Como escrever um e-mail profissional que realmente obtém uma resposta

Um dos canais de comunicação mais eficientes, tanto dentro como fora de uma organização, é o e-mail.

Independentemente da sua posição, você provavelmente utilizará o e-mail para sua eficácia. Você pode ter que escrever uma carta de apresentação, trocar informações, comunicar uma atualização crítica ou resumir uma reunião importante.

Um e-mail bem escrito dá ao destinatário uma mensagem acolhedora, concisa e acionável. Escrever e-mails de acordo com esses requisitos pode ser aprendido com a prática. Você deve redigir seu e-mail profissionalmente se quiser que ele se destaque, seja aberto e lido.

Neste post, veremos como criar um e-mail profissional que chame a atenção do leitor e o ajude a agir, independentemente de você enviar e-mails manualmente ou usar a automação de marketing por e-mail.

O que é um e-mail profissional?

Existem várias abordagens para escrever um e-mail profissional. Pode ser uma carta de agradecimento, uma carta de demissão ao seu empregador ou uma carta de apresentação com um CV para uma candidatura a um emprego. Seja qual for o motivo para enviar um e-mail, você deve criar uma nota profissional para aumentar as chances de sucesso.

Como outras formas de comunicação, você deve começar apresentando-se antes de mergulhar no propósito do e-mail e pedir ao destinatário que tome uma atitude. Um email profissional não se parece com o exemplo abaixo.

Fonte: Moosend

Um e-mail profissional deve ser meticulosamente elaborado com elementos específicos que analisaremos na seção a seguir.

Elementos de um email profissional

Todo e-mail profissional pode ser dividido nas mesmas partes fundamentais. Você pode não usar todos esses componentes, mas deve sempre considerar cuidadosamente cada um deles.

É impossível subestimar a eficácia de um e-mail profissional e bem estruturado, que transmite o ponto de vista com o menor número de palavras possível e motiva o leitor a agir. Para entender melhor como criar essa experiência, aqui está uma lista dos elementos a serem lembrados ao escrever.

Linha de assunto

A linha de assunto do e-mail , juntamente com seu nome ou endereço de e-mail, será o que o destinatário verá antes de decidir se deve ou não clicar em seu e-mail. Como resultado, você quer garantir que está articulando o propósito de sua mensagem e estabelecendo expectativas.

Também deve ser convincente para persuadir o destinatário a abrir o e-mail. Não importa o quão bem estruturado seja o corpo do seu e-mail, se a linha de assunto não chamar a atenção deles, eles podem nem abri-lo, e essa é a última coisa que você deseja como profissional.

Aqui estão algumas dicas de linha de assunto para ter em mente para o seu próximo e-mail profissional:

• Use menos de 60 caracteres.
• Indique claramente o objetivo do e-mail em uma frase.
• Torná-lo pop, começando com o nome do destinatário.

Por exemplo, se você precisar adiar uma reunião, escreva: "Ei, [nome], podemos reagendar a reunião?". Se você quiser convidar alguém para um webinar, escreva "[nome], aqui está sua chance de aprender tudo sobre marketing por e-mail!"

Fonte: Moosend

Saudações

Causar a melhor primeira impressão possível com uma saudação formal, comumente chamada de saudação, é crucial ao compor um e-mail profissional.

É crucial porque não soletrar o nome de alguém corretamente ou usar a saudação incorreta pode prejudicar a maneira como eles o veem. Dar o pensamento de boas-vindas estabelece o tom de todo o e-mail.

A menos que o destinatário trabalhe para uma organização mais formal onde seu nome completo possa ser mais adequado, usar apenas o primeiro nome é suficiente na maioria das discussões profissionais.

É sempre preferível usar o nome ou sobrenome de alguém em vez de usar erroneamente "Sra." ou "Sr." No entanto, o formato preferido para professores e doutores normalmente é o título seguido do sobrenome.

Às vezes, você pode iniciar seu e-mail escrevendo "Olá" ou "Olá" em vez do nome do destinatário se não tiver certeza de sua identidade.

Corpo

No corpo do e-mail, você deve incluir as informações que deseja comunicar ao destinatário. Ao escrever e-mails profissionais, use linguagem apropriada para a circunstância e evite usar palavras de spam . Diga claramente por que você está enviando a mensagem e qual ação você espera que o destinatário tome após a leitura.

Sempre comece com uma introdução sobre você. Isso é crucial, especialmente se for a primeira vez que envia um e-mail para alguém. Este pode ser um breve parágrafo de uma ou duas frases sobre você que se encaixa no objetivo da mensagem.

Aqui estão algumas dicas:

• Evite incluir informações irrelevantes no ponto principal do e-mail.
• Mantenha sua introdução com no máximo duas frases.
• Link para o seu site ou página do LinkedIn.
• Mantenha a introdução simples; evite torná-lo muito complicado.

Depois de se apresentar, você pode começar a explicar o contexto do seu e-mail. O corpo do e-mail deve explicar detalhadamente a mensagem que você deseja enviar, como o destinatário pode se beneficiar dela e o que você espera deles.

Ninguém tem tempo para ler um e-mail longo e difícil de ler sem contexto, portanto, mantenha-o simples e conciso. Preste atenção ao quanto você pode dizer com menos palavras.

Aqui estão algumas dicas para criar um ótimo corpo de e-mail:

• Use formatação e marcadores para facilitar a leitura do e-mail.
• Use negrito e itálico certas palavras.
• Escreva frases curtas para melhorar a legibilidade.
• Faça uma pergunta aberta na conclusão.
• Revise seu e-mail e verifique se há erros gramaticais.

Compreender seus leitores é fundamental para que eles prestem atenção ao que você tem a dizer e tomem as medidas apropriadas.

Fechamento

A seção antes do seu nome e assinatura é o fechamento do seu e-mail. Uma chamada à ação também deve ser incluída neste momento. Isso pode envolver receber uma resposta, guiar o destinatário para um link específico com uma isca digital ou realizar outra ação específica.

O que o destinatário faz depois de ler seu e-mail determinará tudo. Você tem uma probabilidade razoável de obter uma resposta se ela for escrita de forma eficaz, enfatizar o valor e tiver as palavras de encerramento apropriadas.

A aprovação incorreta pode dar a impressão errada ao parecer excessivamente familiar ou pouco profissional; portanto, escolha um dependendo de seu relacionamento com o destinatário.

Assinatura

Esta seção pode incluir suas informações de contato, título, organização ou links para páginas com informações adicionais sobre você ou sua empresa. Todos esses parâmetros podem adicionar outra camada de informações para seus destinatários e criar uma assinatura de e-mail profissional .

Embora a maioria dos profissionais não aproveite essa chance, uma assinatura de e-mail profissional tem um enorme potencial para contar aos leitores mais sobre você ou sua empresa e fornecer maneiras de entrar em contato com você.

Você também pode adicionar assinaturas de e-mail automatizadas a todos os e-mails enviados usando a maioria das plataformas de marketing por e-mail , incluindo Gmail e Outlook. Embora pareça eficiente automatizar esta seção, é melhor ajustá-la dependendo do objetivo do seu e-mail para obter uma resposta melhor.

Práticas recomendadas para escrever e-mails profissionais

Saiba que você sabe incorporar todos os elementos necessários de um email profissional, é hora de explorar várias dicas para melhorar as chances de sucesso.

Mantenha seu e-mail conciso

As pessoas recebem muitos e-mails diariamente, portanto, é mais provável que um destinatário responda a um e-mail com alguns parágrafos curtos do que a algo consideravelmente mais longo. Portanto, considerando o tempo de outras pessoas, escrever e-mails profissionais concisos é prudente. Não deve ter mais de um a três parágrafos breves, cada um com três a cinco frases. No entanto, é crucial evitar torná-lo muito curto.

A parte complicada é o corpo do e-mail, que precisa cobrir muito material, tornando difícil manter o tamanho sob controle. O copywriting de e-mail pode ser uma arma importante em seu arsenal, e dominar os princípios de criar um e-mail conciso que converta pode ajudá-lo imensamente a longo prazo.

Lembre-se de que os profissionais, principalmente os tomadores de decisão na organização, não têm tempo para ler longas comunicações. Como resultado, ter um e-mail skimmable com um tom profissional facilita a capacidade de resposta do destinatário.

Você prefere ler um e-mail breve e conciso que vai direto ao ponto ou um e-mail longo que o aborrece só de olhar?

Personalize

Em um mundo em que notificações push personalizadas são comuns para aplicativos e anúncios personalizados bombardeiam todos os meios que você pode usar, personalizar e-mails comerciais é uma ferramenta obrigatória em seu arsenal.

Um e-mail personalizado é assim:

Fonte: Moosend

Personalizar um email profissional vai muito além de adicionar o nome do destinatário à linha de assunto. Significa adicionar detalhes que indicam que você fez sua pesquisa e reservou um tempo para produzir uma proposta de e-mail sólida para eles.

Muitos profissionais de marketing acreditam fortemente que a personalização aumenta o envolvimento do cliente, portanto, prestar atenção a ela pode aumentar significativamente sua taxa de abertura de e-mail e a probabilidade de receber uma resposta. Ao elaborar seu design de e-mail , a melhor estratégia é ter um parágrafo de abertura altamente pesquisado. Você pode fazer essa pesquisa examinando as contas de mídia social, o site ou os artigos de notícias do destinatário.

O conceito por trás da personalização é criar uma planilha com informações sobre um contato. Esse seria seu nome, endereço de e-mail, um quebra-gelo e possivelmente um link referindo-se a uma postagem de blog específica ou postagem de mídia social.

Fonte: Moosend

As taxas de sucesso podem aumentar drasticamente se você dedicar algum tempo para pesquisar seu destinatário e adicionar um toque personalizado ao seu e-mail profissional.

No entanto, se você quiser levar isso para o próximo nível e evitar o trabalho manual, eu o cobri. Você pode aproveitar o software de marketing por e-mail e importar seu CSV, deixando o software fazer sua mágica. Essa estratégia pode ser altamente eficaz, especialmente para pessoas que buscam oportunidades de emprego ou que trabalham com vendas e desejam lançar profissionalmente para outras empresas.

Revise antes de enviar

Problemas de ortografia e pontuação em e-mails comerciais podem causar uma impressão negativa e resultados caros. Começando com o básico, mesmo que você acredite que seu e-mail está impecável, verifique novamente o nome do destinatário e o endereço de e-mail.

Continue com a linha de assunto, o corpo do e-mail e seu fechamento. Não deve levar muito tempo para revisar seu e-mail, mas isso pode impedir que ele acabe na lixeira do destinatário.

  Certifique-se de que o primeiro parágrafo do seu e-mail indique claramente o seu propósito. Tenha em mente que esta é sua última oportunidade de detectar quaisquer erros.

Outro parâmetro a ter em mente são seus erros gramaticais. Você não precisa ser proficiente em gramática e pontuação para enviar um e-mail, mas é essencial procurar por esses erros. Ao escrever um e-mail profissional, é aconselhável usar um inglês simples e compreensível, evitando jargões e frases complicadas.

Sempre acompanhando

Os profissionais podem ficar ocupados, perder e-mails em suas caixas de entrada ou marcar seus e-mails como spam.  

Às vezes, as pessoas se preocupam que o envio de acompanhamentos deixaria seus clientes em potencial chateados. Em vez disso, muitos tomadores de decisão apreciam uma pessoa com perseverança que não ultrapassa os limites. Ler vários de seus e-mails cria uma sensação de familiaridade, especialmente se você enviar e-mails frios para clientes em potencial que não o conhecem.

Para criar um email de acompanhamento de alta conversão, você deve considerar estes parâmetros:

• Gentilmente, lembre-os de seu e-mail mais recente.
• Adicione mais informações aos seus e-mails anteriores para estimular a conversa e chamar a atenção deles.
• Inclua uma pergunta aberta para colocá-los em posição de responder.
• O acompanhamento deve ser breve e focado nos pontos principais.

Exemplos de e-mails profissionais

Para colocar este artigo em prática, criaremos dois modelos de e-mail profissionais nesta seção. Um será um e-mail de solicitação de emprego e o outro será um e-mail frio lançando algum tipo de colaboração.

Vamos começar com o pedido de emprego:

Este modelo de e-mail é uma excelente base para apresentar seu currículo a outras empresas. Lembre-se de que você precisa fazer o acompanhamento se quiser aumentar suas chances de uma resposta positiva.

Agora vamos explorar nossa segunda abordagem de e-mail profissional. Isso seria um contato por e-mail frio para um cenário B2B.

Embora este exemplo de email tenha uma abordagem menos formal, a linguagem permanece profissional e possui todos os elementos que mencionamos acima para criar um email de alta conversão.

O take-away

Escrever um email profissional pode ser um desafio, no entanto, se você seguir as dicas deste artigo, terá uma base sólida para criar uma nota vencedora. Nem todos os e-mails serão bem-sucedidos, mas o acompanhamento de suas oportunidades garantirá um maior retorno do investimento.

Lembre-se de verificar todos os elementos de seus e-mails profissionais, mantê-los concisos e personalizar partes de sua abordagem para destacá-los nas caixas de entrada de seus destinatários. Revise seus e-mails antes de clicar em enviar e aguarde de três a cinco dias para enviar seus e-mails de acompanhamento.

Até a próxima, continue escrevendo esses e-mails profissionais!

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