Come scrivere un'e-mail professionale che ottenga effettivamente una risposta

Uno dei canali di comunicazione più efficienti, sia all'interno che all'esterno di un'organizzazione, è la posta elettronica.

Indipendentemente dalla tua posizione, probabilmente utilizzerai l'e-mail per la sua efficacia. Potrebbe essere necessario scrivere una lettera di presentazione, scambiare informazioni, comunicare un aggiornamento critico o riassumere un incontro importante.

Un'e-mail ben scritta offre al destinatario un messaggio di benvenuto, conciso e attuabile. La scrittura di e-mail che aderiscono a questi requisiti può essere appresa con la pratica. Devi comporre la tua email in modo professionale se vuoi che si distingua, venga aperta e letta.

In questo post, esamineremo la creazione di un'e-mail professionale che attiri l'attenzione del lettore e lo aiuti ad agire, indipendentemente dal fatto che tu invii manualmente e-mail o utilizzi l'automazione dell'email marketing.

Che cos'è un'e-mail professionale?

Esistono diversi approcci per scrivere un'e-mail professionale. Potrebbe essere una lettera di ringraziamento, una lettera di dimissioni al tuo datore di lavoro o una lettera di presentazione con un CV per una domanda di lavoro. Qualunque sia il motivo per l'invio di un'e-mail, è necessario creare una nota professionale per aumentare le possibilità di successo.

Come altre forme di comunicazione, dovresti iniziare presentandoti prima di immergerti nello scopo dell'e-mail e chiedere al destinatario di agire. Un'e-mail professionale non assomiglia all'esempio seguente.

Fonte: Moosend

Un'e-mail professionale deve essere meticolosamente realizzata con elementi specifici che analizzeremo nella sezione seguente.

Elementi di un'e-mail professionale

Ogni email professionale può essere suddivisa nelle stesse parti fondamentali. Potresti non utilizzare tutti questi componenti, ma dovresti sempre considerarli attentamente ciascuno.

È impossibile sottovalutare l'efficacia di un'e-mail ben strutturata e professionale che capisca il punto con il minor numero di parole possibili e motiva il lettore ad agire. Per capire meglio come creare quell'esperienza, ecco un elenco degli elementi da tenere a mente quando si scrive.

Linea tematica

La riga dell'oggetto dell'e-mail , insieme al tuo nome o indirizzo e-mail, sarà ciò che il destinatario vedrà prima di decidere se fare clic o meno sulla tua e-mail. Di conseguenza, vuoi assicurarti di articolare lo scopo del tuo messaggio e di stabilire le aspettative.

Deve anche essere convincente persuadere il destinatario ad aprire l'e-mail. Non importa quanto sia ben strutturato il tuo corpo di posta elettronica, se la riga dell'oggetto non attira la loro attenzione, potrebbero non aprirla nemmeno, e questa è l'ultima cosa che desideri come professionista.

Ecco alcuni suggerimenti per la riga dell'oggetto da tenere a mente per la tua prossima email professionale:

• Usa meno di 60 caratteri.
• Indica chiaramente l'obiettivo dell'e-mail in una frase.
• Fallo scoppiare, iniziando con il nome del destinatario.

Ad esempio, se devi posticipare una riunione, potresti scrivere: "Ehi [nome], possiamo riprogrammare la riunione?". Se vuoi invitare qualcuno per un webinar, potresti scrivere: "[nome], ecco la tua occasione per imparare tutto sull'email marketing!"

Fonte: Moosend

Saluto

Fare la migliore prima impressione possibile con un saluto formale, comunemente indicato come saluto, è fondamentale quando si scrive un'e-mail professionale.

È fondamentale perché non scrivere correttamente il nome di qualcuno o usare il saluto errato potrebbe ferire il modo in cui ti vedono. Dare il pensiero abbastanza gradito stabilisce il tono per l'intera e-mail.

A meno che il destinatario non lavori per un'organizzazione più formale in cui il suo nome completo potrebbe essere più adatto, usare solo il nome è sufficiente nella maggior parte delle discussioni professionali.

È sempre preferibile usare il nome o il cognome di qualcuno piuttosto che usare erroneamente "Ms". o "Signor". Tuttavia, il formato preferito per professori e medici è in genere il titolo seguito dal cognome.

A volte puoi iniziare la tua email scrivendo "Ciao" o "Ciao" invece del nome del destinatario se non sei sicuro della sua identità.

Corpo

Nel corpo dell'e-mail, devi includere le informazioni che desideri comunicare con il destinatario. Quando scrivi e-mail professionali, usa un linguaggio appropriato per la circostanza ed evita di usare parole di spam . Indica chiaramente perché stai inviando il messaggio e quale azione speri che il destinatario intraprenderà dopo aver letto.

Inizia sempre con una presentazione su di te. Questo è fondamentale, soprattutto se è la prima volta che si invia un'e-mail a qualcuno. Questo può essere un breve paragrafo di una o due frasi su di te che si adatta all'obiettivo del messaggio.

Ecco alcuni suggerimenti:

• Evita di includere informazioni irrilevanti nel punto principale dell'e-mail.
• Mantieni la tua introduzione a non più di due frasi.
• Link al tuo sito web o alla pagina LinkedIn.
• Mantieni l'introduzione semplice; evita di complicarti troppo.

Dopo esserti presentato, puoi iniziare a spiegare il contesto della tua email. Il corpo dell'e-mail dovrebbe spiegare in modo approfondito il messaggio che desideri inviare, come il destinatario può trarne vantaggio e cosa stai aspettando da loro.

Nessuno ha il tempo di leggere un'e-mail lunga e difficile da leggere senza contesto, quindi mantienila semplice e concisa. Presta attenzione a quanto puoi dire con meno parole.

Ecco alcuni suggerimenti per creare un ottimo corpo di posta elettronica:

• Usa la formattazione e i punti elenco per semplificare lo scrematura dell'e-mail.
• Usa il grassetto e metti in corsivo alcune parole.
• Scrivi frasi brevi per migliorare la leggibilità.
• Fai una domanda a risposta aperta alla conclusione.
• Correggi la tua email e controlla gli errori grammaticali.

Comprendere i tuoi lettori è la chiave per convincerli a prestare attenzione a ciò che hai da dire e intraprendere l'azione appropriata.

Chiusura

La sezione prima del tuo nome e della tua firma è la tua email di chiusura. A questo punto dovrebbe essere incluso anche un invito all'azione. Ciò potrebbe comportare la ricezione di una risposta, la guida del destinatario a un collegamento specifico con un magnete guida o l'esecuzione di un'altra azione particolare.

Ciò che il destinatario fa dopo aver letto la tua email determinerà tutto. Hai una ragionevole probabilità di ottenere una risposta se è scritta in modo efficace, sottolinea il valore e ha le parole di chiusura appropriate.

L'approvazione errata può fornire l'impressione sbagliata presentandosi come eccessivamente familiare o non professionale; quindi scegline uno a seconda del tuo rapporto con il destinatario.

Firma

Questa sezione può includere informazioni di contatto, titolo, organizzazione o collegamenti a pagine con informazioni aggiuntive su di te o sulla tua attività. Tutti questi parametri possono aggiungere un ulteriore livello di informazioni per i tuoi destinatari e creare una firma e-mail professionale .

Sebbene la maggior parte dei professionisti non approfitti di questa opportunità, una firma e-mail professionale ha un enorme potenziale per dire ai lettori di più su di te o sulla tua attività e dare loro modi per contattarti.

Puoi anche aggiungere firme e-mail automatiche a ogni e-mail che invii utilizzando la maggior parte delle piattaforme di e-mail marketing , inclusi Gmail e Outlook. Sebbene sembri efficiente automatizzare questa sezione, è meglio regolarla in base all'obiettivo della tua e-mail per ottenere una risposta migliore.

Migliori pratiche per scrivere e-mail professionali

Sappi che sai come incorporare tutti gli elementi necessari di un'e-mail professionale, è tempo di esplorare diversi suggerimenti per aumentare le possibilità di successo.

Mantieni la tua email concisa

Le persone ricevono molte e-mail ogni giorno, quindi è più probabile che un destinatario risponda a un'e-mail di pochi paragrafi brevi rispetto a qualcosa di considerevolmente più lungo. Pertanto, considerando il tempo delle altre persone, è prudente scrivere e-mail professionali concise. Non dovrebbe essere più lungo di uno o tre brevi paragrafi, ciascuno con tre o cinque frasi. Tuttavia, è fondamentale evitare di renderlo troppo breve.

La parte difficile è il corpo dell'e-mail, che deve coprire molto materiale, rendendo difficile tenere sotto controllo la lunghezza. Il copywriting dell'e-mail può essere un'arma importante nel tuo arsenale e padroneggiare i principi per creare un'e-mail concisa che converta può aiutarti immensamente a lungo termine.

Ricorda che i professionisti, principalmente i responsabili delle decisioni nell'organizzazione, non hanno tempo per leggere lunghe comunicazioni. Di conseguenza, avere un'e-mail scremato con un tono professionale facilita la capacità del destinatario di rispondere.

Preferiresti leggere un'e-mail breve e concisa che va dritto al punto o una lunga e-mail che ti annoia solo a guardarla?

Personalizzalo

In un mondo in cui le notifiche push personalizzate sono all'ordine del giorno per le app e gli annunci personalizzati bombardano ogni mezzo che potresti utilizzare, personalizzare le email aziendali è uno strumento indispensabile nel tuo arsenale.

Un'e-mail personalizzata si presenta così:

Fonte: Moosend

La personalizzazione di un'e-mail professionale va ben oltre l'aggiunta del nome del destinatario alla riga dell'oggetto. Significa aggiungere dettagli che indicano che hai svolto la tua ricerca e hai riservato del tempo per produrre una solida proposta di posta elettronica per loro.

Molti esperti di marketing credono fermamente che la personalizzazione aumenti il ​​coinvolgimento dei clienti, quindi prestare attenzione potrebbe aumentare significativamente il tasso di apertura della posta elettronica e la probabilità di ricevere una risposta. Quando crei il tuo design di posta elettronica , la strategia migliore è avere un paragrafo di apertura altamente ricercato. Puoi fare quella ricerca esaminando gli account dei social media, il sito Web o gli articoli di notizie del destinatario.

Il concetto alla base della personalizzazione è creare un foglio di calcolo con le informazioni su un contatto. Sarebbe il loro nome, indirizzo e-mail, un rompighiaccio e forse un collegamento che si riferisce a un particolare post di blog o post sui social media.

Fonte: Moosend

Le percentuali di successo possono aumentare notevolmente se ti dedichi del tempo per cercare il tuo destinatario e aggiungere un tocco personalizzato alla tua e-mail professionale.

Tuttavia, se vuoi portarlo al livello successivo ed evitare il lavoro manuale, ti ho coperto. Puoi sfruttare il software di email marketing e importare il tuo CSV, lasciando che il software faccia la sua magia. Questa strategia può essere molto efficace, soprattutto per le persone in cerca di opportunità di lavoro o che sono interessate alle vendite e desiderano presentare una proposta professionale ad altre attività.

Rileggi prima di inviare

Problemi di ortografia e punteggiatura nelle e-mail aziendali possono causare un'impressione negativa e risultati costosi. Partendo dalle basi, anche se ritieni che la tua email sia impeccabile, ricontrolla il nome del destinatario e l'indirizzo email.

Continua con la riga dell'oggetto, il corpo dell'e-mail e la tua chiusura. Non dovrebbe volerci molto tempo per correggere le bozze della tua email, ma così facendo potresti evitare che finisca nella spazzatura del destinatario.

  Assicurati che il primo paragrafo della tua email indichi chiaramente il tuo scopo. Tieni presente che questa è la tua ultima opportunità per cogliere eventuali errori.

Un altro parametro da tenere a mente sono i tuoi errori grammaticali. Non è necessario essere esperti di grammatica e punteggiatura per inviare un'e-mail, ma è essenziale cercare questi errori. Quando si scrive un'e-mail professionale, si consiglia di utilizzare un inglese semplice e comprensibile evitando il gergo e le frasi complicate.

Segui sempre

I professionisti possono diventare occupati, perdere e-mail nelle loro caselle di posta o contrassegnare le tue e-mail come spam.  

A volte le persone temono che l'invio di follow-up possa sconvolgere i loro potenziali clienti. Invece, molti decisori apprezzano una persona con perseveranza che non valica i confini. Leggere molte delle tue e-mail crea un senso di familiarità, soprattutto se invii e-mail fredde a potenziali clienti che non ti conoscono.

Per creare un'e-mail di follow-up ad alta conversione, dovresti considerare questi parametri:

• Ricorda loro gentilmente la tua e-mail più recente.
• Aggiungi più informazioni alle tue email precedenti per avviare una conversazione e attirare la loro attenzione.
• Includi una domanda aperta per metterli in grado di rispondere.
• Il seguito dovrebbe essere breve e focalizzato sui punti principali.

Esempi di email professionali

Per mettere in pratica questo articolo, creeremo due modelli di email professionali in questa sezione. Uno sarà un'e-mail di domanda di lavoro e l'altro sarà un'e-mail fredda che propone una sorta di collaborazione.

Iniziamo con la domanda di lavoro:

Questo modello di email è un'ottima base per presentare il tuo CV ad altre aziende. Ricorda che devi fare un follow-up se vuoi aumentare le tue possibilità di una risposta positiva.

Ora esploriamo il nostro secondo approccio di posta elettronica professionale. Sarebbe una fredda sensibilizzazione e-mail per uno scenario B2B.

Sebbene questo esempio di e-mail abbia un approccio meno formale, il linguaggio rimane professionale e ha tutti gli elementi che abbiamo menzionato sopra per creare un'e-mail ad alta conversione.

L'asporto

Scrivere un'e-mail professionale può essere difficile, tuttavia, se segui i suggerimenti di questo articolo, hai una solida base per creare una nota vincente. Non tutte le e-mail avranno successo, ma dare seguito alle tue opportunità garantirà un maggiore ritorno sull'investimento.

Ricordati di controllare ogni elemento delle tue email professionali, mantenerle concise e personalizzare parti del tuo approccio per farle risaltare nelle caselle di posta dei tuoi destinatari. Rileggi le tue e-mail prima di premere invia e attendi da tre a cinque giorni per inviare le e-mail di follow-up.

Alla prossima volta, continua a scrivere quelle email professionali!

Cerchi consigli per newsletter via email? Ecco 18 esempi stimolanti di newsletter che funzionano e perché.