実際に反応を得るプロフェッショナルなメールの書き方

組織の内外を問わず、最も効率的なコミュニケーション チャネルの 1 つは電子メールです。

あなたの立場に関係なく、あなたはおそらくその効果のために電子メールを利用するでしょう。 紹介状を書いたり、情報を交換したり、重要な最新情報を伝えたり、重要な会議をまとめたりする必要があるかもしれません。

よく書かれた電子メールは、受信者に歓迎的で簡潔で実用的なメッセージを提供します。 これらの要件に準拠したメールの書き方は、練習で習得できます。 メールを目立たせ、開封され、読んでもらいたい場合は、専門的にメールを作成する必要があります。

この投稿では、手動でメールを送信するか、メール マーケティング オートメーションを使用するかに関係なく、読者の注意を引き、行動を起こすのに役立つプロフェッショナルなメールの作成について説明します。

プロフェッショナルメールとは？

プロフェッショナルなメールを作成するには、いくつかのアプローチがあります。 お礼の手紙、雇用主への辞職の手紙、または求職の履歴書を添えたカバーレターなどです。 メールを送信する動機が何であれ、成功の可能性を高めるには、専門的なメモを作成する必要があります。

他の形式のコミュニケーションと同様に、電子メールの目的に飛び込んで受信者に行動を起こす前に、自己紹介から始める必要があります。 プロの電子メールは、以下の例のようには見えません。

ソース:ムーセンド

プロのメールは、次のセクションで分析する特定の要素を使用して細心の注意を払って作成する必要があります。

ビジネスメールの要素

すべてのプロの電子メールは、同じ基本的な部分に分けることができます。 これらのコンポーネントのすべてを使用することはできませんが、常に各コンポーネントを慎重に検討する必要があります。

できるだけ少ない言葉で要点を伝え、読者の行動を促す、適切に構成されたプロフェッショナルな電子メールの有効性を過小評価することはできません。 そのエクスペリエンスを作成する方法をよりよく理解するために、執筆時に留意すべき要素のリストを次に示します。

件名

電子メールの件名は、名前または電子メール アドレスとともに、電子メールをクリックするかどうかを決定する前に受信者に表示されます。 その結果、メッセージの目的を明確にし、期待を確立していることを確認する必要があります。

また、受信者に電子メールを開くように説得する必要があります。 メールの本文がどんなによく構成されていても、件名が注意を引かないと、メールを開かない可能性があります。

次のビジネス用メールで覚えておくべき件名のヒントを次に示します。

• 60 文字未満で使用してください。
• メールの目的を 1 文で明確に述べます。
• 受信者の名前から始めて、ポップにします。

たとえば、会議を延期する必要がある場合は、「Hey [first name], can we please reschedule the meeting?」と書くことができます。 誰かをウェビナーに招待したい場合は、「[ファーストネーム]、メール マーケティングのすべてを学ぶチャンスです!」と書くことができます。

ソース:ムーセンド

挨拶

一般的に挨拶と呼ばれる正式な挨拶で第一印象を最大限に高めることは、プロフェッショナルなメールを作成する際に非常に重要です。

誰かの名前のつづりを間違えたり、あいさつを間違えたりすると、あなたに対する印象が損なわれる可能性があるため、これは非常に重要です。 歓迎を十分に考えることで、メール全体のトーンが確立されます。

受信者がフルネームの方が適切な、より正式な組織で働いている場合を除き、ほとんどの専門的な議論ではファースト ネームのみを使用するだけで十分です。

誤って「Ms.」を使用するよりも、誰かの姓または名を使用する方が常に望ましいです。 または「さん」 ただし、教授や医師に好まれる形式は、通常、役職の後に姓が続きます。

受信者の身元がわからない場合は、受信者の名前の代わりに「こんにちは」または「こんにちは」と書いてメールを開始できる場合があります。

体

電子メールの本文には、受信者に伝えたい情報を含める必要があります。 ビジネス用のメールを作成する際は、状況に応じた適切な言葉を使用し、スパム ワードの使用を避けてください。 メッセージを送信する理由と、受信後に受信者に期待するアクションを明確に述べてください。

必ず自己紹介から始めましょう。 これは、特に誰かに初めてメールを送信する場合に重要です。 これは、メッセージの目的に合った、あなたについての 1 ～ 2 文の短い段落です。

いくつかのヒントを次に示します。

• メールの要点に関係のない情報を含めないようにします。
• 紹介文は 2 文以内にしてください。
• あなたのウェブサイトまたは LinkedIn ページにリンクします。
• 紹介は簡潔にしてください。 複雑になりすぎないようにします。

自己紹介の後、メールの内容を説明できます。 電子メールの本文では、送信したいメッセージ、受信者がそれからどのように利益を得られるか、受信者から何を待っているかを完全に説明する必要があります。

文脈のない長くて読みにくいメールを読む時間は誰にもありません。そのため、シンプルかつ簡潔にしてください。 少ない言葉でどれだけ伝えられるかに注意してください。

優れたメール本文を作成するためのヒントを次に示します。

• 書式設定と箇条書きを使用して、メールを簡単にスキミングできるようにします。
• 太字を使用し、特定の単語をイタリック体にします。
• 読みやすさを向上させるために短い文章を書きます。
• 最後に自由回答式の質問をします。
• メールを校正し、文法の誤りをチェックします。

読者を理解することは、あなたが言わなければならないことに注意を払い、適切な行動をとってもらうための鍵です。

閉鎖

名前と署名の前のセクションは、メールの締めくくりです。 この時点で、行動を促すフレーズも含める必要があります。 これには、応答の受信、リード マグネットを使用した特定のリンクへの受信者の誘導、または別の特定のアクションの実行が含まれる場合があります。

メールを読んだ後に受信者が何をするかによって、すべてが決まります。 それが効果的に書かれ、価値を強調し、適切な締めくくりの言葉を持っている場合、あなたは合理的な確率で反応を得ることができます.

不適切なサインオフは、過度に親しみやすい、または専門家ではないという印象を与え、間違った印象を与える可能性があります。 したがって、受信者との関係に応じていずれかを選択してください。

サイン

このセクションには、連絡先情報、役職、組織、またはあなたやあなたのビジネスに関する追加情報を含むページへのリンクが含まれる場合があります。 これらのパラメータはすべて、受信者に別の情報レイヤーを追加し、プロフェッショナルな電子メール署名を作成できます。

ほとんどの専門家はこの機会を利用しませんが、専門的な電子メール署名は、読者にあなたやあなたのビジネスについてより多くのことを伝え、あなたに連絡する方法を提供する大きな可能性を秘めています.

Gmail や Outlook など、ほとんどのメール マーケティング プラットフォームを使用して送信するすべてのメールに自動メール署名を追加することもできます。 このセクションを自動化するのは効率的に思えますが、メールの目的に応じて調整したほうが、より良い応答を得ることができます。

プロフェッショナルなメールを書くためのベスト プラクティス

プロフェッショナルなメールに必要なすべての要素を組み込む方法を知っていることを確認したら、成功の可能性を高めるためのいくつかのヒントを検討してみましょう。

メールは簡潔に

人々は毎日多くの電子メールを受信するため、受信者はかなり長いものよりもいくつかの短い段落の電子メールに応答する可能性が高くなります. したがって、他の人の時間を考えると、簡潔なプロのメールを書くのが賢明です。 それぞれ 3 ～ 5 文からなる 1 ～ 3 つの短い段落より長くしないでください。 ただし、短くしすぎないようにすることが重要です。

注意が必要なのはメール本文です。これは多くの内容をカバーする必要があるため、長さを抑えるのが難しくなります。 メールのコピーライティングは武器庫の重要な武器になる可能性があり、コンバージョンにつながる簡潔なメールを作成する原則を習得することは、長期的には非常に役立ちます。

専門家、主に組織内の意思決定者は、長いコミュニケーションを読む時間がないことを忘れないでください。 その結果、プロフェッショナルなトーンのスキミング可能な電子メールを使用すると、受信者の返信が容易になります。

簡潔で要点がわかる簡潔なメールと、見ているだけで飽きてしまう長いメールのどちらを読みたいですか?

パーソナライズする

パーソナライズされたプッシュ通知がアプリで一般的になり、カスタマイズされた広告が使用するあらゆるメディアに殺到する世界では、ビジネス メールをパーソナライズすることは武器庫の必須ツールです。

パーソナライズされた電子メールは次のようになります。

ソース:ムーセンド

ビジネス用の電子メールをパーソナライズすることは、受信者の名前を件名に追加するだけではありません。 これは、あなたが調査を行い、しっかりとした電子メールの提案を作成する時間を確保したことを示す詳細を追加することを意味します.

多くのマーケティング担当者は、パーソナライゼーションが顧客エンゲージメントを高めると強く信じているため、パーソナライゼーションに注意を払うことで、メールの開封率と応答を受け取る可能性が大幅に向上する可能性があります. メールのデザインを作成する際の最善の戦略は、十分に調査した冒頭の段落を作成することです。 受信者のソーシャル メディア アカウント、ウェブサイト、またはニュース記事を調べて、その調査を行うことができます。

パーソナライゼーションの背後にある概念は、連絡先に関する情報を含むスプレッドシートを作成することです。 それは、彼らの名前、電子メール アドレス、砕氷船、そして場合によっては特定のブログ投稿またはソーシャル メディア投稿へのリンクです。

ソース:ムーセンド

時間をかけて受信者を調査し、プロフェッショナルなメールにパーソナライズされたタッチを追加すると、成功率が大幅に向上する可能性があります。

ただし、次のレベルに進み、手作業を避けたい場合は、私がカバーします. 電子メール マーケティング ソフトウェアを活用して CSV をインポートし、ソフトウェアを魔法のように機能させることができます。 この戦略は、特に仕事の機会を探している人や、販売に興味があり、他のビジネスに専門的に売り込みたい人にとって、非常に効果的です。

送信前に校正

ビジネスメールのつづりや句読点の問題は、否定的な印象とコストのかかる結果を引き起こす可能性があります. 基本から始めて、あなたの電子メールに問題がないと信じていても、受信者の名前と電子メール アドレスを再確認してください。

件名、メールの本文、締めくくりに続きます。 メールの校正にそれほど時間はかからないはずですが、そうすることで、受信者のごみ箱に入るのを防ぐことができます。

  メールの最初の段落で目的が明確に示されていることを確認してください。 これがエラーを検出する最後の機会であることに注意してください。

覚えておくべきもう 1 つのパラメーターは、文法上の誤りです。 メールを送信するのに文法や句読点に習熟している必要はありませんが、これらのエラーを探すことは不可欠です。 プロフェッショナルなメールを書くときは、専門用語や複雑なフレーズを避け、シンプルでわかりやすい英語を使用することをお勧めします。

常にフォローアップ

専門家は忙しくなったり、受信トレイでメールを紛失したり、メールをスパムとしてマークしたりすることがあります。  

フォローアップを送信すると見込み客が動揺するのではないかと心配する人もいます。 代わりに、多くの意思決定者は、境界を越えない忍耐力のある人を高く評価しています。 メールを何通か読むと親近感が生まれます。特に、あなたのことを知らない見込み客にコールドメールを送信する場合はなおさらです。

コンバージョン率の高いフォローアップ メールを作成するには、次のパラメーターを考慮する必要があります。

• 最近のメールをそっと思い出させてください。
• 以前のメールに情報を追加して、会話を刺激し、注意を喚起します。
• 自由回答式の質問を含めて、回答できるようにします。
• フォローアップは簡潔で、要点に焦点を当てる必要があります。

業務用メールの例

この記事を実践するために、このセクションでは 2 つのプロフェッショナルなメール テンプレートを作成します。 1 つは求人への応募メールで、もう 1 つはある種のコラボレーションを売り込むコールド メールです。

求人への応募から始めましょう。

このメール テンプレートは、履歴書を他の企業に売り込むための優れた基盤となります。 肯定的な回答の可能性を高めたい場合は、フォローアップする必要があることを忘れないでください.

それでは、2 番目のプロフェッショナルなメール アプローチを見てみましょう。 これは、B2B シナリオのコールド メール アウトリーチになります。

この電子メールの例は形式的なアプローチではありませんが、言語はプロフェッショナルなままであり、コンバージョン率の高い電子メールを作成するための上記のすべての要素を備えています.

お持ち帰り

プロフェッショナルなメールを書くのは難しいかもしれませんが、この記事のヒントに従えば、成功するメモを作成するための強固な基盤が得られます. すべてのメールが成功するわけではありませんが、機会をフォローアップすることで、より高い投資収益率が保証されます。

ビジネスメールのすべての要素を確認し、簡潔に保ち、アプローチの一部をパーソナライズして、受信者の受信トレイで目立つようにすることを忘れないでください. 送信する前にメールを校正し、フォローアップ メールを送信するまで 3 ～ 5 日待ちます。

次回まで、プロのメールを書き続けてください!

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