นการรวมตัวที่ไร้อารมณ์ พยายามทำตัวให้เข้ากับคนอื่นมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ผู้คนจะใส่ใจมากขึ้นเมื่อพวกเขาเห็นว่าคุณมีส่วนร่วมและตื่นเต้น หากคุณไม่ใช่วิทยากรที่ตื่นเต้นที่สุด ให้เตรียมเรื่องสั้น เรื่องตลกที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หรือเรื่องราวที่สร้างแรงบันดาลใจเพื่อเริ่มต้นสิ่งต่างๆ อย่าไปลงเอยกับสิ่งนี้ เพราะคุณแค่พยายามทำให้อารมณ์แจ่มใสและเปิดใจให้คนอื่นอภิปราย

หากพนักงานของคุณมีส่วนร่วมอย่างแข็งขันและมีส่วนร่วมในการอภิปรายอย่างมีชีวิตชีวาโดยปราศจากการล้อเลียนที่มีไหวพริบและสง่างามก็อย่าทำให้เรือสั่น แต่บริษัทส่วนใหญ่มีพนักงานที่ไม่ใช่หุ่นยนต์ ฉันจะพยายามกำหนดอัตราส่วนทางจิตสำหรับการประชุม: ทำงาน 90-95 เปอร์เซ็นต์ของเวลา และอนุญาตให้ 5-10 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมจะทุ่มเทให้กับการสนทนาที่เป็นรูปเป็นร่างหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยส่วนตัว
ปล่อยให้การสนทนาดำเนินไปเมื่อมีช่วงพักสั้นๆ ในวาระการประชุม แต่หน้าที่ของคุณในฐานะผู้นำคือต้องกระตุ้นเมื่อมีคนออกนอกเรื่องมากเกินไป พยายามคิดเหมือนนักแสดงตลก - รับรู้ถึงสิ่งที่ผู้ชมคิด ยึดติดกับเนื้อหาของคุณ แต่ให้ตระหนักถึงระดับความสนใจของพนักงานของคุณ อย่ากลัวที่จะด้นสดถ้าคะแนนของคุณไม่ถึง แต่อย่าลงน้ำมากเกินไป

ไม่มีใครรักการประชุม แต่พนักงานของคุณไม่ควรเกลียดพวกเขา มีความสง่างาม เป็นมืออาชีพ และทำให้แน่ใจว่ามีข้อเสนอที่เป็นรูปธรรมสำหรับทุกคน นอกจากนี้ ไม่ต้องกังวลหากการพบปะในครั้งแรกของคุณไม่เท่าเทียมกัน เช่นเดียวกับหลายๆ อย่างในธุรกิจ คุณจะเก่งขึ้นในการประชุมเมื่อเวลาผ่านไป