如何写一封真正得到回应的专业电子邮件

电子邮件是组织内部和外部最有效的沟通渠道之一。

无论您的职位如何，您都可能会利用电子邮件来提高效率。 您可能需要写一封介绍信、交换信息、传达重要更新或总结重要会议。

一封写得很好的电子邮件会给收件人一个欢迎、简洁和可操作的信息。 可以通过实践来学习编写符合这些要求的电子邮件。 如果你想让它脱颖而出、被打开和阅读，你必须专业地撰写你的电子邮件。

在这篇文章中，我们将介绍如何创建一个专业的电子邮件来吸引读者的注意力并帮助他们采取行动，无论您是手动发送电子邮件还是使用电子邮件营销自动化。

什么是专业电子邮件？

编写专业电子邮件有多种方法。 它可以是一封感谢信、一封给你雇主的辞职信，或者是一封带有求职简历的求职信。 无论您发送电子邮件的动机是什么，您都必须制作一份专业说明以增加成功的机会。

与其他形式的交流一样，您应该先介绍自己，然后再深入了解电子邮件的目的并要求收件人采取行动。 专业电子邮件与下面的示例不同。

资料来源：穆森德

一封专业的电子邮件必须精心制作，其中包含我们将在下一节中分析的特定元素。

专业电子邮件的要素

每封专业电子邮件都可以分为相同的基本部分。 您可能不会使用所有这些组件，但您应该始终仔细考虑每一个。

不可能低估结构良好、专业的电子邮件的有效性，它以尽可能少的文字传达要点并激励读者采取行动。 为了更好地理解如何创造这种体验，这里列出了写作时要牢记的元素。

主题行

电子邮件主题行以及您的姓名或电子邮件地址将是收件人在决定是否点击您的电子邮件之前看到的内容。 因此，您希望确保您清楚地表达了您的信息的目的并建立了期望。

说服收件人打开电子邮件也必须具有说服力。 无论您的电子邮件正文结构如何，如果主题行没有引起他们的注意，他们甚至可能不会打开它，这是您作为专业人士最不想要的东西。

以下是一些主题行提示，请牢记您的下一封专业电子邮件：

• 使用少于 60 个字符。
• 用一句话清楚地说明电子邮件的目标。
• 让它流行，从收件人的名字开始。

例如，如果您需要推迟会议，您可以写：“嘿[名字]，我们可以重新安排会议吗？”。 如果你想邀请某人参加网络研讨会，你可以写，“[名字]，这是你了解电子邮件营销一切的机会！”

资料来源：穆森德

问候

在撰写专业电子邮件时，通过正式的称呼（通常称为问候语）尽可能地给人留下最大的第一印象是至关重要的。

这很重要，因为未能正确拼写某人的名字或使用不正确的问候语可能会损害他们对您的看法。 给予欢迎足够的想法为整个电子邮件奠定了基调。

除非收件人为更正式的组织工作，他们的全名可能更合适，否则在大多数专业讨论中仅使用名字就足够了。

总是最好使用某人的名字或姓氏，而不是错误地使用“女士”。 或“先生” 但是，教授和医生的首选格式通常是他们的头衔后跟他们的姓氏。

如果您不确定收件人的身份，有时您可以通过写“Hello”或“Hi there”而不是收件人的姓名来开始您的电子邮件。

身体

在电子邮件正文中，您必须包含要与收件人交流的信息。 撰写专业电子邮件时，请根据具体情况使用适当的语言，避免使用垃圾邮件。 清楚地说明您发送信息的原因以及您希望接收者在阅读后会采取什么行动。

总是从自我介绍开始。 这是至关重要的，尤其是如果这是第一次给某人发电子邮件。 这可以是关于您的一到两句话的简短段落，符合信息的目标。

以下是一些提示：

• 避免在电子邮件的主要观点中包含不相关的信息。
• 保持你的介绍不超过两句话。
• 链接到您的网站或 LinkedIn 页面。
• 保持介绍简单； 避免让它过于复杂。

自我介绍后，您可以开始解释电子邮件的上下文。 电子邮件正文应彻底解释您希望发送的消息、接收者如何从中受益以及您在等待他们什么。

没有人有时间在没有上下文的情况下阅读冗长、难以阅读的电子邮件，因此请保持简洁明了。 注意你可以用更少的词说多少。

以下是制作出色电子邮件正文的一些提示：

• 使用格式和项目符号使电子邮件更易于浏览。
• 使用粗体和斜体某些词。
• 写短句以提高可读性。
• 在结尾处提出一个开放式问题。
• 校对您的电子邮件并检查语法错误。

了解你的读者是让他们注意你要说的话并采取适当行动的关键。

结束

您的姓名和签名之前的部分是您的电子邮件关闭。 此时还应包括行动号召。 这可能涉及接收响应，将接收者引导到带有铅磁铁的特定链接，或执行另一个特定操作。

收件人在阅读您的电子邮件后所做的事情将决定一切。 如果它写得有效，强调价值，并且有适当的结束词，你就有合理的可能性得到回应。

不正确的签收会给人以过于熟悉或不专业的印象，从而给人留下错误的印象； 因此，请根据您与收件人的关系选择一个。

签名

此部分可能包括您的联系信息、职位、组织或指向包含有关您或您的业务的其他信息的页面的链接。 所有这些参数都可以为您的收件人添加另一层信息并创建专业的电子邮件签名。

虽然大多数专业人士没有利用这个机会，但专业的电子邮件签名具有巨大的潜力，可以告诉读者更多关于您或您的业务的信息，并为他们提供与您联系的方式。

您还可以为使用大多数电子邮件营销平台（包括 Gmail 和 Outlook）发送的每封电子邮件添加自动电子邮件签名。 尽管自动化这部分听起来很有效，但最好根据电子邮件的目标对其进行调整以获得更好的响应。

编写专业电子邮件的最佳实践

知道您知道如何整合专业电子邮件的所有必要元素，是时候探索一些提高成功机会的技巧了。

保持电子邮件简洁

人们每天都会收到许多电子邮件，因此收件人更有可能回复几段短段落的电子邮件，而不是相当长的电子邮件。 因此，考虑到其他人的时间，写简洁的专业电子邮件是谨慎的。 它不应该超过一到三个简短的段落，每段有三到五个句子。 但是，避免使其太短至关重要。

棘手的部分是电子邮件正文，它需要涵盖大量材料，因此很难控制长度。 电子邮件文案可以成为您武器库中的重要武器，从长远来看，掌握制作简洁电子邮件的原则可以极大地帮助您。

请记住，专业人士，主要是组织中的决策者，没有时间阅读冗长的沟通。 因此，具有专业语气的可略读电子邮件有助于收件人的回复能力。

您是喜欢阅读简明扼要、直截了当的电子邮件，还是只看一眼就让您感到厌烦的长电子邮件？

个性化它

在个性化推送通知在应用程序中司空见惯和定制广告轰炸您可能使用的每种媒体的世界中，个性化商务电子邮件是您武器库中的必备工具。

个性化的电子邮件如下所示：

资料来源：穆森德

个性化专业电子邮件远不止将收件人姓名添加到主题行。 这意味着添加表明您已经完成研究并留出时间为他们生成可靠的电子邮件提案的详细信息。

许多营销人员坚信个性化可以提高客户参与度，因此关注它可能会显着提高您的电子邮件打开率和收到回复的可能性。 在设计您的电子邮件设计时，最好的策略是有一个经过深入研究的开头段落。 您可以通过查看收件人的社交媒体帐户、网站或新闻文章来进行研究。

个性化背后的概念是创建一个包含联系人信息的电子表格。 这将是他们的姓名、电子邮件地址、破冰船，还可能是指向特定博客帖子或社交媒体帖子的链接。

资料来源：穆森德

如果您花一些时间研究您的收件人并为您的专业电子邮件添加个性化的风格，那么成功率可以显着提高。

但是，如果您想将其提升到一个新的水平并避免手动工作，我可以满足您的要求。 您可以利用电子邮件营销软件并导入您的 CSV，让该软件发挥其魔力。 这种策略非常有效，特别是对于寻求工作机会或从事销售并希望向其他企业进行专业推销的人。

发送前校对

商务电子邮件中的拼写和标点符号问题可能会导致负面印象和代价高昂的结果。 从基础开始，即使您认为自己的电子邮件完美无瑕，也要仔细检查收件人的姓名和电子邮件地址。

继续主题行、电子邮件的正文和您的结束。 校对您的电子邮件不应该花费太多时间，但这样做可以防止它最终进入收件人的垃圾箱。

  确保您的电子邮件的第一段清楚地说明您的目的。 请记住，这是您捕捉任何错误的最后机会。

要记住的另一个参数是您的语法错误。 您无需精通语法和标点符号即可发送电子邮件，但查找这些错误至关重要。 写专业邮件时，建议使用简单易懂的英文，避免行话和复杂的短语。

随时跟进

专业人员可能会变得很忙，在收件箱中丢失电子邮件，或者将您的电子邮件标记为垃圾邮件。  

有时人们担心发送后续消息会让他们的潜在客户感到不安。 相反，许多决策者欣赏一个不跨越界限的坚持不懈的人。 阅读您的几封电子邮件会产生熟悉感，尤其是当您向不认识您的潜在客户发送冷电子邮件时。

要制作高转化率的后续电子邮件，您应该考虑以下参数：

• 轻轻地提醒他们您最近的电子邮件。
• 在您以前的电子邮件中添加更多信息，以引发对话并引起他们的注意。
• 包括一个开放式问题，让他们能够做出回应。
• 后续行动应简短并重点关注要点。

专业电子邮件示例

为了将本文付诸实践，我们将在本节中制作两个专业的电子邮件模板。 一封是求职邮件，另一封是宣传某种合作的冷邮件。

让我们从工作申请开始：

此电子邮件模板是向其他公司推销您的简历的绝佳基础。 请记住，如果您想增加获得肯定答案的机会，您必须跟进。

现在让我们探索我们的第二种专业电子邮件方法。 对于 B2B 场景来说，这将是一个冷酷的电子邮件推广。

尽管此电子邮件示例的方法不太正式，但该语言仍然很专业，并且具有我们上面提到的用于创建高转换电子邮件的所有元素。

外卖

编写专业的电子邮件可能具有挑战性，但是，如果您遵循本文中的提示，您就有了制作成功笔记的坚实基础。 并非每封电子邮件都会成功，但跟进您的机会将确保更高的投资回报。

请记住检查您的专业电子邮件的每个元素，使它们保持简洁并个性化您的方法的一部分，以使它们在您的收件人的收件箱中脱颖而出。 在您点击发送之前校对您的电子邮件，并等待三到五天发送您的后续电子邮件。

直到下一次，继续写那些专业的电子邮件！

寻找电子邮件通讯建议？ 这里有 18 个鼓舞人心的新闻通讯例子，以及为什么。