Cómo llevar a cabo una reunión de negocios: 8 pros y contras

Cuando lancé mis primeros negocios, evitaba las reuniones como la peste. Para mí, las reuniones de negocios eran un sello distintivo de corporaciones infladas y entidades gubernamentales burocráticas, ninguna de las cuales estaba tratando de emular. Sin embargo, finalmente aprendí que estaba equivocado. Las reuniones bien organizadas pueden impulsar el rendimiento de empresas de todos los tamaños.

Como dijo Henry Ford: “Si todos avanzan juntos, el éxito se cuida solo”.

No obstante, muchas reuniones de negocios son una pérdida de tiempo. Si no está reuniendo a las personas de una manera que sea productiva, animada y colaborativa, gran parte de lo que está tratando de hacer se perderá para sus empleados.

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Aquí está mi manual básico de pros y contras sobre cómo llevar a cabo una reunión de negocios.

No permita teléfonos en sus reuniones

No dé a sus empleados una excusa para no escuchar lo que se dice en una reunión. Al comienzo de cada reunión, insista en que los teléfonos y las computadoras se dejen a un lado o se apaguen por completo. Considere tener notas básicas/viñetas preparadas para cada reunión: si las personas quieren tomar notas en sus computadoras, dígales que pueden leer las suyas después de la reunión o que tomen las suyas con lápiz y papel.

La gente está demasiado distraída con sus dispositivos en estos días, y una reunión debe ser un lugar donde todos podamos apagar nuestros dispositivos y concentrarnos en la conversación. Incluso cuando las personas están concentradas, una notificación de un mensaje de texto o un correo electrónico puede descarrilar fácilmente su línea de pensamiento. Además, debe enseñar a sus empleados que ignorar a alguien debido a un teléfono o una computadora es de mala educación y desagradable, y será desagradable en cualquier situación comercial futura.

No invite a todos a su reunión

Una razón importante por la que las personas pueden distraerse en las reuniones es que su presencia no es necesaria. Cuando programe una reunión, no invite a personas únicamente con el propósito de incluirlas. Si se trata de una reunión en la que se discutirá un cambio importante en la empresa, invite a todos. De lo contrario, incluya solo a los empleados más necesarios.

Si está organizando una reunión para discutir la estrategia de marketing, invite a cualquier persona que pueda agregar valor a la reunión o al plan general. Un empleado que puede tener algunas ideas conceptuales geniales, pero que puede carecer de experiencia en marketing, podría aportar valor en las reuniones de estrategia general; no es necesario que asista a las reuniones que son específicas de marketing. Siempre que las reuniones tengan un propósito y una estructura definidos, puede determinar fácilmente la lista de asistentes.

Determine el tipo de reunión

Una vez que tome esa determinación, debe decidir qué tipo de reunión llevará a cabo. Hay algunas opciones, así que examinemos estos tipos de reuniones a continuación:
• Lluvia de ideas: este es uno de los tipos de reuniones menos estructurados. Básicamente, debe tener varias viñetas (categorías/temas) que desea abordar, y luego simplemente debe dejar que las personas compartan ideas entre sí dentro de esos parámetros. Si bien es importante no sofocar la creatividad, trate de mantener a las personas enfocadas en los principales puntos de conversación; es fácil que estas sesiones se salgan de control. Si desea que las personas presenten algunas ideas geniales, haga un par de preguntas en la invitación por correo electrónico o calendario que pueden generar ideas previas a la reunión.
• Intercambio de información: en términos de similitud, estas reuniones serían lo que la mayoría de la gente asocia con el término "reunión". Para estas reuniones, simplemente está tratando de transmitir información, ya sea de usted o de alguien a quien se le haya encargado dirigir la reunión, a su personal. Debe haber un propósito claro para la reunión, y el motivo debe abordarse en una breve fase introductoria. Luego, vaya directo al grano y concéntrese en el contenido.
• Equipo ganador, estimulante: no es necesario que todas las reuniones tengan una estructura rígida; están destinadas a ser divertidas y relajadas, ya que le informa a sus empleados sobre los logros de una persona o un equipo específico. Sin embargo, estas reuniones no son solo de celebración, ya que debe preparar viñetas que feliciten a los empleados, informen exactamente cómo su logro benefició a la empresa y qué lecciones se pueden extraer de su éxito.
• Coordinación: tienden a ser reuniones breves que sirven para que todos estén en sintonía. Tiendo a enviar por correo electrónico los conceptos básicos antes de la reunión y luego repasarlos en grupo y ver si hay alguna pregunta. Estos tienden a tener un propósito amplio, siendo el objetivo organizacional más que conceptual.
• Resolución de problemas: estas reuniones se pueden realizar de manera mucho más ad hoc con mucho menos aviso. Si ve un problema o tendencia importante, identifíquelo, programe una reunión y luego reúna a las tropas.
• Establecimiento de la dirección: a veces, es necesario establecer realmente el tono de su semana, mes o trimestre. Estas reuniones deben programarse con cierta anticipación y deben realizarse con cierta regularidad. Los empleados deben saber qué esperar cuando tienen una de estas reuniones, ya que debe ser similar cada vez. Básicamente, estos sirven como una discusión de "aquí es donde estamos, aquí es donde quiero que vayamos, y así es como vamos a llegar juntos". Este tipo de reunión estaría dirigida por un ejecutivo y sería informativa e inspiradora para los empleados.
• Integración: estas reuniones ocurrirían cuando esté tratando de integrar un nuevo programa, proceso o persona. La estructura de estos sería bastante simple, ya que aborda cuál es el cambio, a quién / qué afectará y el motivo del cambio.

Tenga una agenda para su reunión

Una vez que haya elegido el tipo de reunión, establezca una agenda básica y tenga algunos puntos de conversación para comenzar. No desea sobreestructurar su reunión, pero tampoco desea tener largos períodos de silencio en los que esté contemplando su próximo movimiento. A los empleados les gusta pensar que la persona que dirige la reunión tiene un plan; nada es más incómodo cuando parece que el barco proverbial no tiene a nadie al mando.

Deje siempre algo de tiempo para preguntas o inquietudes, independientemente de la duración de su reunión. Si una reunión se excede del tiempo programado, es su culpa y no la culpa de sus empleados. Sus preguntas y aportes no deben sacrificarse porque no pudo controlar su propia agenda.

Termine sus reuniones temprano

Cuando tenga una agenda establecida, trate de apegarse a los puntos y limite la cantidad de conversaciones tangenciales que ocurren. Si la gente se está divirtiendo y lanzando buenas ideas, deja fluir el discurso. Sin embargo, si alguien se apropia de la reunión para promover su propia línea de razonamiento, intente que vuelva a encarrilarse.

Las reuniones largas rara vez son productivas: un estudio de Atlassian descubrió que el empleado promedio encuestado pasaba 31 horas al mes en reuniones improductivas, y la mitad de ese tiempo se consideraba "desperdiciado". En mi opinión, si puede terminar una reunión productiva en 20 minutos o menos, hágalo. Es mejor realizar 5 reuniones productivas una vez al día en el transcurso de una semana que realizar varias reuniones largas e improductivas en el mismo período. Obviamente, esto depende de los horarios de sus empleados, pero es una buena regla general.

Terminar abruptamente una reunión en el punto de un breve respiro les parecerá extraño al principio a sus empleados, pero verán lo motivado que está y harán lo mismo. Al cerrar su computadora portátil, ponerse de pie y salir, les indicará a sus empleados que es hora de volver al trabajo.

No embosques a los empleados productivos

Una de las razones por las que programamos las reuniones con anticipación es para que los empleados no se sientan emboscados. Al sorprender a los empleados con una reunión, no solo tiene una reunión menos colaborativa, sino que también limita la productividad de cada miembro de su equipo. Si sus empleados siempre están buscando una reunión emergente, no podrán concentrarse tanto como deberían en sus tareas diarias.

Los empleados funcionan mejor cuando tienen un horario algo rígido. En la mayoría de las industrias/trabajos, tener una rutina establecida permite mayores niveles de productividad, ya que las distracciones son limitadas y las personas pueden dedicar tiempo a cada proyecto/tarea. Los empleados prefieren tener un calendario algo concreto y que no cambie. Esto no significa que no pueda realizar una reunión ad hoc importante de vez en cuando, pero este tipo de interrupción debe ser lo más limitado posible.

Piense en enviar un correo electrónico en su lugar

Una forma de limitar la cantidad de veces que emboscas a un empleado es determinar si el contenido de tu reunión se puede enviar por correo electrónico. Como regla general, creo que los correos electrónicos deben usarse para transmitir información fáctica o puntos específicos basados ​​en procesos que son detallados y extensos por naturaleza. Los correos electrónicos permiten a las personas acceder a la información una y otra vez; este debería ser su modo de correspondencia para cualquier cosa que crea que las personas necesitarán consultar después del hecho.

Para la mayoría de las otras cosas, creo que la comunicación verbal triunfa sobre la correspondencia digital. ABSOLUTAMENTE nunca debe enviar correos electrónicos con emociones o grandes ideas; estas deben transmitirse en persona. Además, nadie quiere recibir 100 correos electrónicos en un hilo cuando una simple reunión de 10 minutos podría resolver el problema en cuestión.

Deja que la gente se divierta

Finalmente, no permita que sus reuniones se conviertan en reuniones sin emociones. Trate de ser lo más agradable posible: las personas están más atentas cuando ven que usted está comprometido y emocionado. Si no eres el orador más emocionante, entonces prepara una breve anécdota, un chiste ingenioso relacionado con el negocio o una historia inspiradora para comenzar. No te excedas con esto, ya que solo estás tratando de aligerar el estado de ánimo y abrir a las personas para la discusión.

Si sus empleados están activamente comprometidos y contribuyendo a una discusión animada sin algunas bromas ingeniosas y afables, entonces no mueva el barco. Pero, la mayoría de las empresas tienen empleados que no son robóticos. Trataría de establecer una proporción mental para las reuniones: concentrarse en la tarea el 90-95 por ciento del tiempo y permitir que el 5-10 por ciento de la reunión se dedique a discusiones tangenciales o anécdotas personales.
Deje que la conversación fluya cuando haya un breve receso en la agenda de la reunión, pero es su trabajo como líder hacer que la conversación fluya cuando las personas se están desviando demasiado del tema. Trate de pensar como un comediante stand-up: tenga una idea de lo que está pensando la audiencia. Cíñete a tu material, pero ten en cuenta el nivel de atención de tus empleados. Nunca tenga miedo de improvisar si sus puntos no están aterrizando, pero no se exceda demasiado.

A nadie le gustan las reuniones, pero sus empleados no deberían odiarlas. Sea agradable, profesional y asegúrese de que haya conclusiones concretas para todos. Además, no se preocupe si sus primeras reuniones son deficientes; como muchas cosas en los negocios, mejorará en las reuniones con el tiempo.