ビジネスミーティングを実行する方法：8つのすべきこととすべきでないこと

公開: 2021-12-20

私が初期の事業を立ち上げたとき、私は疫病のような会合を避けました。私にとって、商談は肥大化した企業や官僚的な政府機関の特徴であり、どちらも私が真似ようとしていませんでした。しかし、やがて自分が間違っていることを知りました。適切に運営された会議は、あらゆる規模の企業の業績を向上させることができます。

ヘンリー・フォードが言ったように、「みんなが一緒に前進しているなら、成功はそれ自体を大事にします。」

それにもかかわらず、多くのビジネス会議は時間の無駄です。生産的で、活気があり、協調的な方法で人々を集めていないと、あなたがやろうとしていることの多くが従業員に失われてしまいます。

続行する前に、これをお聞きします。あなたはまだビジネスアイデアを探していますか？もしそうなら、以下の私のクイズに答えてください。

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クイズ：どのビジネスがあなたに最適ですか？

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これが私のビジネスミーティングの運営方法に関する基本的なすべきこととすべきでないことのプレイブックです。

会議で電話を許可しないでください

会議で言われていることに耳を貸さないという言い訳を従業員に与えないでください。すべての会議の開始時に、電話とコンピューターを横に置くか、完全に遮断するように主張します。会議ごとに基本的なメモ/箇条書きを用意することを検討してください。ユーザーが自分のコンピューターでメモを取りたい場合は、会議後に自分のメモを熟読できるか、ペンと紙で自分でメモを取ることができることを伝えます。

最近の人々はデバイスに気を取られすぎており、会議は私たち全員がデバイスの電源を切り、会話に集中できる場所でなければなりません。人々が集中しているときでさえ、テキストや電子メールの通知は彼らの思考の流れを簡単に狂わせる可能性があります。また、電話やコンピューターのために誰かを無視することは失礼で不快であり、将来のビジネス状況で不快感を与えることになることを従業員に教える必要があります。

全員を会議に招待しないでください

人々が会議に気を取られる可能性がある主な理由は、彼らの存在が必要ではないということです。会議をスケジュールするときは、参加することだけを目的として人を招待しないでください。大企業の変更について話し合う会議の場合は、全員を招待します。それ以外の場合は、最も必要な従業員のみを含めます。

マーケティング戦略について話し合うための会議を開催している場合は、会議または全体的な計画に付加価値を与えることができる人を招待してください。優れた概念的なアイデアはあるが、マーケティングの専門知識が不足している可能性がある従業員は、全体的な戦略会議に価値を提供できます。マーケティングに固有の会議に参加する必要はありません。会議の目的と構造が定義されている限り、出席者リストを簡単に決定できます。

会議の種類を決定してください

その決定をしたら、どのタイプの会議を開催するかを決める必要があります。いくつかのオプションがあるので、以下でこれらの会議の種類を調べてみましょう。
•ブレーンストーミング–これは最も構造化されていないタイプの会議の1つです。基本的に、対処したいいくつかの箇条書き（カテゴリ/テーマ）を用意する必要があります。次に、それらのパラメータ内で人々がアイデアを互いに跳ね返らせるようにする必要があります。創造性を阻害しないことが重要ですが、人々が主要な論点に集中できるようにしてください。これらのセッションは手に負えなくなるのは簡単です。人々に素晴らしいアイデアを思い付いてもらいたい場合は、会議前の考えを促す可能性のあるいくつかの質問を電子メール/カレンダーの招待状で行ってください。
•情報共有–共通性の観点から、これらの会議は、ほとんどの人が「会議」という用語に関連付けるものです。これらの集会では、あなたは単にあなたから、または会議を主導する責任を負っている誰かからの情報をあなたのスタッフに伝えようとしているだけです。会議には明確な目的があり、その理由は簡単な導入段階で対処する必要があります。次に、要点を理解し、コンテンツに焦点を合わせます。
•勝利チーム、精神を高める–すべての会議を厳密に構成する必要はありません–個人または特定のチームの成果について従業員に伝えるため、これらは楽しくてゆるいものです。ただし、これらの会議は単なるお祝いではありません。従業員を祝福する箇条書きを作成し、彼らの業績が会社にどのように役立ったか、そして彼らの成功からどのような教訓を得ることができるかを正確に伝える必要があります。
•調整–これらは、全員を同じページに集める方法として機能する短い会議になる傾向があります。私は会議の前に基本事項を電子メールで送信し、グループとしてそれらを調べて、質問があるかどうかを確認する傾向があります。これらは幅広い目的を持っている傾向があり、その目標は概念よりも組織的なものです。
•問題解決–これらの会議は、はるかに少ない通知で、はるかに臨時的に行うことができます。大きな問題や傾向を見つけたら、それを特定し、会議をスケジュールしてから、軍隊を編成します。
•方向設定–場合によっては、週、月、または四半期のトーンを実際に設定する必要があります。これらの会議は、ある程度前もってスケジュールする必要があり、定期的に開催する必要があります。従業員は、これらの会議のいずれかを開催するときに何を期待できるかを知っておく必要があります。これは、毎回同じである必要があるためです。基本的に、これらは「これが私たちのいる場所であり、これが私たちが行きたい場所であり、これが私たちが一緒にそこに到達する方法です」という議論として機能します。このタイプの会議は、幹部が主導し、従業員にとって有益で刺激的なものになります。
•統合–これらの会議は、新しいプログラム、プロセス、または人を統合しようとしているときに発生します。これらの構造は、変更が何であるか、誰に/何に影響を与えるか、および変更の理由に対処するため、非常に単純です。

あなたの会議の議題を持っていますか

会議の種類を選択したら、基本的な議題を設定し、開始するためのいくつかの話し合いのポイントを用意します。会議を過度に構成したくないだけでなく、次の動きを検討している場所で長期間沈黙したくない場合もあります。従業員は、会議を運営している人には計画があると考えたいと思っています。ことわざの船に誰も指揮を執っていないように見える場合、これほど厄介なことはありません。

会議の長さに関係なく、質問や懸念事項については常に時間を取ってください。会議が予定された時間内に実行されている場合、それはあなたの責任であり、従業員の責任ではありません。あなたがあなた自身の議題を抑えることができなかったので、彼らの質問とインプットは犠牲にされるべきではありません。

ミーティングを早めに終了してください

議題を設定したら、要点に固執し、発生する接線方向の会話の数を制限するようにしてください。人々が楽しんで、良いアイデアを投げ出しているなら、談話を流してみましょう。ただし、誰かが会議を乗っ取って自分の論拠を宣伝する場合は、彼らを軌道に戻すようにしてください。

長い会議が生産的になることはめったにありません。アトラシアンの調査によると、調査対象の平均的な従業員は月に31時間非生産的な会議に費やし、その時間の半分は「無駄」と見なされていました。私の意見では、生産的な会議を20分以内にまとめることができれば、それを実行してください。同じ期間内に長く非生産的な会議を数回開催するよりも、1週間に1日1回5回の生産的な会議を開催する方がよいでしょう。これは明らかに従業員のスケジュールによって異なりますが、経験則としてお勧めします。

短い休憩の時点で会議を突然終了することは、最初は従業員には奇妙に思えますが、従業員はあなたがどれほど意欲的であるかを理解し、それに追随します。ラップトップを閉じ、立ち上がって外に出ると、仕事に戻る時間であることが従業員に通知されます。

生産的な従業員を待ち伏せしないでください

事前に打ち合わせを行う理由のひとつは、従業員が困惑しないようにするためです。会議で従業員を驚かせることで、共同作業が少なくなるだけでなく、チームの各メンバーの生産性が制限されます。従業員が常にポップアップ会議に目を光らせていると、日常業務に集中することができなくなります。

スケジュールがやや厳しい場合、従業員の機能は向上します。ほとんどの業界/仕事では、気を散らすものが限られており、人々が各プロジェクト/タスクに時間を割り当てることができるため、ルーチンを設定することで生産性のレベルを上げることができます。従業員は、やや具体的で変更されにくいカレンダーを好む。これは、重要な臨時の会議をたまに開催できないという意味ではありませんが、この種の混乱は可能な限り制限する必要があります。

代わりにメールを送信することを考えてください

従業員を待ち伏せする回数を制限する1つの方法は、会議の内容を電子メールとして送信できるかどうかを判断することです。原則として、電子メールは、事実情報や、詳細で長い性質を持つ特定のプロセスベースのポイントを中継するために使用する必要があると思います。電子メールを使用すると、人々は何度も情報にアクセスできます。これは、事後に人々が参照する必要があると思われるあらゆるものに対する通信のモードである必要があります。

他のほとんどのことについては、口頭でのコミュニケーションがデジタル通信よりも優れていると私は信じています。感情や大きなアイデアを絶対にメールで送信しないでください。これらは直接中継する必要があります。さらに、単純な10分間の会議で特定の問題を解決できる場合、スレッドで100通の電子メールを受信することは誰も望んでいません。

人々に楽しんでもらいましょう

最後に、あなたの会議が感情のない集まりにならないようにしてください。できるだけ人懐っこくしてください。人々は、あなたが夢中になって興奮しているのを見ると、より注意深くなります。あなたが最もスリリングな講演者でない場合は、短い逸話、ビジネスに関連する機知に富んだ小道具、または物事を始めるための感動的な話を準備してください。気分を明るくして人々を議論に開放しようとしているだけなので、これでやり過ぎないでください。

従業員が積極的に関与し、機知に富んだ人懐っこい冗談を言うことなく活発な議論に貢献している場合は、ボートを揺さぶらないでください。しかし、ほとんどの企業にはロボットではない従業員がいます。私は会議の精神的な比率を設定しようとします。90〜95％の時間でタスクに取り組み、会議の5〜10％が接線の議論や個人的な逸話に専念できるようにします。
会議の議題に短い休憩があるときに会話を流しますが、人々が話題から外れすぎているときにそれを巻き込むのはリーダーとしてのあなたの仕事です。スタンダップコメディアンのように考えてみてください–観客が何を考えているかを感じ取ってください。資料に固執しますが、従業員の注意レベルを認識してください。ポイントが上陸していない場合は、即興を恐れないでください。ただし、船外に出すぎないでください。

会議を愛する人は誰もいませんが、従業員は会議を嫌うべきではありません。人間味があり、プロフェッショナルであり、すべての人にとって具体的なポイントがあることを確認してください。また、最初の数回の会議が標準以下であっても心配する必要はありません。ビジネスの多くのことと同様に、時間の経過とともに会議が上手くなります。