Come gestire una riunione di lavoro: 8 cose da fare e da non fare

Quando ho lanciato le mie prime attività, ho evitato le riunioni come la peste. Per me, le riunioni di lavoro erano un segno distintivo di corporazioni gonfie ed enti governativi burocratici, nessuno dei quali stavo cercando di emulare. Tuttavia, alla fine ho imparato che mi sbagliavo. Riunioni ben gestite possono migliorare le prestazioni di aziende di tutte le dimensioni.

Come ha detto Henry Ford: "Se tutti vanno avanti insieme, il successo si prende cura di se stesso".

Tuttavia, molti incontri di lavoro sono una perdita di tempo. Se non stai riunendo le persone in un modo che sia produttivo, vivace e collaborativo, gran parte di ciò che stai cercando di fare andrà perso per i tuoi dipendenti.

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Ecco il mio manuale di base sulle cose da fare e da non fare su come gestire una riunione di lavoro.

Non consentire telefoni nelle tue riunioni

Non dare ai tuoi dipendenti una scusa per non ascoltare ciò che viene detto in una riunione. All'inizio di ogni riunione, insistere che telefoni e computer vengano messi da parte o spenti completamente. Prendi in considerazione la possibilità di preparare note di base/punti elenco per ogni riunione: se le persone vogliono prendere appunti sui loro computer, di' loro che possono leggere i tuoi dopo la riunione o che li prendono da soli con carta e penna.

Le persone sono troppo distratte dai loro dispositivi in ​​questi giorni e una riunione dovrebbe essere un luogo in cui tutti noi possiamo spegnere i nostri dispositivi e concentrarci sulla conversazione. Anche quando le persone sono concentrate, una notifica per un SMS o un'e-mail può facilmente far deragliare il loro modo di pensare. Inoltre, dovresti insegnare ai tuoi dipendenti che ignorare qualcuno a causa di un telefono o di un computer è scortese e odioso e sarà scoraggiante in qualsiasi situazione aziendale futura.

Non invitare tutti alla tua riunione

Uno dei motivi principali per cui le persone possono essere distratte durante le riunioni è che la loro presenza non è necessaria. Quando pianifichi una riunione, non invitare le persone esclusivamente a scopo di inclusione. Se si tratta di una riunione che discuterà di un importante cambiamento aziendale, invita tutti. Altrimenti, includi solo i dipendenti più necessari.

Se stai tenendo una riunione per discutere della strategia di marketing, invita chiunque possa aggiungere valore alla riunione o al piano generale. Un dipendente che può avere delle grandi idee concettuali, ma può non avere alcuna esperienza di marketing, potrebbe fornire valore nelle riunioni strategiche generali: non è necessario che venga alle riunioni specifiche del marketing. Finché le riunioni hanno uno scopo e una struttura definiti, è possibile determinare facilmente l'elenco dei partecipanti.

Determina il tipo di riunione

Una volta presa questa decisione, devi decidere quale tipo di riunione terrà. Ci sono alcune opzioni, quindi esaminiamo questi tipi di riunione di seguito:
• Brainstorming – Questo è uno dei tipi di riunioni meno strutturati. Fondamentalmente, devi avere diversi punti elenco (categorie/temi) che vuoi affrontare, e quindi devi semplicemente consentire alle persone di rimbalzare le idee l'una sull'altra all'interno di quei parametri. Sebbene sia importante non soffocare la creatività, cerca di mantenere le persone concentrate sui principali argomenti di discussione: è facile che queste sessioni sfuggano di mano. Se vuoi che le persone trovino delle grandi idee, fai un paio di domande nell'e-mail/invito al calendario che potrebbero indurre a pensare prima della riunione.
• Condivisione delle informazioni: in termini di comunanza, questi incontri sarebbero ciò che la maggior parte delle persone associa al termine "riunione". Per queste riunioni, stai semplicemente cercando di trasmettere informazioni, da te o da qualcuno che è stato incaricato di guidare la riunione, al tuo personale. Ci dovrebbe essere uno scopo chiaro per l'incontro e il motivo dovrebbe essere affrontato in una breve fase introduttiva. Quindi, vai dritto al punto e concentrati sul contenuto.
• Team vincente, potenziamento dello spirito – Non tutte le riunioni devono essere strutturate in modo rigido – queste sono pensate per essere divertenti e libere, poiché stai raccontando ai tuoi dipendenti i risultati di un individuo o di un team specifico. Questi incontri non sono solo celebrativi, tuttavia, poiché dovresti preparare punti elenco che si congratulano con i dipendenti, raccontano esattamente come i loro risultati hanno giovato all'azienda e quali lezioni si possono trarre dal loro successo.
• Coordinamento: tendono ad essere brevi riunioni che servono come un modo per mettere tutti d'accordo. Tenderei a inviare via e-mail le nozioni di base prima della riunione, quindi esaminarle come gruppo e vedere se ci sono domande. Questi tendono ad avere uno scopo ampio, con l'obiettivo di essere organizzativo più che concettuale.
• Risoluzione dei problemi: queste riunioni possono essere svolte su una base molto più ad hoc con molto meno preavviso. Se vedi un problema o una tendenza importante, identificalo, pianifica una riunione e quindi riunisci le truppe.
• Impostazione della direzione: a volte, è necessario impostare davvero il tono per la settimana, il mese o il trimestre. Queste riunioni dovrebbero essere programmate con un certo anticipo e dovrebbero svolgersi con una certa regolarità. I dipendenti dovrebbero sapere cosa aspettarsi quando hanno uno di questi incontri, poiché ogni volta dovrebbe essere simile. Fondamentalmente, questi servono come una discussione "questo è dove siamo, questo è dove voglio che andiamo, ed è così che ci arriveremo insieme". Questo tipo di incontro sarebbe guidato da un dirigente e sarebbe informativo e di ispirazione per i dipendenti.
• Integrazione: queste riunioni si verificano quando si tenta di integrare un nuovo programma, processo o persona. La struttura di questi sarebbe piuttosto semplice, poiché affronti qual è il cambiamento, chi/cosa avrà un impatto e il motivo del cambiamento.

Avere un'agenda per la tua riunione

Una volta scelto il tipo di riunione, stabilisci un'agenda di base e disponi di alcuni punti di discussione con cui iniziare. Non vuoi sovrastrutturare la tua riunione, ma non vuoi nemmeno avere lunghi periodi di silenzio in cui stai contemplando la tua prossima mossa. Ai dipendenti piace pensare che la persona che gestisce la riunione abbia un piano: niente è più imbarazzante quando sembra che la proverbiale nave non abbia nessuno al timone.

Lascia sempre del tempo per domande o dubbi, indipendentemente dalla durata della riunione. Se una riunione si svolge oltre l'orario programmato, è colpa tua e non dei tuoi dipendenti. Le loro domande e il loro contributo non dovrebbero essere sacrificati perché non sei riuscito a tenere a freno la tua agenda.

Termina presto le tue riunioni

Quando hai un'agenda fissa, cerca di attenerti ai punti e limitare il numero di conversazioni tangenziali che si verificano. Se le persone si divertono e buttano fuori buone idee, lascia che il discorso scorra. Tuttavia, se qualcuno dirotta la riunione per promuovere la propria linea di ragionamento, cerca di rimetterlo in carreggiata.

Le riunioni lunghe sono raramente produttive: uno studio Atlassian ha rilevato che il dipendente medio intervistato trascorre 31 ore al mese in riunioni improduttive, di cui la metà è considerata "sprecata". Secondo me, se riesci a concludere una riunione produttiva in 20 minuti o meno, fallo. È meglio tenere 5 riunioni produttive una volta al giorno nel corso di una settimana piuttosto che tenere diverse riunioni lunghe e improduttive nello stesso periodo. Questo ovviamente dipende dagli orari dei tuoi dipendenti, ma è una buona regola pratica da avere.

Terminare bruscamente una riunione nel punto di una breve tregua all'inizio sembrerà strano ai tuoi dipendenti, ma vedranno quanto sei motivato e seguiranno l'esempio. Chiudendo il laptop, alzandosi e uscendo, segnalerai ai tuoi dipendenti che è ora di tornare al lavoro.

Non tendere agguati ai dipendenti produttivi

Uno dei motivi per cui programmiamo le riunioni in anticipo è che i dipendenti non si sentano in agguato. Sorprendendo i dipendenti con una riunione, non solo hai una riunione meno collaborativa, ma limiti anche la produttività di ogni membro del tuo team. Se i tuoi dipendenti sono sempre alla ricerca di una riunione popup, non saranno in grado di concentrarsi quanto dovrebbero sulle loro attività quotidiane.

I dipendenti funzionano meglio quando hanno un programma piuttosto rigido. Nella maggior parte dei settori/lavori, avere una routine prestabilita consente un aumento dei livelli di produttività, poiché le distrazioni sono limitate e le persone possono assegnare tempo per ogni progetto/attività. I dipendenti preferiscono avere un calendario in qualche modo concreto e non soggetto a modifiche. Questo non significa che non puoi tenere una riunione ad hoc importante di tanto in tanto, ma questo tipo di interruzione dovrebbe essere il più limitato possibile.

Pensa invece di inviare un'e-mail

Un modo per limitare il numero di imboscate a un dipendente è determinare se il contenuto della riunione può essere inviato come e-mail. Come regola generale, penso che le e-mail dovrebbero essere utilizzate per trasmettere informazioni fattuali o punti specifici basati su processi che sono di natura dettagliata e lunga. Le e-mail consentono alle persone di accedere alle informazioni più e più volte: questa dovrebbe essere la tua modalità di corrispondenza per tutto ciò a cui pensi che le persone debbano fare riferimento dopo il fatto.

Per la maggior parte delle altre cose, credo che la comunicazione verbale prevalga sulla corrispondenza digitale. Non dovresti ASSOLUTAMENTE non inviare mai via e-mail emozioni o grandi idee: queste devono essere trasmesse di persona. Inoltre, nessuno vuole ricevere 100 e-mail su un thread quando una semplice riunione di 10 minuti potrebbe risolvere il problema indicato.

Lascia che le persone si divertano

Infine, non permettere che le tue riunioni diventino riunioni senza emozioni. Cerca di essere il più gradevole possibile: le persone sono più attente quando vedono che sei impegnato ed eccitato. Se non sei l'oratore più elettrizzante, allora prepara un breve aneddoto, una battuta spiritosa relativa all'attività o una storia stimolante per iniziare le cose. Non esagerare con questo, poiché stai solo cercando di alleggerire l'atmosfera e aprire le persone alla discussione.

Se i tuoi dipendenti sono attivamente coinvolti e contribuiscono a una discussione vivace senza alcune battute spiritose e di bell'aspetto, allora non agitare la barca. Ma la maggior parte delle aziende ha dipendenti che non sono robotici. Cercherei di stabilire un rapporto mentale per le riunioni: essere in attività il 90-95 percento delle volte e consentire che il 5-10 percento della riunione sia dedicato a discussioni tangenziali o aneddoti personali.
Lascia che la conversazione fluisca quando c'è una breve pausa nell'agenda della riunione, ma è tuo compito come leader riavvolgerla quando le persone stanno diventando troppo fuori tema. Prova a pensare come un cabarettista: fatti un'idea di cosa sta pensando il pubblico. Attieniti al tuo materiale, ma sii consapevole del livello di attenzione dei tuoi dipendenti. Non aver mai paura di improvvisare se i tuoi punti non arrivano, ma non esagerare.

Nessuno ama le riunioni, ma i tuoi dipendenti non dovrebbero odiarle. Sii affabile, professionale e assicurati che ci siano aspetti concreti per tutti. Inoltre, non preoccuparti se i tuoi primi due incontri sono scadenti: come molte cose nel mondo degli affari, migliorerai con le riunioni nel tempo.