Cara Menjalankan Rapat Bisnis: 8 Anjuran dan Larangan

Ketika saya meluncurkan bisnis awal saya, saya menghindari pertemuan seperti wabah. Bagi saya, pertemuan bisnis adalah ciri perusahaan yang membengkak dan entitas pemerintah yang birokratis, yang tidak ingin saya tiru. Namun, saya akhirnya mengetahui bahwa saya salah. Rapat yang dijalankan dengan baik dapat meningkatkan kinerja bisnis dari semua ukuran.

Seperti yang dikatakan Henry Ford: "Jika semua orang bergerak maju bersama, kesuksesan akan datang dengan sendirinya."

Meskipun demikian, banyak pertemuan bisnis yang membuang-buang waktu. Jika Anda tidak menyatukan orang dengan cara yang produktif, hidup, dan kolaboratif, banyak dari apa yang Anda coba lakukan akan hilang dari karyawan Anda.

Sebelum Anda melanjutkan, izinkan saya menanyakan ini kepada Anda. Apakah Anda masih mencari ide bisnis? Jika demikian, ikuti kuis saya di bawah ini.

─ Dengan ─ ur matikanansansansansansansANyaandangILirim "" 4. Manunjuk

KUIS: BISNIS APA YANG TERBAIK UNTUK ANDA?

─ Dengan ─ ur matikanansansansansansansans posasanarmaskanirimirim "irim tolasanarm Manunjuk

Berikut adalah pedoman dasar saya tentang apa yang harus dan tidak boleh dilakukan tentang cara menjalankan rapat bisnis.

Jangan Izinkan Telepon dalam Rapat Anda

Jangan beri karyawan Anda alasan untuk tidak mendengarkan apa yang dikatakan dalam rapat. Pada awal setiap pertemuan, bersikeras telepon dan komputer disingkirkan atau dimatikan sepenuhnya. Pertimbangkan untuk menyiapkan catatan/poin-poin dasar untuk setiap rapat – jika orang ingin membuat catatan di komputer mereka, beri tahu mereka bahwa mereka dapat membaca dengan teliti milik Anda setelah rapat atau mereka mengambilnya sendiri melalui pena dan kertas.

Orang-orang terlalu terganggu oleh perangkat mereka akhir-akhir ini, dan rapat harus menjadi tempat di mana kita semua dapat mematikan perangkat kita dan fokus pada percakapan. Bahkan ketika orang sedang fokus, pemberitahuan untuk teks atau email dapat dengan mudah menggagalkan pemikiran mereka. Selain itu, Anda harus mengajari karyawan Anda bahwa mengabaikan seseorang karena telepon atau komputer adalah tindakan yang tidak sopan dan menjengkelkan, dan akan merugikan situasi bisnis apa pun di masa depan.

Jangan Undang Semua Orang ke Pertemuan Anda

Alasan utama orang mungkin teralihkan perhatiannya dalam rapat adalah karena kehadiran mereka tidak diperlukan. Saat Anda menjadwalkan rapat, jangan undang orang hanya untuk tujuan penyertaan. Jika ini adalah rapat yang akan membahas perubahan besar perusahaan, undanglah semua orang. Jika tidak, sertakan hanya karyawan yang paling diperlukan.

Jika Anda mengadakan rapat untuk membahas strategi pemasaran, undang siapa saja yang dapat memberikan nilai tambah pada rapat atau rencana keseluruhan. Seorang karyawan yang mungkin memiliki beberapa ide konseptual yang hebat, tetapi mungkin tidak memiliki keahlian pemasaran, dapat memberikan nilai dalam rapat strategi secara keseluruhan – mereka tidak perlu datang ke rapat yang khusus untuk pemasaran. Selama rapat memiliki tujuan dan struktur yang jelas, Anda dapat dengan mudah menentukan daftar peserta.

Tentukan Jenis Pertemuan

Setelah Anda membuat tekad itu, Anda perlu memutuskan jenis pertemuan yang akan Anda adakan. Ada beberapa opsi, jadi mari kita periksa jenis rapat di bawah ini:
• Brainstorming – Ini adalah salah satu jenis pertemuan yang paling tidak terstruktur. Pada dasarnya, Anda perlu memiliki beberapa poin-poin (kategori/tema) yang ingin Anda tangani, dan kemudian Anda hanya perlu membiarkan orang memantulkan ide satu sama lain dalam parameter tersebut. Meskipun penting untuk tidak menahan kreativitas, cobalah untuk membuat orang tetap fokus pada pokok pembicaraan utama – sesi ini mudah lepas kendali. Jika Anda ingin orang-orang mengemukakan beberapa ide hebat, ajukan beberapa pertanyaan dalam undangan email/kalender yang mungkin mendorong pemikiran sebelum rapat.
• Berbagi informasi – Dalam hal kesamaan, pertemuan ini akan menjadi apa yang kebanyakan orang kaitkan dengan istilah “rapat.” Untuk pertemuan ini, Anda hanya mencoba menyampaikan informasi, baik dari Anda atau dari seseorang yang ditugaskan untuk memimpin pertemuan, kepada staf Anda. Harus ada tujuan yang jelas untuk pertemuan tersebut, dan alasannya harus dibahas dalam fase perkenalan yang singkat. Kemudian, langsung ke intinya dan fokus pada konten.
• Tim pemenang, peningkat semangat – Tidak semua rapat harus terstruktur secara kaku – ini dimaksudkan untuk menyenangkan dan santai, karena Anda memberi tahu karyawan Anda tentang pencapaian individu atau tim tertentu. Namun, rapat-rapat ini bukan sekadar perayaan, karena Anda harus menyiapkan poin-poin yang memberi selamat kepada karyawan, menceritakan dengan tepat bagaimana pencapaian mereka bermanfaat bagi perusahaan, dan pelajaran apa yang dapat diambil dari kesuksesan mereka.
• Koordinasi – Ini cenderung menjadi pertemuan singkat yang berfungsi sebagai cara untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama. Saya cenderung mengirim email tentang dasar-dasar sebelum rapat, dan kemudian membahasnya sebagai kelompok dan melihat apakah ada pertanyaan. Ini cenderung memiliki tujuan yang luas, dengan tujuan menjadi organisasi lebih dari konseptual.
• Pemecahan masalah – Pertemuan-pertemuan ini dapat dilakukan secara lebih ad-hoc dengan lebih sedikit pemberitahuan. Jika Anda melihat masalah atau tren besar, identifikasi, jadwalkan pertemuan, dan kumpulkan pasukan.
• Pengaturan arah – Terkadang, Anda perlu benar-benar mengatur nada untuk minggu, bulan, atau kuartal Anda. Pertemuan-pertemuan ini harus dijadwalkan agak jauh sebelumnya dan harus dilakukan secara teratur. Karyawan harus tahu apa yang diharapkan ketika mereka mengadakan salah satu dari pertemuan ini, karena itu harus serupa setiap kali. Pada dasarnya, ini berfungsi sebagai diskusi "ini adalah tempat kita berada, ini adalah tempat yang saya ingin kita tuju, dan ini adalah bagaimana kita akan sampai di sana bersama-sama". Jenis pertemuan ini akan dipimpin oleh seorang eksekutif dan akan informatif dan inspiratif bagi karyawan.
• Integrasi – Pertemuan ini akan terjadi ketika Anda mencoba mengintegrasikan program, proses, atau orang baru. Struktur untuk ini akan sangat sederhana, saat Anda membahas apa perubahannya, siapa/apa yang akan berdampak, dan alasan perubahannya.

Miliki Agenda untuk Pertemuan Anda

Setelah Anda memilih jenis rapat, tetapkan agenda dasar dan buat beberapa poin pembicaraan untuk memulai. Anda tidak ingin terlalu mengatur rapat Anda, tetapi Anda juga tidak ingin memiliki waktu hening yang lama di mana Anda merenungkan langkah Anda selanjutnya. Karyawan suka berpikir bahwa orang yang menjalankan rapat memiliki rencana - tidak ada yang lebih canggung ketika tampaknya kapal pepatah tidak memiliki siapa pun yang memimpin.

Selalu sediakan waktu untuk pertanyaan atau masalah, terlepas dari berapa lama rapat Anda akan berlangsung. Jika rapat berjalan melebihi waktu yang dijadwalkan, itu salah Anda dan bukan kesalahan karyawan Anda. Pertanyaan dan masukan mereka tidak boleh dikorbankan karena Anda gagal mengendalikan agenda Anda sendiri.

Akhiri Rapat Anda Lebih Awal

Ketika Anda memiliki agenda yang telah ditetapkan, cobalah untuk tetap berpegang pada poin-poin dan batasi jumlah percakapan tangensial yang terjadi. Jika orang menikmati diri mereka sendiri dan mengeluarkan ide-ide bagus, biarkan wacana mengalir. Namun, jika seseorang membajak rapat untuk mempromosikan alur penalaran mereka sendiri, cobalah untuk membuat mereka kembali ke jalurnya.

Rapat panjang jarang produktif – sebuah studi Atlassian menemukan bahwa rata-rata karyawan yang disurvei menghabiskan 31 jam sebulan dalam rapat yang tidak produktif, dengan setengah dari waktu itu dianggap “terbuang”. Menurut pendapat saya, jika Anda dapat menyelesaikan pertemuan yang produktif dalam 20 menit atau kurang, lakukanlah. Lebih baik mengadakan 5 pertemuan produktif sekali sehari selama seminggu daripada mengadakan beberapa pertemuan panjang dan tidak produktif dalam periode yang sama. Ini jelas tergantung pada jadwal karyawan Anda, tetapi ini adalah aturan praktis yang baik untuk dimiliki.

Mengakhiri rapat secara tiba-tiba pada titik penangguhan hukuman singkat akan tampak aneh bagi karyawan Anda pada awalnya, tetapi mereka akan melihat seberapa termotivasi Anda dan akan mengikutinya. Dengan menutup laptop Anda, berdiri, dan berjalan keluar, Anda akan memberi sinyal kepada karyawan Anda bahwa sudah waktunya untuk kembali bekerja.

Jangan Menyerang Karyawan Produktif

Salah satu alasan kami menjadwalkan rapat jauh-jauh hari adalah agar karyawan tidak merasa disergap. Dengan mengejutkan karyawan dengan rapat, Anda tidak hanya memiliki rapat yang kurang kolaboratif, tetapi juga membatasi produktivitas setiap anggota tim Anda. Jika karyawan Anda selalu mencari rapat popup, mereka tidak akan dapat fokus sebanyak yang seharusnya pada tugas sehari-hari mereka.

Karyawan berfungsi lebih baik ketika mereka memiliki jadwal yang agak kaku. Di sebagian besar industri/pekerjaan, memiliki rutinitas yang ditetapkan memungkinkan peningkatan tingkat produktivitas, karena gangguan terbatas dan orang dapat mengalokasikan waktu untuk setiap proyek/tugas. Karyawan lebih suka memiliki kalender yang agak konkret dan tidak mungkin berubah. Ini tidak berarti bahwa Anda tidak dapat mengadakan pertemuan ad-hoc penting sesekali, tetapi jenis gangguan ini harus dibatasi mungkin.

Pikirkan Tentang Mengirim Email Sebagai gantinya

Salah satu cara untuk membatasi berapa kali Anda menyergap seorang karyawan adalah dengan menentukan apakah konten rapat Anda dapat dikirim sebagai email. Sebagai aturan umum, saya pikir email harus digunakan untuk menyampaikan informasi faktual atau poin-poin berbasis proses tertentu yang bersifat rinci dan panjang. Email memungkinkan orang untuk mengakses informasi berulang-ulang – ini harus menjadi mode korespondensi Anda untuk apa pun yang menurut Anda perlu dirujuk oleh orang setelah fakta.

Untuk sebagian besar hal lainnya, saya percaya bahwa komunikasi verbal mengalahkan korespondensi digital. Anda harus BENAR-BENAR tidak pernah email emosi atau ide-ide besar - ini perlu disampaikan secara langsung. Plus, tidak ada yang ingin mendapatkan 100 email di utas saat pertemuan sederhana 10 menit dapat menyelesaikan masalah yang diberikan.

Biarkan Orang Bersenang-senang

Terakhir, jangan biarkan pertemuan Anda menjadi pertemuan tanpa emosi. Cobalah dan tampillah semenarik mungkin – orang-orang akan lebih penuh perhatian saat mereka melihat Anda terlibat dan bersemangat. Jika Anda bukan pembicara yang paling mendebarkan, maka siapkan anekdot pendek, sindiran jenaka yang terkait dengan bisnis, atau kisah inspirasional untuk memulai. Jangan berlebihan dengan ini, karena Anda hanya mencoba untuk meringankan suasana dan membuka orang untuk berdiskusi.

Jika karyawan Anda secara aktif terlibat dan berkontribusi pada diskusi yang hidup tanpa olok-olok yang jenaka dan menarik, maka jangan goyah. Tapi, sebagian besar perusahaan memiliki karyawan yang bukan robot. Saya akan mencoba dan menetapkan rasio mental untuk rapat: mengerjakan tugas 90-95 persen dari waktu dan membiarkan 5-10 persen rapat dikhususkan untuk diskusi tangensial atau anekdot pribadi.
Biarkan percakapan mengalir ketika ada jeda singkat dalam agenda rapat, tetapi tugas Anda sebagai pemimpin adalah untuk menariknya kembali ketika orang-orang terlalu keluar dari topik. Cobalah untuk berpikir seperti komedian standup – rasakan apa yang dipikirkan penonton. Tetap berpegang pada materi Anda, tetapi perhatikan tingkat perhatian karyawan Anda. Jangan pernah takut untuk berimprovisasi jika poin Anda tidak mendarat, tetapi jangan terlalu berlebihan.

Tidak ada yang menyukai rapat, tetapi karyawan Anda tidak boleh membencinya. Jadilah kepribadian, profesional, dan pastikan bahwa ada takeaways konkret untuk semua orang. Juga, jangan khawatir jika beberapa pertemuan pertama Anda di bawah standar – seperti banyak hal dalam bisnis, Anda akan menjadi lebih baik dalam pertemuan dari waktu ke waktu.