Как написать профессиональное электронное письмо, которое действительно получит ответ

Электронная почта является одним из наиболее эффективных каналов связи как внутри организации, так и за ее пределами.

Независимо от вашей должности, вы, вероятно, будете использовать электронную почту из-за ее эффективности. Возможно, вам придется написать рекомендательное письмо, обменяться информацией, сообщить важные новости или подвести итоги важной встречи.

Хорошо написанное электронное письмо дает получателю приветственное, краткое и действенное сообщение. Написание электронных писем с соблюдением этих требований можно освоить с практикой. Вы должны профессионально составить свое электронное письмо, если хотите, чтобы оно выделялось, открывалось и читалось.

В этом посте мы рассмотрим создание профессионального электронного письма, которое привлекает внимание читателя и помогает ему действовать, независимо от того, отправляете ли вы электронные письма вручную или используете автоматизацию электронного маркетинга.

Что такое профессиональная электронная почта?

Существует несколько подходов к написанию профессионального электронного письма. Это может быть благодарственное письмо, заявление об увольнении вашему работодателю или сопроводительное письмо с резюме для заявления о приеме на работу. Какими бы ни были ваши мотивы для отправки электронного письма, вы должны создать профессиональную заметку, чтобы увеличить шансы на успех.

Как и в других формах общения, вы должны начать с представления себя, прежде чем углубляться в цель электронного письма и просить получателя предпринять какие-либо действия. Профессиональное электронное письмо не похоже на пример ниже.

Источник: Moosend

Профессиональное электронное письмо должно быть тщательно составлено с использованием определенных элементов, которые мы проанализируем в следующем разделе.

Элементы профессионального электронного письма

Каждое профессиональное электронное письмо можно разделить на одни и те же основные части. Вы можете не использовать все эти компоненты, но вы всегда должны внимательно рассматривать каждый из них.

Невозможно недооценить эффективность хорошо структурированного, профессионального электронного письма, которое доносит суть с помощью наименьшего количества слов и мотивирует читателя к действию. Чтобы лучше понять, как создать этот опыт, вот список элементов, о которых следует помнить при написании.

Сюжетная линия

Строка темы электронного письма вместе с вашим именем или адресом электронной почты будет тем, что увидит получатель, прежде чем решить, следует ли нажимать на ваше электронное письмо. В результате вы хотите убедиться, что четко формулируете цель своего сообщения и устанавливаете ожидания.

Он также должен быть убедительным, чтобы убедить получателя открыть электронное письмо. Независимо от того, насколько хорошо структурировано ваше электронное письмо, если тема не привлекает их внимания, они могут даже не открыть его, а это последнее, что вам нужно как профессионалу.

Вот несколько советов по поводу темы, которые следует учитывать при написании следующего профессионального электронного письма:

• Используйте менее 60 символов.
• Четко сформулируйте цель электронного письма в одном предложении.
• Сделайте его популярным, начиная с имени получателя.

Например, если вам нужно отложить встречу, вы можете написать: «Привет, [имя], можем ли мы перенести встречу?». Если вы хотите пригласить кого-то на вебинар, вы можете написать: «[имя], вот ваш шанс узнать все об электронном маркетинге!»

Источник: Moosend

Приветствие

Создание максимально возможного первого впечатления с помощью формального приветствия, которое обычно называют приветствием, имеет решающее значение при составлении профессионального электронного письма.

Это очень важно, потому что неправильное написание чьего-то имени или использование неправильного приветствия может навредить тому, как они вас увидят. Достаточная приветственная мысль задает тон всему электронному письму.

Если получатель не работает в более официальной организации, где его полное имя может быть более подходящим, в большинстве профессиональных дискуссий достаточно использовать только имя.

Всегда предпочтительнее использовать чье-то имя или фамилию, чем ошибочно использовать «мисс». или "г-н." Однако предпочтительным форматом для профессоров и докторов обычно является их титул, за которым следует их фамилия.

Иногда вы можете начать свое электронное письмо, написав «Здравствуйте» или «Привет!» вместо имени получателя, если вы не уверены в его личности.

Тело

В теле письма вы должны указать информацию, которую хотите сообщить получателю. При написании профессиональных электронных писем используйте соответствующий обстоятельствам язык и избегайте использования спам-слов . Четко объясните, почему вы отправляете сообщение и какие действия, как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Всегда начинайте с представления о себе. Это очень важно, особенно если вы отправляете электронное письмо кому-то впервые. Это может быть краткий абзац из одного-двух предложений о вас, соответствующий цели сообщения.

Вот несколько советов:

• Избегайте включения ненужной информации в основной смысл электронного письма.
• Вступление должно состоять не более чем из двух предложений.
• Ссылка на ваш сайт или страницу LinkedIn.
• Сделайте введение простым; избегайте делать это слишком сложным.

После того, как вы представились, вы можете начать объяснять контекст вашего письма. В теле письма должно подробно объясняться сообщение, которое вы хотите отправить, как получатель может извлечь из него пользу и чего вы от него ждете.

Ни у кого нет времени читать длинное, трудночитаемое электронное письмо без контекста, поэтому делайте его простым и лаконичным. Обратите внимание на то, как много вы можете сказать меньшим количеством слов.

Вот несколько советов по созданию отличного тела электронного письма:

• Используйте форматирование и маркеры, чтобы письмо было легче просматривать.
• Используйте жирный шрифт и выделяйте курсивом определенные слова.
• Пишите короткие предложения, чтобы улучшить читаемость.
• Задайте открытый вопрос в заключении.
• Проверьте свою электронную почту и проверьте на наличие грамматических ошибок.

Понимание ваших читателей является ключом к тому, чтобы заставить их обратить внимание на то, что вы хотите сказать, и предпринять соответствующие действия.

Закрытие

Раздел перед вашим именем и подписью — это закрытие вашего электронного письма. В этот момент также должен быть включен призыв к действию. Это может включать в себя получение ответа, направление получателя на конкретную ссылку с лид-магнитом или выполнение другого конкретного действия.

То, что сделает получатель после прочтения вашего письма, определит все. У вас есть разумная вероятность получить ответ, если он эффективно написан, подчеркивает ценность и содержит соответствующие заключительные слова.

Неправильная подпись может создать неправильное впечатление, поскольку выглядит слишком фамильярно или непрофессионально; поэтому выберите один в зависимости от ваших отношений с получателем.

Подпись

Этот раздел может содержать вашу контактную информацию, должность, организацию или ссылки на страницы с дополнительной информацией о вас или вашем бизнесе. Все эти параметры могут добавить еще один уровень информации для ваших получателей и создать профессиональную подпись электронной почты .

Хотя большинство профессионалов не пользуются этим шансом, профессиональная электронная подпись имеет огромный потенциал, чтобы рассказать читателям больше о вас или вашем бизнесе и дать им возможность связаться с вами.

Вы также можете добавлять автоматические электронные подписи к каждому электронному письму, отправляемому с помощью большинства почтовых маркетинговых платформ , включая Gmail и Outlook. Хотя автоматизация этого раздела кажется эффективной, лучше настроить его в зависимости от цели вашего электронного письма, чтобы получить лучший ответ.

Лучшие практики написания профессиональных электронных писем

Знайте, что вы знаете, как включить все необходимые элементы профессиональной электронной почты, пришло время изучить несколько советов, чтобы повысить шансы на успех.

Будьте лаконичны

Люди ежедневно получают много электронных писем, поэтому получатель с большей вероятностью ответит на электронное письмо, состоящее из нескольких коротких абзацев, чем на письмо, которое значительно длиннее. Поэтому, учитывая время других людей, разумно писать краткие профессиональные электронные письма. Он не должен быть длиннее одного-трех кратких абзацев, в каждом из которых может быть от трех до пяти предложений. Однако крайне важно не делать его слишком коротким.

Сложная часть — это тело электронного письма, которое должно охватывать много материала, что затрудняет контроль длины. Копирайтинг по электронной почте может стать важным оружием в вашем арсенале, и овладение принципами создания краткого письма, которое конвертирует, может очень помочь вам в долгосрочной перспективе.

Помните, что профессионалам, в основном лицам, принимающим решения в организации, не хватает времени на чтение длинных сообщений. В результате, наличие легко читаемого электронного письма с профессиональным тоном облегчает получателю возможность ответить.

Вы бы предпочли прочитать короткое, лаконичное электронное письмо, которое попадает прямо в суть, или длинное электронное письмо, которое утомляет вас только от одного взгляда на него?

Персонализируйте это

В мире, где персонализированные push-уведомления являются обычным явлением для приложений, а персонализированная реклама бомбардирует все средства массовой информации, которые вы можете использовать, персонализация деловой электронной почты является обязательным инструментом в вашем арсенале.

Персонализированное электронное письмо выглядит так:

Источник: Moosend

Персонализация профессионального электронного письма выходит далеко за рамки добавления имени получателя в строку темы. Это означает добавление деталей, которые показывают, что вы провели исследование и выделили время, чтобы подготовить для них надежное предложение по электронной почте.

Многие маркетологи твердо верят, что персонализация повышает вовлеченность клиентов, поэтому внимание к ней может значительно увеличить открываемость писем и вероятность получения ответа. При разработке дизайна электронной почты лучшей стратегией является тщательно проработанный вступительный абзац. Вы можете провести это исследование, просматривая учетные записи получателя в социальных сетях, веб-сайт или новостные статьи.

Концепция персонализации заключается в создании электронной таблицы с информацией о контакте. Это может быть их имя, адрес электронной почты, ледокол и, возможно, ссылка на конкретную запись в блоге или в социальной сети.

Источник: Moosend

Показатели успеха могут быть значительно увеличены, если вы потратите некоторое время на изучение вашего получателя и добавите персонализированный подход к своей профессиональной электронной почте.

Однако, если вы хотите перейти на следующий уровень и избежать ручной работы, я вам помогу. Вы можете использовать программное обеспечение для маркетинга по электронной почте и импортировать свой CSV, позволяя программному обеспечению творить чудеса. Эта стратегия может быть очень эффективной, особенно для людей, ищущих возможности трудоустройства, или занимающихся продажами и желающих профессионально представить себя другим компаниям.

Вычитка перед отправкой

Проблемы с орфографией и пунктуацией в деловых письмах могут вызвать негативное впечатление и дорогостоящие результаты. Начнем с основ, даже если вы считаете, что ваша электронная почта безупречна, дважды проверьте имя получателя и адрес электронной почты.

Продолжайте с темой, текстом письма и заключением. Проверка электронной почты не займет много времени, но это может предотвратить ее попадание в корзину получателя.

  Убедитесь, что в первом абзаце вашего электронного письма четко указана ваша цель. Имейте в виду, что это ваша последняя возможность поймать любые ошибки.

Еще один параметр, о котором следует помнить, — ваши грамматические ошибки. Вам не нужно владеть грамматикой и пунктуацией, чтобы отправить электронное письмо, но очень важно искать эти ошибки. При написании профессионального электронного письма рекомендуется использовать простой и понятный английский язык, избегая жаргона и сложных фраз.

Всегда следить

Профессионалы могут быть заняты, терять электронные письма в своих почтовых ящиках или помечать ваши электронные письма как спам.  

Иногда люди беспокоятся, что отправка дополнительных сообщений расстроит их потенциальных клиентов. Вместо этого многие лица, принимающие решения, ценят человека с настойчивостью, которая не переходит границ. Чтение нескольких ваших электронных писем создает ощущение знакомства, особенно если вы отправляете холодные электронные письма потенциальным клиентам, которые вас не знают.

Чтобы создать последующее электронное письмо с высокой конверсией, вы должны учитывать следующие параметры:

• Аккуратно напомните им о своем последнем электронном письме.
• Добавьте больше информации в свои предыдущие электронные письма, чтобы зажечь разговор и привлечь их внимание.
• Включите открытый вопрос, чтобы дать им возможность ответить.
• Последующие действия должны быть краткими и сосредоточены на основных моментах.

Примеры профессиональных писем

Чтобы применить эту статью на практике, в этом разделе мы создадим два профессиональных шаблона электронной почты . Одно будет электронным письмом с заявлением о приеме на работу, а другое будет холодным электронным письмом, предлагающим какое-то сотрудничество.

Начнем с заявления о приеме на работу:

Этот шаблон электронной почты является отличной основой для подачи вашего резюме другим компаниям. Помните, что вы должны следить, если хотите увеличить свои шансы на положительный ответ.

Теперь давайте рассмотрим наш второй профессиональный подход к электронной почте. Это будет холодная рассылка по электронной почте для сценария B2B.

Хотя этот пример электронной почты имеет менее формальный подход, язык остается профессиональным и имеет все упомянутые выше элементы для создания электронной почты с высокой конверсией.

Вынос

Написание профессионального электронного письма может быть сложной задачей, однако, если вы будете следовать советам из этой статьи, у вас будет прочная основа для создания выигрышной заметки. Не каждое электронное письмо будет успешным, но использование ваших возможностей обеспечит более высокую отдачу от инвестиций.

Не забывайте проверять каждый элемент своих профессиональных электронных писем, делать их краткими и персонализировать части вашего подхода, чтобы они выделялись в почтовых ящиках ваших получателей. Проверьте свои электронные письма, прежде чем нажимать «Отправить», и подождите от трех до пяти дней, чтобы отправить последующие электронные письма.

До следующего раза, продолжайте писать эти профессиональные электронные письма!

Ищете советы по рассылке новостей по электронной почте? Вот 18 вдохновляющих примеров новостных рассылок, которые работают и почему.