如何举办商务会议：8 条注意事项

当我开始我的早期业务时，我避免了像瘟疫一样的会议。 对我来说，商务会议是臃肿的公司和官僚政府实体的标志，我都不想效仿。 然而，我最终知道我错了。 运行良好的会议可以提高各种规模的企业的绩效。

正如亨利福特所说： “如果每个人都共同前进，那么成功自然会自理。”

尽管如此，许多商务会议都是浪费时间。 如果您没有以高效、活跃和协作的方式将人们聚集在一起，那么您尝试做的很多事情都会在您的员工身上丢失。

在你继续之前，让我问你这个。 您还在寻找商业创意吗？ 如果是这样，请在下面进行我的测验。

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测验：什么业务最适合您？

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这是我关于如何召开商务会议的基本操作手册。

不允许在会议中使用电话

不要给你的员工借口不听会议上的发言。 在每次会议开始时，坚持将手机和电脑放在一边或完全关闭。 考虑为每次会议准备基本的笔记/要点——如果人们想在他们的电脑上做笔记，告诉他们他们可以在会议结束后仔细阅读你的笔记，或者他们自己用笔和纸做笔记。

如今，人们被他们的设备分心了，会议应该是一个我们都可以关掉设备并专注于对话的地方。 即使人们注意力集中，短信或电子邮件的通知也很容易打乱他们的思路。 此外，您应该告诉您的员工，因为电话或计算机而忽略某人是粗鲁和令人讨厌的，并且在未来的任何业务情况下都会令人反感。

不要邀请所有人参加您的会议

人们在会议中可能会分心的一个主要原因是他们的存在是不必要的。 当您安排会议时，请勿仅出于包容目的而邀请他人。 如果是要讨论公司重大变更的会议，请邀请所有人。 否则，只包括最必要的员工。

如果您要召开会议讨论营销策略，请邀请任何可以为会议或整体计划增加价值的人。 可能有一些很棒的概念想法但可能缺乏任何营销专业知识的员工可以在整体战略会议中提供价值——他们不需要参加专门针对营销的会议。 只要会议有明确的目的和结构，您就可以轻松确定与会者名单。

确定会议类型

一旦你做出决定，你需要决定你将举行哪种类型的会议。 有几个选项，所以让我们在下面检查这些会议类型：
• 头脑风暴——这是最不结构化的会议类型之一。 基本上，您需要有几个要解决的要点（类别/主题），然后您只需要让人们在这些参数中相互交流想法。 虽然不要扼杀创造力很重要，但尽量让人们专注于主要话题——这些会议很容易失控。 如果您希望人们提出一些好主意，请在电子邮件/日历邀请中提出几个问题，这可能会引发会前思考。
• 信息共享——就共性而言，这些会议将是大多数人联想到的“会议”一词。 对于这些聚会，您只是试图向您的员工传递信息，无论是来自您还是来自被指控领导会议的人。 会议应该有一个明确的目的，并且应该在一个简短的介绍阶段解决它的原因。 然后，直奔主题并专注于内容。
• 团队获胜，鼓舞士气——并非所有会议都需要严格地组织——这些会议的目的是有趣和轻松，因为你要告诉员工个人或特定团队的成就。 然而，这些会议不仅仅是庆祝，因为您应该准备项目符号来祝贺员工，准确说明他们的成就如何使公司受益，以及可以从他们的成功中吸取哪些教训。
• 协调——这些往往是简短的会议，作为让每个人都在同一页面上的一种方式。 我倾向于在会议之前通过电子邮件发送基本信息，然后作为一个小组查看它们，看看是否有任何问题。 这些往往具有广泛的目的，其目标是组织性的而不是概念性的。
• 解决问题——这些会议可以在更临时的基础上进行，而且通知要少得多。 如果你看到一个重大问题或趋势，找出它，安排一次会议，然后召集部队。
• 设定方向——有时，您需要真正为您的一周、一个月或季度设定基调。 这些会议应该提前很长时间安排，并且应该有规律地举行。 员工应该知道在参加其中一次会议时会发生什么，因为每次会议都应该是相似的。 基本上，这些作为“这就是我们所在的地方，这就是我希望我们去的地方，这就是我们将如何走到一起”的讨论。 这种类型的会议将由一名高管领导，对员工来说是信息丰富和鼓舞人心的。
• 集成– 当您尝试集成新的程序、流程或人员时，会发生这些会议。 这些结构将非常简单，因为您要解决更改是什么，它将影响谁/什么以及更改的原因。

为您的会议制定议程

一旦你选择了会议的类型，设定一个基本的议程，并有一些开始的谈话要点。 你不想过度安排你的会议，但你也不想在考虑下一步行动时长时间保持沉默。 员工喜欢认为主持会议的人有一个计划——当众所周知的船似乎没有人掌舵时，没有什么比这更尴尬了。

无论会议进行多长时间，都要留出一些时间来解决问题或疑虑。 如果会议超过预定时间，那是你的错，而不是你的员工的错。 不应因为您未能控制自己的议程而牺牲他们的问题和意见。

尽早结束会议

当你有一个既定的议程时，试着坚持要点并限制发生的切题对话的数量。 如果人们乐在其中并抛出好主意，那就让讨论畅通无阻。 但是，如果有人劫持会议以宣传他们自己的推理路线，请尝试让他们重回正轨。

长时间的会议很少有效率——Atlassian 的一项研究发现，接受调查的员工平均每个月要花 31 个小时参加低效率的会议，其中一半时间被认为是“浪费的”。 在我看来，如果你能在 20 分钟或更短的时间内结束一次富有成效的会议，那就去做吧。 最好在一周内每天举行 5 次富有成效的会议，而不是在同一时期内举行几次冗长且毫无成效的会议。 这显然取决于您员工的日程安排，但这是一个很好的经验法则。

一开始，在短暂的暂缓时间突然结束会议对您的员工来说似乎很奇怪，但他们会看到您的积极性并会效仿。 通过合上笔记本电脑、站起来然后走出去，您将向您的员工发出信号，是时候回到工作岗位了。

不要伏击生产型员工

我们提前安排会议的原因之一是为了让员工不会感到被埋伏。 通过会议让员工感到惊讶，您不仅会减少协作会议，而且还会限制团队中每个成员的生产力。 如果您的员工总是在寻找一个弹出式会议，他们将无法像他们应该的那样专注于他们的日常任务。

当员工的日程安排有些僵化时，他们的工作会更好。 在大多数行业/工作中，有一套固定的例程可以提高生产力水平，因为分心是有限的，人们可以为每个项目/任务分配时间。 员工更喜欢有一个有点具体且不太可能改变的日历。 这并不意味着您不能偶尔举行一次重要的临时会议，但这种类型的干扰应该尽可能地受到限制。

请考虑发送电子邮件

限制您伏击员工次数的一种方法是确定您的会议内容是否可以作为电子邮件发送。 作为一般规则，我认为电子邮件应该用于传递事实信息或基于流程的具体点，这些点本质上是详细而冗长的。 电子邮件允许人们一遍又一遍地访问信息——这应该是你认为人们事后需要参考的任何事情的通信方式。

对于大多数其他事情，我相信口头交流胜过数字通信。 你绝对不应该通过电子邮件发送情绪或重大想法——这些需要亲自传达。 另外，当一个简单的 10 分钟会议可以解决给定问题时，没有人希望在一个线程上收到 100 封电子邮件。

让人们玩得开心

最后，不要让你的会议变成没有感情的聚会。 尽量表现得风度翩翩——当人们看到你投入和兴奋时，他们会更加专心。 如果你不是最激动人心的演讲者，那就准备一个简短的轶事、与业务相关的诙谐俏皮话或励志故事来开始。 不要过火，因为你只是想缓和气氛，让人们进行讨论。

如果您的员工积极参与并为热烈的讨论做出贡献，而没有一些诙谐和风度翩翩的玩笑，那么不要摇摆不定。 但是，大多数公司的员工都不是机器人。 我会尝试为会议设定一个心理比例：90-95% 的时间都在完成任务，并允许 5-10% 的会议用于无关紧要的讨论或个人轶事。
当会议议程有一个短暂的休息时，让对话顺利进行，但当人们离题时，你作为领导者的工作就是把它卷进来。 试着像单口相声演员一样思考——感受观众的想法。 坚持你的材料，但要意识到你的员工的注意力水平。 如果你的分数没有落地，永远不要害怕即兴发挥，但不要太过分。

没有人喜欢会议，但你的员工不应该讨厌他们。 风度翩翩，专业，并确保每个人都有具体的收获。 此外，如果您的前几次聚会效果不佳，请不要担心——就像商业中的许多事情一样，随着时间的推移，您会在会议上变得更好。