如何舉辦商務會議：8 條注意事項

當我開始我的早期業務時，我避免了像瘟疫一樣的會議。 對我來說，商務會議是臃腫的公司和官僚政府實體的標誌，我都不想效仿。 然而，我最終知道我錯了。 運行良好的會議可以提高各種規模的企業的績效。

正如亨利福特所說： “如果每個人都共同前進，那麼成功自然會自理。”

儘管如此，許多商務會議都是浪費時間。 如果您沒有以高效、活躍和協作的方式將人們聚集在一起，那麼您嘗試做的很多事情都會在您的員工身上丟失。

在你繼續之前，讓我問你這個。 您還在尋找商業創意嗎？ 如果是這樣，請在下面進行我的測驗。

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測驗：什麼業務最適合您？

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這是我關於如何召開商務會議的基本操作手冊。

不允許在會議中使用電話

不要給你的員工藉口不聽會議上的發言。 在每次會議開始時，堅持將手機和電腦放在一邊或完全關閉。 考慮為每次會議準備基本的筆記/要點——如果人們想在他們的電腦上做筆記，告訴他們他們可以在會議結束後仔細閱讀你的筆記，或者他們自己用筆和紙做筆記。

如今，人們被他們的設備分心了，會議應該是一個我們都可以關掉設備並專注於對話的地方。 即使人們注意力集中，短信或電子郵件的通知也很容易打亂他們的思路。 此外，您應該告訴您的員工，因為電話或計算機而忽略某人是粗魯和令人討厭的，並且在未來的任何業務情況下都會令人反感。

不要邀請所有人參加您的會議

人們在會議中可能會分心的一個主要原因是他們的存在是不必要的。 當您安排會議時，請勿僅出於包容目的而邀請他人。 如果是要討論公司重大變更的會議，請邀請所有人。 否則，只包括最必要的員工。

如果您要召開會議討論營銷策略，請邀請任何可以為會議或整體計劃增加價值的人。 可能有一些很棒的概念想法但可能缺乏任何營銷專業知識的員工可以在整體戰略會議中提供價值——他們不需要參加專門針對營銷的會議。 只要會議有明確的目的和結構，您就可以輕鬆確定與會者名單。

確定會議類型

一旦你做出決定，你需要決定你將舉行哪種類型的會議。 有幾個選項，所以讓我們在下面檢查這些會議類型：
• 頭腦風暴——這是最不結構化的會議類型之一。 基本上，您需要有幾個要解決的要點（類別/主題），然後您只需要讓人們在這些參數內相互交流想法。 雖然不要扼殺創造力很重要，但盡量讓人們專注於主要話題——這些會議很容易失控。 如果您希望人們提出一些好主意，請在電子郵件/日曆邀請中提出幾個問題，這可能會引發會前思考。
• 信息共享——就共性而言，這些會議將是大多數人聯想到的“會議”一詞。 對於這些聚會，您只是試圖向您的員工傳遞信息，無論是來自您還是來自被指控領導會議的人。 會議應該有一個明確的目的，並且應該在一個簡短的介紹階段解決它的原因。 然後，直奔主題並專注於內容。
• 團隊獲勝，鼓舞士氣——並不是所有的會議都需要嚴格地組織——這些會議的目的是為了有趣和輕鬆，因為你要告訴你的員工個人或特定團隊的成就。 然而，這些會議不僅僅是慶祝，因為您應該準備項目符號來祝賀員工，準確說明他們的成就如何使公司受益，以及可以從他們的成功中吸取哪些教訓。
• 協調——這些往往是簡短的會議，作為讓每個人都在同一頁面上的一種方式。 我傾向於在會議之前通過電子郵件發送基本信息，然後作為一個小組查看它們，看看是否有任何問題。 這些往往具有廣泛的目的，其目標是組織性的而不是概念性的。
• 解決問題——這些會議可以在更臨時的基礎上進行，而且通知要少得多。 如果你看到一個重大問題或趨勢，找出它，安排一次會議，然後召集部隊。
• 設定方向——有時，您需要真正為您的一周、一個月或季度設定基調。 這些會議應該提前很長時間安排，並且應該有規律地舉行。 員工應該知道在參加其中一次會議時會發生什麼，因為每次會議都應該是相似的。 基本上，這些作為“這就是我們所在的地方，這就是我希望我們去的地方，這就是我們將如何走到一起”的討論。 這種類型的會議將由一名高管領導，對員工來說是信息豐富和鼓舞人心的。
• 集成– 當您嘗試集成新的程序、流程或人員時，會發生這些會議。 這些結構將非常簡單，因為您要解決更改是什麼，它將影響誰/什麼以及更改的原因。

為您的會議制定議程

一旦你選擇了會議的類型，設定一個基本的議程，並有一些開始的談話要點。 你不想過度安排你的會議，但你也不想在考慮下一步行動時長時間保持沉默。 員工喜歡認為主持會議的人有一個計劃——當眾所周知的船似乎沒有人掌舵時，沒有什麼比這更尷尬了。

無論會議進行多長時間，都要留出一些時間來解決問題或疑慮。 如果會議超過預定時間，那是你的錯，而不是你的員工的錯。 不應因為您未能控制自己的議程而犧牲他們的問題和意見。

儘早結束會議

當你有一個既定的議程時，試著堅持要點並限制發生的切題對話的數量。 如果人們樂在其中並拋出好主意，那就讓討論暢通無阻。 但是，如果有人劫持會議以宣傳他們自己的推理路線，請嘗試讓他們重回正軌。

長時間的會議很少有成效——Atlassian 的一項研究發現，接受調查的員工平均每個月要花 31 個小時參加低效率的會議，其中一半時間被認為是“浪費的”。 在我看來，如果你能在 20 分鐘或更短的時間內結束一次富有成效的會議，那就去做吧。 最好在一周內每天舉行 5 次富有成效的會議，而不是在同一時期內舉行幾次冗長且毫無成效的會議。 這顯然取決於您員工的日程安排，但這是一個很好的經驗法則。

一開始，在短暫的暫緩時間突然結束會議對您的員工來說似乎很奇怪，但他們會看到您的積極性並會效仿。 通過合上筆記本電腦、站起來然後走出去，您將向您的員工發出信號，是時候回到工作崗位了。

不要伏擊生產型員工

我們提前安排會議的原因之一是為了讓員工不會感到被埋伏。 通過會議讓員工感到驚訝，您不僅會減少協作會議，而且還會限制團隊中每個成員的生產力。 如果您的員工總是在尋找一個彈出式會議，他們將無法像他們應該的那樣專注於他們的日常任務。

當員工的日程安排有些僵化時，他們的工作會更好。 在大多數行業/工作中，有一套固定的例程可以提高生產力水平，因為分心是有限的，人們可以為每個項目/任務分配時間。 員工更喜歡有一個有點具體且不太可能改變的日曆。 這並不意味著您不能偶爾舉行一次重要的臨時會議，但這種類型的干擾應該盡可能地受到限制。

請考慮發送電子郵件

限制您伏擊員工次數的一種方法是確定您的會議內容是否可以作為電子郵件發送。 作為一般規則，我認為電子郵件應該用於傳遞事實信息或基於流程的具體點，這些點本質上是詳細而冗長的。 電子郵件允許人們一遍又一遍地訪問信息——這應該是你認為人們事後需要參考的任何事情的通信方式。

對於大多數其他事情，我相信口頭交流勝過數字通信。 你絕對不應該通過電子郵件發送情緒或重大想法——這些需要親自傳達。 另外，當一個簡單的 10 分鐘會議可以解決給定問題時，沒有人希望在一個線程上收到 100 封電子郵件。

讓人們玩得開心

最後，不要讓你的會議變成沒有感情的聚會。 盡量表現得風度翩翩——當人們看到你投入和興奮時，他們會更加專心。 如果你不是最激動人心的演講者，那就準備一個簡短的軼事、與業務相關的詼諧俏皮話或勵志故事來開始。 不要過火，因為你只是想緩和氣氛，讓人們進行討論。

如果您的員工積極參與並為熱烈的討論做出貢獻，而沒有一些詼諧和風度翩翩的玩笑，那麼不要搖擺不定。 但是，大多數公司的員工都不是機器人。 我會嘗試為會議設定一個心理比例：90-95% 的時間都在完成任務，並允許 5-10% 的會議用於無關緊要的討論或個人軼事。
當會議議程有一個短暫的休息時，讓對話順利進行，但當人們離題時，你作為領導者的工作就是把它捲進來。 試著像單口相聲演員一樣思考——感受觀眾的想法。 堅持你的材料，但要意識到你的員工的注意力水平。 如果你的分數沒有落地，永遠不要害怕即興發揮，但不要太過分。

沒有人喜歡會議，但你的員工不應該討厭他們。 風度翩翩，專業，並確保每個人都有具體的收穫。 此外，如果您的前幾次聚會效果不佳，請不要擔心——就像商業中的許多事情一樣，隨著時間的推移，您會在會議上變得更好。