So führen Sie ein Geschäftsmeeting durch: 8 Dos and Don'ts

Als ich meine frühen Geschäfte gründete, mied ich Meetings wie die Pest. Für mich waren Geschäftstreffen ein Markenzeichen aufgeblähter Konzerne und bürokratischer Regierungsstellen, denen ich nicht nacheifern wollte. Irgendwann erfuhr ich jedoch, dass ich falsch lag. Gut geführte Meetings können die Leistung von Unternehmen jeder Größe steigern.

Wie Henry Ford sagte: „Wenn alle gemeinsam vorankommen, ergibt sich der Erfolg von selbst.“

Trotzdem sind viele Geschäftstermine Zeitverschwendung. Wenn Sie Menschen nicht auf produktive, lebendige und kooperative Weise zusammenbringen, geht viel von dem, was Sie zu tun versuchen, bei Ihren Mitarbeitern verloren.

Bevor Sie fortfahren, möchte ich Sie Folgendes fragen. Suchen Sie noch nach einer Geschäftsidee? Wenn ja, machen Sie mein Quiz unten.

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QUIZ: WELCHES GESCHÄFT IST DAS BESTE FÜR SIE?

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Hier ist mein grundlegendes Spielbuch mit Geboten und Verboten für die Durchführung eines Geschäftstreffens.

Lassen Sie keine Telefone in Ihren Meetings zu

Geben Sie Ihren Mitarbeitern keine Entschuldigung dafür, dem, was in einer Besprechung gesagt wird, nicht zuzuhören. Zu Beginn jedes Meetings werden darauf bestanden, Telefone und Computer zur Seite zu legen oder komplett abzuschalten. Erwägen Sie, für jedes Meeting grundlegende Notizen/Aufzählungszeichen vorzubereiten – wenn die Leute Notizen auf ihren Computern machen möchten, sagen Sie ihnen, dass sie Ihre nach dem Meeting durchsehen können, oder sie machen ihre eigenen mit Stift und Papier.

Die Leute sind heutzutage viel zu sehr von ihren Geräten abgelenkt, und ein Meeting sollte ein Ort sein, an dem wir alle unsere Geräte ausschalten und uns auf das Gespräch konzentrieren können. Selbst wenn Menschen konzentriert sind, kann eine Benachrichtigung für eine SMS oder eine E-Mail ihren Gedankengang leicht aus der Bahn werfen. Außerdem sollten Sie Ihren Mitarbeitern beibringen, dass es unhöflich und unausstehlich ist, jemanden wegen eines Telefons oder eines Computers zu ignorieren, und in jeder zukünftigen Geschäftssituation abschreckend wirken wird.

Laden Sie nicht alle zu Ihrem Meeting ein

Ein Hauptgrund dafür, dass Menschen in Besprechungen abgelenkt sein können, ist, dass ihre Anwesenheit nicht erforderlich ist. Wenn Sie ein Meeting planen, laden Sie Personen nicht nur zum Zweck der Einbeziehung ein. Wenn es sich um ein Meeting handelt, bei dem eine größere Unternehmensänderung besprochen wird, laden Sie alle ein. Ansonsten nur die nötigsten Mitarbeiter einbeziehen.

Wenn Sie ein Meeting abhalten, um die Marketingstrategie zu besprechen, laden Sie jeden ein, der dem Meeting oder dem Gesamtplan einen Mehrwert verleihen könnte. Ein Mitarbeiter, der vielleicht einige großartige konzeptionelle Ideen hat, aber keine Marketingexpertise hat, könnte einen Mehrwert in den allgemeinen Strategiemeetings leisten – er muss nicht zu den Marketing-spezifischen Meetings kommen. Solange die Meetings einen definierten Zweck und eine definierte Struktur haben, können Sie die Teilnehmerliste einfach bestimmen.

Bestimmen Sie die Art des Meetings

Sobald Sie diese Entscheidung getroffen haben, müssen Sie entscheiden, welche Art von Meeting Sie abhalten werden. Es gibt ein paar Optionen, also schauen wir uns diese Meeting-Typen unten an:
• Brainstorming – Dies ist eine der am wenigsten strukturierten Arten von Meetings. Grundsätzlich müssen Sie mehrere Aufzählungspunkte (Kategorien/Themen) haben, die Sie ansprechen möchten, und dann müssen Sie die Leute einfach innerhalb dieser Parameter Ideen voneinander abprallen lassen. Es ist zwar wichtig, die Kreativität nicht zu unterdrücken, aber versuchen Sie, die Leute auf die Hauptgesprächsthemen zu konzentrieren – diese Sitzungen können leicht außer Kontrolle geraten. Wenn Sie möchten, dass die Leute auf tolle Ideen kommen, stellen Sie in der E-Mail/Kalendereinladung ein paar Fragen, die zum Nachdenken vor dem Meeting anregen können.
• Informationsaustausch – In Bezug auf die Gemeinsamkeiten würden diese Meetings das sein, was die meisten Menschen mit dem Begriff „Meeting“ assoziieren. Bei diesen Versammlungen versuchen Sie lediglich, Informationen entweder von Ihnen oder von jemandem, der mit der Leitung der Versammlung beauftragt wurde, an Ihre Mitarbeiter weiterzugeben. Das Meeting sollte einen klaren Zweck haben und in einer kurzen Einführungsphase auf den Anlass angesprochen werden. Kommen Sie dann direkt zum Punkt und konzentrieren Sie sich auf den Inhalt.
• Winning-Team, Spirit-Boosting – Nicht alle Meetings müssen starr strukturiert sein – diese sollen Spaß machen und locker sein, da Sie Ihren Mitarbeitern von den Leistungen einer Einzelperson oder eines bestimmten Teams erzählen. Diese Meetings sind jedoch nicht nur feierlich, da Sie Stichpunkte vorbereiten sollten, die den Mitarbeitern gratulieren, genau sagen, wie ihre Leistung dem Unternehmen zugute gekommen ist und welche Lehren aus ihrem Erfolg gezogen werden können.
• Koordination – Dies sind in der Regel kurze Meetings, die dazu dienen, alle auf die gleiche Seite zu bringen. Ich tendiere dazu, die Grundlagen vor dem Meeting per E-Mail zu verschicken und sie dann als Gruppe durchzugehen und zu sehen, ob es Fragen gibt. Diese haben in der Regel einen breiten Zweck, wobei das Ziel eher organisatorisch als konzeptionell ist.
• Problemlösung – Diese Meetings können viel spontaner und mit viel weniger Vorankündigung durchgeführt werden. Wenn Sie ein großes Problem oder einen Trend sehen, identifizieren Sie es, vereinbaren Sie ein Treffen und stellen Sie dann die Truppen zusammen.
• Richtungsweisend – Manchmal müssen Sie wirklich den Ton für Ihre Woche, Ihren Monat oder Ihr Quartal angeben. Diese Treffen sollten etwas weit im Voraus geplant werden und mit einer gewissen Regelmäßigkeit stattfinden. Die Mitarbeiter sollten wissen, was sie erwartet, wenn sie eines dieser Meetings haben, da es jedes Mal ähnlich sein sollte. Im Grunde genommen dienen diese als „Hier sind wir, hier wollen wir hin, und so kommen wir gemeinsam hin“-Diskussion. Diese Art von Treffen würde von einer Führungskraft geleitet und wäre informativ und inspirierend für die Mitarbeiter.
• Integration – Diese Meetings finden statt, wenn Sie versuchen, ein neues Programm, einen neuen Prozess oder eine neue Person zu integrieren. Die Struktur dafür wäre ziemlich einfach, da Sie ansprechen, was die Änderung ist, wen/was sie betreffen wird, und den Grund für die Änderung.

Haben Sie eine Agenda für Ihr Meeting

Sobald Sie die Art des Meetings ausgewählt haben, legen Sie eine grundlegende Tagesordnung fest und haben einige Gesprächspunkte, mit denen Sie beginnen können. Sie möchten Ihr Meeting nicht überstrukturieren, aber Sie möchten auch keine langen Stillephasen haben, in denen Sie über Ihren nächsten Schritt nachdenken. Mitarbeiter glauben gerne, dass die Person, die das Meeting leitet, einen Plan hat – nichts ist peinlicher, wenn es scheint, als hätte das sprichwörtliche Schiff niemanden am Steuer.

Lassen Sie immer etwas Zeit für Fragen oder Bedenken, unabhängig davon, wie lange Ihr Meeting dauert. Wenn ein Meeting über die geplante Zeit läuft, ist das Ihre Schuld und nicht die Schuld Ihrer Mitarbeiter. Ihre Fragen und Beiträge sollten nicht geopfert werden, weil Sie es versäumt haben, Ihre eigene Agenda zu zügeln.

Beenden Sie Ihre Meetings frühzeitig

Wenn Sie eine festgelegte Agenda haben, versuchen Sie, sich an die Punkte zu halten, und begrenzen Sie die Anzahl der Nebengespräche, die auftreten. Wenn sich die Leute amüsieren und gute Ideen hervorbringen, lassen Sie den Diskurs fließen. Wenn jedoch jemand das Meeting kapert, um seine eigene Argumentation zu fördern, versuchen Sie, ihn wieder auf Kurs zu bringen.

Lange Meetings sind selten produktiv – eine Atlassian-Studie ergab, dass der durchschnittliche befragte Mitarbeiter 31 Stunden im Monat in unproduktiven Meetings verbrachte, wobei die Hälfte dieser Zeit als „verschwendet“ galt. Meiner Meinung nach, wenn Sie ein produktives Meeting in 20 Minuten oder weniger abschließen können, tun Sie es. Es ist besser, im Laufe einer Woche einmal täglich 5 produktive Meetings abzuhalten, als mehrere lange und unproduktive Meetings im selben Zeitraum. Dies hängt natürlich von den Zeitplänen Ihrer Mitarbeiter ab, aber es ist eine gute Faustregel.

Ein Meeting abrupt mit einer kurzen Atempause zu beenden, wird Ihren Mitarbeitern zunächst seltsam vorkommen, aber sie werden sehen, wie motiviert Sie sind und werden nachziehen. Indem Sie Ihren Laptop schließen, aufstehen und hinausgehen, signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass es Zeit ist, wieder an die Arbeit zu gehen.

Überfallen Sie keine produktiven Mitarbeiter

Einer der Gründe, warum wir Meetings im Voraus planen, ist, dass Mitarbeiter sich nicht überfallen fühlen. Indem Sie Mitarbeiter mit einem Meeting überraschen, haben Sie nicht nur ein weniger kooperatives Meeting, sondern schränken auch die Produktivität jedes Mitglieds Ihres Teams ein. Wenn Ihre Mitarbeiter immer auf der Suche nach einem Popup-Meeting sind, können sie sich nicht so sehr auf ihre täglichen Aufgaben konzentrieren, wie sie sollten.

Mitarbeiter funktionieren besser, wenn sie einen etwas starren Zeitplan haben. In den meisten Branchen/Jobs ermöglicht eine festgelegte Routine eine höhere Produktivität, da Ablenkungen begrenzt sind und die Mitarbeiter Zeit für jedes Projekt/jede Aufgabe einplanen können. Mitarbeiter bevorzugen einen Kalender, der einigermaßen konkret ist und sich wahrscheinlich nicht ändert. Das bedeutet nicht, dass Sie nicht ab und zu ein wichtiges Ad-hoc-Meeting abhalten können, aber diese Art von Störung sollte so gering wie möglich sein.

Denken Sie stattdessen darüber nach, eine E-Mail zu senden

Eine Möglichkeit, die Anzahl der Fälle zu begrenzen, in denen Sie einen Mitarbeiter überfallen, besteht darin, festzustellen, ob der Inhalt Ihres Meetings als E-Mail gesendet werden könnte. Als allgemeine Regel denke ich, dass E-Mails verwendet werden sollten, um sachliche Informationen oder bestimmte prozessbasierte Punkte zu übermitteln, die detailliert und langwierig sind. E-Mails ermöglichen es den Menschen, immer wieder auf Informationen zuzugreifen – dies sollte Ihre Art der Korrespondenz für alles sein, von dem Sie glauben, dass die Menschen es später nachschlagen müssen.

Für die meisten anderen Dinge glaube ich, dass die verbale Kommunikation die digitale Korrespondenz übertrumpft. Sie sollten ABSOLUT niemals Emotionen oder große Ideen per E-Mail versenden – diese müssen persönlich weitergegeben werden. Außerdem möchte niemand 100 E-Mails zu einem Thread erhalten, wenn ein einfaches 10-minütiges Meeting das jeweilige Problem lösen könnte.

Lassen Sie die Leute etwas Spaß haben

Lassen Sie schließlich nicht zu, dass Ihre Meetings zu emotionslosen Zusammenkünften werden. Versuchen Sie, so sympathisch wie möglich zu sein – die Leute sind aufmerksamer, wenn sie sehen, dass Sie engagiert und aufgeregt sind. Wenn Sie nicht der aufregendste Redner sind, dann bereiten Sie eine kurze Anekdote, einen witzigen Witz über das Geschäft oder eine inspirierende Geschichte vor, um die Sache zu beginnen. Übertreibe es damit nicht, denn du versuchst nur, die Stimmung aufzuhellen und die Leute für Diskussionen zu öffnen.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter aktiv engagieren und ohne witzige und sympathische Scherze zu einer lebhaften Diskussion beitragen, dann bringen Sie das Boot nicht ins Wanken. Aber die meisten Unternehmen haben Mitarbeiter, die keine Roboter sind. Ich würde versuchen, ein mentales Verhältnis für Meetings festzulegen: 90-95 Prozent der Zeit bei der Sache sein und 5-10 Prozent des Meetings für oberflächliche Diskussionen oder persönliche Anekdoten verwenden.
Lassen Sie das Gespräch fließen, wenn es eine kurze Pause in der Tagesordnung des Meetings gibt, aber es ist Ihre Aufgabe als Leiter, es einzufangen, wenn die Leute zu sehr vom Thema abschweifen. Versuchen Sie, wie ein Standup-Comedian zu denken – bekommen Sie ein Gefühl dafür, was das Publikum denkt. Halten Sie sich an Ihr Material, aber achten Sie auf die Aufmerksamkeit Ihrer Mitarbeiter. Scheuen Sie sich nie zu improvisieren, wenn Ihre Punkte nicht ankommen, aber übertreiben Sie es nicht.

Niemand liebt Meetings, aber Ihre Mitarbeiter sollten sie nicht hassen. Seien Sie sympathisch, professionell und stellen Sie sicher, dass es konkrete Imbissbuden für alle gibt. Machen Sie sich auch keine Sorgen, wenn Ihre ersten Meetings unterdurchschnittlich verlaufen – wie bei vielen Dingen im Geschäftsleben werden Sie mit der Zeit bei Meetings besser.