كيفية إدارة اجتماع عمل: 8 نصائح وما لا تفعل

عندما أطلقت أعمالي التجارية المبكرة ، تجنبت الاجتماعات مثل الطاعون. بالنسبة لي ، كانت اجتماعات العمل سمة مميزة للشركات المتضخمة والكيانات الحكومية البيروقراطية ، والتي لم أكن أحاول محاكاتها. ومع ذلك ، علمت في النهاية أنني كنت مخطئًا. يمكن للاجتماعات الجيدة الإدارة أن تعزز أداء الشركات من جميع الأحجام.

كما قال هنري فورد: "إذا كان الجميع يتقدمون معًا ، فإن النجاح يعتني بنفسه".

ومع ذلك ، فإن العديد من اجتماعات العمل هي مضيعة للوقت. إذا كنت لا تجمع الأشخاص معًا بطريقة منتجة وحيوية وتعاونية ، فإن الكثير مما تحاول القيام به سيضيع على موظفيك.

قبل أن تكمل ، اسمحوا لي أن أسألك هذا. هل مازلت تبحث عن فكرة عمل؟ إذا كان الأمر كذلك ، أجب على الاختبار أدناه.

────────────

لغز: ما هو العمل الأفضل بالنسبة لك؟

────────────────

هذا هو كتابي الأساسي حول ما يجب فعله وما لا يجب فعله حول كيفية إدارة اجتماع عمل.

لا تسمح للهواتف في اجتماعاتك

لا تمنح موظفيك عذرًا لعدم الاستماع إلى ما يقال في الاجتماع. في بداية كل اجتماع ، أصر على وضع الهواتف وأجهزة الكمبيوتر جانبًا أو إغلاقها تمامًا. ضع في اعتبارك إعداد ملاحظات أساسية / نقاط نقطية لكل اجتماع - إذا أراد الأشخاص تدوين ملاحظات على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم ، أخبرهم أنه يمكنهم الاطلاع على ملاحظاتك بعد الاجتماع أو أخذها بالقلم والورق.

يتشتت انتباه الأشخاص كثيرًا في هذه الأيام بسبب أجهزتهم ، ويجب أن يكون الاجتماع مكانًا يمكننا فيه جميعًا إيقاف تشغيل أجهزتنا والتركيز على المحادثة. حتى عندما يركز الناس ، يمكن للإشعار برسالة نصية أو بريد إلكتروني أن يعرقل مسار أفكارهم بسهولة. أيضًا ، يجب أن تعلم موظفيك أن تجاهل شخص ما بسبب الهاتف أو الكمبيوتر هو أمر وقح وبغيض ، وسيؤدي إلى استبعاد أي موقف تجاري في المستقبل.

لا تدعو الجميع إلى اجتماعك

أحد الأسباب الرئيسية التي تجعل الناس يشتت انتباههم في الاجتماعات هو أن حضورهم ليس ضروريًا. عندما تقوم بجدولة اجتماع ، لا تدعو الأشخاص فقط لغرض التضمين. إذا كان الاجتماع سيناقش تغييرًا كبيرًا في الشركة ، فقم بدعوة الجميع. خلافًا لذلك ، قم بتضمين الموظفين الأكثر أهمية فقط.

إذا كنت تعقد اجتماعاً لمناقشة استراتيجية التسويق ، فقم بدعوة أي شخص يمكنه إضافة قيمة إلى الاجتماع أو الخطة الشاملة. يمكن للموظف الذي قد يكون لديه بعض الأفكار المفاهيمية الرائعة ، ولكنه قد يفتقر إلى أي خبرة تسويقية ، أن يقدم قيمة في اجتماعات الإستراتيجية الشاملة - لا يحتاجون إلى حضور الاجتماعات الخاصة بالتسويق. طالما أن الاجتماعات لها غرض محدد وهيكل ، يمكنك بسهولة تحديد قائمة الحضور.

هل تحدد نوع الاجتماع

بمجرد اتخاذ هذا القرار ، تحتاج إلى تحديد نوع الاجتماع الذي ستعقده. هناك عدد قليل من الخيارات ، لذلك دعونا نفحص أنواع الاجتماعات هذه أدناه:
• العصف الذهني - هذا هو أحد أنواع الاجتماعات الأقل تنظيمًا. بشكل أساسي ، يجب أن يكون لديك العديد من النقاط (الفئات / السمات) التي تريد معالجتها ، وبعد ذلك تحتاج ببساطة إلى السماح للأشخاص بترديد الأفكار عن بعضهم البعض ضمن تلك المعلمات. في حين أنه من المهم عدم كبح الإبداع ، حاول إبقاء الناس يركزون على نقاط الحديث الرئيسية - فمن السهل أن تخرج هذه الجلسات عن السيطرة. إذا كنت تريد أن يتوصل الأشخاص إلى بعض الأفكار الرائعة ، فاطرح سؤالين في دعوة البريد الإلكتروني / التقويم التي قد تحفز التفكير قبل الاجتماع.
• تبادل المعلومات - من حيث القواسم المشتركة ، ستكون هذه الاجتماعات هي ما يربطه معظم الناس بمصطلح "اجتماع". بالنسبة لهذه التجمعات ، فأنت تحاول ببساطة نقل المعلومات ، إما منك أو من شخص مكلف لقيادة الاجتماع ، إلى موظفيك. يجب أن يكون هناك هدف واضح للاجتماع ، ويجب معالجة سبب ذلك في مرحلة تمهيدية موجزة. بعد ذلك ، ادخل في صلب الموضوع وركز على المحتوى.
• فريق رابح ، معزز للروح - ليس كل الاجتماعات بحاجة إلى أن تكون منظمة بشكل صارم - فالمقصد منها أن تكون ممتعة وفضفاضة ، لأنك تخبر موظفيك عن إنجازات فرد أو فريق معين. ومع ذلك ، فإن هذه الاجتماعات ليست مجرد اجتماعات احتفالية ، حيث يجب عليك إعداد النقاط التي تهنئ الموظفين ، وتوضح بالضبط كيف استفاد إنجازهم الشركة ، وما هي الدروس التي يمكن الاستفادة منها من نجاحهم.
• التنسيق - تميل هذه الاجتماعات إلى أن تكون قصيرة وتكون بمثابة وسيلة لجذب الجميع إلى نفس الصفحة. أميل إلى إرسال الأساسيات عبر البريد الإلكتروني قبل الاجتماع ، ثم تصفحها كمجموعة ومعرفة ما إذا كان هناك أي أسئلة. تميل هذه إلى أن يكون لها هدف واسع ، بهدف تنظيمي أكثر من كونه مفاهيمي.
• حل المشكلات - يمكن إجراء هذه الاجتماعات على أساس مخصص بشكل أكبر بكثير مع إشعار أقل بكثير. إذا رأيت مشكلة أو اتجاهًا رئيسيًا ، فحدده ، وحدد موعدًا لعقد اجتماع ، ثم اجمع القوات.
• تحديد الاتجاه - في بعض الأحيان ، تحتاج حقًا إلى ضبط نغمة الأسبوع أو الشهر أو ربع السنة. يجب جدولة هذه الاجتماعات مسبقًا إلى حد ما ويجب أن تتم مع بعض الانتظام. يجب أن يعرف الموظفون ما يمكن توقعه عندما يكون لديهم أحد هذه الاجتماعات ، حيث يجب أن يكون متشابهًا في كل مرة. في الأساس ، هذه بمثابة مناقشة "هذا هو المكان الذي نحن فيه ، هذا هو المكان الذي أريد أن نذهب إليه ، وهذه هي الطريقة التي سنصل بها إلى هناك معًا". سيقود هذا النوع من الاجتماعات مسؤول تنفيذي وسيكون إعلاميًا وملهمًا للموظفين.
• التكامل - تحدث هذه الاجتماعات عندما تحاول دمج برنامج أو عملية أو شخص جديد. سيكون هيكل هذه الأشياء بسيطًا جدًا ، حيث تتناول ماهية التغيير ، ومن / ماذا سيؤثر ، وسبب التغيير.

هل لديك جدول أعمال لاجتماعك

بمجرد اختيار نوع الاجتماع ، ضع جدول أعمال أساسيًا وابدأ في بعض نقاط الحديث. لا تريد المبالغة في تنظيم اجتماعك ، لكنك أيضًا لا تريد أن يكون لديك فترات طويلة من الصمت حيث تفكر في خطوتك التالية. يحب الموظفون الاعتقاد بأن الشخص الذي يدير الاجتماع لديه خطة - لا شيء أكثر حرجًا عندما يبدو أن السفينة التي يضرب بها المثل لا يوجد أحد على رأسها.

اترك دائمًا بعض الوقت للأسئلة أو المخاوف ، بغض النظر عن المدة التي سيستغرقها اجتماعك. إذا كان الاجتماع يمر عبر الوقت المحدد ، فهذا خطأك وليس خطأ موظفيك. لا ينبغي التضحية بأسئلتهم ومدخلاتهم لأنك فشلت في كبح جماح أجندتك الخاصة.

قم بإنهاء اجتماعاتك مبكرًا

عندما يكون لديك جدول أعمال محدد ، حاول التمسك بالنقاط والحد من عدد المحادثات العرضية التي تحدث. إذا كان الناس يستمتعون بأنفسهم ويطرحون الأفكار الجيدة ، فدع الخطاب يتدفق. ومع ذلك ، إذا اختطف شخص ما الاجتماع للترويج لمنطقه المنطقي ، فحاول إعادته إلى المسار الصحيح.

نادراً ما تكون الاجتماعات الطويلة مثمرة - وجدت دراسة في Atlassian أن متوسط ​​الموظف الذي شمله الاستطلاع يقضي 31 ساعة في الشهر في اجتماعات غير منتجة ، مع اعتبار نصف ذلك الوقت "ضائعًا". في رأيي ، إذا كان بإمكانك إنهاء اجتماع مثمر في 20 دقيقة أو أقل ، فافعل ذلك. من الأفضل عقد 5 اجتماعات مثمرة مرة واحدة يوميًا على مدار الأسبوع بدلاً من عقد عدة اجتماعات طويلة وغير مثمرة خلال نفس الفترة. من الواضح أن هذا يعتمد على جداول موظفيك ، ولكن من الجيد أن يكون لديك.

سيبدو إنهاء الاجتماع فجأة عند نقطة الإرجاء القصيرة غريبًا لموظفيك في البداية ، لكنهم سيرون مدى حماسك وسيحذون حذوك. من خلال إغلاق الكمبيوتر المحمول والوقوف والخروج ، ستشير إلى موظفيك أن الوقت قد حان للعودة إلى العمل.

لا تنصب كمينًا للموظفين المنتجين

أحد أسباب جدولة الاجتماعات مسبقًا هو عدم شعور الموظفين بالكمين. من خلال مفاجأة الموظفين باجتماع ، لا يكون لديك اجتماع أقل تعاونًا فحسب ، بل تحد أيضًا من إنتاجية كل عضو في فريقك. إذا كان موظفوك دائمًا يبحثون عن اجتماع منبثق ، فلن يكونوا قادرين على التركيز بقدر ما ينبغي على مهامهم اليومية.

يعمل الموظفون بشكل أفضل عندما يكون لديهم جدول زمني صارم إلى حد ما. في معظم الصناعات / الوظائف ، يسمح وجود روتين محدد بمستويات متزايدة من الإنتاجية ، حيث تكون عوامل التشتيت محدودة ويمكن للأشخاص تخصيص الوقت لكل مشروع / مهمة. يفضل الموظفون أن يكون لديهم تقويم محدد إلى حد ما وليس من المحتمل أن يتغير. هذا لا يعني أنه لا يمكنك عقد اجتماع خاص مهم بين الحين والآخر ، ولكن هذا النوع من الاضطراب يجب أن يكون محدودًا قدر الإمكان.

فكر في إرسال بريد إلكتروني بدلاً من ذلك

تتمثل إحدى طرق الحد من عدد المرات التي نصبت فيها كمينًا لموظف في تحديد ما إذا كان يمكن إرسال محتوى اجتماعك كبريد إلكتروني. كقاعدة عامة ، أعتقد أنه يجب استخدام رسائل البريد الإلكتروني لنقل المعلومات الواقعية أو النقاط المحددة المستندة إلى العمليات والتي تكون مفصلة وطويلة في طبيعتها. تسمح رسائل البريد الإلكتروني للأشخاص بالوصول إلى المعلومات مرارًا وتكرارًا - يجب أن يكون هذا هو طريقتك في المراسلات لأي شيء تعتقد أنه سيحتاج الناس إلى الرجوع إليه بعد الحقيقة.

بالنسبة لمعظم الأشياء الأخرى ، أعتقد أن الاتصال اللفظي يتفوق على المراسلات الرقمية. يجب ألا ترسل بالبريد الإلكتروني مطلقًا المشاعر أو الأفكار الكبيرة - يجب نقلها شخصيًا. بالإضافة إلى ذلك ، لا أحد يرغب في الحصول على 100 رسالة بريد إلكتروني على سلسلة رسائل عندما يمكن لعقد اجتماع بسيط مدته 10 دقائق حل المشكلة المحددة.

لا تدع الناس يحصلون على بعض المرح

أخيرًا ، لا تسمح لاجتماعاتك بأن تصبح تجمعات بلا عواطف. حاول أن تكون أنيقًا قدر الإمكان - يكون الناس أكثر انتباهاً عندما يرون أنك منخرط ومتحمس. إذا لم تكن المتحدث الأكثر إثارة ، فقم بإعداد حكاية قصيرة ، أو سخرية بارعة تتعلق بالعمل ، أو قصة ملهمة لبدء الأمور. لا تفرط في ذلك ، لأنك تحاول فقط تخفيف الحالة المزاجية وفتح الناس للنقاش.

إذا كان موظفوك يشاركون بنشاط ويساهمون في مناقشة حية دون بعض المزاح الذكي والأنيق ، فلا تهز القارب. لكن معظم الشركات لديها موظفين ليسوا آليين. سأحاول تحديد نسبة ذهنية للاجتماعات: كن في مهمة 90-95٪ من الوقت واسمح بتخصيص 5-10٪ من الاجتماع للمناقشات العرضية أو الحكايات الشخصية.
دع المحادثة تتدفق عندما يكون هناك استراحة قصيرة في جدول أعمال الاجتماع ، ولكن وظيفتك كقائد هي أن تندفع عندما يصبح الناس خارج الموضوع. حاول التفكير ككوميدي ستاندوب - تعرف على ما يفكر فيه الجمهور. التزم بالمواد الخاصة بك ، لكن كن مدركًا لمستوى انتباه موظفيك. لا تخف أبدًا من الارتجال إذا لم تهبط نقاطك ، لكن لا تبالغ في ذلك.

لا أحد يحب الاجتماعات ، لكن لا ينبغي لموظفيك أن يكرهوها. كن أنيقًا ومحترفًا وتأكد من وجود وجبات جاهزة ملموسة للجميع. أيضًا ، لا تقلق إذا كانت التجمعات الأولى لك دون المستوى - مثل العديد من الأشياء في العمل ، ستتحسن في الاجتماعات بمرور الوقت.