Aslında Yanıt Alan Profesyonel Bir E-posta Nasıl Yazılır?

Bir kuruluşun hem içinde hem de dışında iletişim için en verimli kanallardan biri e-postadır.

Pozisyonunuz ne olursa olsun, etkinliği için muhtemelen e-postayı kullanacaksınız. Bir tanıtım mektubu yazmanız, bilgi alışverişinde bulunmanız, kritik bir güncellemeyi iletmeniz veya önemli bir toplantıyı özetlemeniz gerekebilir.

İyi yazılmış bir e-posta, alıcıya hoş geldiniz, özlü ve eyleme geçirilebilir bir mesaj verir. Bu gereksinimlere bağlı kalarak e-posta yazmak pratikle öğrenilebilir. Öne çıkmasını, açılmasını ve okunmasını istiyorsanız e-postanızı profesyonelce oluşturmalısınız.

Bu gönderide, ister manuel olarak e-posta gönderiyor olun, ister e -posta pazarlama otomasyonunu kullanıyor olun, okuyucunun dikkatini çeken ve harekete geçmelerine yardımcı olan profesyonel bir e-posta oluşturmayı gözden geçireceğiz.

Profesyonel e-posta nedir?

Profesyonel bir e-posta yazmanın birkaç yolu vardır. Bir teşekkür mektubu, işvereninize bir istifa mektubu veya bir iş başvurusu için özgeçmiş içeren bir kapak mektubu olabilir. E-posta gönderme nedeniniz ne olursa olsun, başarı şansınızı artırmak için profesyonel bir not oluşturmalısınız.

Diğer iletişim biçimleri gibi, e-postanın amacına dalmadan ve alıcıdan harekete geçmesini istemeden önce kendinizi tanıtarak başlamalısınız. Profesyonel bir e-posta aşağıdaki örneğe benzemiyor .

Kaynak: Moosend

Profesyonel bir e-posta, aşağıdaki bölümde analiz edeceğimiz belirli unsurlarla titizlikle oluşturulmalıdır.

Profesyonel bir e-postanın unsurları

Her profesyonel e-posta aynı temel bölümlere ayrılabilir. Bu bileşenlerin hepsini kullanamayabilirsiniz, ancak her birini her zaman dikkatlice düşünmelisiniz.

Konuyu mümkün olan en az kelimeyle aktaran ve okuyucuyu harekete geçmeye motive eden iyi yapılandırılmış, profesyonel bir e-postanın etkinliğini küçümsemek imkansızdır. Bu deneyimi nasıl oluşturacağınızı daha iyi anlamak için, yazarken akılda tutulması gereken öğelerin bir listesi burada.

Konu satırı

Adınız veya e-posta adresinizle birlikte e - posta konu satırı , alıcının e-postanıza tıklayıp tıklamamaya karar vermeden önce göreceği şeydir. Sonuç olarak, mesajınızın amacını dile getirdiğinizden ve beklentileri oluşturduğunuzdan emin olmak istersiniz.

Ayrıca alıcıyı e-postayı açmaya ikna etmek de zorlayıcı olmalıdır. E-postanızın gövdesi ne kadar iyi yapılandırılmış olursa olsun, konu satırı onların dikkatini çekmezse, onu bile açmayabilirler ve bu bir profesyonel olarak isteyeceğiniz son şeydir.

Bir sonraki profesyonel e-postanız için aklınızda bulundurmanız gereken bazı konu satırı ipuçları:

• 60 karakterden az kullanın.
• E-postanın hedefini tek bir cümlede açıkça belirtin.
• Alıcının adıyla başlayarak pop yapın.

Örneğin, bir toplantıyı ertelemeniz gerekiyorsa, "Merhaba [ad], lütfen toplantıyı yeniden planlayabilir miyiz?" yazabilirsiniz. Birini bir web seminerine davet etmek istiyorsanız, "[ad], işte e-posta pazarlaması hakkında her şeyi öğrenme şansınız!" yazabilirsiniz.

Kaynak: Moosend

Selamlama

Profesyonel bir e-posta oluştururken, genellikle selamlama olarak adlandırılan resmi bir selamlama ile mümkün olan en büyük ilk izlenimi vermek çok önemlidir.

Bu çok önemlidir, çünkü birinin adını doğru yazmamak veya yanlış selamlamayı kullanmak sizi nasıl gördüklerine zarar verebilir. Hoşgeldin yeterince düşünmek, tüm e-postanın tonunu oluşturur.

Alıcı, tam adının daha uygun olabileceği daha resmi bir kuruluş için çalışmıyorsa, çoğu profesyonel tartışmada yalnızca ilk adı kullanmak yeterlidir.

Yanlışlıkla "Ms" kullanmaktansa birinin adını veya soyadını kullanmak her zaman tercih edilir. veya "Bay" Ancak, profesörler ve doktorlar için tercih edilen biçim, genellikle unvanlarının ardından soyadıdır.

Kimliğinden emin değilseniz, bazen alıcının adı yerine "Merhaba" veya "Merhaba" yazarak e-postanızı başlatabilirsiniz.

Gövde

E-posta gövdesinde, alıcınızla iletişim kurmak istediğiniz bilgileri eklemelisiniz. Profesyonel e-postalar yazarken duruma uygun bir dil kullanın ve spam sözcükleri kullanmaktan kaçının . Mesajı neden gönderdiğinizi ve alıcının okuduktan sonra hangi eylemi yapacağını umduğunuzu açıkça belirtin.

Her zaman kendiniz hakkında bir tanıtımla başlayın. Bu, özellikle birisine ilk kez e-posta gönderiyorsa çok önemlidir. Bu, mesajın amacına uyan, hakkınızdaki bir ila iki cümleden oluşan kısa bir paragraf olabilir.

İşte bazı ipuçları:

• E-postanın ana noktasına alakasız bilgiler eklemekten kaçının.
• Girişinizi iki cümleden fazla tutmayın.
• Web sitenize veya LinkedIn sayfanıza bağlantı verin.
• Girişi basit tutun; çok karmaşık hale getirmekten kaçının.

Kendinizi tanıttıktan sonra, e-postanızın içeriğini açıklamaya başlayabilirsiniz. E-posta gövdesi, göndermek istediğiniz mesajı, alıcının bundan nasıl yararlanabileceğini ve onlardan ne beklediğinizi ayrıntılı olarak açıklamalıdır.

Hiç kimsenin bağlamı olmayan uzun, okunması zor bir e-postayı okumaya vakti yoktur, bu yüzden basit ve özlü tutun. Daha az kelimeyle ne kadar çok şey söyleyebileceğinize dikkat edin.

Harika bir e-posta gövdesi oluşturmak için bazı ipuçları:

• E-postanın gözden geçirilmesini kolaylaştırmak için biçimlendirme ve madde işaretleri kullanın.
• Bazı kelimeleri kalın ve italik olarak kullanın.
• Okunabilirliği artırmak için kısa cümleler yazın.
• Sonuç kısmında açık uçlu bir soru sorun.
• E-postanızı gözden geçirin ve dil bilgisi hatalarını kontrol edin.

Okuyucularınızı anlamak, söylediklerinize dikkat etmelerini ve uygun eylemi yapmalarını sağlamanın anahtarıdır.

Kapanış

Adınızdan ve imzanızdan önceki bölüm, e-posta kapanışınızdır. Bu noktada bir harekete geçirici mesaj da eklenmelidir. Bu, bir yanıt almayı, alıcıyı bir kurşun mıknatısla belirli bir bağlantıya yönlendirmeyi veya başka bir belirli eylemi gerçekleştirmeyi içerebilir .

Alıcının e-postanızı okuduktan sonra yaptığı her şeyi belirleyecektir. Etkili bir şekilde yazılmışsa, değeri vurguluyorsa ve uygun kapanış sözcüklerine sahipse, makul bir yanıt alma olasılığınız vardır.

Yanlış imza, aşırı tanıdık veya profesyonelce gelmeyerek yanlış izlenime yol açabilir; bu nedenle, alıcıyla olan ilişkinize bağlı olarak birini seçin.

İmza

Bu bölüm, iletişim bilgilerinizi, unvanınızı, kuruluşunuzu veya siz veya işletmeniz hakkında ek bilgiler içeren sayfalara bağlantılarınızı içerebilir. Tüm bu parametreler, alıcılarınız için başka bir bilgi katmanı ekleyebilir ve profesyonel bir e-posta imzası oluşturabilir .

Çoğu profesyonel bu şanstan yararlanmasa da, profesyonel bir e-posta imzası, okuyuculara siz veya işiniz hakkında daha fazla bilgi verme ve onlara sizinle iletişim kurma yolları sunma konusunda büyük bir potansiyele sahiptir.

Gmail ve Outlook dahil olmak üzere çoğu e-posta pazarlama platformunu kullanarak gönderdiğiniz her e-postaya otomatik e-posta imzaları da ekleyebilirsiniz . Bu bölümü otomatikleştirmek verimli gibi görünse de, daha iyi bir yanıt almak için e-postanızın amacına göre ayarlamak daha iyidir.

Profesyonel e-posta yazmak için en iyi uygulamalar

Profesyonel bir e-postanın gerekli tüm unsurlarını nasıl birleştireceğinizi bildiğinizi bilin, başarı şansını artırmak için birkaç ipucu keşfetmenin zamanı geldi.

E-postanızı kısa ve öz tutun

İnsanlar günlük olarak çok sayıda e-posta alırlar, bu nedenle bir alıcının birkaç kısa paragraftan oluşan bir e-postaya yanıt verme olasılığı oldukça uzun olan bir e-postadan daha fazladır. Bu nedenle, diğer insanların zamanını göz önünde bulundurarak, özlü profesyonel e-postalar yazmak ihtiyatlıdır. Her biri üç ila beş cümleden oluşan bir ila üç kısa paragraftan daha uzun olmamalıdır. Ancak, çok kısa yapmaktan kaçınmak çok önemlidir.

Zor olan kısım, çok fazla materyali kapsaması gereken ve uzunluğu kontrol altında tutmayı zorlaştıran e-posta gövdesidir. E-posta metin yazarlığı , cephaneliğinizde önemli bir silah olabilir ve kısa ve öz bir e-posta oluşturma ilkelerine hakim olmak, uzun vadede size çok yardımcı olabilir.

Profesyonellerin, özellikle de organizasyondaki karar vericilerin, uzun iletişimleri okumak için zamanları olmadığını unutmayın. Sonuç olarak, profesyonel bir tonda gözden geçirilebilir bir e-postaya sahip olmak, alıcının yanıt vermesini kolaylaştırır.

Doğrudan konuya giren kısa ve öz bir e-postayı mı yoksa sadece bakarak sizi sıkan uzun bir e-postayı mı okumayı tercih edersiniz?

Kişiselleştirin

Kişiselleştirilmiş anında iletme bildirimlerinin uygulamalar için yaygın olduğu ve özelleştirilmiş reklamların kullanabileceğiniz her ortamı bombaladığı bir dünyada, iş e-postalarını kişiselleştirmek cephaneliğinizde olmazsa olmaz bir araçtır.

Kişiselleştirilmiş bir e-posta şöyle görünür:

Kaynak: Moosend

Profesyonel bir e-postayı kişiselleştirmek, alıcının adını konu satırına eklemenin çok ötesindedir. Bu, araştırmanızı yaptığınızı ve onlar için sağlam bir e-posta teklifi oluşturmak için zaman ayırdığınızı gösteren ayrıntıları eklemek anlamına gelir.

Birçok pazarlamacı, kişiselleştirmenin müşteri katılımını artırdığına kuvvetle inanır, bu nedenle buna dikkat etmek, e-posta açma oranınızı ve yanıt alma olasılığınızı önemli ölçüde artırabilir. E -posta tasarımınızı oluştururken en iyi strateji, çok araştırılmış bir açılış paragrafına sahip olmaktır. Bu araştırmayı alıcının sosyal medya hesaplarına, web sitesine veya haber makalelerine bakarak yapabilirsiniz.

Kişiselleştirmenin arkasındaki konsept, bir kişi hakkında bilgi içeren bir elektronik tablo oluşturmaktır. Bu onların adı, e-posta adresi, bir buzkıran ve muhtemelen belirli bir blog gönderisine veya sosyal medya gönderisine atıfta bulunan bir bağlantı olacaktır.

Kaynak: Moosend

Alıcınızı araştırmak ve profesyonel e-postanıza kişiselleştirilmiş bir dokunuş eklemek için biraz zaman ayırırsanız, başarı oranları önemli ölçüde artırılabilir.

Ancak, bir sonraki aşamaya geçmek ve manuel çalışmalardan kaçınmak istiyorsanız, sizi korudum. E-posta pazarlama yazılımından yararlanabilir ve CSV'nizi içe aktararak yazılımın sihrini gerçekleştirmesine izin verebilirsiniz. Bu strateji, özellikle iş fırsatları arayan veya satışla uğraşan ve diğer işletmelere profesyonel olarak satış yapmak isteyen kişiler için oldukça etkili olabilir.

Göndermeden önce kontrol edin

İş e-postalarındaki yazım ve noktalama sorunları, olumsuz bir izlenime ve maliyetli sonuçlara neden olabilir. Temel bilgilerden başlayarak, e-postanızın kusursuz olduğunu düşünseniz bile alıcının adını ve e-posta adresini iki kez kontrol edin.

Konu satırı, e-postanın ana metni ve kapanışınızla devam edin. E-postanızı gözden geçirmek çok zaman almamalıdır, ancak bunu yapmak alıcının çöp kutusuna gitmesini engelleyebilir.

  E-postanızın ilk paragrafının amacınızı açıkça belirttiğinden emin olun. Bunun herhangi bir hatayı yakalamak için son fırsatınız olduğunu unutmayın.

Akılda tutulması gereken bir diğer parametre de dilbilgisi hatalarınızdır. Bir e-posta göndermek için dilbilgisi ve noktalama konusunda yetkin olmanız gerekmez, ancak bu hataları aramak çok önemlidir. Profesyonel bir e-posta yazarken, jargon ve karmaşık ifadelerden kaçınarak basit ve anlaşılır İngilizce kullanmanız önerilir.

Her zaman takip

Profesyoneller meşgul olabilir, gelen kutularındaki e-postaları kaybedebilir veya e-postalarınızı spam olarak işaretleyebilir.  

Bazen insanlar, takip göndermenin umutlarını üzeceğinden endişeleniyorlar. Bunun yerine, birçok karar verici, sınırları aşmayan azimli bir kişiyi takdir eder. E-postalarınızın birkaçını okumak, özellikle sizi tanımayan potansiyel müşterilere soğuk e-postalar gönderirseniz, bir aşinalık duygusu yaratır.

Yüksek dönüşüm sağlayan bir takip e-postası oluşturmak için şu parametreleri göz önünde bulundurmalısınız:

• Onlara en son e-postanızı nazikçe hatırlatın.
• Sohbeti canlandırmak ve dikkatlerini çekmek için önceki e-postalarınıza daha fazla bilgi ekleyin.
• Onları yanıtlayabilecekleri bir konuma getirmek için açık uçlu bir soru ekleyin.
• Takip kısa olmalı ve ana noktalara odaklanmalıdır.

Profesyonel e-posta örnekleri

Bu makaleyi uygulamaya koymak için bu bölümde iki profesyonel e-posta şablonu oluşturacağız . Biri bir iş başvurusu e-postası olacak, diğeri ise bir tür işbirliğini anlatan soğuk bir e-posta olacak.

İş başvurusu ile başlayalım:

Bu e-posta şablonu, CV'nizi diğer şirketlere yönlendirmek için mükemmel bir temeldir. Olumlu bir cevap alma şansınızı artırmak istiyorsanız takip etmeniz gerektiğini unutmayın.

Şimdi ikinci profesyonel e-posta yaklaşımımızı keşfedelim. Bu, bir B2B senaryosu için soğuk bir e-posta desteği olurdu.

Bu e-posta örneğinin daha az resmi bir yaklaşımı olmasına rağmen, dil profesyonel olmaya devam ediyor ve yüksek dönüşüm sağlayan bir e-posta oluşturmak için yukarıda bahsettiğimiz tüm unsurlara sahip.

Götürmek

Profesyonel bir e-posta yazmak zor olabilir, ancak bu makaledeki ipuçlarını takip ederseniz, kazanan bir not oluşturmak için sağlam bir temeliniz olur. Her e-posta başarılı olmayacak, ancak fırsatlarınızı takip etmek daha yüksek bir yatırım getirisi sağlayacaktır.

Profesyonel e-postalarınızın her öğesini kontrol etmeyi, özlü tutmayı ve alıcılarınızın gelen kutularında öne çıkmalarını sağlamak için yaklaşımınızın bölümlerini kişiselleştirmeyi unutmayın. Gönder'e basmadan önce e-postalarınızı gözden geçirin ve takip e-postalarınızı göndermek için üç ila beş gün bekleyin.

Bir dahaki sefere kadar bu profesyonel e-postaları yazmaya devam edin!

E-posta bülteni tavsiyesi mi arıyorsunuz? İşte işe yarayan ve neden işe yarayan 18 ilham verici haber bülteni örneği.